人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理分析

摘要：近年來(lái)，隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，加大了高學(xué)歷、重點(diǎn)專(zhuān)業(yè)的優(yōu)秀人才引進(jìn)力度。在人才流動(dòng)頻繁的社會(huì)背景下，人事檔案管理面臨著諸如棄檔、保管分散、來(lái)源廣泛等現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)。本文針對(duì)人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理在收集方式、管理對(duì)象、檔案服務(wù)和轉(zhuǎn)遞等方面出現(xiàn)的新特點(diǎn)，以及人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來(lái)的諸多影響，進(jìn)行了深入分析，并結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理實(shí)際，提出了人才流動(dòng)背景下做好醫(yī)院人事檔案管理的具體舉措，以期進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供人才支持和保障，做好檔案服務(wù)工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人才流動(dòng);醫(yī)院

概述

煙臺(tái)市奇山醫(yī)院建于1958年，是煙臺(tái)硫磺頂醫(yī)院分

院，在職職工500余人，其中，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員450余人，高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員82人，博士、碩士65人，碩士研究生導(dǎo)師、市級(jí)以上學(xué)科帶頭人及擔(dān)任國(guó)家級(jí)學(xué)術(shù)組織委員及省級(jí)學(xué)術(shù)組織副主委20余人。醫(yī)院開(kāi)設(shè)有肝病科、內(nèi)科、外科、中醫(yī)科等27個(gè)醫(yī)療醫(yī)技科室，是一家集醫(yī)、教、研、防為一體的綜合性醫(yī)院。近年來(lái)，隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，加大了高學(xué)歷、重點(diǎn)專(zhuān)業(yè)優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度。在人才流動(dòng)頻繁的社會(huì)背景下，人事檔案管理面臨著諸如棄檔、保管分散、來(lái)源廣泛等現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)。2021年，中組部、人社部、財(cái)政部、國(guó)家檔案局、國(guó)家郵政局聯(lián)合修訂頒布《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》，進(jìn)一步健全完善流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)體系，推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，促進(jìn)人才資源順暢有序流動(dòng)。

1人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理特點(diǎn)

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的深入，以及人才競(jìng)爭(zhēng)的加劇，人才資源已經(jīng)成為醫(yī)院的“第一資源”[1]。在此背景下，人才頻繁流動(dòng)成為一種常態(tài)，也使得人事檔案收集、管理、服務(wù)和轉(zhuǎn)遞等工作面臨著許多新情況、新特點(diǎn)。

1.1收集方式多樣化

隨著人才流動(dòng)的日益頻繁，加之人事檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)情況，醫(yī)院人事檔案資料的收集渠道、收集方式更為多元[2]。新進(jìn)人員的人事檔案可直接進(jìn)行定向收集;根據(jù)每一次引進(jìn)人員，做到隨時(shí)收集;針對(duì)醫(yī)院人員流入情況，做好追蹤收集等工作。人事檔案資料收集要本著尊重人才、尊重人事檔案管理規(guī)律，根據(jù)醫(yī)院人才流動(dòng)的實(shí)際情況，選擇相應(yīng)的收集方式，拓寬收集渠道，為醫(yī)院用好、管好人才資源提供有力支撐。

1.2管理對(duì)象社會(huì)化

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人才流動(dòng)是一種復(fù)雜的社會(huì)現(xiàn)象，在不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同崗位之間流動(dòng)或轉(zhuǎn)移。醫(yī)院的人事管理也逐漸成為一種社會(huì)化管理活動(dòng)，人事檔案工作作為人事工作的重要組成部分，也具有其顯著的社會(huì)屬性。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)要積極適應(yīng)這一情況，從傳統(tǒng)封閉式管理逐漸發(fā)展為向社會(huì)開(kāi)放。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)應(yīng)順應(yīng)人才流動(dòng)背景下對(duì)人事檔案管理工作的實(shí)際需要，積極適應(yīng)人才流動(dòng)現(xiàn)狀，切實(shí)為醫(yī)院的發(fā)展壯大、醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供高質(zhì)量的人事檔案服務(wù)。

1.3檔案服務(wù)信息化

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，人事檔案服務(wù)越來(lái)越智能化、信息化[3]。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，將傳統(tǒng)人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，建立專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理;通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理部門(mén)與用人部門(mén)之間的信息資源互聯(lián)共享;利用人事檔案管理系統(tǒng)，可實(shí)時(shí)進(jìn)行人事檔案資料增加、補(bǔ)錄;運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，快速精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)醫(yī)院現(xiàn)有人員學(xué)歷、身份、專(zhuān)業(yè)、數(shù)量等信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的精細(xì)化管理。

