企業(yè)檔案管理問題及解決措施

吳瑤

◆摘? 要：隨著中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，在各個(gè)領(lǐng)域也取得了很大的進(jìn)展，中國(guó)許多企業(yè)規(guī)模也都得到了相應(yīng)的提高和發(fā)展，但同時(shí)，中國(guó)也在面對(duì)著一些嚴(yán)重的社會(huì)問題。尤其企業(yè)檔案保管方面的問題尤為明顯，這種問題的出現(xiàn)極不利企業(yè)檔案保管工作的順利完成，甚至很有可能影響企業(yè)未來的發(fā)展。因此，面對(duì)上述企業(yè)檔案保管問題，就要求企業(yè)管理者能主動(dòng)的采取相應(yīng)地處理對(duì)策，提高檔案管理水準(zhǔn)，盡量避免不必要的問題出現(xiàn)，更好地推動(dòng)企業(yè)的良性發(fā)展。

◆關(guān)鍵詞：檔案管理;問題研究;企業(yè);解決措施

1 企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案保管是企業(yè)管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，可以說，企業(yè)檔案保管的水準(zhǔn)也是企業(yè)能力的一部分，對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率及未來的發(fā)展前景都有著一定的影響。做好企業(yè)檔案保管工作具有關(guān)鍵的意義。首先，企業(yè)檔案保管是企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的基石，它的水準(zhǔn)對(duì)于企業(yè)的發(fā)展前景有著重要的關(guān)聯(lián)，對(duì)人員的招聘及選擇都會(huì)有著重要的影響，同時(shí)檔案保管工作也是知識(shí)和管理工作雙重經(jīng)歷的積淀，對(duì)未來企業(yè)的發(fā)展壯大有著積極的促進(jìn)作用。其次，企業(yè)檔案管理工作的高效進(jìn)行還可以給企業(yè)增添生命力，盡最大的程度去創(chuàng)造，尤其一些技術(shù)的運(yùn)用，更是促使檔案管理更加完備，可以對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)的管理等發(fā)揮良好的效果，從而切實(shí)適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的需要。

2 企業(yè)檔案管理中的問題

2.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)烈

在企業(yè)檔案管理的過程中，還是會(huì)存在一些問題，而在管理者意識(shí)方面的存在問題則尤為突出，多數(shù)管理者的意識(shí)都比較淡薄，這也導(dǎo)致了檔案管理工作無法進(jìn)行有效地實(shí)施。尤其在新時(shí)期的歷史背景下，企業(yè)檔案保管工作也更加的朝著信息化的方面發(fā)展，一些高新技術(shù)的管理手段也都在融入企業(yè)應(yīng)用。

2.2 檔案管理不深刻

檔案管理中的問題還在于其管理人員的意識(shí)不夠深入，有些企業(yè)確實(shí)在檔案管理方面能夠得到關(guān)注，同時(shí)能夠運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)等加以科學(xué)管理。但是，由于這些檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用中通常僅僅停留在對(duì)個(gè)人信息的簡(jiǎn)單錄入、檢索和查閱等方面，并沒有進(jìn)一步深入發(fā)掘新功能，從而導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的新功能較為簡(jiǎn)單，無法實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，因此要求企業(yè)管理者能進(jìn)一步提高對(duì)這方面的關(guān)注程度。

2.3 檔案記錄閑置率高

有的企業(yè)已經(jīng)對(duì)檔案內(nèi)容實(shí)行了統(tǒng)計(jì)和記錄，但現(xiàn)有的設(shè)備和條件也無法對(duì)現(xiàn)有的歸檔記錄實(shí)現(xiàn)有效的讀取和使用。說明檔案記載的方法與表現(xiàn)形式并沒有為大眾所服務(wù)，應(yīng)該研究出一個(gè)便于大眾查詢使用的檔案記載形式。

2.4 檔案保密工作不到位

當(dāng)今社會(huì)企業(yè)已進(jìn)行的檔案數(shù)據(jù)處理時(shí)代，數(shù)據(jù)可以上傳到互聯(lián)網(wǎng)終端上，也可以將電子檔案的形態(tài)送到各個(gè)互聯(lián)網(wǎng)終端用戶，同時(shí)也可能以電子檔案的形態(tài)經(jīng)過優(yōu)盤拷貝傳遞至其他企業(yè)，這種傳遞形式都會(huì)對(duì)企業(yè)的數(shù)據(jù)安全問題帶來很大的威脅。所以，在檔案管理存檔方面，應(yīng)該針對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)的實(shí)際特點(diǎn)對(duì)檔案保作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整完善，對(duì)檔案保管員工定期開展培訓(xùn)，以增強(qiáng)安全意識(shí)。

