基于區(qū)塊鏈技術(shù)的高校智慧檔案管理的創(chuàng)新探索

摘 要：在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展背景下，信息化、智慧化已經(jīng)成為各領(lǐng)域發(fā)展的主要趨向，高校同樣積極推動(dòng)自身檔案管理智慧化發(fā)展進(jìn)程。現(xiàn)階段高校智慧檔案管理體系已經(jīng)初步建成，但是其實(shí)際運(yùn)行過程中展現(xiàn)出較為顯著的不穩(wěn)定、不安全問題，由此，研究人員在對其進(jìn)行深入研究后提出在高校智慧檔案管理體系中融入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，切實(shí)提升高校檔案管理服務(wù)水平。本文基于區(qū)塊鏈的高校智慧檔案管理創(chuàng)新路徑進(jìn)行探索，希望能為相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：區(qū)塊鏈;智慧檔案;創(chuàng)新管理

高校檔案管理模式在科學(xué)技術(shù)進(jìn)步帶動(dòng)下，逐步由紙質(zhì)化管理向無紙化管理發(fā)展，智慧化已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的主流趨勢。區(qū)塊鏈技術(shù)是信息技術(shù)發(fā)展衍生出的新技術(shù)，是當(dāng)前全球科技發(fā)展大潮中的熱點(diǎn)，同時(shí)該技術(shù)也得到世界范圍內(nèi)的廣泛認(rèn)可。考慮到當(dāng)前我國初步建成的高校智慧檔案管理體系中所存在的缺陷，將區(qū)塊鏈技術(shù)與智慧檔案管理技術(shù)相融合成為一種較為獨(dú)特的思路以及技術(shù)升級路徑?，F(xiàn)階段學(xué)界內(nèi)針對此方面的研究方向主要集中在構(gòu)建完善的高校學(xué)生檔案身份認(rèn)證模塊、文件真實(shí)性識(shí)別模塊等，利用區(qū)塊鏈的不可篡改性以及去中心化等特點(diǎn)，進(jìn)一步提升管理成效。目前，山東大學(xué)、濟(jì)寧醫(yī)科學(xué)院等已經(jīng)取得一定突破，構(gòu)建出一套較為完善的檔案數(shù)據(jù)管理和服務(wù)平臺(tái)，對其進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化是當(dāng)前研究界主要工作內(nèi)容之一。

一、區(qū)塊鏈及智慧檔案概述

在傳統(tǒng)檔案管理過程中主要依托于具備實(shí)體的文件或是材料開展。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公形式開始向無紙化、自動(dòng)化方向轉(zhuǎn)變，檔案文件內(nèi)容以及形式也隨之產(chǎn)生較大變化，而數(shù)字化檔案管理即是在此背景下出現(xiàn)的新模式，該形式自誕生以來就得到檔案管理領(lǐng)域的認(rèn)可，其在提升檔案管理效率、質(zhì)量以及安全性方面發(fā)揮的作用得以有效凸現(xiàn)。我國信息化建設(shè)過程中歷經(jīng)多個(gè)過程，當(dāng)前此進(jìn)程已經(jīng)推進(jìn)至區(qū)塊鏈技術(shù)階段，高校檔案管理在實(shí)際發(fā)展過程中也應(yīng)緊抓技術(shù)發(fā)展潮流，不斷創(chuàng)新，但是從實(shí)際發(fā)展角度分析，當(dāng)前建設(shè)成果與國家提出的數(shù)字檔案建設(shè)發(fā)展要求之間尚存在一定差距。此外，高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中雖然取得了如南大之星、數(shù)字檔案館等成果，然而也存在一部分高校在智慧建設(shè)方面流于形式，雖然在此方面投入較大關(guān)注，但是實(shí)際成果始終處于紙面之上，最終導(dǎo)致智慧建設(shè)淪為空談。因此，在針對典型個(gè)案進(jìn)行研究后可對當(dāng)前高校智慧檔案管理建設(shè)實(shí)際情況進(jìn)行充分且細(xì)致的分析，并梳理出其中存在的主要問題，在此基礎(chǔ)上制定有針對性的措施，循序漸進(jìn)地將區(qū)塊鏈技術(shù)融入智慧檔案管理體系之中，積極推動(dòng)智慧檔案管理體系建設(shè)進(jìn)程深化并取得新成果，打造出一套完備的檔案共享、協(xié)同創(chuàng)新且不同主體積極參與其中的高校智慧檔案管理平臺(tái)。此外，相關(guān)人員在進(jìn)行平臺(tái)建設(shè)中應(yīng)注意加強(qiáng)對平臺(tái)后端服務(wù)質(zhì)量的重視程度，積極創(chuàng)新并拓展各模塊基本功能，實(shí)現(xiàn)不斷提升平臺(tái)智慧性目標(biāo)，最終打造出具備實(shí)用價(jià)值以及可復(fù)制性的智慧管理系統(tǒng)。

