淺議如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理逐漸由傳統(tǒng)管理模式向著數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型。在這種形勢(shì)下，檔案管理中存在的問(wèn)題也逐漸凸顯，包括對(duì)檔案管理不夠重視、軟硬件設(shè)施需要更新、檔案管理機(jī)制不完善、檔案管理工作人員綜合素質(zhì)較差等。本文從事業(yè)單位檔案管理的重要性入手，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題及其相應(yīng)對(duì)策進(jìn)行了相關(guān)探討，希望能為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化與完善提供參考價(jià)值。

在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，檔案管理有著重要意義。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷提升，對(duì)事業(yè)單位檔案管理的要求也越來(lái)越高，傳統(tǒng)的檔案管理形式很難適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，十分容易存在檔案管理問(wèn)題。因此，事業(yè)單位檔案管理必須要跟隨時(shí)代發(fā)展進(jìn)行創(chuàng)新，及時(shí)更新管理方法，加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，制定科學(xué)合理的檔案管理制度等，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)化與完善，保證事業(yè)單位檔案管理水平穩(wěn)步提升。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

近些年來(lái)，事業(yè)單位進(jìn)行了體制改革，并在人事管理以及機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)化等方面取得了一定成績(jī)。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著更多挑戰(zhàn)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等現(xiàn)代化手段給事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了很大便利，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式帶來(lái)了沖擊。檔案管理涉及眾多工作人員，是一項(xiàng)需要投入很多時(shí)間和精力的龐大工程。在事業(yè)單位檔案管理工作中，對(duì)檔案資料管理不夠重視，常常出現(xiàn)資料亂放、存儲(chǔ)不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，一旦文件丟失，很可能會(huì)影響到事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。檔案管理可以將事業(yè)單位的實(shí)際情況充分反映出來(lái)。比如，事業(yè)單位人力資源管理人員可以根據(jù)對(duì)人事檔案的匯總分析，了解事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的數(shù)量、學(xué)歷、工齡等信息。在內(nèi)部考核工作中，事業(yè)單位可以匯總工作人員的定級(jí)、任免以及晉升等檔案資料，以此作為考核依據(jù)。因此，事業(yè)單位檔案管理工作必須受到重視，做好檔案資料的收集、分析、存儲(chǔ)等工作，為事業(yè)單位的各項(xiàng)工作提供便利條件。從員工的角度考慮，其工作調(diào)動(dòng)、工資調(diào)整等各項(xiàng)證明、手續(xù)等都需要以檔案形式進(jìn)行保存處理。隨著我國(guó)事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案管理工作也逐漸受到關(guān)注。比如，在調(diào)整我國(guó)退休待遇后，部分退休較早的人員或高級(jí)職稱的工作人員，都需要確認(rèn)職稱與工齡材料，這就需要借助人事檔案來(lái)展開(kāi)工作。因此，在事業(yè)單位中檔案管理工作至關(guān)重要，對(duì)單位內(nèi)部每一個(gè)工作人員都有著重要影響。

二、事業(yè)單位檔案管理面臨的問(wèn)題

1.檔案管理意識(shí)不足

我國(guó)事業(yè)單位很多重要信息都存儲(chǔ)在檔案中，這些信息關(guān)系到事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的順利開(kāi)展。比如，單位內(nèi)部工作人員的身份、經(jīng)歷的記錄等，如果事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，很可能導(dǎo)致一些重要信息數(shù)據(jù)泄露、個(gè)人隱私受到侵犯等嚴(yán)重問(wèn)題。因此，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)受到更多關(guān)注，相關(guān)工作人員必須高度重視這項(xiàng)工作。但在實(shí)際工作中，做得再完美的檔案管理工作也很難創(chuàng)造出實(shí)際效益，因此檔案管理工作在很多事業(yè)單位不受重視，單位管理人員不重視檔案管理，也會(huì)讓檔案管理人員的工作態(tài)度受到消極影響。在部分事業(yè)單位中，檔案管理人員也不了解檔案管理工作的重要性，只把檔案管理工作看作是一份簡(jiǎn)單的檔案文件整理與保管工作，再加上單位領(lǐng)導(dǎo)的消極態(tài)度，檔案管理人員很難努力工作，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作一直流于表面，并未有實(shí)質(zhì)性的進(jìn)步與發(fā)展，工作人員不能嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定開(kāi)展工作，導(dǎo)致一些重要檔案資料殘缺不全，檔案查閱效果不佳。

