信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位內(nèi)部管理的關(guān)鍵組成部分，其工作內(nèi)容與形式具有極強(qiáng)的復(fù)雜性，由于涉及的要素較多，使得工作人員的壓力較重。隨著信息化時(shí)代到來(lái)，將信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理中，可以由以往傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理模式，進(jìn)而提高管理工作的質(zhì)量與效率。本文主要圍繞信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用展開(kāi)探討，希望可以有效提高事業(yè)單位檔案管理的工作水平。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;實(shí)際應(yīng)用

目前，應(yīng)用信息技術(shù)已經(jīng)成為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、服務(wù)社會(huì)生活的一項(xiàng)重要技能。信息技術(shù)的適用范圍相對(duì)較為廣泛，對(duì)于我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作而言，應(yīng)用信息技術(shù)是事業(yè)單位工作人員重點(diǎn)掌握的一項(xiàng)技術(shù)，對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行深層次學(xué)習(xí)，能夠在一定程度上適應(yīng)技術(shù)革新的變化。在事業(yè)單位的檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，可以讓檔案管理工作更加系統(tǒng)化、高效化，進(jìn)而保證我國(guó)事業(yè)單位可以穩(wěn)定發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)用信息技術(shù)的意義

事業(yè)單位作為從事教育、衛(wèi)生、科技、文化與生產(chǎn)的一項(xiàng)社會(huì)服務(wù)組織，其目的是為社會(huì)提供各項(xiàng)服務(wù)，能夠有效推動(dòng)我國(guó)社會(huì)的大力發(fā)展。

隨著新時(shí)期事業(yè)單位體制改革的持續(xù)深入，事業(yè)單位中的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)愈發(fā)廣泛，在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)上升趨勢(shì)，使得事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容的復(fù)雜程度明顯增加，管理難度也越來(lái)越大。將信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理工作，可以為其提供較大的便利。以往的檔案管理工作，因?yàn)榧堎|(zhì)文件在存放時(shí)容易受到破壞，如果出現(xiàn)損壞，其恢復(fù)難度會(huì)比較大，所以需要在文件裝訂、防潮等方面投入一定的人力、物力、財(cái)力。在信息技術(shù)的應(yīng)用下，可以有效解決這些問(wèn)題，通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案文件的數(shù)字化管理、整合，一方面能夠更好地對(duì)文件檔案進(jìn)行保存，避免發(fā)生文件丟失與損害的現(xiàn)象，另一方面還可以降低檔案在管理時(shí)所耗費(fèi)的成本。由此可見(jiàn)，在事業(yè)單位的檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

1.實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

信息技術(shù)可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的無(wú)障礙傳輸，保證各項(xiàng)信息資源間相互共享與流動(dòng)。事業(yè)單位在信息技術(shù)的支撐下可以對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化處理，為檔案信息提供一定的便利條件。事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵是對(duì)多元化數(shù)據(jù)資料予以存儲(chǔ)、運(yùn)用，而信息技術(shù)可以為檔案的存儲(chǔ)與運(yùn)用提供可靠的支撐，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息共享?；诂F(xiàn)代化檔案管理實(shí)踐，檔案數(shù)據(jù)信息在事業(yè)單位中的價(jià)值開(kāi)始逐漸顯現(xiàn)，只有將這些價(jià)值予以充分發(fā)揮，才能對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行讀取。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)頗為重要。

2.提高管理效率

事業(yè)單位檔案管理的工作量比較大，其工作任務(wù)較為繁重，需要處理多樣的數(shù)據(jù)信息，所以對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理時(shí)應(yīng)對(duì)其進(jìn)行有效的整理與分類，并高效率完成數(shù)據(jù)查詢，以此來(lái)充分滿足數(shù)據(jù)整理與存儲(chǔ)的要求。事業(yè)單位以往的檔案管理都是由人工進(jìn)行操作，對(duì)信息處理的效率比較低，并且難以保證處理質(zhì)量，出現(xiàn)諸多人為因素導(dǎo)致的誤差，對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。將信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理工作中，不僅可以提高管理效率，還能保證檔案管理的準(zhǔn)確度，因此事業(yè)單位可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成人工操作難以進(jìn)行的檔案處理工作，確保提升工作效率。

