檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建探討

謝群

摘 要：現(xiàn)階段，各領(lǐng)域的改革發(fā)展如火如荼，無論是機(jī)關(guān)還是企業(yè)，在發(fā)展中必然少不了檔案管理，而檔案也是企事業(yè)單位發(fā)展的重要資源，是促進(jìn)企事業(yè)單位發(fā)展的重要因素，因此提高檔案資源開發(fā)利用的價(jià)值很重要。檔案利用服務(wù)需要按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，構(gòu)建完善的檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系，才能有助于檔案工作順利推進(jìn)。現(xiàn)階段的檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建涉及的內(nèi)容比較多，完善標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)就要按照現(xiàn)階段的檔案利用服務(wù)要求，最大程度地提升檔案利用服務(wù)效率。本文就檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)中的問題以及構(gòu)建具體的原則和內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)探究，從實(shí)際出發(fā)完善檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系，以有效提升檔案服務(wù)整體質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案利用;服務(wù)標(biāo)準(zhǔn);體系構(gòu)建

在檔案利用服務(wù)工作開展中，為能有效提升各項(xiàng)工作順利落實(shí)，要有完善的檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系支持。檔案利用服務(wù)主要是對檔案資源開發(fā)，將檔案資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來，以多樣方式提供檔案和信息加工產(chǎn)品，滿足用戶需求。標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建主要是將檔案信息作用價(jià)值充分發(fā)揮出來，凸顯出檔案資源信息的價(jià)值作用，更好發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)和當(dāng)前的工作要求不相符，相關(guān)檔案管理人才建設(shè)也有著不同的要求，所以在具體的檔案利用服務(wù)方面，就要從不同角度進(jìn)行思考，將檔案利用服務(wù)作用充分發(fā)揮出來。

一、檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建存在的問題

1.相關(guān)法規(guī)、規(guī)章少

為能有效提升檔案利用服務(wù)質(zhì)量，需要構(gòu)建完善的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系，但從具體檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的現(xiàn)狀來看，相應(yīng)的法規(guī)和規(guī)章不完善，對服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建會產(chǎn)生相應(yīng)的影響，沒有對該服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的相應(yīng)法規(guī)制度作為支撐，很難促進(jìn)檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系規(guī)范建設(shè)。檔案利用服務(wù)對企事業(yè)單位發(fā)展有著重要意義，檔案利用服務(wù)在現(xiàn)階段的要求不同，所以在相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)層面就要加以優(yōu)化，保障檔案利用服務(wù)工作按照標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行完善構(gòu)建，從而才能保障各項(xiàng)建設(shè)活動順利開展。在實(shí)踐中缺乏完善的法規(guī)、規(guī)章內(nèi)容，就無法為檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)提供法規(guī)規(guī)章依據(jù)，各類工作開展都會受到影響。

2.規(guī)范檔案服務(wù)水平的相關(guān)政策少

規(guī)范檔案服務(wù)工作，要有完善的政策為依據(jù)，隨著國家對檔案管理相應(yīng)法律體系建設(shè)逐步完善，在具體落實(shí)檔案管理工作方面，相關(guān)工作人員要嚴(yán)格按照政策法律要求，將檔案資源利用服務(wù)的工作做好，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值目標(biāo)。但從實(shí)際檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建現(xiàn)狀來看，沒有完善的政策作為支撐，一些政策性的內(nèi)容比較分散，政策的指向性也不是很強(qiáng)，從而影響了檔案資源開發(fā)利用服務(wù)工作的推進(jìn)。在政策上沒有明確，這就必然會對檔案利用服務(wù)工作順利開展產(chǎn)生阻礙。

3.針對性專項(xiàng)政策少

在檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建當(dāng)中，要有專項(xiàng)政策為依托，保障各體系構(gòu)建工作順利落實(shí)，但從具體專項(xiàng)政策的現(xiàn)狀來看，涉及檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的專項(xiàng)政策比較缺乏，缺少指導(dǎo)依據(jù)，這對檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建工作落實(shí)也必然會造成不利影響。專項(xiàng)政策是為檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建工作提供指導(dǎo)的重要依據(jù)，而從具體的專項(xiàng)政策建設(shè)狀況來看，專項(xiàng)政策和檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的聯(lián)系不緊密，影響檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工作高效落實(shí)。

