關(guān)于醫(yī)院干部人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的思考

[ 作者簡(jiǎn)介 ]

陳靜杰，女，河北承德人，河北省隆化縣醫(yī)院，館員，大專，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

干部人事檔案管理主要是企業(yè)對(duì)干部個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作以及思想作風(fēng)等情況進(jìn)行真實(shí)記錄的工作。對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行收集與整理是干部人事檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，也是其檔案管理工作有效開展的前提。因此，在收集與整理過程中，應(yīng)考慮到材料是否全面，整理方式是否符合其實(shí)際發(fā)展情況，能否直接體現(xiàn)出企業(yè)干部工作人員的工作情況，是否能對(duì)干部人事檔案管理工作起到積極的影響作用?；诖?，對(duì)醫(yī)院干部人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化進(jìn)行研究。

[ 關(guān)鍵詞 ]

醫(yī)院干部;人事檔案;數(shù)字化

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.12.028

現(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)的運(yùn)用作為一種發(fā)展迅速、應(yīng)用廣泛的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，已滲透到社會(huì)各領(lǐng)域之中，可直接影響到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與人們的日常生活。在信息時(shí)代，干部人事檔案管理需加強(qiáng)信息化建設(shè)才能進(jìn)一步提高管理質(zhì)量，大數(shù)據(jù)技術(shù)為其帶來了新的發(fā)展機(jī)遇及調(diào)整，合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可有效提升檔案管理水平[1]。

1 ? ?干部人事檔案

干部人事檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的路線、方針、政策，在黨的組織建設(shè)、干部管理等工作中，反映干部政治思想、成長(zhǎng)經(jīng)歷、品德誠(chéng)信、業(yè)務(wù)能力等情況的歷史記錄。干部人事檔案是人事檔案的重要組成部分。主要針對(duì)國(guó)家公務(wù)員以及按公務(wù)員標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理的國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位中的工作人員所建立起的人事檔案。針對(duì)這一部分公眾的檔案有著較為嚴(yán)格的管理[2]。

2 ? ?醫(yī)院干部人事檔案管理數(shù)字化的重要性

現(xiàn)代管理中人是重要因素，對(duì)于相關(guān)部門而言，干部人事檔案管理直接影響其選人用人、績(jī)效考核等方面，具有一定的現(xiàn)實(shí)價(jià)值及指導(dǎo)意義。干部人事檔案工作需要一個(gè)積極高效且科學(xué)的管理模式才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。在以往的日常檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案材料缺陷不斷暴露，在收集、記錄、保存、防控風(fēng)險(xiǎn)等方面都有不足之處，需要加以改進(jìn)。我國(guó)當(dāng)前的干部人事檔案管理仍然基于傳統(tǒng)思維，運(yùn)用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，尚未建立一套現(xiàn)代檔案管理制度，更與大數(shù)據(jù)背景下的管理手段相距甚遠(yuǎn)。因此單一依據(jù)原始的紙質(zhì)材料積累和記錄，容易產(chǎn)生管理漏洞。紙質(zhì)檔案在移交、轉(zhuǎn)接等過程中容易出現(xiàn)系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)，若是相關(guān)部門出現(xiàn)串通性問題甚至可能導(dǎo)致信息篡改、檔案造假等不良情況的出現(xiàn)。管理體制的落后使得一些檔案管理工作效率低下，難以做到科學(xué)有效的管理和運(yùn)用，存在制度風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理已無法適應(yīng)新形勢(shì)的變化，相關(guān)部門應(yīng)借助高效率、高配置的大數(shù)據(jù)信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行變革，積極推動(dòng)檔案管理工作與新技術(shù)的結(jié)合，有效提升檔案管理和運(yùn)用水平[3]。

3 ? ?醫(yī)院干部人事檔案管理存在的問題

3.1 ?體系不夠完善

從醫(yī)院干部人事檔案管理存在的問題來看，除了目標(biāo)不夠明確、思路缺乏創(chuàng)新之外，干部人事檔案管理體系不夠完善也是其主要問題，直接導(dǎo)致干部人事檔案管理缺乏合力[4]。例如：有的醫(yī)院在開展干部人事檔案管理的過程中，只是對(duì)醫(yī)務(wù)人員的姓名、性別、年齡、工作經(jīng)歷等做出簡(jiǎn)要的記錄，而對(duì)醫(yī)務(wù)人員的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、職業(yè)需求、發(fā)展目標(biāo)、技能水平等缺乏有效的記載。干部人事檔案管理體系不夠完善，包括有的醫(yī)院不注重構(gòu)建“大檔案”管理體系，各個(gè)科室、各個(gè)部門參與干部人事檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，干部人事檔案管理工作的整體水平仍然有待進(jìn)一步提升。

