數(shù)字時代下大型工程項目檔案管理信息化建設研究

摘要：檔案管理工作是大型工程項目建設過程中的重要內容?，F(xiàn)階段，我國正處于數(shù)字化時代，檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)和機遇，因此需要與時俱進，采取規(guī)范措施加強工程項目的檔案管理的信息化建設，實現(xiàn)項目管理和檔案管理的同步開展，提高檔案信息化管理的科學性和實效性。文章闡述了大型工程項目檔案的特征和信息化建設的重要性，分析了檔案管理的突出問題，并探討了檔案管理信息化建設的具體策略，以期為相關研究提供借鑒。

關鍵詞：數(shù)字時代;大型工程項目;檔案管理;信息化建設

中圖法分類號：G270文獻標識碼：A

On information construction of archives management oflarge engineering projects in digital age

PAN Yanfeng

（Xinzhou City Project Promotion Center，Xinzhou，Shanxi 034000，China）

Abstract： Archives management is an important content in the construction of large engineeringprojects. At the present stage， Our country is in the digital era， so the archives management work isfacing new challenges and opportunities， we need to advance with the times， take normativemeasures to strengthen the information construction of the archives management of engineeringprojects，realize the synchronization of project management and archives management， improve thescientific nature and effectiveness of archives information management. This paper expounds thecharacteristics of large engineering project archives and the importance of information construction，analyzes the outstanding problems of archives management， and discusses the specific strategies ofinformation construction of archives management， hoping to provide reference for related research.

Key words： digital age， large engineering projects，archives management， information construction

檔案管理工作在工程項目開展過程中具有重要作用，大型工程項目的檔案主要指工程項目建設中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式、各種載體的歷史記錄。在數(shù)字時代，我國信息技術水平不斷提高，項目檔案管理模式需要與時俱進，加強檔案管理的信息化建設。本文重點闡述了大型工程項目檔案管理進行信息化建設的重要性，分析了檔案管理中存在的問題，并詳細總結了有效的信息化建設的具體策略。

1特征

工程項目檔案屬于工程建設期間的重要信息資源，同時能夠為工程項目的建設工作提供技術、管理等方面的經(jīng)驗。加強項目檔案的整理、管理和使用，能夠為工程建設的順利開展提供有效保障，也能夠在工程項目竣工后的維修、管理過程中發(fā)揮重要作用?，F(xiàn)階段，絕大多數(shù)工程項目具有宏大的規(guī)模，建設周期較長，產生較大的社會效益。全面真實的項目檔案能夠幫助管理人員直觀清晰地掌握工程項目的進程，也能夠及時了解工程的質量信息，為項目負責單位了解工程情況和問題提供重要依據(jù)，也能夠為新工程項目的開發(fā)工作提供重要參考[1]。

2重要性

工程項目檔案管理信息化建設主要指借助信息技術對工程檔案進行整理歸檔、儲存開發(fā)等工作，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。加強檔案信息化建設的主要目的是實現(xiàn)工程管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)有效對接。

2.1實現(xiàn)工程項目檔案的完整性和統(tǒng)一性

大型工程項目建設過程中通常有眾多建設單位參與并較為分散，具有較長的建設周期，這會提高檔案管理工作難度，難以實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一性和完整性。加強項目檔案管理的信息化建設后，能夠突破傳統(tǒng)檔案管理模式中的局限，提高檔案信息資源配置的科學性和合理性，使項目檔案更加完整統(tǒng)一。

2.2有利于為工程項目及時做出決策

檔案管理信息化建設具有獨特優(yōu)勢，在這一管理模式下，管理人員能夠為工程項目的工作人員提供數(shù)字化信息服務，在真實完整的信息資料的幫助下，能夠有效提高信息服務的真實性和全面性，進而提高管理人員的綜合分析能力。

2.3實現(xiàn)管理職能向服務職能轉變

傳統(tǒng)工程項目檔案管理方式已經(jīng)難以滿足數(shù)字時代的發(fā)展需求，無法充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。隨著社會不斷發(fā)展，大型工程項目的信息量也在逐步增加，信息化建設能夠提高檔案管理的開放性，從信息收集和管理職能轉變?yōu)榉章毮堋?/p>

3存在的主要問題

從整體上看，我國大型工程項目檔案管理的信息化水平較低。部分大型企業(yè)缺乏工程檔案數(shù)據(jù)庫，部分檔案管理人員對于信息技術的使用也缺乏深入了解，難以高效使用信息技術開展檔案管理工作。

3.1檔案管理的手段比較落后

部分大型企業(yè)依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，以文本資料的形式對檔案進行管理。檔案管理人員通常只是收集和整理檔案，但是大型工程項目信息龐大，在工程項目建設期間容易在傳統(tǒng)管理模式上投入較多的物力和財力，難以確保管理的時效性，無法實現(xiàn)工程建設管理與檔案管理的無縫銜接。