三、事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)狀

隨著我國(guó)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，事業(yè)單位在檔案管理工作中都會(huì)應(yīng)用信息技術(shù)，但是并沒(méi)有得到理想的應(yīng)用效果，這是因?yàn)榇蟛糠质聵I(yè)單位在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在諸多問(wèn)題，難以讓信息技術(shù)在檔案管理方面充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，使得檔案管理的工作效率沒(méi)有顯著提升。

目前，事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)主要存在以下幾個(gè)方面問(wèn)題。

1.檔案管理信息化認(rèn)知度不足

我國(guó)現(xiàn)代信息技術(shù)相對(duì)國(guó)外而言發(fā)展速度較快，但因?yàn)槠鸩綍r(shí)間較晚，尚未構(gòu)建出健全的運(yùn)作框架與體系，使得事業(yè)單位將檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合時(shí)會(huì)受到來(lái)自外部條件的限制，沒(méi)有完善的檔案管理體系與管理標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制。我國(guó)事業(yè)單位中大多數(shù)從事檔案管理的工作人員都是以自身的工作經(jīng)驗(yàn)與已有的信息技術(shù)水平為主，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量與效率明顯降低，甚至?xí)嬖谝欢ǖ闹饔^隨意性與波動(dòng)性。造成這種問(wèn)題的原因是因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)檔案管理的信息化認(rèn)知程度不足，多數(shù)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)與管理系統(tǒng)過(guò)于依賴，并沒(méi)有從宏觀方面分析信息技術(shù)將會(huì)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，一旦計(jì)算機(jī)與管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障，無(wú)法正常運(yùn)作時(shí)，就會(huì)發(fā)生檔案管理資料損壞或丟失的情況。

2.單位電子檔案缺少安全保障

隨著電子檔案的出現(xiàn)，在一定程度上彰顯事業(yè)單位的檔案管理工作正在朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，但由于目前電子檔案管理工作缺少一定的安全保障，難以充分體現(xiàn)檔案管理工作與信息技術(shù)互相融合的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而影響到檔案管理工作的質(zhì)量與效率。事業(yè)單位中部分檔案管理人員只會(huì)使用計(jì)算機(jī)對(duì)文件檔案進(jìn)行保存與使用，如果計(jì)算機(jī)遇到病毒入侵等各種故障，導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞，就會(huì)對(duì)電子檔案的安全保障與穩(wěn)定運(yùn)行造成嚴(yán)重影響。此外，因?yàn)闄n案管理人員的工作能力相對(duì)較差，缺少工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案文件進(jìn)行處理時(shí)并沒(méi)有做好歸檔、備份等工作，其檔案管理工作將會(huì)存在極大的盲目性、隨意性，令文件丟失的情況頻繁發(fā)生，檔案安全缺少足夠的保障。

3.缺乏高素質(zhì)的管理隊(duì)伍

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)普遍停留在單純保管檔案即可，對(duì)于組建檔案管理人才隊(duì)伍的重視程度過(guò)于不足，其隊(duì)伍中缺少高素質(zhì)的專業(yè)型人才，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的高效開(kāi)展造成一定的影響。不僅如此，許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員進(jìn)行招聘時(shí)，并沒(méi)有制定清晰的招聘標(biāo)準(zhǔn)，即使有的單位制定了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，卻沒(méi)有在招聘過(guò)程中予以全面落實(shí)，導(dǎo)致招聘的檔案管理人員素質(zhì)良莠不齊。除此之外，我國(guó)大部分事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍進(jìn)行定期培訓(xùn)，難以提高檔案管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)檔案管理工作的順利開(kāi)展形成阻礙。

四、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用

事業(yè)單位檔案管理工作的管理性質(zhì)比較強(qiáng)，同時(shí)帶有政治化色彩，其管理是通過(guò)有形的事務(wù)所產(chǎn)生的思維方式，管理模式則是一種知識(shí)性的無(wú)形產(chǎn)物。信息技術(shù)是以技術(shù)為基礎(chǔ)的無(wú)形產(chǎn)物，將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，形成一種理想化組成方式。

