關(guān)于企業(yè)職工檔案管理的思考

[ 作者簡(jiǎn)介 ]

郝兵，男，山東臨清人，臨清市人力資源和社會(huì)保障局，科員，本科，研究方向：企業(yè)職工檔案管理。

[ 摘要 ]

做好企業(yè)職工檔案管理工作，是滿足企業(yè)職工切身利益的的必然要求，是實(shí)現(xiàn)全面建設(shè)小康社會(huì)奮斗目標(biāo)的必然要求。檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。職工檔案作為職工工作的歷史記錄，在維護(hù)職工合法權(quán)益方面發(fā)揮著重要作用。它們是可以從法律角度確定的法律文件。職工檔案是企業(yè)各部門根據(jù)工作實(shí)際情況形成的客觀資料。它們是最原始的記錄，反映了職工的工作狀況和工作成績(jī)。檔案中的一些材料是由職工本人提供和簽署的，并已得到有關(guān)組織和檔案管理部門的確認(rèn)，具體可信度很高。

[ 關(guān)鍵詞 ]

職工檔案;存在問(wèn)題;應(yīng)對(duì)措施

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.12.014

近年來(lái)部分企業(yè)員工的檔案保存管理工作問(wèn)題凸顯，影響了企業(yè)員工退休的客觀公正性，損害了企業(yè)員工一切權(quán)益。因此本文主要從嚴(yán)格要求企業(yè)歸檔保存的標(biāo)準(zhǔn)、全面嚴(yán)格建立存檔管理工作制度、企業(yè)存檔移交程序健全完善、嚴(yán)肅處理企業(yè)違紀(jì)違法行為、從切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)員工檔案的規(guī)范化管理工作等五個(gè)方面進(jìn)行闡述，進(jìn)一步完善企業(yè)員工檔案保存管理工作。做好企業(yè)員工檔案保存管理工作是維護(hù)企業(yè)員工根本利益的必然性需要。我們要義無(wú)反顧地肩負(fù)歷史任務(wù)，清醒地承擔(dān)好肩上擔(dān)負(fù)的責(zé)任，既要科學(xué)、規(guī)范、安全地管理好員工檔案，又要為公司和員工創(chuàng)造及時(shí)有效的公共服務(wù)條件。[1]

1 ? ?企業(yè)職工檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 ?檔案管理人員工作能力不強(qiáng)，制度建設(shè)投入不足

現(xiàn)階段檔案管理人員還存在工作能力弱、素質(zhì)低的問(wèn)題，不能很好地滿足大數(shù)據(jù)發(fā)展下企業(yè)職工檔案管理的需求。因此，數(shù)據(jù)化發(fā)展對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。同時(shí)，為了應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)的發(fā)展給企業(yè)職工檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)，檔案管理系統(tǒng)不可避免地需要升級(jí)和發(fā)展。如何合理地建設(shè)和投入系統(tǒng)是一個(gè)重大問(wèn)題，是當(dāng)前發(fā)展階段需要解決的方向。

1.2 ?一些小企業(yè)沒(méi)有專門的檔案管理部門

一些小企業(yè)不太重視在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成文件的保存，甚至認(rèn)為文件是可有可無(wú)的。一方面，這是管理者管理思想薄弱、管理觀念松懈所致。另一方面，這些小企業(yè)信息化程度低、規(guī)模小、資金有限、設(shè)備不完善。小企業(yè)管理投入有限，無(wú)法進(jìn)行現(xiàn)代化管理，只能通過(guò)“手寫+電腦”進(jìn)行管理。但是，在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，僅靠人工來(lái)進(jìn)行文件資源管理是非常困難的。小企業(yè)專業(yè)管理部門少，難以滿足檔案保存和整理的要求。

1.3 ?檔案管理人員的素質(zhì)不能滿足行業(yè)需求

在新形勢(shì)下的企業(yè)，由于檔案管理工作中沒(méi)有能系統(tǒng)地掌握企業(yè)職工檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人員，使一些較先進(jìn)的管理技術(shù)已無(wú)法在企業(yè)職工檔案保存中發(fā)揮重要作用。文件管理創(chuàng)新要求檔案管理人員掌握專業(yè)知識(shí)。但現(xiàn)代管理信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用以及電子檔案的問(wèn)世，檔案管理的形式更加多樣化，如紙質(zhì)文件，電子表格等新的文件載體格式。隨著檔案與人們之間的關(guān)系越來(lái)越緊密，檔案的公共服務(wù)制度越來(lái)越受到人們的關(guān)注。這對(duì)檔案管理員提出了更高的要求。[2]