3.2檔案信息數(shù)據(jù)庫建設落后

多數(shù)大型工程項目單位在檔案管理工作中使用信息技術，但是主要在制表、查詢資料等初級階段進行使用，并未實現(xiàn)全面系統(tǒng)的檔案信息化管理。在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設方面，信息缺乏一定的完整性和及時性，容易導致檔案信息失真，無法為工程項目的建設工作提供有效的參考依據(jù)，難以充分發(fā)揮信息化管理模式的作用[2]。

3.3檔案管理規(guī)范程度低

我國工程項目檔案管理信息化建設期間，缺乏完善的章程和制度，這就會導致項目檔案管理的規(guī)范程度較為低下。在實際的檔案管理過程中，由于大型工程項目涉及眾多施工單位，如果檔案信息化管理缺乏程序化和規(guī)范化，就會提高檔案信息化管理的復雜性，導致信息資料丟失、損壞。

3.4檔案信息化存在安全性問題

檔案信息化管理相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式具有顯著優(yōu)勢，即容易儲存、查找、審核，降低失誤率。但是，在信息化建設過程中，在項目檔案安全性方面也存在一定問題。檔案管理信息化建設能夠為信息數(shù)據(jù)的篡改提供便利，目前項目檔案信息化相關的法律法規(guī)尚不完善，因此如何保護項目檔案的安全成為項目檔案信息化建設的一項重要挑戰(zhàn)。

3.5檔案管理信息化建設缺乏專業(yè)型人才

在數(shù)字時代環(huán)境下，檔案管理信息化建設需要專業(yè)化人才，并對管理人員的管理技術水平和信息技術水平提出了更高的要求。但是，多數(shù)檔案管理人員的文化水平并不高，對于檔案的信息化管理也缺乏一定的重視，同時工程項目單位缺乏檔案信息化管理相關的培訓工作。

4主要內容

針對檔案管理存在的以上問題應采取有效的改善方案，強化信息化建設，實現(xiàn)數(shù)字化管理，加強網(wǎng)絡建設。

4.1工程項目檔案信息數(shù)字化

現(xiàn)階段，通常采取先進的多媒體手段，在數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描成像技術、數(shù)據(jù)庫等先進技術的作用下，將紙質項目檔案轉變?yōu)殡娮訖n案進行有效儲存。這可以結合工程項目單位的項目檔案的個性化特點，打造具有全面性和系統(tǒng)性特征的檔案數(shù)據(jù)庫。工程項目的檔案分類具有復雜性，因此在項目開展過程中，需要不斷發(fā)展管理技術，提高數(shù)據(jù)庫的靈活性[3]。

4.2工程項目檔案管理網(wǎng)絡建設

為了使工程項目的相關建設單位能夠多層面地對檔案進行管理，滿足決策人員的信息需要，可以建設一個具有系統(tǒng)性和規(guī)范性的檔案管理網(wǎng)絡。在檔案管理網(wǎng)絡中，能夠為管理人員提供數(shù)字化信息服務，也能夠使工程檔案質量網(wǎng)絡化管理、進度監(jiān)督管理與機構網(wǎng)絡化管理融為一體。對于工程項目檔案信息社會化而言，檔案管理網(wǎng)絡化能夠實現(xiàn)檔案資源共享，提高項目檔案的利用率，強化信息服務功能。

5有效策略

在明確檔案管理信息化建設內容的基礎上應進行有效改善，需要從多方面入手，首先從管理理念進行轉變，強化工作人員的信息化管理意識，使其能夠在檔案管理的工作中投入更多的精力。同時，加強技術支撐，為檔案信息化管理注入高新科技，提高信息化管理水平。組織信息化檔案管理人才隊伍，健全檔案管理制度，保證項目檔案的安全性等。

5.1轉變檔案管理理念

在大型工程項目檔案管理過程中，為了提升檔案管理的信息化水平，需要轉變管理人員的檔案管理理念。管理人員需要對傳統(tǒng)檔案管理模式中的突出問題以及數(shù)字時代對于檔案管理的需要產生正確認識，并全面了解檔案管理信息化建設的優(yōu)勢，這能夠使管理人員在檔案信息化管理上投入更多的精力，確保檔案信息化管理有序進行。

