城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考

李?yuàn)檴?/p>

摘 要：檔案管理不同于其他管理工作，其所涉及的內(nèi)容較多，傳統(tǒng)的管理方式方法很難提高資源使用效率，反而會(huì)致使檔案管理工作效率低下，特別是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景之下，對現(xiàn)在企業(yè)影響比較大。本文針對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題展開分析，并提出幾點(diǎn)完善策略，希望能夠切實(shí)推動(dòng)城建檔案管理工作順利開展，確保管理工作朝著數(shù)字化方向發(fā)展，也有助于減輕管理人員的工作壓力，確保服務(wù)質(zhì)量得到大幅度提高。

關(guān)鍵詞：城建;檔案管理;數(shù)字化建設(shè);問題;思考

隨著數(shù)字技術(shù)水平的不斷提高，為各行各業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)展帶來了幫助，能夠?yàn)闄n案管理工作提供技術(shù)上的支持。要想適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，還需要注重?cái)?shù)字化建設(shè)，并將數(shù)字化技術(shù)滲透在城建檔案管理中，解決以往管理上存在的問題。筆者就自身多年管理經(jīng)驗(yàn)提出幾點(diǎn)個(gè)人觀點(diǎn)，希望能夠推動(dòng)城建檔案管理工作井然有序開展，進(jìn)一步利用數(shù)字技術(shù)提高檔案資源利用率，保障企業(yè)朝著數(shù)字化方向發(fā)展，為其帶來更大的利潤空間。

一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

1.減少占用空間

傳統(tǒng)城建檔案主要以紙質(zhì)形式記錄、保存于檔案館，并需要人工進(jìn)行管理。日積月累的城建檔案，需要巨大的物理空間存儲(chǔ)，對檔案館的工作提出了更高要求。通過數(shù)字化建設(shè)，依賴計(jì)算機(jī)進(jìn)行大量檔案信息的記錄、存儲(chǔ)，可減少物理空間的占用，降低檔案館的儲(chǔ)存壓力，同時(shí)還能保證檔案的完整性和可靠性。

2.提升管理效率

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，借助現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)高效完成城建檔案的處理，可減少人力、物力資源的投入，還有助于進(jìn)一步提高城建檔案管理效率，進(jìn)而更好地滿足城市快速發(fā)展的需求。

3.提升檔案利用效率

城建檔案記錄了城市發(fā)展建設(shè)歷程，也是未來城市建設(shè)的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)城建檔案管理模式，不利于城建檔案的利用，不利于城建檔案信息價(jià)值的有效發(fā)揮。通過推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，依托現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建信息管理平臺(tái)，可突破檔案信息查閱、使用的時(shí)空限制，有助于提高城建檔案的利用率，為當(dāng)下建設(shè)方案提供科學(xué)依據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題

1.資金投入不充足

城建檔案管理在數(shù)字化建設(shè)中面臨的問題，不利于檔案管理水平的提高。其中，由于資金投入不充足，很難滿足檔案管理需求。首先，隨著企業(yè)經(jīng)營范圍的不斷擴(kuò)大，檔案管理難度系數(shù)也逐步提高，因此需要借助數(shù)字技術(shù)手段輔助作業(yè)，以此來滿足資料存儲(chǔ)等現(xiàn)實(shí)需求。但實(shí)際上，由于前期資金投入不到位，資金支持力度不夠，而致使檔案管理數(shù)字化建設(shè)速度比較緩慢，難以發(fā)揮數(shù)字化建設(shè)價(jià)值，對于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展也會(huì)造成阻礙。其次，由于資金投入不足，也會(huì)引發(fā)其他問題，如計(jì)算機(jī)服務(wù)器等硬件設(shè)備不能及時(shí)維修和更新，不僅會(huì)影響城建檔案管理水平，也不利于將數(shù)字化建設(shè)工作落到實(shí)處，久而久之，會(huì)為后續(xù)檔案管理工作造成影響。