2 ? ?對(duì)于企業(yè)職工檔案管理的思考

2.1 ?依法治檔，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)職工檔案的監(jiān)督管理力度

各地的檔案行政主管部門都要突出抓好對(duì)企業(yè)職工依法治檔工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，力求企業(yè)在檔案行政法制建設(shè)上有新的發(fā)展。各地檔案主管部門必須要行使行政執(zhí)法能力，提前參與企業(yè)職工檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作進(jìn)程，健全企業(yè)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督制度，進(jìn)一步推進(jìn)政府執(zhí)法檢查治檔工作水平。要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案政策法規(guī)的宣傳教育，著力增強(qiáng)全社會(huì)尤其是各類企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的檔案法律意識(shí)。在企業(yè)職工建檔問(wèn)題上，各地歸檔主管部門必須要根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，從嚴(yán)執(zhí)行，從嚴(yán)監(jiān)管。

2.2 ?建設(shè)與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展相適應(yīng)的現(xiàn)代職工管理制度

科學(xué)的管理工作方法應(yīng)滿足中小企業(yè)發(fā)展和勞動(dòng)力市場(chǎng)發(fā)展要求，企業(yè)職工檔案從現(xiàn)在的多級(jí)分流管理工作要逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐惑w化管理工作。[3]企業(yè)將嚴(yán)格按照《檔案法》的各項(xiàng)規(guī)定，完善企業(yè)檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)的幫助職工記錄、整理、保存好歸檔材料，并定期監(jiān)督檢查、復(fù)查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整頓，以確保職工檔案資料的全面、完備與真實(shí)性。要強(qiáng)化對(duì)企業(yè)職工檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，當(dāng)?shù)貦n案主管部門要定期組織舉辦學(xué)習(xí)培訓(xùn)，認(rèn)真做好企業(yè)職工檔案工作人員職業(yè)道德教育和愛(ài)崗敬業(yè)培訓(xùn)，使企業(yè)職工檔案工作人員在落實(shí)政策、規(guī)范運(yùn)作上更加符合社會(huì)實(shí)際要求，從而全面提高企業(yè)職工檔案管理技術(shù)水平。

2.3 ?切實(shí)提高企業(yè)職工檔案管理水平

目前，相關(guān)專業(yè)人才嚴(yán)重短缺，尤其是檔案管理部門。要切實(shí)加強(qiáng)檔案政策宣傳力度，逐漸增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)職工檔案管理工作的重視。要充分運(yùn)用報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)等媒介形式，加大有關(guān)檔案保管工作實(shí)踐方面的法律法規(guī)條文的傳播實(shí)施力度，加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層忽視職工檔案保管工作的思維方式。通過(guò)針對(duì)依法實(shí)施的職工檔案保管工作先進(jìn)執(zhí)行個(gè)案的推廣，逐漸促使企業(yè)管理人員認(rèn)識(shí)實(shí)施企業(yè)職工檔案保管工作的重大價(jià)值，逐漸提高企業(yè)職工檔案保管工作的領(lǐng)導(dǎo)水平。通過(guò)對(duì)不同的輿論環(huán)境和教育方式的綜合應(yīng)用，切實(shí)推動(dòng)企業(yè)職工更加真實(shí)而科學(xué)的了解開(kāi)展企業(yè)職工檔案保管工作的重要性、任務(wù)和意義，為企業(yè)職工檔案保管事業(yè)的健康有序開(kāi)展，提供良好的管理實(shí)務(wù)條件和環(huán)境。面對(duì)當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代，加強(qiáng)檔案工作者的安全意識(shí)，提升其管理基礎(chǔ)顯得尤為必要。強(qiáng)化安全管理技術(shù)，要進(jìn)一步提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)。