二、檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建原則

1.應(yīng)具備系統(tǒng)性

構(gòu)建完善的檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系，按照相應(yīng)原則落實(shí)比較關(guān)鍵，從幾個(gè)重要原則方面加強(qiáng)重視。首先，是系統(tǒng)原則。也就是在檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建時(shí)要注意，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系不是單獨(dú)存在的，是系統(tǒng)化的。構(gòu)建檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系并非單獨(dú)考量的事，而是需要從多角度進(jìn)行各項(xiàng)工作，將檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系作為檔案利用服務(wù)的重要驅(qū)動力，才能有助于各項(xiàng)檔案利用服務(wù)工作順利開展。其次，建立檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系要能從系統(tǒng)性的角度進(jìn)行考量，對每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)前后的協(xié)調(diào)性加以充分考慮，按照系統(tǒng)化的原則構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系，從整體服務(wù)上達(dá)到一致性以及系統(tǒng)性，助力服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系發(fā)揮積極作用。

2.應(yīng)具備規(guī)范性

檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建應(yīng)按照規(guī)范性原則落實(shí)，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系涉及的內(nèi)容廣泛，要能保障各檔案利用服務(wù)的要點(diǎn)控制，依照規(guī)范性要求，有助于將檔案整體利用作用充分發(fā)揮出來。檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建要考慮廣泛接受的開放標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到規(guī)范的建設(shè)要求。檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)達(dá)到規(guī)范要求，各標(biāo)準(zhǔn)都能體現(xiàn)出規(guī)范特征，檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)才能在具體實(shí)踐中發(fā)揮積極作用，才能有助于建立完善的檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系。規(guī)范化是檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的必然要求，由于檔案資源的類型是多樣的，所以在檔案規(guī)范化建設(shè)中需要針對不同類型的檔案進(jìn)行規(guī)范處理，依照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)，從而將檔案資源價(jià)值體現(xiàn)出來。

3.應(yīng)具備實(shí)用性

構(gòu)建檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)依照實(shí)用的原則，能有助于發(fā)揮服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系作用。標(biāo)準(zhǔn)主要是對技術(shù)以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的體現(xiàn)，通過標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)實(shí)踐規(guī)范文件，將服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的有效性以及指導(dǎo)作用發(fā)揮出來，從而有助于提升服務(wù)的整體質(zhì)量。

4.動態(tài)性原則

構(gòu)建檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系是一個(gè)長期過程，而管理水平、標(biāo)準(zhǔn)對象等都是處于不斷變化的狀態(tài)。為了保證標(biāo)準(zhǔn)體系切實(shí)可行，應(yīng)該做好標(biāo)準(zhǔn)體系的維護(hù)，且需要實(shí)施動態(tài)化維護(hù)。應(yīng)該在成熟的理論研究基礎(chǔ)上，以長期實(shí)踐為依據(jù)，將相關(guān)成熟的技術(shù)手段、管理理念以及服務(wù)模式融入其中，同時(shí)在標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建中具備一定的前瞻性，能夠根據(jù)應(yīng)用技術(shù)變化等，對體系進(jìn)行動態(tài)維護(hù)，包括局部修改修訂，也包括對標(biāo)準(zhǔn)個(gè)體的廢止，但所有的動態(tài)維護(hù)作業(yè)都必須建立在系統(tǒng)整體基礎(chǔ)之上。

三、檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建內(nèi)容

1.檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建要點(diǎn)

首先，要認(rèn)識到檔案工作的重要意義，要明確標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的方向思路。其次，標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建要明確幾個(gè)重要的點(diǎn)，如由誰服務(wù)，為誰服務(wù)，怎樣服務(wù)，提供何種信息，并對服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估，提高檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系的作用。

（1）明確服務(wù)主體

檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系在具體構(gòu)建中，要明確涉及的標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建主體，各檔案管理機(jī)構(gòu)是提供服務(wù)主體，針對綜合性檔案館服務(wù)以及專門檔案館開發(fā)利用等，完善檔案利用服務(wù)管理相應(yīng)規(guī)定。在檔案管理工作開展中，參與的工作人員自身能力素質(zhì)和具體檔案工作開展有著緊密聯(lián)系，檔案服務(wù)態(tài)度以及專業(yè)素養(yǎng)是影響檔案資源開發(fā)利用服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵因素，這就需要將檔案利用服務(wù)的主體加以明確。在明確檔案服務(wù)主體的基礎(chǔ)上，注重改善檔案服務(wù)人員工作思維以及模式，提高工作人員專業(yè)素質(zhì)，使之能和具體的檔案利用服務(wù)工作要求相契合，工作人員必須掌握嫻熟的信息化技術(shù)以及專業(yè)檔案利用知識等，才能達(dá)到規(guī)范管理的目標(biāo)。

