機(jī)關(guān)單位加快檔案管理信息化建設(shè)探析

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案管理信息化是大勢(shì)所趨。機(jī)關(guān)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)的必要性，找準(zhǔn)當(dāng)前制約檔案信息化建設(shè)發(fā)展的因素，采取有效措施，有針對(duì)性地加快檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)機(jī)關(guān)辦公效率的提升。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;機(jī)關(guān)

當(dāng)前，全國(guó)上下越來越注重政府服務(wù)實(shí)效與質(zhì)量的提升，強(qiáng)調(diào)通過加大公開力度、改善信息資源質(zhì)量、優(yōu)化政務(wù)服務(wù)，更好地滿足群眾需求，讓群眾獲得高效便捷優(yōu)質(zhì)的政務(wù)服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化和建設(shè)服務(wù)型政府的需要，也是檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的必要途徑，應(yīng)加快推進(jìn)。

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案信息化是一個(gè)以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系。推進(jìn)其建設(shè)，十分必要。

1.1 檔案信息存儲(chǔ)更加方便

隨著業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，機(jī)關(guān)單位產(chǎn)生的檔案數(shù)量較龐大，傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式需要用更大的空間來存儲(chǔ)檔案。紙質(zhì)檔案對(duì)存儲(chǔ)條件要求較高，檔案庫(kù)房必須符合“八防”要求，才能延長(zhǎng)其壽命，一旦存儲(chǔ)條件發(fā)生變化，檔案就面臨破損的風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理信息化建設(shè)則能通過電子檔案存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案信息無紙化管理，節(jié)省存儲(chǔ)空間。因此，機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)不僅可以使單位更快、更廣泛地開展檔案信息資料收集管理工作，也能節(jié)省機(jī)關(guān)檔案存儲(chǔ)空間，為機(jī)關(guān)檔案工作節(jié)省人力物力與財(cái)力開支，還能有效提升機(jī)關(guān)檔案管理效率，為機(jī)關(guān)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提升奠定基礎(chǔ)[1 ]。

1.2 檔案信息資源共享便捷

保管任何檔案都是為了利用，傳統(tǒng)檔案管理信息共享的難度較大，檔案不可直接復(fù)制信息，利用時(shí)需到檔案部門查詢、調(diào)閱，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，利用效率較低。檔案管理信息化建設(shè)能夠更便捷地共享檔案信息資源，借助檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)掌握機(jī)關(guān)單位及各部門的工作重點(diǎn)及進(jìn)展情況、檔案工作動(dòng)態(tài)信息，甚至可在共享檔案信息的基礎(chǔ)上交流工作經(jīng)驗(yàn)，提高辦事效率。檔案管理信息化的開放性、易用性更強(qiáng)，利用網(wǎng)絡(luò)便能獲取所需檔案信息，無需再到檔案部門查詢，檔案利用率更高。

1.3 檔案信息數(shù)據(jù)較安全

一直以來，機(jī)關(guān)單位利用傳統(tǒng)的手工方式歸檔整理檔案，檔案人員在檔案管理過程中可能因?yàn)闃I(yè)務(wù)不熟練或疏忽大意等導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)不當(dāng)、管理不規(guī)范，造成檔案信息丟失。個(gè)別檔案人員甚至可能隨意篡改檔案內(nèi)容，破壞檔案信息的真實(shí)性和原始性。機(jī)關(guān)單位加快檔案管理信息化建設(shè)，利用信息化方式和檔案管理信息系統(tǒng)，可將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)無縫對(duì)接，自動(dòng)存儲(chǔ)檔案資料，減少因人為失誤造成的損失。可設(shè)置檔案管理信息系統(tǒng)操作權(quán)限，避免人為篡改信息，也可對(duì)敏感檔案進(jìn)行權(quán)限控制，最大限度保障檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性。準(zhǔn)確無誤的檔案信息、規(guī)范的管理模式既方便人們查詢、利用檔案，又充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值，幫助提高機(jī)關(guān)單位的服務(wù)質(zhì)量，助力單位和社會(huì)的發(fā)展。

2 影響機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)的制約因素

2.1 重視程度不夠

機(jī)關(guān)單位長(zhǎng)期使用傳統(tǒng)辦法管理檔案，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)度較低，缺少長(zhǎng)期工作計(jì)劃。盡管部分機(jī)關(guān)單位已經(jīng)在檔案室安裝了文件管理軟件，并錄入檔案信息，但對(duì)信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門都不夠重視，造成檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，信息化工作水平偏低。或者部分機(jī)關(guān)單位簡(jiǎn)單地用電腦將檔案收集、整理、數(shù)字化后用硬盤的形式存儲(chǔ)起來，把檔案數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)，便認(rèn)為是信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)沒有充分的了解和認(rèn)識(shí)，沒有制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的信息化建設(shè)規(guī)劃，信息化建設(shè)總體進(jìn)展明顯滯后。

2.2 制度不夠完善

切實(shí)可行的檔案信息化管理制度能夠讓檔案人員增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提高執(zhí)行力，提升工作水平，讓檔案管理信息化建設(shè)有章可循，推動(dòng)檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理。從機(jī)關(guān)單位現(xiàn)有的檔案管理情況來看，檔案管理制度主要包括檔案歸檔、保管、鑒定、銷毀等方面的內(nèi)容，很多都有待完善。例如檔案歸檔制度，沒有根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)要求做出調(diào)整，不利于“雙軌歸檔”的實(shí)現(xiàn);檔案利用制度不全，局限于以往的紙質(zhì)檔案查詢、借閱等，忽視檔案信息利用和網(wǎng)絡(luò)支撐，利用檔案信息的權(quán)限和流程不明確，降低了檔案利用率;忽視檔案保密制度的建立和執(zhí)行，檔案內(nèi)容被泄露后也沒有明確的懲罰措施，造成相關(guān)人員互相推卸責(zé)任等情況。