2.4 ?切實(shí)規(guī)范企業(yè)職工檔案管理工作的實(shí)施體系

在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部檔案管理改革的實(shí)踐過(guò)程中，要根據(jù)目前企業(yè)職工檔案管理工作實(shí)施的情況，對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行有針對(duì)性調(diào)整，從而切實(shí)規(guī)范企業(yè)職工檔案管理工作的實(shí)施體系，真正使現(xiàn)代企業(yè)職工內(nèi)部檔案保存管理工作具備較為完善的制度標(biāo)準(zhǔn)化、合規(guī)性和科學(xué)化等特征。企業(yè)職工檔案管理工作必須切實(shí)確保其及時(shí)性和準(zhǔn)確性，同時(shí)在針對(duì)企業(yè)原始檔案信息進(jìn)行整合操作的業(yè)務(wù)流程中必須確?？茖W(xué)化和嚴(yán)謹(jǐn)性，并嚴(yán)格對(duì)檔案信息的借閱與調(diào)取進(jìn)行詳細(xì)記錄，以切實(shí)確保企業(yè)檔案所負(fù)載信息內(nèi)容的保密性吧，推動(dòng)企業(yè)職工檔案管理工作實(shí)踐效能有效提高。

2.5 ?實(shí)現(xiàn)企業(yè)職工檔案的網(wǎng)上查詢

要實(shí)現(xiàn)職工歸檔制度信息化，必須建設(shè)職工檔案信息庫(kù)，逐步構(gòu)建以身份證號(hào)碼、年齡段、職務(wù)等為重要字段的個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫(kù)檢索體系，與中國(guó)傳統(tǒng)企業(yè)職工檔案信息化制度相配套，逐步形成職工的個(gè)人檔案管理和就業(yè)、社會(huì)保障等信息銜接的系統(tǒng)化管理制度。要利用現(xiàn)代管理設(shè)備和先進(jìn)管理手段，使企業(yè)職工檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢。發(fā)揮人力資源社會(huì)保障局部門的公共服務(wù)職能，進(jìn)一步提高工作效率，使檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化，為企業(yè)職工本職工作或再就業(yè)提供合理依據(jù)，以促進(jìn)社會(huì)和諧和經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定。[4]

2.6 ?強(qiáng)化監(jiān)督，協(xié)助做好企業(yè)職工檔案管理

各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)各單位的歸檔工作監(jiān)督、管理與指導(dǎo)，也要受理已破產(chǎn)關(guān)閉企業(yè)整理歸類后的歸檔。各級(jí)人力資源社會(huì)保障行政部門也要做好有關(guān)企業(yè)職工檔案管理工作，并著重做好勞動(dòng)關(guān)系、社會(huì)保障等各項(xiàng)工作的管理指導(dǎo)。各企業(yè)的主管部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真按照相關(guān)規(guī)定，做好對(duì)所管轄企業(yè)職工檔案管理工作的指導(dǎo)并主動(dòng)協(xié)調(diào)，認(rèn)真搞好企業(yè)歸檔保管的各項(xiàng)管理工作。目前，我國(guó)有關(guān)檔案信息安全的法律法規(guī)還不完善，利用檔案侵權(quán)的法律空間更大，這大大增加了企業(yè)或其他單位檔案管理的難度，非常不利于檔案管理的整體發(fā)展。由于檔案管理是信息化的，在建立檔案信息安全體系時(shí)，應(yīng)更傾向于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)檔案管理。建立健全強(qiáng)制性法律法規(guī)和權(quán)威的檔案信息安全體系，對(duì)意圖竊取或刪除他人記錄的行為，起到有效的震懾作用。貫徹落實(shí)《檔案法》，加強(qiáng)檔案管理法治化工作，可以增強(qiáng)檔案工作的安全性。具體來(lái)說(shuō)，我們從以下幾個(gè)方面繼續(xù)完善現(xiàn)行的檔案管理規(guī)章制度。首先，從現(xiàn)有的法律法規(guī)來(lái)看，需要進(jìn)一步完善檔案信息保護(hù)制度。只有在法律層面加強(qiáng)檔案信息管理，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的過(guò)程。其次，要不斷完善檔案信息安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)指南，指導(dǎo)工作人員解決信息化工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題，進(jìn)一步提高檔案管理人員的工作效率。

企業(yè)職工檔案管理者也應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家檔案管理規(guī)章制度，并積極主動(dòng)參與到國(guó)家檔案行政管理機(jī)關(guān)的培訓(xùn)，以努力提高企業(yè)職工檔案管理工作質(zhì)量。

2.7 ?進(jìn)一步提高中小企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)研究、現(xiàn)代化程度