2.缺少專業(yè)人才

首先，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，由于缺少專業(yè)人才，影響最終的管理效果。因?yàn)闄n案管理比較復(fù)雜，對人員要求也比較高，管理人員應(yīng)具備較高的素質(zhì)以及較強(qiáng)的能力，才能夠?yàn)閿?shù)字化建設(shè)提供有力的人員支持。而實(shí)際上，部分企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理人員各方面能力并不高，因?yàn)樗麄儧]有受過專業(yè)的技能培訓(xùn)，針對城建檔案管理中存在的問題，并不能夠進(jìn)行妥善處理，造成后期數(shù)字化建設(shè)面臨較多的問題。其次，由于管理人員各方面能力不強(qiáng)，不具備專業(yè)知識(shí)，在實(shí)際檔案管理中，還會(huì)因?qū)I(yè)技術(shù)水平不高，難以滿足數(shù)字化建設(shè)需求，同時(shí)也會(huì)因人員工作熱情不高，而影響最終城建檔案管理質(zhì)量，這也是由于內(nèi)部缺少有效的激勵(lì)對策，難以保障城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)效率得到提高。

3.存在安全問題

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)也備受關(guān)注，因?yàn)檫@與人們生活之間存在著密不可分的聯(lián)系。城建檔案管理是城市發(fā)展中的重要組成部分，在實(shí)際建設(shè)中面臨著很多問題，其中檔案管理往往面臨著安全問題，因?yàn)闄n案數(shù)字化建設(shè)不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，在管理中需要使用到計(jì)算機(jī)等設(shè)備，在一定程度上可以滿足檔案管理人員工作需求，但是仍舊會(huì)遇到一些困難。

比如，由于缺少對網(wǎng)絡(luò)方面的管理，致使重要的檔案信息損壞或者是丟失，難以發(fā)揮數(shù)字化建設(shè)價(jià)值。雖然信息技術(shù)手段的應(yīng)用可以幫助管理人員及時(shí)將數(shù)據(jù)信息上傳至相應(yīng)的系統(tǒng)內(nèi)，但是在信息共享過程中也會(huì)面臨著安全問題，如受到黑客攻擊，嚴(yán)重者會(huì)致使重要數(shù)據(jù)信息被損壞，這對于城建檔案管理工作發(fā)展會(huì)產(chǎn)生諸多影響。

4.管理制度不完善

首先，為了推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作順利開展，還需要完善相應(yīng)的管理制度。但實(shí)際上，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，由于管理制度不夠完善，很難確保管理工作處于規(guī)范化狀態(tài)。因?yàn)楝F(xiàn)有的管理制度并不能夠發(fā)揮出真正的作用，制度內(nèi)容存在著較多漏洞，管理人員針對漏洞并沒有及時(shí)采取補(bǔ)救措施，很難保障檔案信息的真實(shí)性與可靠性，更不要講推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)工作有序展開了，對于后期檔案管理工作也會(huì)造成阻礙。其次，即使設(shè)立了相應(yīng)的管理制度，但是部分人員并未嚴(yán)格按照制度規(guī)定展開管理，致使所設(shè)立的管理制度流于形式，難以保障城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作井然有序開展，使檔案管理工作進(jìn)度受到影響。此外，也會(huì)因制度缺失影響整體檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

5.信息化建設(shè)不足

信息化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中的重要內(nèi)容，但在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中有些管理人員不注重信息化建設(shè)，這樣就會(huì)因信息化建設(shè)不到位而影響檔案管理水平。檔案管理難度系數(shù)就比較高，也是城市發(fā)展過程中的重要內(nèi)容，可以利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，完善相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，避免數(shù)據(jù)信息被盜取或損壞等問題的出現(xiàn)。但是，在實(shí)際檔案管理時(shí)由于不夠注重信息化建設(shè)，不僅會(huì)影響整個(gè)數(shù)字化建設(shè)效果，也間接影響著城建檔案管理進(jìn)度，若不能及時(shí)處理，會(huì)對城市建設(shè)發(fā)展造成影響。因?yàn)槌墙n案管理工作關(guān)乎城市建設(shè)發(fā)展，倘若信息化建設(shè)不及時(shí)，很難保障檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)變化，反而會(huì)直接阻礙城市建設(shè)發(fā)展。

6.檔案資源利用率低

首先，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目的是為了提高資源使用效率，但是實(shí)際管理上，往往因?yàn)榉N種因素的影響，致使檔案資源使用效率低下，這對于現(xiàn)代城市建設(shè)發(fā)展也是不利的。檔案管理關(guān)乎城市建設(shè)，作為管理人員還需要制定相應(yīng)的方案，推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)順利開展。但是，由于相應(yīng)的信息資料共享平臺(tái)不夠完善，不僅無法滿足工作人員獲取數(shù)據(jù)資源的需求，一定程度上還會(huì)拉低整個(gè)檔案管理水平。其次，由于平臺(tái)不夠完善，也難以滿足客戶多元化的需求，致使城建檔案管理工作不能夠有序開展，間接影響了檔案資源的使用效率。此外，在數(shù)字化建設(shè)過程中，針對問題，管理人員并沒有予以重視，很難實(shí)現(xiàn)提高服務(wù)質(zhì)量的目的，甚至?xí)蛸Y源使用效率不高，而導(dǎo)致其他問題的出現(xiàn)。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考

