醫(yī)院文書檔案管理與利用分析

張啟航

摘 要：文章以遵醫(yī)五院為例，簡要概括了文書檔案管理所具有的特點(diǎn)，說明了管理文書檔案的必要性，同時列舉了制約相關(guān)工作開展的問題，從信息管理視角出發(fā)，提出了管理效率得到提高、確保文書檔案得到科學(xué)利用的策略，包括加大培訓(xùn)力度、升級現(xiàn)有配置等，希望能使相關(guān)人員受到啟發(fā)，為其他醫(yī)院開展此項工作提供理論參考。

關(guān)鍵詞：文檔管理;文檔利用;信息技術(shù);醫(yī)院文書檔案

作為醫(yī)院檔案管理不可缺少的部分，文書檔案所承擔(dān)的職責(zé)主要是對領(lǐng)導(dǎo)公文進(jìn)行分類并歸檔，對醫(yī)院內(nèi)部開展的重要活動和重大事件相關(guān)資料進(jìn)行收集。由此可見，文書檔案承載著醫(yī)院的發(fā)展歷史，可對不同階段醫(yī)院所獲得的發(fā)展成果進(jìn)行客觀并且全面地反映。新形勢下，借助信息技術(shù)對文書檔案進(jìn)行規(guī)范且標(biāo)準(zhǔn)的管理成為大勢所趨，此舉不僅可使管理水平得到顯著提高，還能夠確保文檔價值的實現(xiàn)，醫(yī)院應(yīng)以自身情況為落腳點(diǎn)，對管理模式還有服務(wù)手段進(jìn)行優(yōu)化，以此來保證文檔得到科學(xué)管理以及充分利用。

一、醫(yī)院文書檔案管理特點(diǎn)

1.綜合性

醫(yī)院內(nèi)部負(fù)責(zé)管理文檔的部門主要有病案室、綜合檔案室。作為綜合性醫(yī)院的遵醫(yī)五院，現(xiàn)開設(shè)了多個科室，既有常規(guī)的臨床科室，還有輔助科室、后勤科室。在日常工作開展過程中，各科室均會形成文書檔案，且文書檔案內(nèi)容與自身工作密切相關(guān)。

若以檔案類型為依據(jù)，可將文書檔案劃分成黨群類、行政類與醫(yī)療類，其中黨群類包括黨委辦公室、宣傳科、監(jiān)察室、審計科、團(tuán)委及工會;行政類主要涵蓋院辦公室、財務(wù)科、人事科、保衛(wèi)科、物價辦、經(jīng)管辦、安全生產(chǎn)辦、后勤管理科、科研工作還有設(shè)備;醫(yī)療類則以醫(yī)務(wù)科、信息科、護(hù)理部、醫(yī)保辦、防保科、藥劑科、院感科和醫(yī)患協(xié)調(diào)辦為主。如果以文件來源為依據(jù)，則可以將文書檔案劃分成兩部分：一是由本院制定或上級下發(fā)的業(yè)務(wù)文件、規(guī)定文件、指導(dǎo)文件以及政策文件，二是和醫(yī)院業(yè)務(wù)密切相關(guān)的各單位或是部門提供的往來文件。

2.專業(yè)性

醫(yī)院所開展業(yè)務(wù)以醫(yī)療保健服務(wù)為主，日常工作通常與臨床醫(yī)療服務(wù)密切相關(guān)，基于醫(yī)療服務(wù)所形成文檔的特點(diǎn)有兩個，分別是更新速度快和數(shù)量龐大。由于文檔所反映內(nèi)容多為醫(yī)療工作開展情況，包括但不限于醫(yī)院事務(wù)的管理、技能操作、發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)診療相關(guān)規(guī)范、醫(yī)療科研等，這就決定了其的固有屬性為專業(yè)性。

二、醫(yī)院文書檔案管理必要性

1.提高辦公質(zhì)量

紙質(zhì)管理模式對手工操作、人工管理的依賴性較強(qiáng)，由此帶來的問題主要體現(xiàn)在三個方面：首先，工作所耗費(fèi)時間較多;其次，需要占用大量的空間;最后，較易出現(xiàn)人為失誤，導(dǎo)致文本檔案無法得到合理應(yīng)用。利用信息技術(shù)開展管理工作，通常只需要利用計算機(jī)便能夠完成制作檔案、存儲數(shù)據(jù)和共享信息的操作，不僅工作效率顯著提高，出錯率也能夠得到有效控制，即便有失誤出現(xiàn)，管理人員也可以第一時間修正，管理成果有目共睹。

