水利工程施工檔案資料的整編與管理探究

摘 要：施工檔案是水利工程施工中的基礎(chǔ)性資料，做好這些資料的整編與管理工作，能夠為水利工程的管理提供可靠的信息支持。水利工程施工檔案的種類較多，其數(shù)量也在不斷增多，再加上其他因素的影響，其整編與管理存在諸多問題，必須不斷進行改進，提高檔案管理的工作水平。鑒于此，本文在分析水利工程施工檔案特點的基礎(chǔ)上，進一步分析其整編與管理中存在的問題，并提出整編與管理的具體措施，期望能為相關(guān)工作人員提供一些可靠的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：水利工程;施工檔案資料;整編管理

近年來，隨著我國社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，水利工程的建設(shè)數(shù)量及規(guī)模不斷擴大，對水利工程施工檔案資料的整編、管理提出了更高要求，需要安排專業(yè)人員完成其整編與管理，充分發(fā)揮施工檔案資料具有的使用價值。但是，從目前我國部分水利工程施工檔案資料整編、管理工作來看，仍存在一些常見問題，如檔案資料整編管理制度及標(biāo)準(zhǔn)不健全、檔案資料整編與管理的意識薄弱、缺乏專業(yè)的檔案資料管理人員，以及施工檔案資料的填寫不規(guī)范等，這些都影響到水利工程施工檔案資料的整編與管理效果。因此，有必要深入分析水利工程施工檔案資料的整編與管理，提出一些可靠的參考依據(jù)，實現(xiàn)對水利工程施工檔案資料整編、管理的不斷改進。

一、水利工程施工檔案資料的特點分析

1.施工檔案的形成時間較長

施工檔案貫穿了水利工程施工的全過程，水利工程具有施工工藝復(fù)雜、施工周期長、工程量較大等特點，造成施工檔案的形成時間也會較長。在水利工程施工過程中，經(jīng)常出現(xiàn)施工工藝變更、地質(zhì)條件發(fā)生變化等情況，使得工程施工的工期延長，對施工檔案資料的管理產(chǎn)生了一定影響。目前，水利工程施工檔案資料的內(nèi)容包括施工過程的記錄、施工圖紙、業(yè)主單位及施工單位的往來文件，施工工期直接決定了施工檔案資料的收集時間。

2.施工檔案范圍廣，形式多

在水利工程施工開始的時候，無論是臨時建設(shè)的設(shè)施，或是施工現(xiàn)場的原始地貌，都必須做好相關(guān)檔案資料的收集與整理，形成與業(yè)主單位的來往文件。在水利工程施工中，因資金不到位造成的施工停止、地質(zhì)條件造成的圖紙變更、工程需要造成的范圍變更等，都應(yīng)嚴(yán)格做好相關(guān)資料的歸檔，滿足工程索賠及工程質(zhì)量評定的信息需要。在計算機技術(shù)被應(yīng)用到施工檔案管理領(lǐng)域后，施工檔案可以通過影像、圖片等形式保存下來，水利工程施工檔案資料的查閱更加方便。

3.指導(dǎo)后期工作，為相似工程提供經(jīng)驗

在水利工程施工檔案資料的管理中，可以對施工材料和施工設(shè)備進場、常規(guī)文件上報、設(shè)計變更下發(fā)、現(xiàn)場簽證單認證、施工圖紙整理、施工前期的資料等各類資料進行詳細收集，之后將其提供給需要的工程管理人員，有利于促進工程竣工驗收、事故追責(zé)、后期索賠等工作的順利進行。目前，水利工程施工檔案資料的管理朝著信息化的方向不斷發(fā)展，施工檔案資料管理的信息化及透明化不斷提升，可以充分發(fā)揮施工檔案資料的使用價值，為相似工程提供豐富的經(jīng)驗，使水利工程建設(shè)水平得以提升。

二、水利工程施工檔案資料整編與管理中存在的問題分析

如前所述，對水利工程施工檔案資料的特點有了較為深入的了解。然而，從現(xiàn)狀看，在部分水利工程施工檔案資料整編與管理工作開展期間，仍存在一些較為明顯的問題。

