探析“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理方式

摘 要：新時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新應(yīng)用在不斷升級，通過創(chuàng)新融合方式，使檔案融合效果不斷提升，促進(jìn)行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。本文就“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理方式進(jìn)行探究，簡單闡述檔案管理的意義和創(chuàng)新管理方式的必要性，分析互聯(lián)網(wǎng)下檔案管理的特點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)階段影響檔案管理的因素進(jìn)行管理分析，嘗試給出相應(yīng)的優(yōu)化管理對策，旨在促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理方式的不斷優(yōu)化和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;檔案管理;數(shù)字檔案

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響下，為使檔案管理方式更加先進(jìn)，在實(shí)際的發(fā)展過程中，應(yīng)加強(qiáng)創(chuàng)新能力，使檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行有效融合，利用數(shù)字化和大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，對檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)，從而提升整體的檔案管理效率。在檔案管理過程中，應(yīng)加深對管理方式的統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案管理過程中存在的不足之處，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)對檔案管理進(jìn)行有效完善，從而促進(jìn)檔案管理效率的不斷提升。

一、檔案管理的意義

檔案管理工作主要指的是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的過程，整體工作較為復(fù)雜，對信息的真實(shí)性和管理層次性要求較高。檔案管理方法一般均需要具有較為完整的管理層次，根據(jù)管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行識(shí)別和管理，進(jìn)而便于檔案內(nèi)容在不同環(huán)節(jié)和項(xiàng)目中發(fā)揮良好的作用。對于管委會(huì)來說，由于其不僅對本地勞動(dòng)人事等相關(guān)工作負(fù)責(zé)，同時(shí)要對本地企業(yè)和社會(huì)組織等進(jìn)行合理監(jiān)管，以生產(chǎn)經(jīng)營為中心，組織相關(guān)活動(dòng)。

因此，其在日常的管理過程中，需要對大量的資料進(jìn)行收集和建檔，通過對檔案的管理，使其能夠更好地應(yīng)用在活動(dòng)組織上，幫助管委會(huì)順利落實(shí)相關(guān)的任務(wù)和政策。由此可見，檔案管理具有重要意義，在恰當(dāng)?shù)墓芾磉^程中，使區(qū)域內(nèi)的信息更加完善有序，同時(shí)能夠?qū)n案進(jìn)行合理利用，有利于提高對該區(qū)域的有效管理，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和提升。

二、創(chuàng)新檔案管理的必要性

檔案對社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)控制管理有著非常重要的作用，檔案的對象是人，在實(shí)際應(yīng)用過程中，需要保持檔案的真實(shí)性和多樣性，通過恰當(dāng)?shù)墓芾矸绞?，能夠使檔案的使用效率得到進(jìn)一步提升。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理工作受到更多的關(guān)注和要求，通過對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用，有效提高對檔案管理工作的推進(jìn)和提升。提高互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理相關(guān)工作的聯(lián)系，使其更加密切，進(jìn)而滿足部門對檔案管理中高效性、服務(wù)性和安全性的需求。

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案信息量不斷增多，并且呈現(xiàn)復(fù)雜化，同時(shí)在舉辦活動(dòng)或者檔案應(yīng)用過程中，對檔案管理的靈活性和服務(wù)效果要求更高，因此為滿足對檔案管理的要求，提高檔案管理的實(shí)際效果，創(chuàng)新對檔案的管理方式具有必然性?，F(xiàn)代化背景下，通過“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的理念，指導(dǎo)管理方式進(jìn)行升級和創(chuàng)新，構(gòu)建新型的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案的快速分類和管理，長時(shí)間對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保存，以及快捷提取檔案信息和便捷性檔案使用方式，使檔案管理能夠很好為應(yīng)用部門提供積極幫助。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理特點(diǎn)

1.共享化

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的速度相對較快，并且已經(jīng)得到較為全面的應(yīng)用，通過網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)崿F(xiàn)對不同資源的獲取和傳輸，提高信息的共享效果。在檔案管理過程中，深入融合相關(guān)的信息技術(shù)，構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，從而提高對檔案的管理效率，優(yōu)化檔案的使用質(zhì)量。在數(shù)據(jù)共享的作用下，對檔案資源進(jìn)行合理應(yīng)用，突出網(wǎng)絡(luò)化信息檔案的實(shí)際應(yīng)用效果。