5.2加強技術支撐

檔案信息化建設的重要基礎就是高水平的技術應用。大型工程項目檔案管理在技術的有利支撐下，能夠正常維護數(shù)據(jù)，同時能夠實時監(jiān)控檔案數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)信息的準確性。針對工程項目的實際情況和特點開發(fā)完整系統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)具有一定的必要性，同時需要開發(fā)軟件監(jiān)控系統(tǒng)。除此之外，工程檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡化融為一體后，能夠實現(xiàn)工程項目信息共享，這就會使檔案的安全性受到一定威脅，需要及時采取相應措施加以防范。為了解決當前的信息技術問題，可以組織大型工程建設與相關科研單位共同研發(fā)檔案信息化建設過程中需要的關鍵技術，進而為檔案管理方式注入高科技，提升信息化建設水平[4]。

5.3組織信息化檔案管理人才隊伍

檔案管理信息化建設需要先進的技術和管理模式，同時需要一批既懂工程管理、又懂檔案管理、也懂現(xiàn)代信息技術的復合型檔案管理人才。在數(shù)字時代環(huán)境下，為了加強檔案管理的信息化建設，主要針對檔案網(wǎng)絡服務、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)頁制作管理等方面的人才具有較大需求。為了使項目管理與檔案管理無縫對接，項目決策人員需要及時并全面了解工程項目的實際建設情況，檔案管理人員需要憑借自身能力搜集網(wǎng)絡中的工程項目信息資源，為工程項目的建設人員提供需要的信息，加強項目評估工作。信息化檔案管理人才的培養(yǎng)工作主要從兩方面進行，一是建設單位需要加強檔案管理信息化技能的專業(yè)培訓，提升管理人員的信息技術水平;而是建設單位的檔案管理部門要有明確的發(fā)展規(guī)劃，制定工程檔案高素質人才培養(yǎng)方案，進而在日常工作中得以落實。

5.4建立健全規(guī)范的檔案管理制度

檔案管理信息化建設的關鍵內容就是創(chuàng)新檔案管理制度，即對原有的制度進行完善和優(yōu)化，使檔案管理制度能夠滿足數(shù)字時代需要，提升信息化管理的規(guī)范性和有序性。大型工程建設單位建立健全規(guī)范的檔案管理制度能夠有效落實檔案信息化管理。在實踐的過程中，項目的參與單位需要按照檔案管理制度規(guī)范地將工程設計和建設期間的各類信息資料進行整理歸檔，并借助計算機技術將檔案上傳至檔案管理部門的網(wǎng)絡系統(tǒng)，確保項目檔案的完整性?；诖?，建設單位能夠及時提供工程項目開展過程中的完整情況和信息，為項目建設人員和決策人員的實時監(jiān)控提供便利[5]。

5.5項目檔案安全性建設

大型工程項目檔案的安全性問題具有復雜性，檔案信息化建設主要考慮網(wǎng)絡、文件以及存儲環(huán)境的安全性。對于多數(shù)工程項目建設單位而言，防止網(wǎng)絡檔案信息泄露的最直接的方法就是對檔案內容進行加密處理，設置閱讀修改權限。此外，也可以借助法律對檔案安全進行保護，生成法律文件。同時，需要制定緊急應對措施，從而起到及時止損的作用[6]。

5.6提供知識化的檔案服務

需要提升檔案利用效率，轉變項目檔案服務模式。不僅提供檔案信息，還需要提供專業(yè)知識，這就要求改變傳統(tǒng)紙質目錄檢索、閱覽等檔案使用方式，在工程項目檔案管理系統(tǒng)中對檢索功能進行優(yōu)化，建立目錄、全文、專題等數(shù)據(jù)庫，使檔案借閱在線審批、檔案信息在線檢索、在線閱讀等功能得以落實[7]。此外，還需要建立資源共享平臺，能夠加強檔案使用的網(wǎng)絡化水平[8]，使用人員可以輸入用戶名和密碼登錄局域網(wǎng)查詢閱覽相關檔案資料，進而提高檔案的使用效率。需要實現(xiàn)檔案庫到知識庫的轉變。在檔案信息化平臺中，可以借助大數(shù)據(jù)分析技術、人工智能技術對信息進行分析和加工處理，產生具有綜合性的知識內容并提供給需要的人員。這能夠挖掘知識，為項目技術人員提供專業(yè)知識和技巧，也可以分析數(shù)據(jù)，為項目決策人員提供依據(jù)和參考。

6結束語

在數(shù)字時代環(huán)境下，傳統(tǒng)大型工程項目檔案管理模式難以滿足實際需要，因此需要加強項目檔案管理信息化建設工作。同時，相關人員需要了解檔案管理工作中存在的問題，主要加強檔案信息的數(shù)字化建設和檔案管理網(wǎng)絡的建設，采取科學合理的措施，圍繞技術、人才、制度、安全等方面加強信息化建設，提高大型工程項目檔案管理水平。

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作者簡介：

潘艷峰（1983—），本科，檔案館員，研究方向：大型工程項目檔案管理信息化。