二、基于“區(qū)塊鏈”技術(shù)的高校智慧檔案管理SWOT分析

1.優(yōu)勢

在實(shí)際利用區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行高校智慧檔案管理建設(shè)過程中，可以利用該技術(shù)特有的去中心化優(yōu)勢，解決當(dāng)前已有體系中客觀存在的完整性、真實(shí)性問題，同時(shí)也可以有效滿足檔案信息化管理的安全性要求。此外，推動(dòng)區(qū)塊鏈技術(shù)與高校檔案管理相結(jié)合，可以形成一套完整的具備參考價(jià)值且可以復(fù)制的高校檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行經(jīng)驗(yàn)體系，進(jìn)一步提升高校檔案管理范圍，消除高校與企業(yè)之間、高校之間的信任危機(jī)。

2.劣勢

從技術(shù)層面分析，當(dāng)前區(qū)塊鏈技術(shù)尚處于發(fā)展起步階段，在技術(shù)升級、隱私性、性能穩(wěn)定性等方面尚存在不同程度的短板以及缺陷。比如，在區(qū)塊鏈金融方面呈現(xiàn)出的交易頻率低、運(yùn)行速度慢等，難以有效執(zhí)行復(fù)雜的邏輯;在計(jì)算節(jié)點(diǎn)較小的情況下，多半節(jié)點(diǎn)對外界攻擊的防護(hù)性極低，這是制約區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用的主要劣勢。

3.挑戰(zhàn)

由于區(qū)塊鏈技術(shù)屬于一種新興技術(shù)手段，高校檔案管理人員對區(qū)塊鏈技術(shù)的價(jià)值雖然具有一定認(rèn)識(shí)，但是對其本質(zhì)以及應(yīng)用邏輯的認(rèn)知與理解完全處于空白狀態(tài)。這就導(dǎo)致高校智慧檔案管理體系建設(shè)過程中難以獨(dú)立完成相應(yīng)工作，尤其是在隱私計(jì)算、數(shù)字水印等細(xì)分復(fù)雜技術(shù)領(lǐng)域。同時(shí)，當(dāng)前能夠扮演客觀獨(dú)立角色的區(qū)塊鏈技術(shù)培訓(xùn)企業(yè)缺口較大，使得當(dāng)前相關(guān)建設(shè)推進(jìn)過程中缺乏有效的技術(shù)支持。

4.機(jī)會(huì)

就政策層面分析，我國國家層面對區(qū)塊鏈技術(shù)重視程度不斷提升，2016～2017年國家檔案局科技項(xiàng)目立項(xiàng)選題指南、2020年政府報(bào)告等均將區(qū)塊鏈技術(shù)作為當(dāng)前我國信息發(fā)展領(lǐng)域中的重點(diǎn)研究課題，國家層面提供的各項(xiàng)支持為區(qū)塊鏈技術(shù)發(fā)展提供良好的外部環(huán)境條件。區(qū)塊鏈技術(shù)在各領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用也會(huì)為高校智慧檔案管理體系構(gòu)建提供機(jī)遇。

三、當(dāng)前高校智慧檔案管理中面臨的難點(diǎn)

1.學(xué)生數(shù)量增加提升檔案管理難度

新時(shí)期背景下，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)對高素質(zhì)人才的需求量大幅提升，為此，政府部門不斷加強(qiáng)教育資金投入力度，同時(shí)高校方面也積極開展擴(kuò)招工作，相較以往高校入學(xué)門檻已經(jīng)大幅降低，招生數(shù)量也隨之大幅提升，在此情況影響下，我國高校學(xué)生檔案管理難度也呈幾何狀提升，這就對高校學(xué)生檔案管理工作提出更高要求。

此外，學(xué)生數(shù)量的提升對高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也提出更高要求，對先進(jìn)技術(shù)以及高素質(zhì)管理人才的需求同樣有所提升，此方面也是導(dǎo)致我國高校學(xué)生檔案管理難度提升的主要因素。