將信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理工作中，可以實(shí)現(xiàn)管理工作的科學(xué)化，使管理效率與質(zhì)量有所提高，并將信息服務(wù)予以優(yōu)化，對(duì)以往傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行優(yōu)化，彰顯檔案管理工作的規(guī)范性與針對(duì)性，進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位的長(zhǎng)久發(fā)展。

1.應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)

事業(yè)單位檔案管理與常規(guī)意義中的信息管理有著極大的區(qū)別，傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)只可以存儲(chǔ)信息，卻無(wú)法對(duì)專業(yè)的檔案進(jìn)行分類、整理、開(kāi)發(fā)等，要想實(shí)現(xiàn)這些方面，就需要信息系統(tǒng)的支撐。為了能夠讓信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用價(jià)值最大化發(fā)揮，應(yīng)該積極開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，確保事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量與效率。事業(yè)單位在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)應(yīng)在檔案管理信息技術(shù)的前提下進(jìn)行信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，以此來(lái)充分滿足檔案管理提出的綜合需求。首先，對(duì)于硬件系統(tǒng)建設(shè)而言，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)時(shí)需要的網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備予以全方位升級(jí)改造，落實(shí)安裝監(jiān)控功能設(shè)備的房間，為專業(yè)化的信息系統(tǒng)建設(shè)奠定基礎(chǔ)。其次，對(duì)于軟件系統(tǒng)建設(shè)而言，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)軟件的調(diào)試、維護(hù)等方面加大重視，同時(shí)為其配備專業(yè)人員對(duì)相關(guān)軟件進(jìn)行操作與管理。最后，對(duì)于專業(yè)化信息系統(tǒng)建設(shè)而言，應(yīng)該在完成系統(tǒng)建設(shè)后進(jìn)行相對(duì)完善的安全保障措施，借助信息技術(shù)具備的安全手段來(lái)保證檔案的完整度，并在第一時(shí)間做好信息系統(tǒng)發(fā)生故障的處理預(yù)案，防止出現(xiàn)檔案丟失的情況。

2.應(yīng)用信息技術(shù)嚴(yán)格落實(shí)檔案管理體系

作為事業(yè)單位需要嚴(yán)格遵循《檔案法》的需求制定完善的檔案管理體系，并對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)加以重視，幫助相關(guān)人員樹(shù)立檔案管理觀念。同時(shí)，將現(xiàn)代信息技術(shù)科學(xué)、合理地融入檔案管理體系中，對(duì)檔案管理人員的工作加以規(guī)范，促使檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量的增強(qiáng)。事業(yè)單位通過(guò)對(duì)檔案管理體系的落實(shí)，不僅會(huì)讓檔案管理工作擁有極強(qiáng)的層次性，還能在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候幫助工作人員找到問(wèn)題源頭，以便于在第一時(shí)間采取解決措施，保證檔案管理工作可以順利進(jìn)行。此外，事業(yè)單位應(yīng)加大力度對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，建立相對(duì)完善的考核機(jī)制，將工作人員的薪資待遇和檔案管理工作相聯(lián)系，以此來(lái)調(diào)動(dòng)單位檔案管理工作人員的積極性，讓其以極高的熱情投入本職工作，進(jìn)而提高單位檔案管理工作的質(zhì)量。

3.應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行備份儲(chǔ)存

事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)用信息技術(shù)，可以將以往的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，讓相關(guān)工作人員以機(jī)器掃描或者人工輸入的方式將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，在計(jì)算機(jī)中記錄的同時(shí)進(jìn)行云儲(chǔ)存與備份，防止出現(xiàn)檔案信息丟失的現(xiàn)象。通過(guò)信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行云儲(chǔ)存與備份，能夠有效解決以往檔案在存儲(chǔ)中出現(xiàn)的問(wèn)題，如占用空間面積大，促使我國(guó)事業(yè)單位檔案管理得到進(jìn)步。另外，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們應(yīng)用數(shù)據(jù)技術(shù)的方式愈發(fā)嫻熟，所以事業(yè)單位可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的數(shù)字化管理，讓工作人員將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，并在云端進(jìn)行備份，倘若檔案數(shù)據(jù)信息丟失，也可以從備份中找到丟失的部分，從而提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