（2）明確服務(wù)對象

檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建中要明確服務(wù)對象。檔案用戶群體利用服務(wù)需求有差異，從檔案信息安全層面來說，保障檔案信息的安全至關(guān)重要，檔案資源信息涉及面比較廣，對企事業(yè)單位發(fā)展也有很大的影響，因此需要在檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)中，加強(qiáng)重視檔案信息資源的安全控制，最大程度提升檔案利用服務(wù)質(zhì)量水平。不同用戶群體制定相對應(yīng)的服務(wù)規(guī)定，以及用戶權(quán)限規(guī)范，只有如此才能有助于檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系完善建立，有助于提升檔案利用服務(wù)的質(zhì)量。

（3）明確服務(wù)方式

檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系涉及的內(nèi)容豐富，明確服務(wù)方式是比較關(guān)鍵的因素，要依托軟硬件環(huán)境，將現(xiàn)代化的設(shè)備設(shè)施在檔案利用服務(wù)工作中發(fā)揮積極作用，最大程度提升檔案資源利用的效率。當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅速，為能有效提升檔案資源利用率，明確服務(wù)方式以及對其服務(wù)方式進(jìn)行優(yōu)化顯得比較重要，只有從這方面加強(qiáng)控制，才能真正有效促進(jìn)各項(xiàng)檔案工作順利落實(shí)。運(yùn)用信息技術(shù)，優(yōu)化檔案館閱覽室，保障檔案信息檢索系統(tǒng)運(yùn)用整體效率，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量水平。在明確服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，構(gòu)建完善的檔案利用服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施體系，才能有助于實(shí)現(xiàn)最終的服務(wù)目標(biāo)。

（4）明確提供的信息

構(gòu)建完善的檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系，不只是要注重服務(wù)方式以及服務(wù)對象，也要明確所提供的信息。檔案信息資源比較豐富，要保障檔案信息資源作用價(jià)值充分發(fā)揮，就需要明確提供何種信息，將檔案信息能針對性提供，才能有助于將信息的價(jià)值體現(xiàn)出來。如此，構(gòu)建完善的檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系，在明確檔案信息提供的基礎(chǔ)上，發(fā)揮檔案信息作用和功能，才能有助于檔案管理工作順利開展。

（5）服務(wù)質(zhì)量有效評估

開展檔案工作的最終目的是提升檔案的利用價(jià)值，因此，開展檔案利用服務(wù)質(zhì)量評估工作十分必要。而檔案利用者的評價(jià)最有說服力，考慮到檔案信息利用中存在模糊性、隱含性、復(fù)雜性特點(diǎn)，給服務(wù)質(zhì)量評估造成影響。因此，在建立檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系中，應(yīng)該鼓勵大眾參與到服務(wù)質(zhì)量評價(jià)中，對檔案工作服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督。

首先，依照標(biāo)準(zhǔn)對檔案利用服務(wù)的效果進(jìn)行評估，能夠促進(jìn)檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系發(fā)揮積極作用。由于檔案信息復(fù)雜以及有著隱含性特征，針對檔案信息服務(wù)質(zhì)量評價(jià)，就是對檔案信息資源的服務(wù)效果進(jìn)行鑒定。

其次，構(gòu)建檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，相關(guān)工作人員從服務(wù)優(yōu)化的角度進(jìn)行考量，規(guī)范化管理信息安全，以及規(guī)范化管理監(jiān)督，在檔案服務(wù)工作具體開展中，要從不同的角度進(jìn)行思考，保障檔案利用服務(wù)工作順利推進(jìn)，確保服務(wù)活動順利開展，有助于各項(xiàng)工作開展的質(zhì)量控制。

2.檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建內(nèi)容

（1）管理標(biāo)準(zhǔn)