2.檔案管理系統(tǒng)尚不完善

在我國高校規(guī)模逐步擴(kuò)大的背景影響下，學(xué)生數(shù)量的提升要求高校具備一個(gè)完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，但是大多數(shù)的高校都不具備完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，使得高校容易出現(xiàn)管理問題，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理不善、認(rèn)證受阻等不利情況發(fā)生的概率大幅提升。校方在實(shí)際發(fā)展過程中應(yīng)充分注意在落實(shí)教書育人目標(biāo)的同時(shí)，還應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到完善的設(shè)施以及檔案管理系統(tǒng)在學(xué)校日后發(fā)展中具有重要意義，一定程度上可以決定學(xué)生接受繼續(xù)教育以及工作的順利程度。因此，高校應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，并在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對相關(guān)方面建設(shè)的資源投入，為確保學(xué)生發(fā)展順利以及高校高水準(zhǔn)建設(shè)提供有力支持。

3.高素質(zhì)檔案管理人才數(shù)量缺口較大

從我國高等教育課程體系方面分析，在檔案管理課程方面的設(shè)計(jì)相對不足，這就使得雖然管理專業(yè)學(xué)生數(shù)量較多，但是專精檔案管理的人才培養(yǎng)力度嚴(yán)重不足。高校發(fā)展速度雖然不斷提升，但是專業(yè)學(xué)生檔案管理人才缺口嚴(yán)重阻礙了高校檔案管理體系的進(jìn)步，使得構(gòu)建完備的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)受到嚴(yán)重影響，一定程度上也阻礙了高校繼續(xù)高水平發(fā)展。由此可見，高校發(fā)展中不僅需要具備高素質(zhì)的教師人才隊(duì)伍，同時(shí)也應(yīng)加強(qiáng)在檔案管理人才培養(yǎng)以及先進(jìn)管理技術(shù)引進(jìn)與開發(fā)方面的投入力度，切實(shí)為高校檔案管理體系建設(shè)提供有力支持。

四、基于區(qū)塊鏈技術(shù)的高校智慧檔案管理創(chuàng)新路徑

在當(dāng)前全球化趨勢背景下，信息系統(tǒng)創(chuàng)新已經(jīng)成為新時(shí)代的發(fā)展目標(biāo)，進(jìn)一步挖掘檔案利用價(jià)值與潛力，提升文檔資源之間的共享程度，實(shí)現(xiàn)提升師生用戶可用文檔資源逐漸豐富以及調(diào)用便捷性目標(biāo)。具體執(zhí)行過程中可以基于PC端、AAP等平臺(tái)，開發(fā)相應(yīng)的功能模塊，為使用者提供便利條件。在實(shí)際進(jìn)行智慧檔案管理體系建設(shè)過程中，重點(diǎn)環(huán)節(jié)主要集中在學(xué)生身份驗(yàn)證、文件真實(shí)性驗(yàn)證等方面，這也是融合區(qū)塊鏈技術(shù)的高校智慧檔案管理體系核心功能。設(shè)計(jì)者在實(shí)際工作過程中應(yīng)注意加強(qiáng)對此方面問題的把控力度，并進(jìn)行有針對性的設(shè)計(jì)。