2.硬件設(shè)施投入不足

最近幾年來(lái)，我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等新興技術(shù)在現(xiàn)代管理中運(yùn)用廣泛，事業(yè)單位檔案管理硬件設(shè)施較為欠缺、資金投入不足的問(wèn)題越發(fā)明顯。（1）部分事業(yè)單位檔案庫(kù)房陳舊且面積狹小，在防火、防潮、防盜、防蟲、防鼠等方面的設(shè)施并不完善，導(dǎo)致檔案材料霉變、蟲蛀等現(xiàn)象，影響了檔案資料的完整性與美觀度;（2）部分事業(yè)單位沒(méi)有專門的檔案管理庫(kù)房，也并未進(jìn)行檔案庫(kù)房、辦公室、閱文室的明確劃分;（3）有的事業(yè)單位檔案保管的條件十分簡(jiǎn)陋，仍然在使用陳舊老化的檔案柜，計(jì)算機(jī)以及檔案管理軟件并未及時(shí)更新與維護(hù)，導(dǎo)致部分檔案管理功能欠缺等。從當(dāng)前情況來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化管理設(shè)備并不充足，這也是影響檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。

3.欠缺完善的檔案管理機(jī)制

檔案管理工作十分復(fù)雜，涉及信息收集、檔案資料保存以及信息統(tǒng)計(jì)等工作。在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中，一直采用的是計(jì)劃管理模式，這樣的方法不夠靈活，很多工作都以計(jì)劃為核心。在新時(shí)代背景下，這樣的管理模式已經(jīng)逐漸不適合事業(yè)單位檔案管理的工作需求。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作也面臨著轉(zhuǎn)型，但很多事業(yè)單位檔案管理工作并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和工作模板，檔案管理工作人員只能結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)和個(gè)人理解來(lái)開(kāi)展工作，導(dǎo)致檔案管理并不具有全面性。

此外，一些事業(yè)單位為了將高素質(zhì)的專業(yè)人才留住，存在扣留員工檔案的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案庫(kù)中的檔案資料不全，這也給檔案錄入審批工作增加了難度。再加上事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善，在很多工作環(huán)節(jié)中并未嚴(yán)格按照檔案管理制度執(zhí)行，相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制、考核機(jī)制也流于表面，并未發(fā)揮實(shí)質(zhì)性作用，在一定程度上影響了檔案管理效率。因此，事業(yè)單位應(yīng)從整體考慮，不斷完善檔案管理制度，提高事業(yè)單位檔案管理效率和管理質(zhì)量。

4.檔案管理方法有待更新

現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅速，很多事業(yè)單位的檔案管理工作仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，并沒(méi)有利用太多的現(xiàn)代化手段，檔案管理工作由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)型升級(jí)為數(shù)字化、信息化建設(shè)的進(jìn)程受到嚴(yán)重影響，也讓事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展受到很大阻礙。存在這種問(wèn)題的原因主要有以下幾點(diǎn)：

第一，檔案管理觀念有待更新。很多檔案管理人員認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理模式十分順手，他們覺(jué)得傳統(tǒng)管理模式好用，并沒(méi)有放棄熟悉的管理方法而改為新的管理模式的想法，因此對(duì)數(shù)字化管理模式的推進(jìn)并不積極，也未認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理的重要性，從而影響了檔案數(shù)字化發(fā)展;

第二，事業(yè)單位急需更新檔案管理所使用的各種軟硬件設(shè)備。數(shù)字化、信息化的檔案管理工作離不開(kāi)先進(jìn)的電子設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等，但目前很多事業(yè)單位用于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備都較為陳舊，缺乏現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)施，現(xiàn)代化管理系統(tǒng)不完善嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率;