2.實現(xiàn)資源高效共享

信息化管理給文檔所產(chǎn)生的影響，主要是使管理工作更加規(guī)范，這樣做既便于各科室對自身現(xiàn)有資源進(jìn)行共享，又可以憑借信息技術(shù)與國內(nèi)其他醫(yī)院進(jìn)行交流，在對文檔所具有寬泛度進(jìn)行增強(qiáng)的基礎(chǔ)上，使信息資源得到更加充分的利用。

3.提高檔案保存的安全性

紙質(zhì)管理模式往往需要人工操作，文檔極易被距離、時間和溫度等因素所影響，換言之，一旦有化學(xué)污染或是火災(zāi)等情況出現(xiàn)，文檔將陷入丟失甚至是被損毀的困境。對信息技術(shù)加以應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)利用電子文檔形式進(jìn)行存儲，對其進(jìn)行備份和共享的難度極小，同時不會被距離、時間或是人為因素所制約，管理工作的時效性自然能夠得到有力保障。

三、醫(yī)院文書檔案管理落實情況

1.人員能力參差不齊

雖然我國的信息技術(shù)發(fā)展處于世界前列，但利用相關(guān)技術(shù)管理文檔的工作，近幾年才在醫(yī)療領(lǐng)域得到推廣，因此與發(fā)達(dá)國家相比，我國從事相關(guān)工作的人員普遍存在能力偏低的情況，雖然在確定管理人選時，醫(yī)院通常會考慮管理人員對工作的認(rèn)真程度和專業(yè)知識的儲備量，在實際工作中，受專業(yè)技能影響，仍有一部分人員會出現(xiàn)無法對信息技術(shù)合理應(yīng)用的情況，導(dǎo)致工作效率始終難以得到提高。加之醫(yī)院提供學(xué)習(xí)的機(jī)會和平臺有限，管理人員自然更傾向于沿用現(xiàn)有管理模式和技術(shù)，久而久之，文檔所具有的價值自然無法得到應(yīng)有發(fā)揮，管理工作也會陷入止步不前的困境。

2.信息難以做到實時共享

現(xiàn)階段，各大醫(yī)院所形成的文檔類型及數(shù)量均較之前有所增加，對其進(jìn)行管理需要遵循的標(biāo)準(zhǔn)還有需要達(dá)到的要求自然也與以往不同，管理難度有目共睹。而醫(yī)院現(xiàn)有管理軟件在對接接口、開發(fā)技術(shù)等方面均無法滿足當(dāng)前要求，不僅軟件橫向?qū)有Ч皖A(yù)期相距較遠(yuǎn)，其兼容性、擴(kuò)展性也有極大的上升空間，由此而帶來的問題，便是信息難以做到實時共享，文檔所能發(fā)揮的價值十分有限。

另外，醫(yī)院文檔包含的內(nèi)容不僅有職工信息，還有醫(yī)療知識產(chǎn)權(quán)以及研究成果。雖然對信息技術(shù)加以應(yīng)用，可使資源整合與管理效率得到顯著提高，確保信息得到實時共享，但也會帶來一定的安全隱患。計算機(jī)存儲信息的載體以數(shù)據(jù)庫為主，如果計算機(jī)受到病毒入侵或是不法分子攻擊，不僅會導(dǎo)致電子檔案消失，還會使文件信息遭到泄漏，進(jìn)而帶來難以挽回的后果。由此可見，如何提高文檔管理所具有安全性，同樣是需要引起重視的部分。

3.管理模式稍顯滯后

由于信息技術(shù)被應(yīng)用于文檔管理的時間較短，現(xiàn)有管理模式及制度仍有較為明顯的漏洞，這也是制約管理質(zhì)量提升的主要原因之一。研究表明，醫(yī)院內(nèi)部與文檔管理相關(guān)的工作，普遍存在以下問題：

一是文檔涵蓋信息量巨大，對其進(jìn)行管理的難度自然不言而喻，為保證管理工作在規(guī)定時間內(nèi)完成，管理人員往往不會采取分類與整理相結(jié)合的方式，而更傾向于直接將相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫?；谏鲜鏊季S所開展管理工作，不僅無法保證信息技術(shù)優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，還會給文檔利用率造成不利影響。

二是管理流程缺乏應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)性以及規(guī)范性，正常情況下，針對文檔所開展工作的內(nèi)容，主要涉及獲取信息、整理并存儲信息、應(yīng)用信息等方面。在信息整理環(huán)節(jié)，部分人員片面認(rèn)為計算機(jī)能夠自動完成分類存儲信息的工作，而沒有意識到采取正確分類方法所具有的重要性，雖然數(shù)據(jù)庫所存儲信息與文檔相匹配，但無法保證相關(guān)信息得到高效利用。

