工程設(shè)計企業(yè)工時管理統(tǒng)計系統(tǒng)策劃

周龍豪

摘 要：工程設(shè)計企業(yè)是典型的技術(shù)密集、人力密集型企業(yè)，工時管理統(tǒng)計系統(tǒng)可以高效、準確的掌握人力資源投入情況，對指導(dǎo)資源配置、企業(yè)發(fā)展決策及人力資源培養(yǎng)有著重要的價值和意義，本文通過對工時管理的必要性分析、實施措施、如何滿足各部門訴求進行研究剖析，因地制宜的總結(jié)出一套可行、高效的工時管理系統(tǒng)策劃分析。

關(guān)鍵詞：設(shè)計企業(yè);工時管理;執(zhí)行效率

一、工時管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性

人工時管理系統(tǒng)，是通過對生產(chǎn)人員的工作時間進行采集、統(tǒng)計、分析，并根據(jù)分析結(jié)果，掌握人力資源工作強度，并對管理工作進行指導(dǎo)的系統(tǒng)。

通過此管理系統(tǒng)，管理人員可以系統(tǒng)詳細的查看單位時間段的項目開展情況和勞動力數(shù)據(jù)，借助于該系統(tǒng)的工時估算、設(shè)計計劃編制、工時填報與檢測、工時定額檢驗修訂等一系列的管理工作，可以實現(xiàn)人工時量化、績效測算等功能，為提高設(shè)計工作的管理水平，降低設(shè)計項目成本，提升設(shè)計院綜合效益提供有效的決策依據(jù)。

設(shè)計人員是設(shè)計工作參與的主體，如何提高設(shè)計人員的工作效率并準確核算人力成本，是項目計劃管理的關(guān)鍵;而如何充分利用人力資源，提高人力資源配置的合理性，是提高工程設(shè)計單位綜合效益和綜合競爭力的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的以Excel手工記錄、收集和匯總設(shè)計工時信息，不僅費時費力，而且由于信息交換量大傳遞頻繁而導(dǎo)致嚴重的延遲，無法做到數(shù)據(jù)實時共享。管理層也無法及時獲知各下級生產(chǎn)部門的工作計劃和設(shè)計項目進展，難以全面了解各生產(chǎn)部門資源利用率和每個項目人力占用情況。沒有準確的員工工時數(shù)據(jù)，也無法準確核算設(shè)計項目成本和設(shè)計人員成本，無法對各崗位人員和設(shè)計項目進行精確、量化的安排和績效考核。

二、工時管理系統(tǒng)在實際應(yīng)用中的作用

1.為項目成本估算提供依據(jù)

在項目承攬過程中，決策人員可以根據(jù)預(yù)期人工時投入進行報價評估。借助于工時管理未來長期積累的各類人工時費用消耗數(shù)據(jù)、資料和曲線，根據(jù)估算出的成本費用，再查對有關(guān)數(shù)據(jù)，即可得出各專業(yè)工時的需要量。然后按照經(jīng)驗比例將其分解到各有關(guān)生產(chǎn)院與專業(yè)，經(jīng)核對后即可供投標報價予以參考。

2.平衡人力資源計劃，優(yōu)化人力資源使用，為制定科學的生產(chǎn)計劃提供依據(jù)

利用工時統(tǒng)計系統(tǒng)測算出各類型項目、階段、時刻不同專業(yè)的預(yù)估人工時需求以后，便可根據(jù)總的人工時及工期，更合理的安排每個項目的生產(chǎn)計劃，做到錯峰安排。

在生產(chǎn)過程中，根據(jù)各項目的人力資源負荷曲線，經(jīng)疊加后形成全集團的負荷曲線，各級領(lǐng)導(dǎo)和管理人員隨時監(jiān)控其變化，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行調(diào)整，為扁平化管理提供依據(jù)，使各項資源隨著進度保持動態(tài)平衡，就可以更好的優(yōu)化人力資源的使用。

3.對項目執(zhí)行效率進行評價

設(shè)計進度的檢測是以人工時消耗結(jié)合項目的完成情況來進行的，通過實際消耗人工時與計劃總工時的比例，對照項目完成的百分比，即可分析出項目的執(zhí)行效率。

4.項目人工成本的控制依據(jù)

設(shè)計項目的成本核算，很大程度上要依賴于人工時成本的測算與控制，通過準確地估算人工時總數(shù)即可獲得項目總的人力資源成本，再進行過程監(jiān)控，使項目人工成本控制在合理范圍，從而保證項目投入可控。

5.掌握詳細的工時定額及要素，保留項目過程痕跡，為建立大數(shù)據(jù)分析機制提供基礎(chǔ)