1.檔案資料整編管理制度及標(biāo)準(zhǔn)不健全

施工檔案資料整編與管理對水利工程的開展有著較大的影響，需要建立健全檔案資料整編與管理的制度及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以此促進施工檔案資料整編與管理工作的順利進行。然而，在水利工程施工中未能制定資料收集、整理、保管、移交等基礎(chǔ)制度，且資料歸檔系統(tǒng)不標(biāo)準(zhǔn)，使得施工檔案資料存在編號混亂、格式不統(tǒng)一等情況，嚴(yán)重影響到水利工程施工檔案資料整編與管理工作的效率。同時，未能按照程序?qū)椖窟M行劃分，做好相應(yīng)的申報工作，所劃分的單位名稱、分部名稱、單元名稱等與工程施工圖紙及施工合同存在差異，且劃分設(shè)計變更項目時，未能按照要求進行上報，導(dǎo)致施工檔案資料整編與管理中存在漏項的情況。

2.施工檔案資料整編與管理意識薄弱

根據(jù)以往水利工程施工檔案資料的整編與管理情況來看，許多施工單位比較強調(diào)工程施工的質(zhì)量及進度，對施工檔案資料的收集及整理工作缺乏重視，使得施工檔案資料整編與管理工作的開展受到影響。資料管理人員無法及時到位，不能及時對原始資料進行收集，導(dǎo)致原始資料存在不完整、不準(zhǔn)確等情況，嚴(yán)重影響到施工檔案資料整編與管理工作的質(zhì)量。在施工檔案資料整編與管理工作時，未能做好原材料臺賬的建設(shè)，原材料漏檢、檢驗批次不足，以及順序錯亂、資料存在缺項等，這些都影響到施工檔案資料整編與管理工作的質(zhì)量。

3.缺乏專業(yè)的資料管理人員

首先，資料管理人員作為水利工程施工檔案資料整編與管理的主體，其專業(yè)素質(zhì)直接影響著各項工作的效率及質(zhì)量。在水利工程施工中，一般是安排技術(shù)人員對施工資料進行收集和整理，但是工程施工中的技術(shù)工作比較繁雜，在施工資料收集與整理的時候存在一定的隨意性，經(jīng)常出現(xiàn)簽字不及時、事項不清等情況。其次，在施工檔案資料收集與整理工作時，存在資料管理人員身兼多職的情況，無法保證施工檔案資料原件的完整性，將技術(shù)文件下發(fā)之后，經(jīng)常出現(xiàn)保管不當(dāng)造成的損毀，難以保證施工檔案資料收集與整理的規(guī)范性。由于工程施工的周期普遍較長，施工檔案資料整編與管理中存在人員流動較大的情況，未能做好基礎(chǔ)資料交接工作，以及資料管理人員對施工檔案資料整編與管理缺乏正確認識，導(dǎo)致水利工程施工檔案資料本身的質(zhì)量無法得到保障。由此可見，為了提高水利工程施工檔案資料的整編與管理效果，需重視對專業(yè)資料管理人員的培養(yǎng)。

4.施工檔案資料填寫不規(guī)范

在水利工程施工檔案資料的整編與管理工作中，施工單位對檔案資料的管理缺乏重視性，沒有對施工檔案資料填寫制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不能規(guī)范填寫施工原始驗收簽證資料，導(dǎo)致收集的資料不符合水利工程的施工情況。同時，施工檔案資料整理中存在數(shù)據(jù)前后矛盾的情況，資料上填寫的時間不符合實際情況，有些資料沒有簽名認證和蓋章。在原始資料填寫的時候，經(jīng)常采用耐久性不夠的純藍筆、圓珠筆、鉛筆等，未能按照檔案歸檔的要求對原始資料的用紙用筆及紙張規(guī)格進行選擇，最終影響到施工檔案資料整理的質(zhì)量。因此，應(yīng)規(guī)范施工檔案資料填寫，為提高水利工程施工檔案后續(xù)管理效率提供有效依據(jù)。