1.加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)資金投入

為了促進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作順利開展，還需要加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)資金投入，只有確保資金的充足，才能夠提高服務(wù)質(zhì)量。

首先，應(yīng)了解數(shù)字化建設(shè)關(guān)乎檔案管理工作能否順利開展，所以政府部門應(yīng)發(fā)揮職能作用，加大在數(shù)字化建設(shè)上的資金投入。比如，可以通過給予資金撥款支持，不僅保障檔案管理工作有序開展，也能夠?yàn)楹罄m(xù)管理工作奠定基礎(chǔ)。

其次，要積極與政府部門互動(dòng)交流，這也是為了促進(jìn)檔案管理工作有序開展的關(guān)鍵，當(dāng)然也要尋找其他途徑來獲取更多的資金，這樣才能夠?yàn)閿?shù)字化建設(shè)提供資金支持，也可以提高綜合服務(wù)水平和質(zhì)量，進(jìn)而為后期城建檔案管理工作發(fā)展提供有力保障。除此之外，政府部門也要將眼光放長遠(yuǎn)，注重資金投入的同時(shí)，也要完善服務(wù)形式，避免問題的出現(xiàn)，利用數(shù)字技術(shù)手段保障檔案數(shù)字化建設(shè)工作有序開展。

2.積極引進(jìn)高素質(zhì)技能人才

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)效率比較低下，導(dǎo)致問題產(chǎn)生的原因有很多。其中，由于缺少專業(yè)人才的影響比較大。任何行業(yè)的發(fā)展都離不開專業(yè)人才的支持，為了保障檔案管理工作有序開展，還需要積極引進(jìn)高素質(zhì)的技能型人才。首先，可以從外界聘請一些高素質(zhì)的人才參與城建檔案管理工作，這類人才本身就受過專業(yè)的技能培訓(xùn)，具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，針對檔案管理中存在的問題能夠及時(shí)優(yōu)化和調(diào)整。同時(shí)，也要注重對管理人員計(jì)算機(jī)操作能力的培養(yǎng)，提供培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，提高其素質(zhì)和工作能力，真正意義上將城建檔案管理工作落到實(shí)處。其次，在數(shù)字化建設(shè)過程中，也要賦予相關(guān)人員一定的權(quán)利，更要注重對其綜合能力的考核，對于未通過考核的人員，要制定完善的方案加強(qiáng)指導(dǎo)力度，對于考核合格的人員應(yīng)給予勵(lì)獎(jiǎng)，可以是予精神上的，也可以是物質(zhì)上的，這都有助于激發(fā)其內(nèi)在潛能，進(jìn)而推動(dòng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作有序開展。

3.加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理

以往由于網(wǎng)絡(luò)方面存在安全問題，影響城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度，所以為了解決問題，相關(guān)人員也要加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理。首先，可以在計(jì)算機(jī)等設(shè)備上安裝相應(yīng)的防病毒軟件，確保重要數(shù)據(jù)信息的完整性和安全性。城市建設(shè)往往離不開檔案管理，二者處于密不可分的狀態(tài)，所以在前期統(tǒng)籌規(guī)劃時(shí)，工作人員要想保障檔案數(shù)字化建設(shè)有序開展，更加需要注重網(wǎng)絡(luò)安全方面的管理。同時(shí)，也要提高內(nèi)部人員風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，在檔案管理中針對潛在的風(fēng)險(xiǎn)要采取有效措施，避免黑客或其他外界因素對重要文件造成的攻擊，保障城建檔案數(shù)據(jù)處于完整、真實(shí)狀態(tài)，確保城市建設(shè)工作順利開展。其次，工作人員在檔案管理過程中也需要做好本職工作，針對不同的檔案管理進(jìn)行分門別類管理，同時(shí)利用科技手段將檔案數(shù)據(jù)信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并交由專門人員管理，提高城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，為后續(xù)管理工作奠定基礎(chǔ)。