2.自動(dòng)化

通過構(gòu)建新時(shí)代檔案管理系統(tǒng)，在進(jìn)行檔案管理的過程中，能夠通過控制系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)對檔案信息的識(shí)別、自動(dòng)管理和歸檔，提高對檔案信息的收集效果，加快檔案管理過程，使檔案管理效率得到提升，同時(shí)簡化人工工作難度，便于提高檔案數(shù)字化管理效果。

3.智能化

智能化是在自動(dòng)化基礎(chǔ)上提升得到的，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，通過構(gòu)建智能化系統(tǒng)，對檔案的管理和使用進(jìn)行深度開發(fā)。一方面，通過人工智能對相關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別分類和處理，降低工作人員的實(shí)際工作量;另一方面，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來幫助提高檔案的實(shí)際使用效果。例如，通過智能識(shí)別和大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案進(jìn)行模糊字搜索，提高對檔案的實(shí)際應(yīng)用效率。

4.服務(wù)化

社會(huì)化特點(diǎn)指的是對社會(huì)的服務(wù)效果，通過構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)下的檔案管理工作，不斷提升檔案管理質(zhì)量，為使用者提供更加便捷的檔案使用方法。通過創(chuàng)新檔案管理方式，提高檔案系統(tǒng)的功能性，簡化使用方式，從而提高服務(wù)效果。

四、現(xiàn)階段檔案管理的影響因素

1.檔案管理方式落后

目前，在管委會(huì)中仍存在檔案管理落后現(xiàn)象，大部分檔案仍使用紙質(zhì)材料進(jìn)行保存。在保存過程中，需要按照一定的存放方式構(gòu)建檔案文檔，并進(jìn)行合理存放。但由于其日常的工作較為復(fù)雜，需要對管理區(qū)域內(nèi)部的各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行檔案構(gòu)建，在實(shí)際的建設(shè)管理過程中，檔案數(shù)量較多，為檔案的保存、管理和后續(xù)使用帶來了一定的問題和麻煩。例如，在舉辦活動(dòng)的過程中，需要人工對相關(guān)檔案進(jìn)行尋找，并根據(jù)需要進(jìn)行逐份打印裝訂，再將檔案信息發(fā)送到不同的負(fù)責(zé)部門中，使用過程較為麻煩。部分檔案受到分類和存放不合理等因素影響，在人工尋找的過程中，可能需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力，嚴(yán)重影響整體的檔案使用效果。

2.檔案管理缺乏安全性

檔案管理安全性不僅關(guān)系到隱私問題，需要進(jìn)行嚴(yán)格保密，更關(guān)系到系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。在檔案管理系統(tǒng)中融合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)后，檔案管理效率得到提升的同時(shí)，還面臨著較大的檔案管理安全隱患。由于檔案管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)相連，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息交互的過程中，可能受到外界網(wǎng)絡(luò)中病毒和木馬侵襲，破壞系統(tǒng)內(nèi)部的檔案信息，導(dǎo)致無法正常使用。此外，在進(jìn)行檔案管理的過程中，工作人員對于檔案管理過程重視度不足，導(dǎo)致實(shí)際的工作過程中可能存在信息認(rèn)為泄露的情況，影響整體檔案管理安全效果。比如，在進(jìn)行安全管理過程中，使用專門的檔案管理U盤插入公共電腦中，在使用過程中受到病毒感染，對U盤內(nèi)部文件進(jìn)行竊取和破壞，隨后在U盤正常應(yīng)用過程中，對專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生破壞，最終影響整體檔案系統(tǒng)的安全性。

3.檔案管理過程服務(wù)效果差

在進(jìn)行檔案管理過程中，為提高其使用效果，應(yīng)結(jié)合具體系統(tǒng)運(yùn)行情況制定相應(yīng)的服務(wù)。但在實(shí)際的應(yīng)用過程中，受到傳統(tǒng)思維的影響，認(rèn)為檔案管理僅僅是對檔案的整理和保存，缺乏后續(xù)使用和服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致檔案管理的服務(wù)效果較差。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案的使用頻率在不斷提升，檔案管理工作內(nèi)容也在隨著時(shí)代的變化而調(diào)整，目前檔案管理工作中，提供檔案服務(wù)也逐漸成為主要的管理工作之一。只有通過恰當(dāng)合理的應(yīng)用，才能使檔案的利用率充分發(fā)揮出來，因此在進(jìn)行檔案管理過程中，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理的服務(wù)效果，提高檔案的利用率。

4.檔案儲(chǔ)存狀態(tài)不穩(wěn)定

在對檔案中的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存的過程中，常見的儲(chǔ)存方式包括光盤、硬盤、磁盤等。在實(shí)際的檔案管理過程中，光盤和硬盤容易發(fā)生磨損或受潮，安全性較低，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)容易發(fā)生丟失。磁帶庫和磁盤陣列等容量較大，但成本較高，并且后期維護(hù)較為復(fù)雜，為檔案的儲(chǔ)存帶來較大難題。