各中小企業(yè)要充分運(yùn)用當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，盡快建設(shè)好中小企業(yè)職工檔案現(xiàn)代化管理體系，并逐步與社會(huì)保險(xiǎn)、人才管理信息等服務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)有效銜接，采用先進(jìn)科學(xué)的管理模式，為員工提供便捷的信息服務(wù)，切實(shí)維護(hù)好員工的合法權(quán)益，更好發(fā)揮人力資源社會(huì)保障行政部門檔案行政管理機(jī)關(guān)的服務(wù)作用，進(jìn)而提升中小企業(yè)工作效率。今后，相關(guān)部門還應(yīng)專門出臺(tái)企業(yè)職工檔案的歸檔范圍、保管時(shí)限要求和歸檔整理工作標(biāo)準(zhǔn)，為建立全國(guó)企業(yè)職工檔案信息庫(kù)提供操作規(guī)范。

2.8 ?重視對(duì)檔案的運(yùn)用，以充分發(fā)揮檔案的實(shí)際效用

發(fā)揮職工檔案的服務(wù)社會(huì)功能，是體現(xiàn)以人為本教育宗旨、推動(dòng)人的全方位健康發(fā)展的主要內(nèi)涵。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，人員的流轉(zhuǎn)也越來(lái)越頻繁，勞務(wù)市場(chǎng)也已逐步形成，原工作崗位與人員檔案之間的相互依附聯(lián)系也越來(lái)越減弱，原人員檔案所起到的只是必要的參照依據(jù)的憑證功能，而開(kāi)始著重于社區(qū)生活服務(wù)功能。做好對(duì)職工檔案的管理工作，做到對(duì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)化，最后目的就是為最好地利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，為職工提供最優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.9 ?切實(shí)加強(qiáng)破產(chǎn)企業(yè)職工檔案規(guī)范化管理工作

各公司、企業(yè)破產(chǎn)清算組和勞動(dòng)保障代理組織要為企業(yè)管理檔案工作提供必要的物質(zhì)條件和經(jīng)費(fèi)保證;要選擇思想品德好、工作責(zé)任感強(qiáng)、具有相應(yīng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的工作人員，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案保管工作，要逐步健全檔案管理工作的保密制度。企業(yè)職工檔案要按時(shí)立卷歸檔，整理規(guī)范，集中管理。破產(chǎn)企業(yè)的檔案信息資料，可以按縣（市）、區(qū)政府或公司主管部門為單位集中存放，以保證檔案數(shù)據(jù)的安全、真實(shí)。嚴(yán)格檔案數(shù)據(jù)的借閱管理制度，企業(yè)失業(yè)員工在辦理離退休手續(xù)時(shí)必須提交原始資料，原單位或公司破產(chǎn)清算組工作不能拖延，也必須按時(shí)提交;對(duì)由于檔案資料不齊全、填寫不標(biāo)準(zhǔn)、涂改了檔案信息等因素，導(dǎo)致失業(yè)員工無(wú)法辦好提前退休手續(xù)的，以原公司領(lǐng)導(dǎo)及破產(chǎn)清算組主要責(zé)任人為第一責(zé)任人，主動(dòng)進(jìn)行人民群眾來(lái)信來(lái)訪維穩(wěn)和善后工作。

3 ? ?結(jié)語(yǔ)

規(guī)范企業(yè)職工檔案是一個(gè)很漫長(zhǎng)的過(guò)程，在某個(gè)短期或許并不會(huì)看到明顯的成效，不過(guò)從整個(gè)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展趨勢(shì)考慮，它對(duì)整個(gè)企業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃管理工作及其未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)都將產(chǎn)生很重要的影響。所以不管對(duì)外力量或是對(duì)內(nèi)整理資源，規(guī)范職工檔案管理工作都需要有一種雙向的制約效果，即既要制約企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，也要制約基層的普通職工，上下一致才能堅(jiān)持規(guī)范管理嚴(yán)肅性，體現(xiàn)企業(yè)規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，從而減少了無(wú)謂的問(wèn)題生成。同時(shí)，管理方式也不要太過(guò)于死板，有變化有規(guī)范，通過(guò)企業(yè)整體的反饋情況對(duì)按照預(yù)先規(guī)定實(shí)施的管理方式做出了有效的調(diào)整，順應(yīng)企業(yè)自身的企業(yè)文化，而不能生搬硬套。這樣，一個(gè)規(guī)范化的員工檔案管理體系的形成，可以有利于公司內(nèi)部人員管理工作，有利于企業(yè)創(chuàng)造出更加優(yōu)異的發(fā)展業(yè)績(jī)。

參考文獻(xiàn)

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