4.未能充分重視檔案利用

在信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展的背景下，對文檔進(jìn)行管理的工作自然被賦予了較過去更加豐富的功能，管理人員可借助信息系統(tǒng)達(dá)到快速篩選并精確提取檔案信息的目的，同時在現(xiàn)有技術(shù)的幫助下完成統(tǒng)計、整合、分析文檔信息的任務(wù)。

考慮到醫(yī)院所招收人員多為醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)生，對信息管理的認(rèn)知難以達(dá)到相關(guān)專業(yè)學(xué)生的深度，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式相比，信息化管理不僅要投入更多資金，還要定期對計算機(jī)進(jìn)行維護(hù)。因此，現(xiàn)階段信息技術(shù)未得到深層次利用的情況在相關(guān)群體中仍較為常見，具體表現(xiàn)為管理人員將信息技術(shù)的應(yīng)用方向局限于整理信息、歸類信息還有查閱信息，信息技術(shù)所具有的優(yōu)勢自然難以得到應(yīng)有發(fā)揮。

四、醫(yī)院文書檔案管理及利用探究

文書檔案是組成醫(yī)院檔案管理不可或缺的重要部分，其作用主要是對不同時期醫(yī)院的發(fā)展水平及成果進(jìn)行如實反映，借助信息技術(shù)對文檔進(jìn)行管理，可使醫(yī)院高效建設(shè)、持續(xù)發(fā)展等目標(biāo)成為現(xiàn)實。

1.加大人員培養(yǎng)力度

在醫(yī)療服務(wù)水平持續(xù)提高的背景下，管理文書檔案的工作逐漸朝著信息化方向發(fā)展。現(xiàn)階段，基于文書檔案信息化建設(shè)的相關(guān)工作尚未達(dá)到預(yù)期水平，導(dǎo)致問題出現(xiàn)的原因，主要是管理人員在專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)方面仍有較大的上升空間，要想盡快解決該問題，關(guān)鍵是要轉(zhuǎn)變醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的觀念，使其對專業(yè)人員的價值有更深刻的了解，從而主動為其培養(yǎng)提供所需的資金支持，定期邀請專家舉辦專題講座，在傳遞先進(jìn)管理觀念和方法的同時進(jìn)行答疑解惑。事實證明，這樣做不僅能夠使管理人員學(xué)習(xí)意識得到強(qiáng)化，還可以使其擁有更豐富的經(jīng)驗，確保管理人員能夠以醫(yī)院情況為依據(jù)，對檔案進(jìn)行全面開發(fā)與充分利用，為檔案管理人員信息化水平的提高助力。

眾所周知，管理人員的能力往往決定著工作成效的優(yōu)劣，新形勢下，要想使醫(yī)院文檔得到科學(xué)且高效的管理，管理人員既要具備堅實的理論基礎(chǔ)和豐富的實踐經(jīng)驗，還要具備獨(dú)立操作相關(guān)軟件開展管理工作的能力，如自動編輯檔案并生成索引。由此可見，醫(yī)院內(nèi)部從事檔案管理相關(guān)工作的部門，應(yīng)酌情加大對人才培養(yǎng)的力度，綜合考慮人員專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)等因素，定期組織管理人員開展培訓(xùn)活動，在保證人員擁有充足知識儲備的基礎(chǔ)上對其專業(yè)能力進(jìn)行提升，幫助其形成正確的信息化意識和工作責(zé)任感。

對于在培訓(xùn)、考核環(huán)節(jié)表現(xiàn)突出的人員，可酌情給予其相應(yīng)的精神以及物質(zhì)獎勵，通過對人員積極性進(jìn)行充分激發(fā)的方式，使其能夠以更飽滿的熱情投入到管理工作中。未能順利通過考核的人員，通常需要再次進(jìn)行培訓(xùn)，直至其能夠達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)方可正式上崗。

2.全面升級軟硬件配置

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，其工作量也較之前有所提升，利用原有模式對海量文書檔案進(jìn)行管理所能取得的成效十分有限，對信息技術(shù)加以應(yīng)用成為醫(yī)院的必然選擇。事實證明，基于信息技術(shù)開展檔案管理工作，無論是工作速度還是最終成果均更加理想，要想使全新模式得到合理應(yīng)用，一方面要酌情調(diào)整資金投入數(shù)額，通過采購先進(jìn)設(shè)備的方式，使管理部門基礎(chǔ)建設(shè)得到完善，保證管理文檔及相關(guān)工作可得到有序開展;另一方面要盡快將傳輸網(wǎng)絡(luò)布局的工作提上日程，真正做到依托醫(yī)院現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺，對檔案信息網(wǎng)站進(jìn)行設(shè)立。