1.4檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)范化

隨著人才流動(dòng)的日益頻繁，人事檔案轉(zhuǎn)遞的次數(shù)逐漸增多，通過(guò)人事檔案規(guī)范轉(zhuǎn)遞，確保檔案安全[4]。《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》第20條，就流動(dòng)人員的人事檔案接收轉(zhuǎn)遞提出了明確規(guī)定和要求：由流動(dòng)人員或存檔單位提出申請(qǐng)，再由擬接收檔案管理機(jī)構(gòu)開(kāi)具轉(zhuǎn)檔手續(xù);原檔案管理機(jī)構(gòu)或用人單位填寫(xiě)材料目錄清單，于15個(gè)工作日進(jìn)行轉(zhuǎn)遞;轉(zhuǎn)遞的方式應(yīng)通過(guò)機(jī)要通信、專(zhuān)人送取或郵政特快專(zhuān)遞等給據(jù)郵件方式進(jìn)行。嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案。接收流動(dòng)人員人事檔案還實(shí)行告知承諾制，督促指導(dǎo)流動(dòng)人員及時(shí)補(bǔ)充材料等。

2人才流動(dòng)對(duì)醫(yī)院人事檔案的影響

2.1人才流動(dòng)不規(guī)范導(dǎo)致重復(fù)建檔增多

當(dāng)前，人才資源在醫(yī)療衛(wèi)生，尤其是醫(yī)院發(fā)展、壯大中的作用越來(lái)越明顯，名醫(yī)、專(zhuān)家給醫(yī)療機(jī)構(gòu)帶來(lái)的名人效應(yīng)是顯著的，醫(yī)療機(jī)構(gòu)也越來(lái)越重視優(yōu)秀人才的引進(jìn)。但人才競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程中產(chǎn)生的不規(guī)范流動(dòng)現(xiàn)象，原用人單位為了維系自身發(fā)展，千方百計(jì)地挽留高層次人才、知名專(zhuān)家，對(duì)這些人員的流動(dòng)采取的是消極應(yīng)對(duì)，人事檔案常常留在單位。新的用人單位不得不根據(jù)一些輔助性材料重新建立人事檔案。人才流動(dòng)的“無(wú)序性”，導(dǎo)致“一人多檔”現(xiàn)象的產(chǎn)生，重復(fù)建檔不僅影響人事檔案的嚴(yán)肅性，也容易導(dǎo)致人事檔案管理混亂，不利于人員管理。

2.2檔案交接不科學(xué)導(dǎo)致材料丟失失真

人才頻繁流動(dòng)，檔案的交接次數(shù)就會(huì)隨之增多[5]。由于原用人單位與新用人單位之間檔案交接不暢，導(dǎo)致人事檔案交接困難，也會(huì)增大人事檔案資料流失和數(shù)據(jù)失真。尤其是涉及一些重要的原始檔案資料，一旦丟失就會(huì)造成難以彌補(bǔ)的損失。隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)改革的深入，醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)也會(huì)更加激烈，為了引進(jìn)優(yōu)秀、高層次人才，醫(yī)院忽視了人事檔案資料的及時(shí)收集。

2.3人才流動(dòng)頻繁性影響檔案管理質(zhì)量

人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、連續(xù)性工作?？己髓b定、獎(jiǎng)懲、黨團(tuán)身份等信息，應(yīng)隨著人事檔案主體的信息變化，及時(shí)做好相關(guān)資料的收集，但人才流動(dòng)的頻繁，也導(dǎo)致一些重要的檔案資料因收集不及時(shí)而未及時(shí)納入檔案之中[6]。流動(dòng)人員自身為了盡快到新的用人單位報(bào)道，現(xiàn)實(shí)中，“人檔分離”“死檔”“棄檔”等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，人事檔案信息化程度不高，檔案管理人員信息技術(shù)水平不足，經(jīng)費(fèi)投入滯后等等，也是影響當(dāng)前人事檔案高質(zhì)量發(fā)展的因素。

3人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理對(duì)策

人才合理流動(dòng)，是實(shí)現(xiàn)人才資源優(yōu)化配置，推動(dòng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的實(shí)際需要[7]。根據(jù)人才流動(dòng)的特點(diǎn)和實(shí)際，深入研究人才流動(dòng)背景下人事檔案管理的特點(diǎn)和規(guī)律，不斷完善人事檔案管理機(jī)制，才能有效促進(jìn)醫(yī)院人才管理取得更大成效，為醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供可靠人才支撐和保障。

3.1嚴(yán)格遵守人事檔案法規(guī)