第三，檔案管理人員對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)并不熟悉。在有的事業(yè)單位中，檔案管理工作人員的年紀(jì)較大，對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)方面的知識(shí)了解不多，從而影響了檔案管理信息化建設(shè)，檔案管理效率不高。

5.檔案管理人員專業(yè)能力不足

從實(shí)際情況分析，事業(yè)單位中很多檔案管理人員的綜合素質(zhì)都有所欠缺，這也給事業(yè)單位檔案管理工作增加了難度。檔案管理工作人員專業(yè)知識(shí)有待提升，很多檔案管理人員并不是專業(yè)出身，他們掌握的檔案管理專業(yè)知識(shí)不夠，甚至一些檔案管理人員只是兼職，還承擔(dān)單位內(nèi)部其他職責(zé)，單位內(nèi)部專業(yè)的檔案管理人員不足，造成檔案管理工作雜亂無(wú)序。很多檔案管理人員的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有待加強(qiáng)，因此在工作中常常采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔方式，很容易因人為因素產(chǎn)生管理錯(cuò)誤，導(dǎo)致丟失檔案資料。不完善的檔案管理制度很容易導(dǎo)致檔案管理人員工作不積極，存在敷衍情況，這也是影響事業(yè)單位檔案管理效率的原因之一。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的有效策略

1.重視檔案管理工作

要想增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理能力，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，從單位內(nèi)部管理人員做起，全面了解檔案管理工作的重要性，讓單位員工都充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理工作的積極性。同時(shí)，根據(jù)事業(yè)單位具體情況，加強(qiáng)相關(guān)工作人員檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)，嚴(yán)格按照檔案管理相關(guān)要求開(kāi)展工作。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須要以身作則，高度重視檔案管理工作，才能讓員工嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行檔案管理，讓檔案管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好自己的工作，運(yùn)用科學(xué)合理的手段進(jìn)行檔案管理，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的有效提升。

2.加強(qiáng)軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)

從實(shí)際情況來(lái)看，很多事業(yè)單位在檔案管理方面的資金投入并不多，導(dǎo)致檔案管理軟硬件設(shè)施并不能滿足實(shí)際的工作需求，檔案管理效率受到影響。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照檔案室建設(shè)規(guī)范與要求，加大對(duì)檔案管理的資金投入，配備完善的檔案管理軟硬件設(shè)施。比如，檔案庫(kù)房面積要符合工作要求，盡量減少擁堵狹窄等問(wèn)題;各種軟硬件配備齊全，包括檔案柜、除濕器、切紙刀、計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件系統(tǒng)等，還要配備防火、防潮、防蟲、防潮等設(shè)備;事業(yè)單位還可以配備安全、溫濕度、消毒凈化一體化智能控制體系、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)以及檔案存儲(chǔ)設(shè)備智能密集架管理系統(tǒng)等，營(yíng)造現(xiàn)代化檔案室，給檔案管理人員提供便利的辦公條件，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作效率的提高。

3.構(gòu)建全面完善的檔案管理制度

在事業(yè)單位中，檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜煩瑣的工作，單位應(yīng)制定合理的檔案管理機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的工作行為提出規(guī)范要求，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的有序開(kāi)展。事業(yè)單位構(gòu)建的檔案管理制度應(yīng)將檔案收集、檔案保密等內(nèi)容包含在內(nèi)，要求相關(guān)工作人員嚴(yán)格按照制度要求開(kāi)展檔案管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化發(fā)展。同時(shí)，事業(yè)單位內(nèi)部工作人員不能私自存儲(chǔ)自己或者別人的檔案信息，必須要根據(jù)我國(guó)檔案保密制度嚴(yán)格執(zhí)行，堅(jiān)持分級(jí)管理原則做好檔案管理工作。尤其要注意構(gòu)建必備的安全保障體系，檔案管理工作中的安全管理主要有以下內(nèi)容：（1）易燃材料不可存放在檔案室內(nèi)，檔案應(yīng)做到避光保存，并對(duì)室內(nèi)溫度進(jìn)行有效把控;（2）利用檔案管理制度實(shí)現(xiàn)檔案收集、分析、歸納等環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理;（3）事業(yè)單位還可以組建領(lǐng)導(dǎo)小組，專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，明確劃分各級(jí)責(zé)任，提高檔案管理人員的責(zé)任心，從而提高單位檔案管理水平。