為保證網(wǎng)站價值得到最大程度的實現(xiàn)，技術(shù)人員需要重點(diǎn)開發(fā)以下功能：首先，對接管理軟件，確保文書檔案信息能夠依托該平臺實現(xiàn)共享與傳遞，根據(jù)使用者需求，為其提供查詢信息、檢索信息或是聯(lián)機(jī)服務(wù);其次，解答使用者所提出檔案信息相關(guān)問題，確保使用者能夠享受到更加便捷且高效的交互式服務(wù)，為其獲取科室、文件檔案信息提供便利;最后，對信息技術(shù)所具有的價值深入挖掘，做到快速提煉并整合文件檔案相關(guān)信息，通過對服務(wù)范圍進(jìn)行拓寬的方式，使管理水平得到顯著提高。

與此同時，管理部門還建立安全防護(hù)機(jī)制。在信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展的背景下，采用數(shù)字化手段對文檔管理所面臨的安全威脅逐漸浮出水面，只有盡快制定有效策略，增強(qiáng)管理工作的安全性，才能避免文檔質(zhì)量受到不必要的影響。鑒于此，管理部門應(yīng)盡快完成建立防護(hù)機(jī)制的工作，通過對人員安全意識進(jìn)行強(qiáng)化的方式，從源頭避免文檔信息由于人為疏忽而被泄漏，在此基礎(chǔ)上，由技術(shù)人員負(fù)責(zé)對網(wǎng)絡(luò)防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行建立，合理安裝并定期更新防火墻及其他現(xiàn)有防護(hù)軟件，密切關(guān)注信息存儲及傳輸情況，確保病毒入侵、不法分子攻擊等問題能夠被及時發(fā)現(xiàn)并得到阻擋。

3.建立健全管理模式

在各行各業(yè)均采用信息管理模式的大環(huán)境下，各大醫(yī)院紛紛選擇利用信息技術(shù)對文書檔案進(jìn)行管理。要想使管理工作取得理想成效，關(guān)鍵是要盡快轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)工作的認(rèn)知，確保其能夠?qū)芾砦臋n和醫(yī)院發(fā)展間存在的聯(lián)系具有準(zhǔn)確且清楚的認(rèn)識，明確相關(guān)工作需要各部門形成合力，方可得到高效發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，通過建立適用文檔管理的規(guī)章制度，使相關(guān)工作的開展有據(jù)可循，管理流程自然會變得更加規(guī)范。同時，還應(yīng)加大宣傳管理文檔作用的力度，充分利用醫(yī)院會議、職工培訓(xùn)等平臺，幫助職工樹立起正確的檔案意識，落實獎懲制度，真正做到以工作效益、效率為落腳點(diǎn)，嚴(yán)明工作紀(jì)律，確保職工能夠主動配合管理部門開展各項工作，管理效果通常能夠因此而得到一定程度的提升。

4.加大檔案價值挖掘力度

在醫(yī)院所能提供的醫(yī)療服務(wù)中，管理文檔的工作往往需要依托上級領(lǐng)導(dǎo)而開展，只要能夠做到借助現(xiàn)有技術(shù)對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，便可使醫(yī)院的信息資源變得更加豐富，人力以及物力資源被大量浪費(fèi)的問題自然能夠迎刃而解。對醫(yī)院而言，作為戰(zhàn)略性資源存在的文檔，在自身發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮著極為重要的作用，對檔案價值進(jìn)行深入挖掘自然很有必要。在日常工作中，管理人員既要對涉及科研項目、重大事件和重點(diǎn)項目的檔案進(jìn)行整理，還要對日常管理資料進(jìn)行歸納，確保日后文書檔案可得到高效利用。同時，管理人員還應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)有信息技術(shù)管理文書檔案，通過定期更新相關(guān)信息的方式，確保文書檔案具備應(yīng)有的全面性以及實時性，隨著檔案服務(wù)質(zhì)量得到提高，文書檔案自然具備了持續(xù)發(fā)展的先決條件和堅實基礎(chǔ)。

結(jié)論

通過上述的分析能夠看出，近幾年，隨著信息時代的來臨，紙質(zhì)管理模式逐漸退出了歷史舞臺，利用計算機(jī)對醫(yī)院文書檔案進(jìn)行管理是大勢所趨，同時也是未來醫(yī)院工作的主要內(nèi)容之一，要求醫(yī)院做到與時俱進(jìn)，借助信息技術(shù)對文書檔案進(jìn)行高效且規(guī)范的管理。要想達(dá)成以上目標(biāo)，醫(yī)院應(yīng)做到以文書檔案特點(diǎn)為依據(jù)，充分利用信息技術(shù)開展管理及應(yīng)用工作，在保證管理有效性的前提下，使文書檔案所具有的價值得到最大化實現(xiàn)，通過不斷提高自身效益的方式，為達(dá)成持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)助力。

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【作者單位：遵義醫(yī)科大學(xué)第五附屬（珠海）醫(yī)院】