細(xì)節(jié)定成敗

蘭宇鑫

在會(huì)議領(lǐng)域，最不可忽視細(xì)節(jié)管理。細(xì)節(jié)是衡量會(huì)議服務(wù)質(zhì)量的一桿秤。當(dāng)前，隨著國(guó)際間交流日趨頻繁，國(guó)際會(huì)議儼然成為面向全球觀眾的新視角。在國(guó)際會(huì)議中，不論是“主角”的舉動(dòng)，還是“主場(chǎng)”的設(shè)計(jì)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)被民眾無(wú)限放大。甚至小到一個(gè)擺件都會(huì)成為大眾茶余飯后的談資。因此，不論是元首會(huì)晤、多邊會(huì)談，還是國(guó)際盛會(huì)、科研論壇。不管是線上召開還是線下舉辦。會(huì)議管理者在把握會(huì)議服務(wù)的細(xì)節(jié)方面，都提出了更高要求。

就在近期，金磚國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人第十四次會(huì)晤（簡(jiǎn)稱：金磚峰會(huì)）與七國(guó)集團(tuán)峰會(huì)（簡(jiǎn)稱：G7峰會(huì)）相繼召開。作為全球矚目的兩場(chǎng)高端國(guó)際會(huì)議，在會(huì)議組織管理上卻形成鮮明對(duì)比。兩場(chǎng)活動(dòng)雖然間隔時(shí)間不長(zhǎng)，但都引起全球的廣泛關(guān)注，而在細(xì)節(jié)之處也引發(fā)民眾熱議。

23日，金磚峰會(huì)率先召開，雖然是視頻形式，但從畫面中不難看出在場(chǎng)地的選擇、空間的利用、擺臺(tái)的設(shè)計(jì)與燈光的布局方面十分考究。其中一個(gè)細(xì)節(jié)——領(lǐng)導(dǎo)人云合影，更被民眾“點(diǎn)贊”。讓觀眾在領(lǐng)略金磚峰會(huì)的典雅與莊重同時(shí)，又感受到科技帶來(lái)的前衛(wèi)體驗(yàn)。而于26日在德國(guó)舉行的G7峰會(huì)則選擇線下進(jìn)行。雖然會(huì)場(chǎng)倡導(dǎo)簡(jiǎn)約設(shè)計(jì)但布置卻過(guò)于簡(jiǎn)單，以至于明顯的桌卡被替換成細(xì)小的桌簽。這讓參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)前一時(shí)困惑自己該坐哪？除此之外，另一件尷尬之事還讓英國(guó)首相約翰遜登上熱搜成為“網(wǎng)紅”。由于會(huì)場(chǎng)空間較小，他又被安排在距離媒體區(qū)較近的地方，當(dāng)記者拍攝時(shí)鏡頭總是被他的魁梧身材擋住，拍不到其身后的日本首相岸田文雄。當(dāng)圖片新聞發(fā)表后，日本網(wǎng)民直呼，“我們的首相了去哪了？”。并質(zhì)問(wèn)路透社的意圖是什么？險(xiǎn)些引發(fā)外交風(fēng)波。由此可見，國(guó)際領(lǐng)域涉及重大外交活動(dòng)時(shí)，關(guān)注細(xì)節(jié)管理很關(guān)鍵。

此外，在國(guó)際會(huì)議活動(dòng)上還有一些環(huán)節(jié)，也值得我們注意。我在這里提幾點(diǎn)。

要充分檢查翻譯器。翻譯器是政要會(huì)晤、政府會(huì)議、外事活動(dòng)、國(guó)際峰會(huì)以及各類政府發(fā)布會(huì)類活動(dòng)上非常核心的物件，但卻是最易出問(wèn)題，而且單一風(fēng)險(xiǎn)因素很大的一環(huán)，萬(wàn)一現(xiàn)場(chǎng)出問(wèn)題，沒(méi)有其它因素可以予以完美補(bǔ)救。

重視燈光位置擺放。燈光的布置看似簡(jiǎn)單、不起眼。但是其產(chǎn)生的后續(xù)作用卻十分明顯。因此，合理位置的燈光擺放在國(guó)際會(huì)議活動(dòng)中，是一件十分重要的事情。頂光、面光、側(cè)光，燈光的布局決定著參會(huì)嘉賓的成像與宣傳展示。如果在人面部出現(xiàn)過(guò)重的陰影與暗部，是一件十分嚴(yán)重的事情，尤其在直播過(guò)程中很難補(bǔ)救。

嚴(yán)控人員現(xiàn)場(chǎng)走動(dòng)。國(guó)際峰會(huì)是一場(chǎng)十分注重儀式感的活動(dòng)。不論是參會(huì)者還是現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員，現(xiàn)場(chǎng)不能夠出現(xiàn)過(guò)于頻繁的人員走動(dòng)。服務(wù)人員應(yīng)提前安排好特定時(shí)間段，有計(jì)劃性的安排服務(wù)。不能因人員走動(dòng)干擾會(huì)議進(jìn)程。

注意直播機(jī)位設(shè)置。現(xiàn)場(chǎng)直播國(guó)際會(huì)議活動(dòng)時(shí)，對(duì)機(jī)位的設(shè)計(jì)也有很嚴(yán)格的要求。要保證每個(gè)講話領(lǐng)導(dǎo)人至少多個(gè)機(jī)位同時(shí)拍攝，以及每個(gè)嘉賓的直播畫面設(shè)定時(shí)間。

除此以外，國(guó)旗擺放、桌簽大小、麥克風(fēng)類型以至于現(xiàn)場(chǎng)紙張的選擇都是不可小覷的環(huán)節(jié)，畢竟事關(guān)政治外交。我們常講外交無(wú)小事，國(guó)際會(huì)議是一面窗，更是外交新名片。畢竟，當(dāng)國(guó)家被直接展示在世界面前時(shí)，誰(shuí)都不希望出現(xiàn)像G7峰會(huì)那樣的“外交風(fēng)波”。所以，把握細(xì)節(jié)管理，畢竟它定成?。?/p>