基層檢察機關訴訟檔案管理解析

佘鵬

摘 要：檢察機關訴訟檔案是各級人民檢察院在依法辦理案件過程中形成的具有保存價值的訴訟文書材料。它具有透明化訴訟過程、實質化法律規(guī)范、體現訴訟程序等特點，并在證據證明、案件復查和普法教育方面具有重要價值。本文針對沒有明顯的檔案意識、缺乏足夠數量的專業(yè)人員、開發(fā)利用不合理等問題，有針對性地提出加強專業(yè)人員配置，做好專業(yè)隊伍建設、構建完善的制度體系、保障檔案管理的合理性等解決對策，對做好新時期檢察機關訴訟檔案管理工作具有積極的指導意義。

關鍵詞：基層檢察機關;訴訟檔案;管理

引言

根據《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》相關規(guī)定，檢察院訴訟檔案簡單來說是各級人民檢察院，通過依照法律進行辦事時可以進行保存的各種資料。這些資料大多數是在案件調查中所形成，是一種文件證明材料，也是與案件直接相關的材料，更是記錄整個案件活動的關鍵性資料，在某種程度上來看還是檢察機關順利落實國家政策方針、實施法律監(jiān)督的保障。

一、基層檢察機關訴訟檔案信息化管理建設的必要性

一直以來基層檢察機關在檔案管理方面都采用傳統(tǒng)的工作模式，需要投入大量人力、物力與財力資源成本，難以有效提升檔案維護管理工作的質量與效率。在信息技術高速發(fā)展的時代背景下，檔案管理工作模式也逐漸發(fā)生變化，檔案管理信息化建設工作逐漸被人們關注，在信息技術支持下能夠對檔案信息進行分類與整理，并實現對數據檔案信息的整合與共享?；鶎訖z察機關檔案管理信息化建設工作不但可以有效節(jié)約各種資源成本，對基層檢察機關檔案資料信息化、規(guī)范化管理有重要的影響與意義。

具體分析：其一，在計算機存儲模式下能夠有效節(jié)約空間資源?；鶎訖z察機關辦公用房資源緊張，應用信息化模式進行檔案管理工作，可以有效緩解辦公用房資源緊張問題，并且在信息技術支持下，能夠實現數據快速傳遞與分享。其二，在信息化管理模式下搜索查詢信息，能夠有效提升檔案查詢的時效性。傳統(tǒng)紙質檔案數據量較大，檔案信息種類繁多復雜，在檔案查詢過程中準確性不高。然而，在信息技術支持下，通過關鍵字便可查詢需要的檔案數據。其三，管理方式更加科學，解放人力勞動。信息化檔案管理模式下，使得檔案資料不受時間、地點等條件限制，檔案管理人員便可根據使用需求通過簡單的操作獲取相關信息，整個查詢過程耗時短、無須投入大量人力勞動。

二、檢察機關訴訟檔案的特點

1.透明化訴訟過程

檢察機關訴訟檔案專業(yè)性較強，具有一定的保密性，是國家檔案不可缺少的一部分，包括檢察機關所辦理的刑事訴訟案件、民事訴訟案件、行政訴訟案件等，案件類型的分類是嚴格按照訴訟相關法律執(zhí)行的，相關工作人員會按照規(guī)定流程做好對應的歸納整理工作，整個案件從接手到結案都必須嚴格整理，目的是不令其失去檔案功能。還有一個優(yōu)勢，檢察機關訴訟檔案管理的卷宗形式非常單一，只按照時間要求進行記錄便可以，非常利于記憶。

2.實質化法律規(guī)范

一定程度上來講，檔案是憑證的一種，所以檢察機關訴訟檔案具有法律訴訟效益，也同樣具有強制性的約束力度。案件訴訟當事人能夠結合其維護自身合法權利，并且這樣的法律效果更強，不受約束，包括該檢察機關訴訟檔案相關的庭審筆錄、閱卷筆錄、檢委會決定等都可以作為法律憑證。

三、檢察機關訴訟檔案的意義

1.是一種證明證據

檢察機關通過查閱訴訟檔案，可以為追訴漏罪、累犯時及時提供證據。舉例來說，偵查機關移送案件至檢察機關，行批捕、起訴工作時，在這個過程可能會發(fā)現在案件調查過程中，犯罪嫌疑人構成累犯，又或是在此之前有漏罪的，但偵查機關移送案卷材料少了這一部分的證明材料。此時，查閱檢察機關之前所辦理的歸檔訴訟檔案，將材料調取，分析其是否存在遺漏追訴的罪行，又是否存在累犯的情況。訴訟檔案可以更好地維護法律，可以更好地打擊犯罪，讓司法更加公平公正。