為能有效建立檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系，需要從具體的構(gòu)建內(nèi)容方面加強(qiáng)控制。管理標(biāo)準(zhǔn)是比較重要的內(nèi)容，有效規(guī)范人員行為以及權(quán)限義務(wù)，保障相應(yīng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及管理標(biāo)準(zhǔn)和評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)得以良好執(zhí)行，最大程度地提高管理人員以及檔案利用者的保護(hù)意識，最大程度地保障檔案信息和載體安全。運(yùn)用相應(yīng)工具管理，檔案利用服務(wù)工作軟硬件條件為支持，保障檔案能在安全環(huán)境中充分利用，管理性標(biāo)準(zhǔn)包括但不限于檔案的利用服務(wù)機(jī)構(gòu)以及職責(zé)規(guī)范，應(yīng)明確是由哪一主體提供服務(wù)和服務(wù)的具體要求，這些都需要結(jié)合檔案機(jī)構(gòu)特點(diǎn)，制定相適應(yīng)的管理制度和規(guī)范管理程序等。管理需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)要求，只有如此才能有助于檔案利用服務(wù)工作順利推進(jìn)。

（2）業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系中業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)也是比較關(guān)鍵的組成部分，對檔案資源開發(fā)要能有明確的規(guī)定。

（3）評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也是檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系中的重要組成內(nèi)容。所謂評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，主要針對檔案利用服務(wù)中所涉及的過程任務(wù)以及人員要素進(jìn)行評估以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對于存在的不足之處進(jìn)行改進(jìn)，來實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)工作全程管理以及全面提升。構(gòu)建評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)需要對檔案利用工作量和規(guī)模展開評價(jià)，以及通過服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效果展開評價(jià)，并要能對信息資源加工程度以及信息輸出能力服務(wù)水平展開定性評價(jià)。評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)涉及的內(nèi)容比較廣，如檔案開發(fā)利用成果評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，其中有編研成果推廣展示狀況、編研成果狀況等，也涉及檔案提供利用服務(wù)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

其中有檔案利用的工作量、利用率和檢索工具易用性狀況、主動服務(wù)狀況，有效規(guī)范檔案以及提供利用服務(wù)工作量等相應(yīng)內(nèi)容。檔案利用服務(wù)滿意度評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)中也有主觀服務(wù)滿意度、客觀利用服務(wù)需求滿足程度等內(nèi)容。在檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系當(dāng)中，管理標(biāo)準(zhǔn)是在不同機(jī)構(gòu)，對利用服務(wù)業(yè)務(wù)活動自身規(guī)范和利用服務(wù)雙方職責(zé)行為以及權(quán)限內(nèi)容要求，將檔案服務(wù)的質(zhì)量不斷提升，發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢。將檔案資源利用服務(wù)環(huán)節(jié)順暢性問題得以有效處理，最大程度地保障服務(wù)行為以及利用行為能受控。其中的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是規(guī)定檔案提供利用以及開發(fā)利用業(yè)務(wù)要求，將業(yè)務(wù)操作協(xié)調(diào)不順暢的問題得以有效處理，并能約束檔案工作人員行為，有效提升檔案利用服務(wù)工作質(zhì)量，構(gòu)成檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系，使之形成有機(jī)整體，從而為檔案資源充分利用打下基礎(chǔ)。

構(gòu)建檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系不是一時(shí)就能完成的任務(wù)，這是需要長期才能完善的工作，是復(fù)雜和漫長的工作。在建構(gòu)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，需要從利用服務(wù)的實(shí)際出發(fā)，進(jìn)行優(yōu)先建設(shè)以及推進(jìn)迫切需要建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合需求帶動建設(shè)工作，抓住建設(shè)的重點(diǎn)，以近期建設(shè)為主，遠(yuǎn)期為輔，將檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系全面構(gòu)建以及落實(shí)。堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)意見征求以及反復(fù)驗(yàn)證和動態(tài)化調(diào)整的方式，對標(biāo)準(zhǔn)個(gè)體加強(qiáng)維護(hù)，同時(shí)，有效調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)體系，從而有助于提高檔案工作的整體水平。

四、結(jié)語

總而言之，處在當(dāng)前的時(shí)代，檔案管理工作面臨諸多挑戰(zhàn)，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理方面得以應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式，也改變了檔案管理的要求，傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展要求。

因此要結(jié)合檔案管理工作的需要，建立完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，結(jié)合檔案利用服務(wù)的真實(shí)需要，構(gòu)建符合當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律以及檔案利用服務(wù)的體系，從而有效提升檔案資源利用效率，有助于將檔案資源的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

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（作者單位：貴州大學(xué)檔案館）