五、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代優(yōu)化檔案管理方式

1.建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)電子檔案平臺(tái)

為使檔案管理方式得到升級優(yōu)化，應(yīng)構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”平臺(tái)，通過網(wǎng)絡(luò)電子檔案平臺(tái)的建設(shè)，提高檔案的管理效果。

一方面，加強(qiáng)對系統(tǒng)平臺(tái)硬件配置效果。管委會(huì)應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)的投入，對硬件和軟件進(jìn)行全面升級和更新，從而提高使用效果。管理人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際的檔案管理需求，制定相應(yīng)的平臺(tái)構(gòu)建方案，根據(jù)方案進(jìn)行硬件和軟件的采購與升級。在采購過程中，應(yīng)選擇質(zhì)量較為良好，且型號應(yīng)用普及率較高的設(shè)備，以便在設(shè)備，能夠順利進(jìn)行維修和設(shè)備更換。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對設(shè)備安放條件進(jìn)行管理。為保障設(shè)備正常應(yīng)用，應(yīng)對環(huán)境的溫度、濕度進(jìn)行控制，保持溫度在14～24℃范圍內(nèi)，相對濕度在40%～60%范圍內(nèi)，同時(shí)提高對衛(wèi)生的管理力度，避免灰塵對設(shè)備的運(yùn)行情況造成影響。

另一方面，構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)檔案平臺(tái)。針對檔案管理要求，選擇相應(yīng)的軟件，提高軟件功能與檔案管理之間的適配性，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率。在平臺(tái)建設(shè)時(shí)，利用軟件構(gòu)建相應(yīng)的局域網(wǎng)，并設(shè)置相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，對檔案進(jìn)行儲(chǔ)存。在系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的安全保障機(jī)制，提高對數(shù)字化檔案的安全管理效果。例如，設(shè)置訪問權(quán)限等，提高對檔案的管理效果。為保障檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的使用效果，在構(gòu)建時(shí)提高系統(tǒng)的自動(dòng)化水平，可通過智能識(shí)別對檔案進(jìn)行合理分類儲(chǔ)存，降低工作效率。同時(shí)，相關(guān)維修人員應(yīng)定期對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，通過維修和系統(tǒng)更新，提高系統(tǒng)運(yùn)行的質(zhì)量和效率。

2.強(qiáng)化互聯(lián)網(wǎng)檔案管理安全

安全性是檔案管理的基本需求，在管理過程中，通過保障檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，確保檔案內(nèi)部信息的保密效果，避免信息泄露造成的不良影響。互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化將會(huì)使檔案面臨較大的安全問題，為保障檔案管理與應(yīng)用過程中的安全性，應(yīng)對其進(jìn)行合理監(jiān)管，提高檔案管理和應(yīng)用的安全性。

首先，應(yīng)提高網(wǎng)絡(luò)安全保障技術(shù)水平，完善強(qiáng)力防護(hù)系統(tǒng)。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的運(yùn)行過程中，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)登錄和訪問權(quán)限，在設(shè)置登錄限制時(shí)，不僅要求身份驗(yàn)證，同時(shí)需要位置驗(yàn)證，避免在外部設(shè)施上登錄檔案系統(tǒng)，以免受到影響，發(fā)生信息安全事故。在權(quán)限設(shè)置時(shí)，使用加密技術(shù)對使用者身份信息進(jìn)行加密，在驗(yàn)證時(shí)，通過指紋識(shí)別、面部識(shí)別或者密碼、驗(yàn)證碼等方式進(jìn)行識(shí)別，進(jìn)入到相應(yīng)權(quán)限范圍內(nèi)。

其次，定期對檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及平臺(tái)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查和管理。通過定期排查，發(fā)現(xiàn)其中是否存在故障和隱患。根據(jù)硬件和軟件的檢查標(biāo)準(zhǔn)，對設(shè)備進(jìn)行安全檢查，并對其中的風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行合理評估，以便后續(xù)維修處理。在檢查時(shí)，一方面檢查環(huán)境情況、設(shè)備中電路連接穩(wěn)定效果以及是否存在客觀環(huán)境中的不良影響因素，一旦發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改處理，為設(shè)備提供良好的環(huán)境;另一方面，對磁盤、U盤以及數(shù)據(jù)庫等進(jìn)行檢查，了解其是否按照標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行穩(wěn)定的儲(chǔ)存和整理，確保整體安全性。同時(shí)，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)的功能進(jìn)行檢查，確保軟件功能正常應(yīng)用，從而保障檔案管理的運(yùn)行效率。