2.幫助案件二次調查

檢察機關的訴訟檔案能夠為案件再次調查提供輔助作用，幫助案件更具有合理性。比如，檢察機關在進行抗訴法律監(jiān)督相關工作時，為提高人民群眾抗訴和維護合法權益的效果，需對整個案件相關信息進行反復確認，這種情況下，如果能夠通過閱讀案件訴訟材料便能夠準確掌握情況、知曉申訴人合法權益需要在哪些方面做出調整。

3.具有法律教育作用

現實生活中，檢察機關也同樣擔任著法律知識的普及與教育責任，檢察機關辦理案件的過程，也是梳理案件整個情形的全過程，可以將案件作為例子為大眾提供講解，并且對于當事人來說也具有現實性的教育意義。社會每年都會在特定時間組織相關的法制學習，這時，檢察機關便可以將案例作為實質性教材，進而對大眾進行警示教育。

四、現實中檢察機關訴訟檔案管理方面的問題

1.沒有檔案意識

檢察機關辦理訴訟案件在時間上都要求明確，并且，基層案多人少的現狀較多，存在著很多矛盾，因為檢察機關的檔案工作人員以及辦案的工作人員，他們的檔案意識不足，所以導致輸送檔案在收集過程中，出現缺失或者是不及時的問題。再加上案件辦理需要一定時間，所以訴訟材料不被明確安放的情況也會出現。

2.缺乏足夠數量的專業(yè)人員

結合基層檢察機關工作情況進行分析，擔任相應工作的很多是非專業(yè)人員。訴訟檔案管理人員大多是從其他辦公室或者其他部門調過來，也就是說從事檔案管理工作的人員所具備的專業(yè)知識以及背景不充分，這種情況也在一定程度上造成基層檢察機關訴訟檔案無法規(guī)范化進行下去。

3.不合理的開發(fā)及運用

檔案的真正價值是被開發(fā)和利用，檢察機關訴訟檔案案件應該符合“為辦案服務、為領導決策服務、為社會服務”等原則，但是受制于專業(yè)人員的缺乏以及能力不足。檔案信息管理技術條件不允許等因素影響，導致訴訟檔案的利用率以及開發(fā)率較低，檔案無法實現正確利用的問題也很明顯。

4.側重紙質方式

隨著法治社會建設的不斷深入，民眾法律意識不斷提升，基層檢察機關案件受理量也隨之增加，檔案數量呈逐年上升趨勢，基層檢察機關人少案件多的問題也隨之加劇，部分基層檢察機關的工作人員年齡相對較大，在日常工作過程中，依舊側重紙質檔案管理方式，在電子檔案管理方面認識不到位，雖然能夠將案件內容及時錄入計算機系統(tǒng)中，但忽視了備份工作的重要性，一旦計算機系統(tǒng)發(fā)生網絡故障，容易造成檔案丟失或損毀的現象。

5.基層檢察機關在信息化管理方面存在問題

目前在相關的檔案管理中，已經逐漸將計算機技術滲透其中，并在檔案存儲與檢索方面發(fā)揮顯著優(yōu)勢。但從當前一些基層檢察機關的檔案管理工作情況來看，其中存在一些問題有待進一步改進。首先，在具體實踐過程中，更側重對信息資源管理，檔案管理信息化建設要應用到整個訴訟過程中，但在實際管理過程中對這方面的重視工作有所欠缺，難以有效發(fā)揮出信息化檔案管理的功能作用。其次，檔案人員素質有待提升，大多數檔案管理人員并不具備靈活熟練操作現代化檔案管理系統(tǒng)的能力。在計算機技術廣泛普及的時代背景下，基層檢察機關在檔案管理過程中只掌握檔案檢索操作方式，并沒有將計算機系統(tǒng)的其他功能有效發(fā)揮出來，如：檔案管理培訓學習等，還有些檔案管理人員對電子檔案歸檔管理、室藏檔案數字化、網絡咨詢服務等業(yè)務操作不夠熟練。最后，缺乏系統(tǒng)規(guī)劃與技術支持。部分專業(yè)應用軟件開發(fā)工作與綜合檔案管理系統(tǒng)建設缺乏統(tǒng)一性，信息化建設尚未形成協(xié)調統(tǒng)一、統(tǒng)籌兼顧的管理系統(tǒng)。此外，檔案信息化建設缺乏長期目標，數據格式并沒有建立統(tǒng)一標準。在這樣的情況背景下，基層檢察機關檔案管理信息化工作無法適應現有的時代需求，受傳統(tǒng)管理理念影響，導致一些工作人員沒有對現代化的工作形成全方位的認知，造成信息化工作效率過低，出現各級檔案管理工作發(fā)展不一致的現象。