現(xiàn)行人事檔案管理制度下，人事檔案管理工作突出表現(xiàn)出唯一性、嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性。因此，組織人事主管部門(mén)專(zhuān)責(zé)建立相應(yīng)的人事檔案。用人單位為引進(jìn)高層次人才而重新建立人事檔案，是不符合相關(guān)規(guī)定，也違背了人事檔案管理制度規(guī)則。必須始終堅(jiān)持“依法治檔”“依法管檔”原則，進(jìn)一步規(guī)范人才流動(dòng)過(guò)程中的人事檔案管理工作[8]。日常人事檔案管理工作，要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》《干部人事檔案管理?xiàng)l例》，在出現(xiàn)人事流入或流出時(shí)，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》，堅(jiān)持“集中統(tǒng)一、歸口管理”原則，既要做好日常人事檔案管理工作，也要做好人才流動(dòng)時(shí)的人事檔案接收、轉(zhuǎn)遞和服務(wù)利用工作。嚴(yán)格遵守《規(guī)定》的相關(guān)要求和規(guī)定，對(duì)高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、涉及國(guó)家秘密的流動(dòng)人員人事檔案要從嚴(yán)保管，嚴(yán)格查閱手續(xù)，任何個(gè)人不得查閱本人、配偶等相關(guān)人事檔案，也不得保管本人或他人人事檔案[9]。人才引進(jìn)、政審考察等需要查閱流動(dòng)人員人事檔案，應(yīng)遵守相關(guān)程序和要求，經(jīng)審批同意，并在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成查閱。

3.2推進(jìn)人事檔案制度改革

為了推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理工作更好發(fā)揮服務(wù)作用，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供可靠人才支持和保障，推動(dòng)醫(yī)院人事檔案制度改革顯得尤為必要和迫切。2017年，國(guó)務(wù)院出臺(tái)《關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見(jiàn)》，明確要深化編制、人事、薪酬制度改革，逐步取消公立醫(yī)院的行政級(jí)別，逐步探索實(shí)行編制備案制，公立醫(yī)院“去編制化”，實(shí)行“同工同酬”。這樣，醫(yī)療機(jī)構(gòu)就難以以編制或檔案控制醫(yī)務(wù)人員的流動(dòng)，進(jìn)一步提升醫(yī)院治理體系及管理能力現(xiàn)代化。政府或衛(wèi)生主管部門(mén)探索設(shè)立專(zhuān)門(mén)人事檔案服務(wù)中心，實(shí)行醫(yī)院人事檔案社會(huì)化或者專(zhuān)門(mén)化集中管理，使人才資源與醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間建立更為緊密關(guān)系。例如，人才與醫(yī)療機(jī)構(gòu)聘用關(guān)系解除后，其人事檔案可繼續(xù)保留在專(zhuān)門(mén)的人事檔案服務(wù)中心，這樣，用人單位就難以在人才流動(dòng)選擇時(shí)進(jìn)行約束或制止[10]。

3.3規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理

人才流動(dòng)背景下需要從轉(zhuǎn)檔、核檔等方面進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理工作。應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《干部人事檔案管理?xiàng)l例》《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》等相關(guān)政策法規(guī)規(guī)定，強(qiáng)化流動(dòng)人才的人事檔案管理，嚴(yán)禁人為設(shè)置檔案流轉(zhuǎn)障礙。規(guī)范人事檔案交接程序，人事檔案服務(wù)部門(mén)或機(jī)構(gòu)，應(yīng)按照人事檔案歸檔及轉(zhuǎn)遞的相關(guān)要求和程序，嚴(yán)格審查人事檔案資料。在人才流動(dòng)時(shí)，根據(jù)流動(dòng)人員或存檔單位申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)配合做好人事檔案接收和轉(zhuǎn)遞服務(wù)工作，準(zhǔn)確記錄人事檔案監(jiān)交人、接收人、移交人姓名、時(shí)間等信息，并在檔案交接過(guò)程中蓋章、簽字。做好流動(dòng)人員人事檔案資料的補(bǔ)充和完善工作，根據(jù)檔案管理及人事管理的具體規(guī)定和要求，在人員流動(dòng)完成后，應(yīng)及時(shí)將新獲得的學(xué)歷、科研成果、職業(yè)道德考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、業(yè)績(jī)考核等相關(guān)資料及時(shí)補(bǔ)充到人事檔案中，逐步完善人事檔案內(nèi)容，確保流動(dòng)人員的人事檔案資料補(bǔ)充及時(shí)、完整，做到流動(dòng)人員信息管理與流動(dòng)人員檔案管理同步。

