工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化推進(jìn)措施探討

摘 要：工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，不僅是優(yōu)化檔案管理、提升服務(wù)質(zhì)量的需要，還是促進(jìn)工傷保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的需要。但是，在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)中存在著一定的問題，如檔案信息化管理的層次不一、安全性較差，缺乏相應(yīng)的復(fù)合型人才等。因此，需要通過采取有效措施，創(chuàng)新檔案管理方式，讓檔案管理更好地為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)服務(wù)。本文闡述了工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的內(nèi)容，分析了工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化中存在的問題，然后對(duì)其推進(jìn)措施展開探究。

關(guān)鍵詞：工傷保險(xiǎn);業(yè)務(wù)檔案;信息化管理;措施

工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案指的是辦理工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中形成的資料、文檔等，檔案信息化主要利用信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行轉(zhuǎn)化，完成檔案信息的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)信息傳遞、接收、利用的一體化。工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工程，其中涉及各種技術(shù)層面的要求，并且還包括相應(yīng)的信息資源開發(fā)以及人才培養(yǎng)等。在這樣的情況下，就需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的需求，積極探索新的檔案管理方式，提升工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化水平。

一、工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化概述

1.工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的特征與目標(biāo)

首先，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化具有一定的實(shí)用性、共享性。在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展中，有大量信息落實(shí)在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中，通過對(duì)相應(yīng)數(shù)據(jù)文件進(jìn)行總結(jié)，在系統(tǒng)中記錄相應(yīng)的結(jié)果，數(shù)據(jù)存在共享性，保險(xiǎn)中心還應(yīng)完善信息自助平臺(tái)。其次，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的主要目標(biāo)是降低成本、提高工作效率。在檔案管理信息化中，大多使用電子檔案管理方式完善檔案，有效減少人工成本。同時(shí)，工傷保險(xiǎn)檔案的使用頻率較高，隨著社會(huì)保障體系的完善，通過優(yōu)化保險(xiǎn)檔案的功能，使其更好地為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)服務(wù)。

2.工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的原則

首先，數(shù)字化原則。工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化的過程也就是數(shù)字化的過程，即信息輸入、接收、管理的數(shù)字化。在信息輸入過程中，先將傳統(tǒng)的檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，然后進(jìn)行查詢，或者利用計(jì)算機(jī)提供相關(guān)服務(wù)。在信息接收和管理過程中，應(yīng)了解電子文件的運(yùn)行特點(diǎn)，明確歸檔要求以及管理規(guī)范，及時(shí)將檔案信息進(jìn)行歸檔，并統(tǒng)一文檔格式。其次，標(biāo)準(zhǔn)化原則。（1）在檔案信息化過程中應(yīng)堅(jiān)持信息采集的標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入和標(biāo)引;（2）在檔案儲(chǔ)存方面堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化，結(jié)合相關(guān)規(guī)定明確相應(yīng)的儲(chǔ)存方式;（3）在檔案信息化建設(shè)過程中堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息比較特殊，在檔案信息化過程中應(yīng)有層次性的建設(shè)，并明確對(duì)應(yīng)的適用范圍;（4）檔案管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)統(tǒng)一檔案管理軟件。最后，網(wǎng)絡(luò)化原則。工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理部門應(yīng)充分利用信息技術(shù)完成信息檢索，借助檔案管理系統(tǒng)提升工作效率，確保資源的共享性，通過堅(jiān)持網(wǎng)絡(luò)化原則，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。

3.工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的重要性

首先，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化是優(yōu)化檔案管理的需要。在當(dāng)前的管理模式下，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案資料大多數(shù)是參保檔案、醫(yī)療待遇審核檔案等，在每一個(gè)征繳年度，檔案資料的原件都需要借助人工進(jìn)行分類與整理，花費(fèi)大量的時(shí)間與精力，所有的原始檔案件都存放在檔案庫(kù)中，占用較大的空間，想要查詢資料十分困難，而檔案管理信息化則能夠有效解決這一問題，快速完成資料檢索與查閱。其次，提升服務(wù)質(zhì)量的需要。參保人員享受的每一項(xiàng)待遇都需要相應(yīng)業(yè)務(wù)檔案提供資料，并且與參保單位的信譽(yù)也有一定的關(guān)系，通過加強(qiáng)檔案管理信息化，對(duì)提升信息價(jià)值以及服務(wù)質(zhì)量有著較大的意義。最后，促進(jìn)工傷保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的需要。工傷保險(xiǎn)是社會(huì)保險(xiǎn)中的一種基本保險(xiǎn)，隨著社會(huì)保險(xiǎn)繳納人數(shù)的增加，相應(yīng)的檔案管理工作量逐漸加大，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理也成為比較重要的工作，加強(qiáng)信息化管理能夠更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，并且與工傷保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展需求相適應(yīng)。