3.2 ?干部人員檔案管理意識(shí)薄弱

人事檔案管理工作貫穿于企業(yè)工作的全過程，是對(duì)企業(yè)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的檔案進(jìn)行全程管理。人事檔案在形成過程中，企業(yè)工作人員一般不會(huì)接觸到本人的檔案資料，因此，可能會(huì)出現(xiàn)檔案管理責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)等情況，認(rèn)為檔案管理應(yīng)由專業(yè)部門的工作人員全權(quán)負(fù)責(zé)。因此，企業(yè)員工在工作中就不會(huì)注重檔案管理工作，對(duì)于檔案管理的流程以及檔案管理工作的范圍不清晰，不能根據(jù)檔案管理人員的職責(zé)及時(shí)地對(duì)其工作情況進(jìn)行配合[5]。在這一思想影響下，部分工作人員存在學(xué)歷材料、獎(jiǎng)懲材料等由個(gè)人保存，不能及時(shí)上交給檔案管理部門的情況，導(dǎo)致企業(yè)干部人事檔案收集工作不到位，影響檔案完整性。一份檔案的殘缺會(huì)導(dǎo)致對(duì)企業(yè)干部綜合素質(zhì)反應(yīng)不全面、對(duì)干部人員綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)不到位等問題。

3.3 ?社會(huì)參與缺失損害公民利益

人事檔案管理人員在工作進(jìn)行的過程中，對(duì)于檔案管理的誠(chéng)信落實(shí)缺乏相應(yīng)的保障。在進(jìn)行檔案登記的過程中，干部人事檔案管理部門往往以當(dāng)事人所提供的相關(guān)資料作為參考，并沒有進(jìn)行深入的調(diào)查與審核，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案?jìng)卧斓默F(xiàn)象。在此過程中缺乏社會(huì)公眾的監(jiān)督，因此也為干部檔案信息的真實(shí)性留下了較大的隱患[6]。

4 ? ?醫(yī)院干部人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的具體措施

4.1 ?加大宣傳力度

檔案管理宣傳工作的有效進(jìn)行是對(duì)企業(yè)員工以及企業(yè)干部思想意識(shí)進(jìn)行引導(dǎo)的重要方式，在宣傳過程中，企業(yè)工作人員以及企業(yè)干部的檔案管理意識(shí)得以提升。第一，企業(yè)應(yīng)通過板報(bào)、座談會(huì)、專家講座等方式宣傳檔案管理工作的重要性，并通過網(wǎng)絡(luò)宣傳的方式向企業(yè)工作人員以及干部宣傳有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)。在宣傳教育過程中，企業(yè)應(yīng)主動(dòng)告知員工自身利益與檔案管理情況之間的關(guān)系，并在此基礎(chǔ)上提升企業(yè)員工與企業(yè)干部的檔案管理意識(shí)，讓他們意識(shí)到其在檔案材料收集與整理過程中的作用，積極參與到該項(xiàng)工作中，并能輔助企業(yè)檔案管理工作人員，進(jìn)行檔案材料的收集與整理。第二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作的意識(shí)尤為重要，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)管理人員的意識(shí)引導(dǎo)，讓其從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。只有這樣，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員才能更加關(guān)注檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)量[7]。

4.2 ?加強(qiáng)利用，體現(xiàn)社會(huì)價(jià)值

干部人事檔案應(yīng)當(dāng)在社會(huì)中發(fā)揮更大的價(jià)值，而非只是將信息進(jìn)行簡(jiǎn)單化登記，不具備針對(duì)性的人員信息展示。人事檔案的作用在于記錄當(dāng)事人在工作中的具體表現(xiàn)，將其所做出的主要成就或者出現(xiàn)的重大失誤進(jìn)行登記，為其今后的工作方向提供參考，具備較強(qiáng)的社會(huì)參考價(jià)值。因此在進(jìn)行檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)重視其價(jià)值的體現(xiàn)，而不僅僅是對(duì)信息簡(jiǎn)單地總結(jié)歸納。在進(jìn)行檔案信息管理過程中，應(yīng)當(dāng)督促各部門干部在提交檔案信息時(shí)，依據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行登記，將自身特長(zhǎng)以及所達(dá)成的成就與他人評(píng)價(jià)等內(nèi)容進(jìn)行客觀描述，形成專業(yè)化、個(gè)性化的檔案資料，而不僅僅是在統(tǒng)一的文件要求之下進(jìn)行登記，形成千人一面的檔案內(nèi)容，無法體現(xiàn)針對(duì)性的個(gè)人內(nèi)容，含金量較低。在進(jìn)行檔案登記的過程中，重視其綜合性信息的收集歸納，包括其個(gè)人工作態(tài)度、性格以及在工作中的具體表現(xiàn)，參與工作的積極性等內(nèi)容進(jìn)行綜合考慮，形成專業(yè)化、個(gè)性化的檔案內(nèi)容，對(duì)其工作歷程形成客觀的公眾評(píng)價(jià)。另外，在進(jìn)行檔案信息登記時(shí)，各個(gè)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)首先進(jìn)行信息真實(shí)性的把關(guān)，在環(huán)環(huán)相扣、層層嚴(yán)格把關(guān)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息的絕對(duì)真實(shí)性，將不符合要求的檔案退回原單位重新修改，有效提升檔案資料中的信息價(jià)值。[8]