3 加強(qiáng)檔案管理的有效對(duì)策

3.1 提高檔案管理意識(shí)

加強(qiáng)檔案保管意識(shí)是必要的條件，唯有加強(qiáng)檔案保管意識(shí)，方可切實(shí)推動(dòng)企業(yè)檔案保管工作的高效實(shí)施，從而為各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的發(fā)展進(jìn)行合理的決策。而這也對(duì)企業(yè)檔案保管人員提出了更高的要求，而企業(yè)檔案保管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及技術(shù)創(chuàng)新能力一直是人們所關(guān)心的重點(diǎn)，同時(shí)也要求相關(guān)企業(yè)主管部門必須能夠做好對(duì)檔案管理工作人員的教育訓(xùn)練，以強(qiáng)化員工的檔案管理意識(shí)，使其專業(yè)知識(shí)水平以及專業(yè)技能水準(zhǔn)得以真正的提升，適應(yīng)企業(yè)對(duì)檔案保管工作的需要，從而做好企業(yè)檔案信息的管理工作。

3.2 確保檔案信息的安全性

檔案管理者在進(jìn)行檔案管理時(shí)必須把文檔的安全置于首位，并且在文檔發(fā)送后或交付之前，針對(duì)不同的使用對(duì)象也要給予不同的權(quán)利，對(duì)于關(guān)鍵的信息，除企業(yè)管理人員以外都不能有更改的權(quán)利。

3.3 構(gòu)建了企業(yè)檔案與安全信息資源共享局域網(wǎng)

充分運(yùn)用了現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)點(diǎn)，在企業(yè)各個(gè)部門間通過組建局域網(wǎng)絡(luò)，把企業(yè)檔案中安全的、能夠資源共享的大數(shù)據(jù)信息，在企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行資源共享。同時(shí)，在資源共享的同時(shí)還應(yīng)盡可能做到信息共享的多樣化。多元化對(duì)企業(yè)而言是一個(gè)共同的發(fā)展趨勢(shì)，但同時(shí)適合于企業(yè)運(yùn)作的特殊性。在企業(yè)中，由于歸檔數(shù)量很多，而同時(shí)所存放的介質(zhì)又不統(tǒng)一以及對(duì)歸檔的重要性又不盡相同，所以從不同的部門、用途、重要性程度上具體界定歸檔信息的種類，然后在通過內(nèi)部安全評(píng)價(jià)以后，再實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔信息的全局域網(wǎng)的共享。

3.4 提高檔案的利用率

企業(yè)中進(jìn)行文檔整合、管理、共享都是為了文檔的使用，更好的服務(wù)于企業(yè)的管理工作。所以，檔案管理工作人員應(yīng)該符合現(xiàn)代化企業(yè)的特點(diǎn)，通過努力學(xué)習(xí)科技人文知識(shí)，熟悉管理電子文書、電子文檔的基本技能，合理地對(duì)文件信息加以分門別類、運(yùn)用現(xiàn)代設(shè)備對(duì)其加以編排，提升信息的檢索效能，從而最大程度地發(fā)掘電子文檔的潛在價(jià)值。

4 結(jié)束語

隨著時(shí)代的進(jìn)一步往前發(fā)展，人們的管理思想認(rèn)識(shí)水平也有了很大的提升，近幾年，越來越多的人開始意識(shí)到企業(yè)管理的重要性，做好檔案保管工作也同樣具有很大的重要性。這也就要求企業(yè)有關(guān)部門管理人員既能夠進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)檔案保管的意識(shí)，同時(shí)又能夠形成一定的服務(wù)理念，在做好檔案保管方面的創(chuàng)新措施，防止文檔的安全遭受危險(xiǎn)，從而確保檔案資料可以進(jìn)行合理的管理使用，進(jìn)而適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，從而真正達(dá)到了企業(yè)檔案管理工作水準(zhǔn)的進(jìn)一步提高。

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