4.完善相關(guān)檔案管理制度

行業(yè)發(fā)展需要確立完善的規(guī)章制度，不僅可以對內(nèi)部人員起到約束作用，還能夠確保各項(xiàng)管理工作處于井然有序的開展?fàn)顟B(tài)。首先，應(yīng)根據(jù)檔案管理工作實(shí)際需求建立完善的規(guī)章制度，并引導(dǎo)內(nèi)部人員嚴(yán)格按照制度規(guī)定做好本職工作，這是保障檔案管理處于規(guī)范化狀態(tài)的重要內(nèi)容。當(dāng)然，也要定期對管理制度落實(shí)情況加以分析，確保管理制度內(nèi)容的科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性，推動(dòng)檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)有序開展。其次，為了推動(dòng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作有序開展，管理人員也要定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新，相應(yīng)的網(wǎng)站也要及時(shí)更新，以保障檔案管理工作效率得到大幅度提升，相比傳統(tǒng)管理方法，通過制定完善的管理制度所獲得的效果更加顯著。管理人員在利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行信息查詢和利用時(shí)，也要嚴(yán)格遵循規(guī)章制度要求進(jìn)行操作，確保城建檔案管理處于規(guī)范化管理狀態(tài)。最后，完善相關(guān)檔案管理制度既能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，也能夠發(fā)揮數(shù)字化建設(shè)價(jià)值，必須切實(shí)將管理制度滲透到各個(gè)工作環(huán)節(jié)。

5.加強(qiáng)信息化建設(shè)水平

當(dāng)今社會(huì)是科學(xué)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，為了保障城建檔案管理工作有序開展，在數(shù)字化建設(shè)中要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，這是提高檔案管理水平的重要措施。首先，由于城建檔案管理資料涉及的內(nèi)容比較多，不同的資料包含的內(nèi)容也存在較大差異，資源類型較多，所以為了避免出現(xiàn)問題，需要提高信息建設(shè)水平，同時(shí)也要對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行全方位的監(jiān)督和檢查，這是避免資源被盜取、損壞等問題的關(guān)鍵。其次，要更新目錄數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫，在信息化建設(shè)中需要確保相關(guān)系統(tǒng)的完整性，這是推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作有序開展的基礎(chǔ)。檔案管理關(guān)乎城市建設(shè)發(fā)展，所以為了促進(jìn)城市發(fā)展，要努力提高信息化建設(shè)水平。此外，當(dāng)用戶訪問檔案管理網(wǎng)站時(shí)，要設(shè)置相應(yīng)的關(guān)卡，應(yīng)讓其進(jìn)行身份驗(yàn)證，以保障內(nèi)部重要城建檔案信息的安全，從源頭上避免資源被盜取或損壞等問題的產(chǎn)生，實(shí)現(xiàn)提高城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)時(shí)效性的目的。

6.提高檔案資源使用效率

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們生活條件得到改善，與此同時(shí)，對城建檔案管理工作也變得越來越重視。首先，以往在數(shù)字化建設(shè)中檔案資源使用效率低較為常見，所以為了避免問題的出現(xiàn)，還需要采取有效方法提高檔案資源使用效率。因?yàn)闄n案管理與城市建設(shè)發(fā)展密不可分，所以為了滿足客戶多元化的需求，更加需要加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)力度，全面提高檔案資源使用效率。其次，要完善相應(yīng)的信息資料共享平臺(tái)，通過此平臺(tái)的構(gòu)建可以滿足用戶的需求，讓其能夠通過共享平臺(tái)及時(shí)獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)資源，這也是一種提高資源使用效率的重要途徑。除此之外，在數(shù)字化建設(shè)中，也要完善共享平臺(tái)，應(yīng)確保平臺(tái)內(nèi)包含相應(yīng)的模塊，如資料查詢模塊、資料使用模塊等功能，真正意義上提高檔案資源使用效率，切實(shí)推動(dòng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)健康發(fā)展。當(dāng)然，最終的目的也是為了解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中所面臨的問題，真正意義上促進(jìn)城市發(fā)展，最重要的是能夠改善人們生活以及促進(jìn)各行業(yè)生產(chǎn)。

四、結(jié)語

綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中面臨著很多問題，這些問題的產(chǎn)生原因來自方方面面，不利于城市建設(shè)發(fā)展，所以為了解決問題，應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)資金投入并引進(jìn)高素質(zhì)技能型人才，還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理并完善管理制度，最重要的是要加強(qiáng)信息化建設(shè)以及提高資源使用效率，這都是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容，從而切實(shí)滿足用戶的實(shí)際需求，為其提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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（作者單位：山東省泰安市城市建設(shè)檔案館）