二、工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化中存在的問題

1.各地檔案信息化管理層次不一

部分領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，以至于各地區(qū)檔案管理信息化的程度不相同，部分地區(qū)的信息化水平較低或沒有應(yīng)用新的信息化檔案管理系統(tǒng)，還有部分地區(qū)雖然使用了檔案管理信息化系統(tǒng)，并且建立了相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，但是存在應(yīng)用盜版軟件的情況。總的來(lái)說(shuō)，其主要原因是對(duì)檔案管理信息化缺乏專業(yè)的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致在實(shí)際管理中存在管理層次不一等現(xiàn)象，這種信息化程度各不相同的現(xiàn)象與當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展水平以及政府的重視程度等有很大的關(guān)系。

2.檔案管理難度增加

隨著社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍的擴(kuò)大，參保的對(duì)象逐漸增加，相應(yīng)的工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)不斷增加，在管理方面存在一定的難度。同時(shí)，在城鄉(xiāng)一體化的推進(jìn)過程中，居民遷移也會(huì)導(dǎo)致檔案信息的增加，并且更加復(fù)雜化，進(jìn)而影響部門的工作效率。檔案部門是社會(huì)保險(xiǎn)中較為獨(dú)立的一個(gè)部門，與其他部門之間缺乏有效的溝通，而檔案管理與業(yè)務(wù)辦理之間有著較大的關(guān)系，與業(yè)務(wù)辦理的效率息息相關(guān)，如果將這兩項(xiàng)加深融合，則會(huì)大大提升工作效率，完成增強(qiáng)檔案部門與各部門之間的聯(lián)系。同時(shí)，檔案管理信息化與傳統(tǒng)的檔案管理方式有很大的不同，在存儲(chǔ)方面，信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)相對(duì)較為安全，能夠防止資料丟失，但同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息被篡改等現(xiàn)象，在管理方面需要提升管理水平，限制訪問系統(tǒng)的用戶身份，只有這樣才能夠提升檔案管理質(zhì)量。

3.檔案管理信息化安全性不高

在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中，信息安全是信息化建設(shè)中非常重要的一個(gè)問題，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)被盜取等問題，則可能會(huì)泄露大量的用戶信息，從而造成較大的損失。工傷保險(xiǎn)檔案信息對(duì)于民眾來(lái)說(shuō)是非常重要的資料，是其在工傷報(bào)銷中重要的憑據(jù)，是不允許被他人盜取的。同時(shí)，與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案管理信息化的資源共享是其優(yōu)勢(shì)所在，在數(shù)據(jù)的交互中，能夠突出檔案的價(jià)值。

4.缺乏高水平的檔案管理人才

在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中，高素質(zhì)、高水平的復(fù)合型人才匱乏對(duì)檔案管理信息化有較大的影響，兼具檔案管理學(xué)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才不多，部分地區(qū)依然采取分工協(xié)作的方法，共同管理檔案信息。由于人才的缺乏，在一定程度上限制了工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的步伐，檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)興趣較低，不注重提升自身的綜合水平，導(dǎo)致自身能力的提升較為緩慢。相關(guān)部門在組織人員培訓(xùn)方面也缺乏一定的積極性，沒有真正注重對(duì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，因此只有定期組織開展信息技術(shù)的培訓(xùn)活動(dòng)，才能夠促進(jìn)檔案管理人才的自身水平提升，從而更好地推進(jìn)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。

三、工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的推進(jìn)措施

1.提高重視，加強(qiáng)檔案信管理信息化建設(shè)

