疾控中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)

王文菊

摘? 要：疾控中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)是迎合新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展需要，并且已經(jīng)取得了一定成績(jī)，檔案管理水平顯著提高，但是距離安全、便捷、共享、高效的檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)還有一定差距，也無(wú)法滿足疾控中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要。在本文分析了當(dāng)前疾控中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義，然后提出了建議，促進(jìn)疾控中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序推進(jìn)，提高檔案數(shù)字化質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：疾控中心;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

疾控中心檔案資料是開展疾病監(jiān)測(cè)、預(yù)防及控制的重要依據(jù)，而且也反應(yīng)了疾控中心各項(xiàng)工作情況以及管理水平。在發(fā)展新形勢(shì)下，疾控中心的檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，加快數(shù)字化建設(shè)，這也是疾控中心發(fā)展趨勢(shì)及各項(xiàng)工作開展的現(xiàn)實(shí)需要。尤其是近年來(lái)，全世界范圍引發(fā)疫情，在很大程度上增加疾控中心工作量，其中大量的檔案數(shù)據(jù)信息為疫情的防控提供了依據(jù)，也為科研人員提供了豐富的、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，這些都成為戰(zhàn)勝疫情的關(guān)鍵內(nèi)容。為了使疾控中心檔案工作更好的服務(wù)社會(huì)，只有便捷高效的數(shù)字化管理才能滿足這一需求，而且也方便檔案管理人員的工作，提高檔案資料的保管利用率，促進(jìn)不同部門的及時(shí)調(diào)取流轉(zhuǎn)，可以說(shuō)實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)檔案一體化發(fā)展已然成為疾控中心檔案管理工作的必然結(jié)果。

一、疾控中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性

疾控中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)有其現(xiàn)實(shí)必要性，更是現(xiàn)階段疾控中心發(fā)展趨勢(shì)的需要。疾控中心的檔案數(shù)量與日劇增，尤其是全世界爆發(fā)疫情以來(lái)，給疾控中心施加了巨大的工作壓力，這一過(guò)程中也形成了大量的、重要的檔案資料，這些檔案資料為疫情預(yù)防和控制工作提供了重要的參考，也反應(yīng)了疫情以來(lái)疾控中心各項(xiàng)工作開展情況及成果。加快疾控中心檔案數(shù)字化建設(shè)，可以減輕檔案人員的工作量，即便是面對(duì)大量的檔案資料也能快速進(jìn)行分類、整理、保存，而且方便各部門調(diào)取，使檔案資料的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，為疾控中心各項(xiàng)工作提供了便捷、全面、高效的檔案服務(wù)。在發(fā)展新時(shí)期，檔案數(shù)字資源是比黃金更重要的資源，關(guān)乎到疾控中心的發(fā)展，涉及了疾控中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，甚至關(guān)乎到公共衛(wèi)生安全，所以疾控中心檔案管理部門必須加快數(shù)字化建設(shè)，用先進(jìn)的技術(shù)為社會(huì)、為公眾提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。與此同時(shí)，實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案數(shù)字化能夠更好的適應(yīng)檔案一體化發(fā)展趨勢(shì)，使各部門、不同種類的檔案資源進(jìn)行聯(lián)通，使檔案資源以整體性的形式出現(xiàn)，更方便檔案資料的保管與最大化利用。

另外，傳統(tǒng)的檔案資料是以紙質(zhì)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)的，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)日益成熟以及各類辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)，使檔案載體更加多樣化，比如光盤、U盤等都成為存儲(chǔ)檔案的重要途徑。從傳統(tǒng)檔案管理方式來(lái)看，紙質(zhì)檔案弊端很多且保存條件要求很高，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)提供了便利，而且不需要占據(jù)很大的空間，檢索和借閱也更加方便。疾控中心檔案管理部門加快檔案數(shù)字化建設(shè)，有助于解決傳統(tǒng)檔案管理模式存在的弊端，切實(shí)提高檔案管理水平。