通過對不同項目類型、不同階段、不同專業(yè)、不同設(shè)計崗位工時的統(tǒng)計，最終形成涵蓋方案研究、預(yù)可、初測、可研、定測初步設(shè)計、補定測、施工圖、配合施工各階段工時定額。并在此基礎(chǔ)上找出某個專業(yè)的工時關(guān)鍵因素，將其他工作項的工時演繹成此關(guān)鍵因素的變量。

6.為項目及參與人員的評價提供依據(jù)

各項目各專業(yè)主管總工，可以在系統(tǒng)中對項目完成情況打分，在后臺中可以分析掌握項目質(zhì)量，和人員設(shè)計水平成長情況。

三、設(shè)計人工時管理的流程

工時的填報數(shù)據(jù)是否能夠有效利用，依賴于工時填報系統(tǒng)的設(shè)計邏輯是否科學、嚴謹和與現(xiàn)狀生產(chǎn)管理方式是否兼容。

在工時系統(tǒng)運行期間有以下幾個主要角色：

1.計經(jīng)處管理員、院生產(chǎn)管理人員（主管生產(chǎn)副院長）、所生產(chǎn)管理人員（主管副所長）、項目總體、專冊及每位設(shè)計人員。

2.采用與各級生產(chǎn)安排管理系統(tǒng)高度整合的工時填報系統(tǒng)，可以最大化的簡化填報流程，提高數(shù)據(jù)采集效率。實際操作中，設(shè)計人員填報時間可以簡化至1分鐘（或10-20秒）以內(nèi)，順應(yīng)人性，從源頭減少填報人的抵觸情緒。由于填報路徑已經(jīng)在安排工作時由各級生產(chǎn)管理人員指定，員工上報的工時數(shù)據(jù)只需要與考勤簡單抽查核對，幾乎不需要進行其他處理便可錄入系統(tǒng)，極大地提高了數(shù)據(jù)的準確性，簡化數(shù)據(jù)分析難度，提高數(shù)據(jù)查閱的便利性。

3.工時管理填報節(jié)點：

（1）每天下班前填報當天工時數(shù)據(jù)，包含項目名稱、階段、工時數(shù)量。

（2）第二天9：30前各院工時管理人員完成工時復(fù)核并提交，復(fù)核內(nèi)容主要為工時數(shù)是否與考勤打卡一致，工作內(nèi)容是否準確。打卡考勤信息同時被計經(jīng)處管理人員掌握，用于抽查

（3）每周四17：30前，計經(jīng)處管理員完成上一周工時信息統(tǒng)計及分析，得出本周集團生產(chǎn)負荷指數(shù)、各院負荷指數(shù)、未來一段時間負荷預(yù)測及特點。以上成果在每周例會予以通報。

四、可能遇到的問題，需要注意的事項

1.在實施人工時管理中可能出現(xiàn)的問題和隱患：人工時管理需要制定規(guī)章制度，按實際發(fā)生值，準確計算消耗人工時，并進行分析，才能有效進行人工時管理;

2.特殊項目、階段和工作，如配施、出差等，必須保證設(shè)計人員也能夠完成準確錄入工時到系統(tǒng)內(nèi);

3.設(shè)計人員錄入工時體現(xiàn)出隨意性，不能據(jù)實錄入項目工時以及沒有準確錄入準確的項目的工作階段上，可能為后續(xù)的績效分析帶來困難;

五、結(jié)語

進行人工時管理，可以通過量化的手段，為工程設(shè)計企業(yè)生產(chǎn)管理提供可參照數(shù)據(jù)，并實現(xiàn)以下目標：

1.實現(xiàn)個人、所、院工時統(tǒng)計。

2.實現(xiàn)不同類型各項目、各專業(yè)各時間段人力資源投入情況統(tǒng)計，為大數(shù)據(jù)分析提供資源，掌握各項工作的人力投入節(jié)奏，用于指導(dǎo)計劃工作安排，摸索提高生產(chǎn)效率的可能性。

3.實現(xiàn)人員工作安排、工作計劃動態(tài)管理。

可以預(yù)見工時系統(tǒng)實施的過程是復(fù)雜、艱難的，需要全集團各個部門的充分參與、全力配合，才能獲得應(yīng)有的效果。本次工時系統(tǒng)設(shè)計過程中核心思想是如何更好滿足的考慮到個人、所、院及集團層級的需求，并將各層級參與主體訴求調(diào)整一致，長遠來看，工時系統(tǒng)可以對企業(yè)信息化、精細化管理提供有效的支撐。