想要推進(jìn)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化，相關(guān)部門需要積極轉(zhuǎn)變觀念，重視工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化工作，只有從思想上加以重視，才能夠解決當(dāng)下存在的各種問題。首先，樹立檔案意識(shí)，了解檔案管理信息化的重要性。提高對(duì)檔案管理信息化的重視程度，并不是簡(jiǎn)單地更換系統(tǒng)，而是全面革新，樹立正確的管理理念。其次，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)充分發(fā)揮自身的帶頭作用，構(gòu)建現(xiàn)代化的管理模式，結(jié)合工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)，優(yōu)化人員配置、合理分配設(shè)備等，構(gòu)建良好的工作氛圍。最后，加大宣傳力度，通過借助官網(wǎng)、微信、微博等平臺(tái)，大力宣傳工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的具體內(nèi)容以及相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格落實(shí)并執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》及《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》等法規(guī)，避免檔案管理工作的隨意性。

2.提升檔案信息化的效率

首先，檔案數(shù)字化主要是指將紙質(zhì)檔案或者實(shí)物檔案等通過掃描轉(zhuǎn)化為圖片，并將圖片中的文字轉(zhuǎn)化為文檔，完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。對(duì)于聲像檔案，主要是利用轉(zhuǎn)錄設(shè)備，將其連接計(jì)算機(jī)，然后轉(zhuǎn)為相應(yīng)的音頻文件或者視頻文件;對(duì)于實(shí)物檔案，通常是借助攝影等方式形成相應(yīng)的文件，并根據(jù)圖片或者聲像檔案的方式來(lái)處理。在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化中，業(yè)務(wù)與檔案系統(tǒng)銜接與共享，通過利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的相關(guān)資源，有效防止檔案系統(tǒng)的重復(fù)錄入，從而提升檔案數(shù)字化效率。其次，檔案信息的編目。編目通常在檔案數(shù)字化之后進(jìn)行，如果檔案沒有完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，也可以先進(jìn)行目錄數(shù)字化，在以往編目的基礎(chǔ)上進(jìn)行計(jì)算機(jī)編目，充分利用計(jì)算機(jī)，提升檔案管理的效率，該方法具有極強(qiáng)的操作性，并且不需要耗費(fèi)大量的人力，工作量不大，有助于提升管理效率。再次，檔案信息的檢索。編目主要是為了提升檢索效率，在檔案信息化過程中，檢索是十分重要的一部分，也代表著檔案信息化的水平。在檔案的分類方面，具有一定關(guān)聯(lián)性的檔案經(jīng)常分布在各信息門類中，比較局限，只有跨門類進(jìn)行檢查，才能夠提升檢索效率。在技術(shù)層面，需要進(jìn)行跨庫(kù)、跨表檢索，從檔案體系以及檢索詞這兩方面來(lái)提升檢索效率，滿足檢索的要求。最后，檔案信息的傳輸。信息傳輸有很多種路徑，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式是一種新的途徑，主要是利用計(jì)算機(jī)和檔案編研，將檔案信息內(nèi)容以電子文獻(xiàn)的方式通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸至決策人員，為其提供相應(yīng)的依據(jù)。

3.提升檔案管理信息化的安全性

工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化能夠利用網(wǎng)絡(luò)完成傳遞，由數(shù)字代替以往的文字資料，在數(shù)據(jù)信息的傳遞過程中，流程會(huì)更加簡(jiǎn)潔，沒有以往簽字、蓋章等較為煩瑣的過程。但是，這也可能影響數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性以及完整性，在數(shù)據(jù)信息的傳遞過程中，很容易出現(xiàn)信息丟失、泄露等各種意外事件，想要避免此類問題的發(fā)生，就需要加強(qiáng)檔案信息的管理工作，在數(shù)據(jù)錄入過程中，應(yīng)加強(qiáng)管理，并做好資料歸檔工作，保證數(shù)據(jù)信息的錄入正確和完整;對(duì)于已經(jīng)錄入的數(shù)據(jù)信息，還應(yīng)利用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行加密，防止數(shù)據(jù)信息在傳遞中被惡意篡改或者出現(xiàn)泄露等現(xiàn)象。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)做好備份工作，檔案管理信息化會(huì)使原始檔案與檔案信息分開，為了確保檔案的真實(shí)性、完整性，應(yīng)保管好原始檔案資料。對(duì)于檔案信息應(yīng)做好相應(yīng)的分類以及歸檔工作，并加強(qiáng)對(duì)機(jī)房的維護(hù)，定期殺毒，防止計(jì)算機(jī)被病毒侵入，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享，提升業(yè)務(wù)辦理的效率，簡(jiǎn)化相應(yīng)的辦理流程。除了工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息的共享之外，還可以借助大數(shù)據(jù)將社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)的基礎(chǔ)資料實(shí)現(xiàn)開放，真正做到檔案管理的共建共享，為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)服務(wù)提供便利。