三、加強水利工程施工檔案資料整編與管理的具體措施分析

為了解決水利工程施工檔案資料整編與管理工作存在的問題，則需采取有效的解決措施。結(jié)合實際工作經(jīng)驗，具體的解決措施如下：

1.提高對原始資料收集的重視性

在水利工程施工檔案資料的整編與管理工作中，資料管理人員應(yīng)充分認識到原始資料收集工作的重要性，明確資料管理人員應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé)，使其能夠嚴(yán)格做好檔案資料的收集與整理，保證施工檔案資料的完整性及真實性。

由于水利工程的施工周期較長，資料管理人員必須充分把握施工檔案資料收集工作的具體內(nèi)容，包括施工過程記錄、監(jiān)理工作記錄、工程測量記錄、施工原材料的質(zhì)量合格證書等原始資料。在開展施工檔案資料管理工作時，可以采用分類法對各類資料進行管理，以便能夠在工程施工、工程驗收或其他環(huán)節(jié)，同步進行資料收集，保證水利工程施工檔案資料的完整性。作為施工檔案資料整編與管理的實施者，資料管理人員應(yīng)深入施工現(xiàn)場，了解工程設(shè)計的內(nèi)容，以便及時獲得第一手的檔案資料。對于資料收集與整理中存在的問題，可以與工程師或施工人員進行溝通，有效處理施工檔案資料整編與管理中的問題。

2.制定檔案資料的整編標(biāo)準(zhǔn)及管理制度

在水利工程施工檔案資料的整編與管理中，需要將該工作與水利工程的建設(shè)質(zhì)量聯(lián)系起來，完成檔案資料整編標(biāo)準(zhǔn)及管理制度的建設(shè)，促進檔案資料整編與管理規(guī)范進行。在水利工程的施工初期，需要安排專門的工作人員對施工檔案資料的整理制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案資料的收集與管理制度，確定施工檔案資料填寫的標(biāo)準(zhǔn)，以及施工檔案資料歸檔系統(tǒng)的建設(shè)，從而促進水利工程施工檔案資料整編與管理工作的有效進行。在水利工程施工檔案資料的整編與管理中，需要將原始資料的備份及保護工作作為重點，做好施工檔案資料的審查，一旦出現(xiàn)變更情況，由質(zhì)量監(jiān)督單位對其進行確認。在水利工程施工檔案資料的填寫中，必須保證施工檔案資料的規(guī)范性及真實性，對資料整編工作進行定期檢查，避免出現(xiàn)檔案資料填寫不規(guī)范、不真實的情況。

3.優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，明確職責(zé)任務(wù)

水利工程施工檔案資料的整編與管理是一個比較復(fù)雜的過程，要求資料管理人員具備較強的專業(yè)素質(zhì)，以及良好的責(zé)任意識，否則將直接影響到水利工程施工檔案資料整編與管理的質(zhì)量。首先，通過對人員結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，明確各人員在施工檔案資料整編與管理中的任務(wù)，可以對施工檔案資料進行規(guī)范化管理，確保資料管理工作的整體效率。在優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)時，應(yīng)吸收懂管理、具備專業(yè)技能的人才，組織相關(guān)人員進行專業(yè)化培訓(xùn)，以此提高資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)，促進施工檔案資料整編與管理水平的提升。其次，應(yīng)做好資料管理人員的考核工作，促使資料管理人員能夠?qū)θ粘９ぷ髦写嬖诘膯栴}進行討論，結(jié)合工作需要進行自我提升，促進水利工程施工檔案資料整編與管理工作的持續(xù)發(fā)展。

4.加大資源投入，降低管理難度

隨著我國經(jīng)濟與科技的持續(xù)發(fā)展，計算機技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，可以利用計算機技術(shù)對水利工程施工檔案資料的整編與管理進行創(chuàng)新，提高施工檔案資料整編與管理的工作效率。