4.3 ?建立專業(yè)平臺(tái)，實(shí)施信息共享

開展干部人事檔案信息化管理工作應(yīng)在專業(yè)化的信息平臺(tái)上開展，因此相關(guān)部門可同大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)工作室進(jìn)行合作，一同構(gòu)建專業(yè)化的干部人事檔案管理信息平臺(tái)。相關(guān)部門可借助此平臺(tái)實(shí)施對(duì)檔案信息的查閱與調(diào)用，推動(dòng)人事檔案的流通，從而解決“人檔分離”問題。在構(gòu)建該平臺(tái)的過程中，相關(guān)部門需要求管理功能齊全與頁(yè)面布局明了，從而更大程度提升使用效率。在進(jìn)行檔案信息共享的過程中，相關(guān)部門需嚴(yán)格明確制定共享檔案信息的權(quán)限與檔案信息的共享范圍，避免出現(xiàn)信息泄露現(xiàn)象，確保檔案信息的安全。

4.4 ?完善干部人事檔案管理體系

健全和完善的干部人事檔案管理體系，對(duì)于促進(jìn)干部人事檔案管理工作科學(xué)化、系統(tǒng)化和效能化建設(shè)具有很強(qiáng)的支撐作用。因而，醫(yī)院在開展干部人事檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)大力加強(qiáng)干部人事檔案管理體系建設(shè)，努力使干部人事檔案管理能夠在各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)方面發(fā)揮作用。在具體的實(shí)施過程中，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮各個(gè)科室、各個(gè)部門的作用，使他們能夠參與到干部人事檔案管理工作當(dāng)中。如建立“醫(yī)院干部人事檔案管理委員會(huì)”，各個(gè)科室、各個(gè)部門負(fù)責(zé)人都是“醫(yī)院干部人事檔案管理委員會(huì)”的成員，共同研究和落實(shí)干部人事檔案管理的相關(guān)工作，在收集干部人事資料方面發(fā)揮各科室、各部門的作用，努力形成強(qiáng)大的工作合力。在完善干部人事檔案管理體系的過程中，也要大力加強(qiáng)干部人事檔案的開發(fā)和利用工作，提升干部人事檔案管理工作的拓展性。[9]

4.5 ?健全人員保障，提高檔案信息安全素養(yǎng)

參與干部人事檔案信息化建設(shè)的外包服務(wù)人員應(yīng)具有較強(qiáng)的信息化安全防范意識(shí)、專業(yè)的知識(shí)和豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，駐場(chǎng)前需提交身份證明，簽訂干部人事檔案信息化安全保密協(xié)議，并知曉違反保密協(xié)議應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。檔案管理人員要全程跟蹤管理干部人事檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目，加強(qiáng)安全監(jiān)督檢查和提供必要的指導(dǎo)工作，定期檢查工作現(xiàn)場(chǎng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以確保各項(xiàng)操作規(guī)范執(zhí)行到位。檔案管理人員與外包公司服務(wù)人員以及各類維護(hù)人員、管理利用人員要相互溝通協(xié)調(diào)，有效解決問題。檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握信息安全技能，參與有針對(duì)性的安全技術(shù)交流和培訓(xùn)等，提高信息安全素養(yǎng)。