1.學(xué)生智能身份認(rèn)證模塊

從學(xué)生發(fā)展角度分析，學(xué)生檔案以及畢業(yè)證是其接受高校教育并通過考驗(yàn)的象征之一，同時(shí)也是其后續(xù)發(fā)展過程中需要用到的重要憑證，如繼續(xù)教育、參加工作等均需提供原件。但是，存在一定數(shù)量的學(xué)生對檔案的重要性以及意義并沒有正確認(rèn)識(shí)，在畢業(yè)后未及時(shí)轉(zhuǎn)走檔案，學(xué)校在代為保管、傳遞過程中耗費(fèi)大量人力、物力，同時(shí)隨著時(shí)間的推移，檔案管理安全性也會(huì)隨之下降，檔案丟失等情況屢見不鮮。同時(shí)，受網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展進(jìn)程影響，在早期學(xué)信網(wǎng)尚未創(chuàng)建階段，畢業(yè)證信息無法錄入信息系統(tǒng)之中，同時(shí)由于檔案的保密性要求，一旦其丟失或破損需要本人進(jìn)行查詢或是書面委托他人代辦，這種情況導(dǎo)致問題及時(shí)查詢以及補(bǔ)辦效率大幅下降，時(shí)效性難以滿足實(shí)際需求。通過區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行學(xué)生身份認(rèn)證可以有效解決異地來往不及時(shí)問題，同時(shí)也可以規(guī)避因人工失誤導(dǎo)致的畢業(yè)證信息與身份信息不符等問題。從技術(shù)本質(zhì)層面分析，區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)歸屬為一種基于數(shù)學(xué)原理的信用賬簿，隨著時(shí)代以及科技不斷發(fā)展，在當(dāng)前共享時(shí)代背景下，利用區(qū)塊鏈技術(shù)可以為用戶進(jìn)行學(xué)位證、結(jié)婚證等個(gè)人信息公證提供便利條件。國外高校已經(jīng)開始對區(qū)塊鏈認(rèn)證畢業(yè)學(xué)生學(xué)歷證書以及對學(xué)生學(xué)業(yè)完成情況記錄路徑進(jìn)行探索與實(shí)踐，如美國麻省理工學(xué)院在2018年即開始將區(qū)塊鏈技術(shù)融入學(xué)生檔案管理之中，學(xué)生可以利用社交媒體或是郵箱等途徑將電子畢業(yè)證書分享或直接發(fā)給雇主。我國國內(nèi)近年來也不斷開展此方面的研究，如廣東代表團(tuán)在2019年全國兩會(huì)期間向大會(huì)提交了《關(guān)于探索運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行學(xué)歷學(xué)位證書認(rèn)證的建議》，在內(nèi)容中明確指出依托區(qū)塊鏈公證技術(shù)實(shí)現(xiàn)對學(xué)生學(xué)籍等檔案信息的認(rèn)證，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建完善的電子檔案以及電子學(xué)歷證書，是推動(dòng)學(xué)生身份智能認(rèn)證的重要手段以及途徑，在實(shí)際應(yīng)用過程中可以有效提升資源應(yīng)用效率，對學(xué)生、高校、企業(yè)三方均具有推動(dòng)作用。

2.檔案原始性及真實(shí)性識(shí)別模塊

近年來我國學(xué)歷造假、學(xué)籍造假、科研成果造假問題層出不窮，高校作為學(xué)術(shù)成果高產(chǎn)地，檔案管理體系和信息技術(shù)水平的現(xiàn)狀，并不能完全杜絕造假事件的發(fā)生，到底是不是造假，有沒有證據(jù)？需要依靠科技手段來有效驗(yàn)證。

通過利用區(qū)塊鏈技術(shù)，可以有效從技術(shù)層面對其文件真實(shí)性進(jìn)行檢驗(yàn)。此方面功能主要圍繞數(shù)字簽名、時(shí)間戳以及數(shù)字摘要三個(gè)核心技術(shù)展開。其中，數(shù)字簽名的主要作用在于避免文檔內(nèi)容責(zé)任人對身份驗(yàn)證信息造假;時(shí)間戳的功能在于對文檔形成時(shí)間進(jìn)行驗(yàn)證，避免時(shí)間造假;而數(shù)字摘要在技術(shù)層面上具備DNA功能，其唯一性特征使得數(shù)據(jù)不可能出現(xiàn)完全相同的情況。區(qū)塊鏈技術(shù)在責(zé)任者、形成時(shí)間和文件內(nèi)容上形成防偽系統(tǒng)，牽一發(fā)而動(dòng)全身，通過區(qū)塊鏈技術(shù)記錄整個(gè)檔案不可逆的形成和保管過程以及不可更改的內(nèi)容，檔案的管理者與利用者可以使檔案的原始性和真實(shí)性得到最大限度的維護(hù)。

3.檔案數(shù)據(jù)安全傳輸以及隱私保護(hù)模塊

在實(shí)際開展檔案管理體系構(gòu)建過程中，檔案具備的保密級別是不可忽視的重要部分與內(nèi)容，上至國家機(jī)密，下到個(gè)人信息均處于保密范圍之內(nèi)。由此，檔案管理者在實(shí)際工作中需要明確內(nèi)容，充分遵循保密原則，尤其是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，在提升檔案查閱便利性的同時(shí)還需加強(qiáng)用戶隱私性。然而，從實(shí)際發(fā)展角度分析，現(xiàn)階段信息泄露已經(jīng)成為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代必須面臨的重要問題。以淘寶購物為例，消費(fèi)者的貨款主要打給支付寶，而支付寶作為一個(gè)中心組織，一旦其被外界攻擊，那么消費(fèi)者的信息安全以及隱私也會(huì)受到嚴(yán)重侵犯。區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特征，可以避免一損俱損的局面出現(xiàn)，能為人們創(chuàng)造一個(gè)更安全、更可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保障用戶的資金安全和隱私信息。