4.做好檔案管理信息化建設(shè)

隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)不斷優(yōu)化與完善，針對(duì)檔案管理模式進(jìn)行適當(dāng)創(chuàng)新，將傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、信息化檔案管理，打破人工整理檔案的局限性，在傳統(tǒng)檔案管理中合理融入現(xiàn)代化管理手段，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。結(jié)合目前檔案管理在事業(yè)單位中的具體情況來(lái)看，應(yīng)先認(rèn)清形勢(shì)，及時(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念，打破傳統(tǒng)的思維模式，培養(yǎng)數(shù)字化、信息化檔案管理意識(shí)，才能加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。事業(yè)單位檔案管理部門還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況逐漸開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)工作，在有限的時(shí)間里將以往的檔案資源中重要的、利用率較高的信息數(shù)據(jù)錄入電子系統(tǒng)中，遵循先后有序、確保重點(diǎn)的原則。事業(yè)單位還應(yīng)在本單位的綜合管理建設(shè)規(guī)劃中納入檔案管理信息化建設(shè)方面的內(nèi)容，利用單位局域網(wǎng)與辦公系統(tǒng)之間的有效銜接，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的高效接收、傳輸、整合利用等，這也有助于事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化。檔案管理信息化建設(shè)必須要得到單位管理人員的認(rèn)可和支持，檔案管理工作人員應(yīng)針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的要求以及建設(shè)情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)和請(qǐng)示，讓單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)更加重視，在領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注與重視下，才能保障檔案管理信息化建設(shè)的人員、設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)等資源，更快完成事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

5.注重培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)代化管理手段為事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)了很大便利，將現(xiàn)代化管理手段引入到檔案管理中，可以對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，提高事業(yè)單位檔案管理的時(shí)效性，保證檔案管理質(zhì)量。因此，也就要求檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬，才能在檔案管理工作中靈活運(yùn)用現(xiàn)代化管理辦法，增強(qiáng)單位檔案管理質(zhì)量和效率。但是，在實(shí)際工作中，一些檔案管理人員專業(yè)知識(shí)技能有所欠缺，針對(duì)這一問(wèn)題，可以組織相關(guān)工作人員開(kāi)展專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)，并對(duì)檔案管理知識(shí)進(jìn)行適當(dāng)拓展。事業(yè)單位可以帶領(lǐng)檔案管理人員到其他友好單位參觀學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他人優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和方法，也可以邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家到單位進(jìn)行專業(yè)知識(shí)答疑活動(dòng)，將其成功經(jīng)驗(yàn)傳授給事業(yè)單位的相關(guān)工作人員，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作有序開(kāi)展。另外，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理人才招聘時(shí)，也可以要求面試人員要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和良好的道德品質(zhì)等，為檔案管理工作注入新活力，促進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)行。檔案管理人員還可以根據(jù)檔案管理制度，嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行檔案管理，嚴(yán)格規(guī)范自己的工作行為，讓檔案管理工作具備有序性、規(guī)范性，充分發(fā)揮檔案管理的積極作用，促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

四、總結(jié)

在現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的新時(shí)代背景下，做好事業(yè)單位檔案管理，為事業(yè)單位工作的有效性提供重要保障，讓檔案管理工作充分發(fā)揮其價(jià)值。因此，事業(yè)單位必須要對(duì)檔案管理工作更加重視，根據(jù)實(shí)際情況制定完善的檔案管理機(jī)制，投入充足的資金進(jìn)行軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理人員的專業(yè)能力，加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理水平。

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（作者單位：?jiǎn)慰h醫(yī)療保障局）

作者簡(jiǎn)介：張帥（1987—），男，漢族，山東單縣人，本科，工程師，研究方向：檔案管理。