4.6 ?提升檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

檔案管理工作人員的管理隊(duì)伍建設(shè)情況是對(duì)檔案管理情況產(chǎn)生影響的關(guān)鍵性因素。企業(yè)在運(yùn)行過程中，需要挑選綜合素質(zhì)過硬的工作人員參與到檔案的收集與管理工作中。第一，檔案管理人員需要有較強(qiáng)的責(zé)任感，能以端正的態(tài)度參與到材料收集整理中。第二，檔案管理人員需要有較為專業(yè)的檔案管理技能，能實(shí)現(xiàn)在最短的時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，也能合理使用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案歸類。第三，檔案管理人員還應(yīng)嚴(yán)格保證檔案管理工作的延續(xù)性。同時(shí)，企業(yè)工作人員應(yīng)注重對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，構(gòu)建較為優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍，讓其積極配合，提升檔案管理能力，熟練掌握檔案管理知識(shí)，提升檔案材料收集與整理的效果。

4.7 ?重視當(dāng)事人權(quán)利

檔案管理人員在保證干部人事檔案管理過程中保密性原則的基礎(chǔ)上，對(duì)于管理權(quán)利進(jìn)行靈活應(yīng)用，尊重當(dāng)事人所具備的公民權(quán)利。首先應(yīng)當(dāng)重視當(dāng)事人的隱私權(quán)。人事檔案是當(dāng)事人工作歷程以及工作表現(xiàn)的私密性信息，在檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)針對(duì)此內(nèi)容絕對(duì)保密，保證當(dāng)事人的隱私權(quán)受到保護(hù)。干部人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，絕對(duì)不能隨意泄露當(dāng)事人的隱私，更不能以此作為牟利的手段。對(duì)干部所具備的知情權(quán)也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行保護(hù)，不論是在檔案管理過程中還是在提供相關(guān)服務(wù)時(shí)，都應(yīng)當(dāng)支持并且維護(hù)當(dāng)事人的知情權(quán)。首先，在相關(guān)制度準(zhǔn)許的情況下，可以不定時(shí)進(jìn)行公示活動(dòng)，告知當(dāng)事人可以進(jìn)行自身檔案內(nèi)容的查看，了解當(dāng)下檔案中所包含的個(gè)人信息。其次，在使用當(dāng)事人檔案辦理業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)提前與當(dāng)事人進(jìn)行溝通交流，獲得許可之后才能進(jìn)行使用，絕對(duì)尊重當(dāng)事人的知情權(quán)。最后，應(yīng)當(dāng)保護(hù)當(dāng)事人的申訴權(quán)，當(dāng)事人認(rèn)為自身的公民權(quán)利受到侵犯時(shí)，應(yīng)采取積極的申訴措施，不論是政府部門還是管理機(jī)構(gòu)都應(yīng)當(dāng)對(duì)其申訴權(quán)表示支持，從專業(yè)化角度提供幫助。

5 ? ?結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，干部人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，不僅能夠?yàn)槿肆Y源管理提供可靠數(shù)據(jù)，而且促進(jìn)醫(yī)院人才戰(zhàn)略深入實(shí)施，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院人力資源管理改革、創(chuàng)新、發(fā)展具有很強(qiáng)的支撐作用。盡管從總體上來看，絕大多數(shù)醫(yī)院對(duì)人力資源管理工作比較重視，而且運(yùn)行機(jī)制也比較科學(xué)，但干部人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、效能化水平仍然不高。

參考文獻(xiàn)

[1]趙娜，張瑞芳.新形勢(shì)下公立醫(yī)院干部人事檔案規(guī)范化管理對(duì)策芻議[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2021（02）：37，102.

[2]朱茜.醫(yī)院干部人事檔案管理中信息技術(shù)的實(shí)踐[J].信息與電腦（理論版），2020，32（22）：215-217.

[3]張穎.淺談干部人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的現(xiàn)狀和對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)師，2020（11）：261，278.

[4]徐麗.公立醫(yī)院干部人事檔案管理創(chuàng)新路徑分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（21）：66-67.

[5]張同揚(yáng).醫(yī)院干部人事檔案的規(guī)范化管理[J].人力資源，2020（12）：28-29.

[6]姚蘭蘭.公立醫(yī)院干部人事檔案信息化建設(shè)推進(jìn)策略[J].青海師范大學(xué)民族師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2020，31（01）：94-96.

[7]耿江.公立醫(yī)院干部人事檔案管理創(chuàng)新路徑[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)，2020，42（S1）：49-50，52.

[8]黃富才.以信息化為載體實(shí)現(xiàn)醫(yī)院干部人事檔案精細(xì)化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：179-180.

[9]黃世重.新時(shí)代醫(yī)院干部人事檔案管理存在問題分析及應(yīng)對(duì)策略研究[J].經(jīng)濟(jì)師，2019（12）：239-240.