五、檢察機關訴訟檔案管理應對策略

1.加強專業(yè)人員配置，做好專業(yè)隊伍建設

由于司法機制完善、辦案數量增加等因素，所以相應部門需要重視訴訟檔案管理工作，加強管理方面的領導，如可以成立專業(yè)小組、建構專門檔案管理工作部門對訴訟檔案進行管理。并且結合檢察機關實際情況，分配對應的檔案管理工作人員。同時，還應該定期對檔案管理工作人員進行專業(yè)化培訓，要求其具備專業(yè)知識、相關法律業(yè)務知識、現代化信息技術操作能力等，確保工作人員具有良好技能以及綜合素養(yǎng)。

2.完善制度體系，確保檔案管理的科學合理

因為司法檔案方面規(guī)范比較嚴格，檢察機關訴訟檔案管理需要遵守一定規(guī)范。按照法律方面的嚴格要求以及相關法律法規(guī)對檔案進行整理、完善。并且，還應該完善訴訟檔案交接管理制度。檔案管理工作人員在準備接受該項工作之前，應該跟隨相關辦理部門做好必要的訴訟資料收集整理工作，一致化的進行編制目錄處理，接著再將訴訟檔案進行數據庫歸檔處理，按照順序進行訴訟檔案上架，確保訴訟檔案管理高效合理化的進行。

3.加強管理力度，利用現代化信息技術

由于現代辦公大多采用信息化技術應用，能夠簡化工作流程，檢察機關檔案管理工作也應該納入現代化信息技術，在這方面加大投資，使訴訟檔案管理信息化，達到現代化管理層次。檔案管理工作也應該勢必做好數字化檔案室建設，并且建設專門的數字化檔案管理場所，提供數字化檔案教室不可缺少的計算機、掃描機器、裝訂機器等，運用對應的網絡線路，對案卷進行歸檔整理，做好相應的資料歸納。運用計算機等信息技術網絡，實現書上檔案管理的網格化以及現代化。另外，通過物理隔離、密鑰保護、配備溫濕度自動調節(jié)系統(tǒng)，進一步加強訴訟檔案網絡管理的安全性。

4.注重調節(jié)，靈活進行檔案資料的開發(fā)與利用

在當前模式下，由于大眾對于司法程序以及權利方面關注度增加，對自身合法權利的保護，需要不斷提升要求。所以各檢察機關要重視訴訟檔案資源的利用以及開發(fā)工作，加強普法宣傳教育，做好訴訟檔案編研將檔案資源信息實現最有效的呈現，提高服務能力以及技能水平。如果遇到一些較為典型的案例，還可以將其加工細化印在宣傳手冊上，進行大規(guī)模的普法宣傳，再對外進行宣講，這樣一來能夠對群眾正確認識犯罪、了解犯罪計謀、如何正確利用法律武器保護自己等起到促進作用。不僅如此，正確利用新媒體技術，比如通過微信、微博、短視頻等線上傳播方式，采用大規(guī)模訴訟檔案的普及及宣傳工作，最大限度地確保檔案資源的利用以及開發(fā)價值。

5.加強硬件管理，紙質與電子并行

基層檢察機關經費有限，在落實檔案信息化建設硬件設施后，在檔案信息化要求不斷提升的背景下，需要及時解決加強硬件系統(tǒng)建設工作。將信息化檔案管理系統(tǒng)硬件升級工作納入單位年度預算，及時更新相關的技術設備，并對老舊的檔案柜、保密柜等進行定期維修與更換，確保基層檢察機關檔案設施健全的功能與作用滿足實時要求。積極主動嘗試統(tǒng)一應用系統(tǒng)，將相關數據錄入檔案管理軟件中，提升檔案管理質量與效率。

6.提升訴訟檔案建設總體質量

在案件偵辦過程中，各種各樣的文書資料與檔案資料的產生與整理，是推動訴訟檔案建設工作有序進行的重要基礎，需提升基層檢察機關檔案訴訟建設工作總體質量與成效。首先，案件相關負責人要對文書材料的形成過程與整理分類工作進行全過程監(jiān)督與監(jiān)控，保證所有材料的真實性與準確性，有序開展各項檢查工作，及時整改不符合規(guī)范標準、不夠全面的工作，有序做好檔案排列工作，一般情況下，會根據檔案材料的名稱、類型、時間等開展排序工作，并且要保證所有材料齊全。案件的封面與目錄要與內部資料相一致，在填寫各種材料名稱與檔案編號時，要應用字跡持久的墨水，做到字跡真實、清晰、精準。最后，在對各項材料進行歸檔的過程中，需要的根據相關的規(guī)定標準進行，明確具體的保管期限，以此提高訴訟檔案建設總體質量。

結束語

綜合以上內容，檢察機關訴訟檔案是長期基礎的系統(tǒng)性工程。需要具有高素質的管理團隊，同時需要完善相應的規(guī)章制度，加大信息化建設的投入，完善檔案知識的普及和宣傳。這樣才能充分發(fā)揮檔案的作用以及凸顯其價值，更好地為檢察事業(yè)發(fā)展服務。

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（作者單位：山東省平邑縣人民檢察院）