高校檔案管理部門從本質(zhì)層面即是一個(gè)信息集中的中性化組織，這就使得其同樣面臨著遭受外界攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，一旦攻擊得手，大量學(xué)生、教師信息乃至學(xué)校信息均會(huì)遭受泄露威脅，系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)也會(huì)受到阻礙。通過利用區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特征，可以有效降低對中心節(jié)點(diǎn)的依賴性，通過促使數(shù)據(jù)庫全節(jié)點(diǎn)參與管理維護(hù)工作，可以有效規(guī)避因某一節(jié)點(diǎn)遭受攻擊而導(dǎo)致的檔案信息系統(tǒng)整體崩盤情況發(fā)生。同時(shí)，高校在進(jìn)行此模塊構(gòu)建時(shí)應(yīng)注意加強(qiáng)對隱私保護(hù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的科學(xué)性，充分利用用戶名、身份證、人臉識(shí)別等保密登錄方式，充分結(jié)合區(qū)塊鏈技術(shù)為用戶隱私提供多重保護(hù)與保障，切實(shí)滿足檔案管理安全性要求。

4.電子源文件儲(chǔ)存及備份模塊

從實(shí)際應(yīng)用角度分析，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案查閱過程中的開發(fā)性優(yōu)勢大幅提升，但需要認(rèn)識(shí)到一點(diǎn)的是，由于源文件儲(chǔ)存以及備份對數(shù)據(jù)庫保護(hù)依賴性較高，這就使得其共享性受到較大限制。同時(shí)，由于當(dāng)前部門職能劃分較為明確，電子檔案資源的開放性以及共享性并未得到有效凸現(xiàn)，高校智慧檔案管理發(fā)展過程中應(yīng)注意加強(qiáng)對此類客觀存在問題的研究力度，并探索相應(yīng)的解決途徑。

依托于區(qū)塊鏈技術(shù)，可以有效實(shí)現(xiàn)對文檔信息進(jìn)行智慧采集以及錄入目的，同時(shí)通過對其進(jìn)行集中管理形成獨(dú)特的信息資源體系，為用戶提供相應(yīng)的服務(wù)。該模式在實(shí)際發(fā)展過程中有效打破了以往文檔分隔的局限性，有效推動(dòng)各機(jī)構(gòu)內(nèi)部文檔資源管理成效大幅提升，積極推動(dòng)集中化管理模式替代傳統(tǒng)分散式管理模式進(jìn)程。文件從產(chǎn)生、傳遞到歸檔保存或銷毀，是一個(gè)完整的生命過程，過程中形成的電子文件都要分類整理，備份備用，一方面通過源文件確定文件的真實(shí)性，另一方面有些重要的文件必須原件才有用。

五、總結(jié)

綜上所述，在當(dāng)前新時(shí)期背景下，依托于區(qū)塊鏈技術(shù)開展高校智慧檔案管理體系建設(shè)已經(jīng)成為高校發(fā)展的重要工作內(nèi)容，相關(guān)工作人員在實(shí)際對此進(jìn)行探索以及實(shí)踐過程中應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到功能設(shè)計(jì)以及模塊設(shè)計(jì)的重要意義，并在此基礎(chǔ)上打造獨(dú)特的高校智慧檔案體系，切實(shí)提升高校智慧平臺(tái)的功能應(yīng)用有效性，融合創(chuàng)新、落實(shí)長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，繼續(xù)深入挖掘檔案資源的應(yīng)用價(jià)值，并提升應(yīng)用成效，為繼續(xù)推動(dòng)我國高校高質(zhì)量發(fā)揮提供有力保障。

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（作者單位：山東第一醫(yī)科大學(xué)附屬中心醫(yī)院）

基金項(xiàng)目：《高校數(shù)字校園建設(shè)視域下電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范化研究》，編號：2021-21。

作者簡介：譚旭（1981—），女，漢族，山東濟(jì)南人，碩士，館員，研究方向：醫(yī)學(xué)教育檔案管理。