具體來講，可以利用計算機技術(shù)構(gòu)建專門的數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫對施工檔案資料進行保存，防止出現(xiàn)檔案資料丟失或損毀等情況。同時，在水利工程施工檔案資料的整編與管理中，充分發(fā)揮計算機技術(shù)具有的優(yōu)勢，可以對原始資料進行規(guī)范化、制度化管理，確保施工檔案資料的完整性及準(zhǔn)確性，使其能夠?qū)⑺こ痰氖┕べ|(zhì)量及施工過程充分反映出來。在應(yīng)用計算機技術(shù)進行水利工程施工檔案資料整編與管理時，可以對施工檔案資料進行快速傳遞，充分滿足工程建設(shè)對施工檔案資料的需求，使水利工程施工檔案資料的使用效率得以提升。

5.加強施工檔案資料的開發(fā)利用

在進行水利工程施工檔案資料管理工作時，既要重視對施工檔案資料的收集與管理，保證其完整性及真實性，也要對施工檔案資料的開發(fā)利用進行強化，將施工檔案資料在水利工程建設(shè)中的作用充分發(fā)揮出來，不斷提高水利工程建設(shè)的水平。就目前情況來看，部分單位將工作重心放在施工檔案資料的收集與整理上，對其開發(fā)和利用存在投入不足的情況，使得施工檔案資料的使用價值無法得到體現(xiàn)。

因此，必須對資料管理人員的檔案利用意識進行培養(yǎng)，使其能夠主動挖掘檔案的利用價值，將其合理應(yīng)用到各類工程中，切實提高水利工程的建設(shè)質(zhì)量。對于施工檔案資料的開發(fā)利用，要求資料管理人員具備較強的信息技術(shù)應(yīng)用能力，可以利用信息技術(shù)手段對其進行處理，不僅能夠提高檔案資料的利用率，也可以進一步提高工作效率，降低水利工程施工檔案資料管理的人力成本。

6.落實智慧化管理模式與方法

針對水利工程施工檔案資料，除上述整編與管理方法以外，還有必要進一步落實智慧化管理模式方法。一方面，明確水利工程施工檔案資料智慧化管理法律要求，對于相關(guān)項目法人，需以國家信息化建設(shè)的相關(guān)要求為依據(jù)，對新技術(shù)合理應(yīng)用，做好水利工程檔案智慧化、數(shù)字化工作，對工程檔案數(shù)據(jù)庫進行規(guī)范構(gòu)建，并對檔案信息資源合理開發(fā)，以此促進檔案管理水平的提升，為工程建設(shè)與管理提供有效服務(wù)。另一方面，及時構(gòu)建水利工程施工檔案智慧化管理系統(tǒng)，利用該系統(tǒng)做好檔案資料的整理、分類管理、合理利用等相關(guān)工作，并結(jié)合防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)等，提升系統(tǒng)安全等級水平，確保檔案智慧化管理系統(tǒng)的應(yīng)用價值得到有效提升，避免黑客入侵、病毒感染等，進一步為水利工程建設(shè)工作提供有效的數(shù)據(jù)信息支持。

四、結(jié)語

綜上所述，施工檔案資料可以將水利工程的施工情況充分反映出來，幫助工程管理人員對施工質(zhì)量進行評估，使工程竣工驗收工作得以順利進行。然而，由于水利工程施工檔案資料的整編與管理具有較大的復(fù)雜性，因此需充分把握施工檔案資料的特點，深入了解其管理現(xiàn)狀，提高對原始資料收集的重視程度，制定施工檔案資料的整編標(biāo)準(zhǔn)及管理制度，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)、明確職責(zé)任務(wù)，加大資源投入、降低管理難度，加強施工檔案資料的開發(fā)利用，進一步全面提高水利工程施工檔案資料的管理水平。

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（作者單位：濱州市水利建筑安裝工程處）

基金項目：本文系山東省規(guī)劃研究項目，項目編號：20212838

作者簡介：孟憲玲（1963—），女，漢族，陜西西安人，本科，副研究館員，研究方向：水利工程檔案。