最后，強(qiáng)化防火墻設(shè)計(jì)和權(quán)限控制。為避免外界病毒入侵，在實(shí)際的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)運(yùn)行過程中，加強(qiáng)局域網(wǎng)防火墻建設(shè)效果，通過提高防火墻的建設(shè)效果，降低被病毒入侵和破壞的可能性。在實(shí)際的使用過程中，提高訪問權(quán)限設(shè)置效果，避免非法讀取檔案信息，保障網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全性。

3.提高檔案管理服務(wù)水平

首先，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案應(yīng)用已經(jīng)成為推動(dòng)檔案發(fā)展的主要?jiǎng)恿χ?，為滿足檔案使用者的實(shí)際需求，應(yīng)提高檔案管理服務(wù)水平。在構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”基礎(chǔ)上檔案管理時(shí)，一方面應(yīng)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及對檔案的管理控制，提高工作人員的實(shí)際管理效率，強(qiáng)化工作服務(wù)質(zhì)量。例如，在檔案管理過程中，針對檔案類型進(jìn)行分類，將檔案管理工作進(jìn)行任務(wù)分配，各職工負(fù)責(zé)相應(yīng)的崗位任務(wù)，在管理時(shí)為檔案使用者提供相應(yīng)的檔案管理服務(wù)，滿足其對檔案的需求。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理工作使人們獲取信息資料的方式越來越簡單，在此情況下，通過提高檔案管理服務(wù)效果，有利于促進(jìn)檔案管理工作的開展。

其次，在進(jìn)行管理過程中，應(yīng)樹立互聯(lián)網(wǎng)檔案管理思維，樹立正確的檔案管理理念，保障信息的安全性。在檔案管理人員利用檔案管理平臺(tái)的過程中，應(yīng)提高安全意識(shí)，按照標(biāo)準(zhǔn)化操作流程對檔案進(jìn)行管理，保障信息安全性。同時(shí)，在為用戶提供檔案管理服務(wù)的過程中，能夠順利將相關(guān)檔案按條件分類儲(chǔ)存或調(diào)出，提高檔案的實(shí)際管理效率。

4.創(chuàng)新互聯(lián)網(wǎng)檔案管理儲(chǔ)存路徑

隨著檔案信息數(shù)據(jù)的不斷增加，為實(shí)現(xiàn)對檔案的合理儲(chǔ)存，應(yīng)創(chuàng)新提出新的檔案管理方式，提高檔案儲(chǔ)存效率。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，應(yīng)加強(qiáng)對云儲(chǔ)存的認(rèn)識(shí)與了解，通過云技術(shù)的應(yīng)用提高檔案儲(chǔ)存過程中的管理效率。

在對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存的過程中，一方面應(yīng)利用云技術(shù)構(gòu)建云儲(chǔ)存空間，并對云空間進(jìn)行安全管理，提高云儲(chǔ)存的安全性。云空間容量大，并且具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性，適合應(yīng)用在檔案儲(chǔ)存管理工作中。相關(guān)人員應(yīng)構(gòu)建平臺(tái)與云儲(chǔ)存空間的連接通道，并將相關(guān)檔案信息上傳到儲(chǔ)存空間中，對儲(chǔ)存方式進(jìn)行自定義，按照恰當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行合理儲(chǔ)存;另一方面建設(shè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)讀取路徑。在將檔案信息上傳到云空間后，為提高檔案的使用效果，需要提高信息讀取效率，通過云平臺(tái)開通數(shù)字化讀取路徑，降低對數(shù)據(jù)安全的影響，同時(shí)在其中融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高模糊搜索效率，使整體方案應(yīng)用效率得到提升。

六、結(jié)論

綜上所述，在信息技術(shù)不斷提升的過程中，通過構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式，對檔案進(jìn)行管理和控制，有利于提升檔案的實(shí)際使用效率，優(yōu)化整體管理工作質(zhì)量。相關(guān)管理人員應(yīng)加強(qiáng)引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云技術(shù)等，為檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行合理優(yōu)化和提升，從而為人們提供更加良好的服務(wù)。

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（作者單位：遼寧省鞍山市鐵東區(qū)千山中路一號玉佛山管委會(huì)）

作者簡介：王茹（1971—），女，漢族，遼寧鞍山人，本科，館員，研究方向：檔案管理。