3.4探索人事檔案社會(huì)化管理

傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，人事檔案歸地區(qū)、單位管

理，保密性強(qiáng)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，以及《關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見(jiàn)》的實(shí)施，人事檔案管理應(yīng)積極推動(dòng)社會(huì)化改革，以滿(mǎn)足和適應(yīng)人才流動(dòng)的現(xiàn)實(shí)需要。首先是建立社會(huì)化人事檔案管理專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，為社會(huì)組織、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、個(gè)人等提供人事代理服務(wù)，整合人事檔案資源信息，加強(qiáng)人事檔案社會(huì)化工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。在醫(yī)院之間人才流動(dòng)時(shí)，該機(jī)構(gòu)按照《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》為個(gè)人或用人單位提供檔案服務(wù)。其次是搭建人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)行開(kāi)放式“社會(huì)化”管理，通過(guò)身份認(rèn)證等，為流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞、查詢(xún)提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源信息共享[11]。人事檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的搭建，可有效解決人才流動(dòng)背景下人事檔案查詢(xún)利用等難題。人事檔案社會(huì)化管理也要嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案管理的相關(guān)原則規(guī)定和要求。例如，檔案管理絕不允許檔案自帶。增強(qiáng)人事檔案管理人員責(zé)任意識(shí)，政府相關(guān)職能部門(mén)加強(qiáng)人事檔案社會(huì)化管理宣傳、引導(dǎo)、監(jiān)督和管理，營(yíng)造人事檔案社會(huì)化管理社會(huì)氛圍。

3.5健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

人才流動(dòng)背景下要高度重視人事檔案信息化建設(shè)，不斷健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。首先是要高度重視人事檔案信息化建設(shè)。醫(yī)院要加大人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入，添置計(jì)算機(jī)、掃描儀、人事檔案管理軟件等，夯實(shí)人事檔案信息化基礎(chǔ)。人事檔案管理應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一，根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理實(shí)際，購(gòu)買(mǎi)或開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理軟件。其次是要健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)中的人事信息項(xiàng)目要全面，包括人員的基本情況、學(xué)歷、職務(wù)、晉升時(shí)間等，根據(jù)人才流動(dòng)情況，及時(shí)將相關(guān)人事信息數(shù)據(jù)補(bǔ)充、錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)，始終保持人事檔案信息資源的完整性。再次是要加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)運(yùn)行安全保護(hù)。人事檔案保密性、重要性不言而喻，借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理人事檔案，要切實(shí)保障人事檔案信息的安全。如，積極構(gòu)建人事檔案信息備份機(jī)制，可保障電子人事檔案信息安全。此外，存儲(chǔ)人事檔案信息的服務(wù)器要具備較強(qiáng)的抵御病毒或黑客攻擊的能力。

3.6提升人事檔案管理專(zhuān)業(yè)化

醫(yī)院人事檔案工作需要一支專(zhuān)業(yè)化管理人才隊(duì)伍，要加強(qiáng)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，具有強(qiáng)烈的保密意識(shí)，以及做好人事檔案管理工作的責(zé)任心和使命感。為此，一要加強(qiáng)思想政治教育。堅(jiān)持黨性原則，樹(shù)立正確的人事檔案管理立場(chǎng)、觀(guān)點(diǎn)和方法，具備強(qiáng)烈的事業(yè)心。加強(qiáng)檔案人員思想政治教育，提升做好人事檔案工作的思想認(rèn)識(shí)水平。二要加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力建設(shè)。人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理出現(xiàn)了新情況，面臨著新問(wèn)題，需要從事檔案管理人員具備過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)人事知識(shí)、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)、應(yīng)用。三要提高職業(yè)道德素質(zhì)。切實(shí)增強(qiáng)做好醫(yī)院人事檔案工作的積極性、主動(dòng)性，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的編研工作，為醫(yī)院引進(jìn)人才提供支持。在醫(yī)院人事調(diào)整、編制使用、職稱(chēng)評(píng)定時(shí)，及時(shí)提供醫(yī)院人事信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院人才頻繁流動(dòng)的大背景下，積極探索符合與時(shí)代發(fā)展要求相適應(yīng)的、完善的人事檔案管理體制機(jī)制，既是適應(yīng)醫(yī)院改革發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，也是加強(qiáng)人才流動(dòng)，激發(fā)人才活動(dòng)的需要。為此，醫(yī)院人事檔案管理人員要增強(qiáng)工作的主動(dòng)性，結(jié)合人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理特征、規(guī)律研究，采取有針對(duì)性的對(duì)策措施，為醫(yī)院發(fā)展提供智力支持和人才保障。

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作者簡(jiǎn)介：李美玲（1977.11—），大學(xué)學(xué)歷，煙臺(tái)市奇山醫(yī)院館員，主要從事人事檔案管理研究。