4.應(yīng)用信息技術(shù)提高工作人員的信息素養(yǎng)

事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)用信息技術(shù)是現(xiàn)代化檔案管理提出的要求，也是一種必然趨勢(shì)，可以在一定程度上解放人力，保證檔案管理工作的質(zhì)量與效率。但事實(shí)上，檔案管理工作的任務(wù)始終是落實(shí)在人身上，所以從事檔案管理的工作人員是否擁有較高的信息素養(yǎng)，是否可以靈活操作、運(yùn)用信息技術(shù)，將會(huì)與檔案信息化建設(shè)有著密切的聯(lián)系。由此可見(jiàn)，提高檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)尤為重要，事業(yè)單位應(yīng)將實(shí)際情況作為切入點(diǎn)，增強(qiáng)檔案管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)，尤其是職業(yè)道德與專業(yè)技能，建立相對(duì)較為健全的培訓(xùn)機(jī)制，提高工作人員的學(xué)習(xí)意識(shí)。除此之外，事業(yè)單位可以邀請(qǐng)專家為檔案管理工作人員進(jìn)行信息技術(shù)操作的指導(dǎo)與示范，讓其可以將檔案管理工作與信息技術(shù)進(jìn)行充分結(jié)合，從而保證信息化系統(tǒng)操作的規(guī)范性。

5.應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行共享管理

現(xiàn)階段，我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展愈發(fā)成熟，信息技術(shù)中的關(guān)鍵內(nèi)容就是“云技術(shù)”，目前已經(jīng)廣泛應(yīng)用于諸多領(lǐng)域中?；诳萍嫉拇罅Πl(fā)展，一系列電子設(shè)備都擁有可以云端傳輸?shù)慕邮湛?，所以在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用“云技術(shù)”極為重要。為了能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享管理，各級(jí)政府可以建立與之對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)各項(xiàng)環(huán)節(jié)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢修與維護(hù)。與此同時(shí)，各地區(qū)事業(yè)單位可以根據(jù)政府建立的檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)對(duì)自有的數(shù)據(jù)庫(kù)予以維護(hù)，檔案管理者通過(guò)“云技術(shù)”的共享功能在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，便于相關(guān)檔案信息可以在第一時(shí)間上傳到云端，防止因相關(guān)檔案信息在部門(mén)停留較長(zhǎng)的時(shí)間而出現(xiàn)信息泄露的情況，進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量與效率。

6.合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作

基于我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展成熟的大環(huán)境下，事業(yè)單位可以通過(guò)計(jì)算技術(shù)，對(duì)檔案管理工作予以精細(xì)化管理。目前，有諸多針對(duì)檔案管理所研發(fā)的計(jì)算機(jī)程序，檔案管理工作人員可以通過(guò)相關(guān)程序進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量與效率有所提高。例如，計(jì)算機(jī)檢索程序，檔案管理工作人員通過(guò)該程序可以對(duì)檔案可能存有的錯(cuò)誤進(jìn)行系統(tǒng)性查找，之后通過(guò)相關(guān)程序加以修改。不僅如此，檔案管理者通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索程序可以對(duì)某個(gè)人的檔案位置精確查找，在一定程度上提高工作效率，減輕對(duì)人工操作的依賴度。需要注意的是，有的檔案數(shù)據(jù)屬于機(jī)密信息，通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)及時(shí)做好檔案的保密工作，將檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上，增強(qiáng)相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)，以及對(duì)本職工作的謹(jǐn)慎態(tài)度，保證檔案管理的安全性，防止出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)泄露的情況。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位檔案管理工作是推動(dòng)單位可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵部分，將信息技術(shù)合理應(yīng)用于檔案管理工作中，對(duì)于應(yīng)用信息技術(shù)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)解決，確保信息技術(shù)可以在檔案管理工作中全面落實(shí)，使檔案管理工作的質(zhì)量與效率得到最大限度地增強(qiáng)，促進(jìn)事業(yè)單位的順利發(fā)展。

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（作者單位：?jiǎn)慰h人力資源和社會(huì)保障局）

作者簡(jiǎn)介：白辰（1989—），男，漢族，山東單縣人，本科，工程師，研究方向：檔案管理。