4.完善檔案管理信息化體系

工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化建設(shè)主要是為了更好地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，加快人員對(duì)工作的適應(yīng)，檔案管理人員應(yīng)明白檔案管理信息化的價(jià)值與作用，加快檔案信息化建設(shè)的速度。同時(shí)，根據(jù)檔案規(guī)劃情況，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，提升檔案信息管理的有效性，檔案管理人員還應(yīng)結(jié)合檔案管理信息化的速度，完善具體操作計(jì)劃、確定工作流程，增強(qiáng)檔案信息的管理質(zhì)量。加強(qiáng)軟件以及硬件建設(shè)也是檔案管理信息化的重要部分，通過采取防火、防塵等措施加強(qiáng)檔案室的管理，營(yíng)造一個(gè)良好的檔案管理環(huán)境，提升檔案管理信息化質(zhì)量，并且實(shí)現(xiàn)安全業(yè)務(wù)對(duì)接。在硬件建設(shè)方面加大資金投入力度，結(jié)合工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的實(shí)際需求，優(yōu)化配置相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施，提升檔案管理的信息化水平，并借助檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)各種功能不同的模塊，實(shí)現(xiàn)資源共享。

5.提升檔案管理人員的綜合水平

人才是檔案管理中非常重要的部分，也是不容忽視的部分，從事檔案管理工作的人員應(yīng)具有較高的綜合素質(zhì)，其自身綜合素質(zhì)的高低會(huì)對(duì)檔案管理工作的效率和質(zhì)量產(chǎn)生一定的影響。在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化中，急需一批專業(yè)水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員，檔案管理信息化是新時(shí)代的必然趨勢(shì)，并且對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平，具有認(rèn)真務(wù)實(shí)的良好素養(yǎng)，提升自身的綜合水平，嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)，規(guī)范并約束自身行為，不玩忽職守，敬崗愛業(yè)。首先，在信息安全方面，檔案信息不管是在云端還是在本地儲(chǔ)存，都面臨一定的丟失風(fēng)險(xiǎn)，而檔案信息又屬于居民的隱私，做好保密工作十分重要，因此檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)信息安全技術(shù)，在實(shí)際工作中做好數(shù)據(jù)備份，防止出現(xiàn)檔案信息丟失等現(xiàn)象。其次，提升檔案管理人員的自身技能，檔案信息化需要先完成一些基本的工作，如資料整理、掃描等，檔案管理人員必須要有足夠的耐心，在檔案影像化過程中把控好資料的錄入準(zhǔn)確性。最后，加強(qiáng)人才的引進(jìn)。工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化離不開高素質(zhì)人才，檔案管理人員必須具備較高的業(yè)務(wù)水平，在人才的引進(jìn)中，應(yīng)完善人才招聘制度，通過與高校合作，引入優(yōu)秀的畢業(yè)生，為檔案管理隊(duì)伍注入新的活力。同時(shí)，對(duì)于現(xiàn)有的工作人員，應(yīng)為其提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，邀請(qǐng)行業(yè)專家開展講座，或者采取外出進(jìn)修等方式，提升其自身的專業(yè)水平，滿足新時(shí)代檔案管理的相關(guān)需求，從而更好地為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息時(shí)代背景下，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化是一種必然趨勢(shì)，也是優(yōu)化檔案管理、提升服務(wù)質(zhì)量、促進(jìn)工傷保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的需要。不過，在檔案管理信息化過程中還存在著一定的問題，在一定程度上限制了檔案管理信息化的發(fā)展，因此應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)，提升檔案信息化的效率，提升檔案信息化管理的安全性，完善檔案管理信息化體系，提升檔案管理人員的綜合水平等，推進(jìn)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化，從而更好地為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)服務(wù)。

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（作者單位：臨沂市蘭山區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心）

作者簡(jiǎn)介：孫靜（1968—），女，漢族，山東臨沂人，本科，副研究館員，研究方向：社會(huì)保障、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理。