二、疾控中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)的途徑

（一）建立檔案信息網(wǎng)站

疾控中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，有必要建立檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)統(tǒng)一的平臺(tái)，將檔案資料連入到平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)共享，為疾控中心各科室人員的工作提供方便，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息的交流與共享，并且還可以實(shí)現(xiàn)異地傳檔的功能，使檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。通過(guò)建立統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，打破了空間和時(shí)間的限制，確保了疾控中心服務(wù)的實(shí)效性，也使檔案管理部門的服務(wù)落到實(shí)處。

（二）加強(qiáng)電子檔案質(zhì)量與安全保障

疾控中心在推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，加強(qiáng)電子檔案質(zhì)量與安全保障也十分重要，除了檔案管理人員編排和整理檔案以外，還需要對(duì)各科室的收集的檔案資料進(jìn)行抽查，重點(diǎn)核實(shí)卷宗號(hào)、年號(hào)等相關(guān)信息的準(zhǔn)確性，檢查檔案資料圖片的完整性、資料的保密性以及安全性，當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問(wèn)題以后必須及時(shí)處理，保證存儲(chǔ)的檔案資料是完整的、保密的。檔案數(shù)字化雖然為檔案人員的工作提供了方便，但是也帶來(lái)了一些安全隱患，必須加強(qiáng)檔案質(zhì)量及安全保障，可以引進(jìn)安全保密技術(shù)等，提高檔案的安全性。

（三）培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才

疾控中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中需要具備專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，所以當(dāng)務(wù)之急應(yīng)該是加強(qiáng)人才培養(yǎng)，從人才方面給予保障。作為檔案管理人員必須有數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識(shí)，了解檔案數(shù)字化相關(guān)理念與技術(shù)，而且除了專業(yè)理論知識(shí)以外，還應(yīng)該學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)量統(tǒng)計(jì)學(xué)等知識(shí)。針對(duì)人才培養(yǎng)方面可以從高校引進(jìn)人才，參與疾控中心檔案實(shí)習(xí)工作，了解檔案管理的內(nèi)容、環(huán)境等，學(xué)習(xí)崗位技能，積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。另外，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，定期舉辦培訓(xùn)班和講座，為檔案人員培訓(xùn)檔案管理知識(shí)與業(yè)務(wù)操作技能，鼓勵(lì)檔案人員參與其他省市疾控中心的交流會(huì)，共同討論，分享經(jīng)驗(yàn)，提高檔案工作效率與質(zhì)量。通過(guò)打造一支專業(yè)強(qiáng)、素質(zhì)硬、實(shí)踐豐富的檔案人才隊(duì)伍，為疾控中心檔案數(shù)字化建設(shè)提供人才保障。

（四）加大軟件和硬件設(shè)施投入

疾控中心檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中軟件和硬件設(shè)施是不可缺少的，必須加強(qiáng)軟件和硬件資金投入，完善數(shù)字化設(shè)備設(shè)施，開發(fā)檔案信息管理平臺(tái)，根據(jù)疾控中心檔案管理工作的實(shí)際需要，對(duì)平臺(tái)功能模塊進(jìn)行設(shè)計(jì)，確保能夠準(zhǔn)確解決檔案資料的采集、存儲(chǔ)、借閱以及利用，并且也要考慮檔案資料的返回返檔、重新審核等，方便調(diào)取和修改，使各項(xiàng)功能更加靈活。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字化建設(shè)是疾控中心檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，當(dāng)務(wù)之急疾控中心應(yīng)該加快建立檔案信息網(wǎng)站、加強(qiáng)電子檔案質(zhì)量與安全保障、培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才以及從軟件和硬件設(shè)施方面給予保障，促使檔案管理數(shù)字化建設(shè)持續(xù)推進(jìn)，提高疾控中心檔案管理數(shù)字化水平以及各項(xiàng)工作的規(guī)范化開展。

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