2.3 利用效率不高

滿足機(jī)關(guān)單位內(nèi)部人員和社會(huì)大眾對(duì)檔案的利用需求是管理檔案的最終目的。檔案利用率的高低既取決于社會(huì)需要檔案信息資源的程度，也直接被檔案信息的檢索方式、獲取途徑等因素所影響。據(jù)了解，有部分機(jī)關(guān)單位仍然保持以紙質(zhì)檔案為主、電子檔案為輔的模式存儲(chǔ)檔案信息，進(jìn)行簡(jiǎn)單的手工和計(jì)算機(jī)管理，缺少數(shù)字檔案資源，嚴(yán)重阻礙檔案信息資源的共享和利用，導(dǎo)致檔案利用率偏低，未能充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值。

2.4 檔案人員能力欠缺

在機(jī)關(guān)單位檔案人員方面，部分人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，對(duì)整理檔案、獲取信息等缺少敏銳度，容易造成檔案分類整理不合理，信息錄入不全面，檔案檢索時(shí)出現(xiàn)問題。無論是檔案人員思維方式陳舊、工作方式落后，還是缺乏基本的專業(yè)素養(yǎng)，在信息化時(shí)代，都很難從容應(yīng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)帶來的挑戰(zhàn)。甚至有部分檔案人員不熟悉日常檔案管理程序與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，缺少基礎(chǔ)的信息化技能，例如復(fù)制聲像檔案、刻錄光盤、裱糊破損檔案、操作檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)等有困難。檔案人員業(yè)務(wù)能力不足嚴(yán)重影響機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)。

3 機(jī)關(guān)單位加快檔案管理信息化建設(shè)的主要舉措

3.1 高度重視，加大推進(jìn)信息化建設(shè)的力度

2019年國(guó)家檔案局印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第五十五條規(guī)定，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化工作，將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃。機(jī)關(guān)檔案信息化工作應(yīng)當(dāng)與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。新世紀(jì)的科技進(jìn)步日新月異，檔案管理也得到科技的支持而快速發(fā)展，陳舊管理模式無法適應(yīng)檔案管理信息化發(fā)展的需要。因此，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員應(yīng)更新觀念，從思想上提高對(duì)檔案管理信息化改革和創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)，將其納入重要工作議程，改進(jìn)檔案管理模式，由紙質(zhì)檔案的收集、保管、使用快速過渡到信息化管理，不斷加大推進(jìn)力度。應(yīng)增加對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，促進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子政務(wù)和檔案管理信息化建設(shè)協(xié)調(diào)實(shí)施。強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)提出要求，進(jìn)行整體布局，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)資源整合利用，防止因各部門各自為政、無法兼容等原因?qū)е氯肆ξ锪拓?cái)力的浪費(fèi)。通過制定合理有效的信息化建設(shè)計(jì)劃，保證檔案管理工作開展得科學(xué)有序，不僅適應(yīng)檔案信息的周期性更新，還適應(yīng)檔案信息的臨時(shí)性增加。

在檔案管理工作中掌握信息技術(shù)應(yīng)用是機(jī)關(guān)單位加快檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)基礎(chǔ)。因此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上加大宣傳力度，促使全體人員樹立和增強(qiáng)信息化意識(shí)，為加快檔案管理信息化建設(shè)提供思想保障。在信息化建設(shè)中，機(jī)關(guān)單位的檔案管理部門和相關(guān)人員應(yīng)更新工作理念，在實(shí)際工作中加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和運(yùn)用，更好地實(shí)施檔案信息化管理。單位人員對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)的深淺，很大程度上取決于單位對(duì)檔案信息化管理的宣傳效果，讓職工意識(shí)到檔案管理是需要全體人員共同參與的工作，提升他們對(duì)檔案信息化管理重要性的認(rèn)識(shí)，自覺參與和配合檔案信息化建設(shè)。

3.2 完善制度，規(guī)范檔案信息資源管理

一是建立健全檔案歸檔制度，保證做到“雙套歸檔”。在信息化建設(shè)中，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，電子檔案更加簡(jiǎn)單、便捷、準(zhǔn)確、靈活。因此，紙質(zhì)檔案歸檔制度已經(jīng)不適應(yīng)電子檔案歸檔管理需求，應(yīng)建立完善檔案信息資源歸檔制度，實(shí)現(xiàn)在線電子檔案歸檔工作。此外，為了最大程度保證檔案的安全，有條件的單位應(yīng)同時(shí)歸檔紙質(zhì)檔案，保證紙質(zhì)檔案信息的安全管理。

二是建立健全檔案信息利用制度，體現(xiàn)檔案的最大價(jià)值。機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)的目的是最大限度發(fā)揮檔案信息資源的利用價(jià)值，為個(gè)人、單位和社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。機(jī)關(guān)單位在制定檔案信息利用制度時(shí)，既要考慮檔案信息的方便利用，也要考慮檔案信息的安全，特別是部分敏感信息的利用更要謹(jǐn)慎，泄露敏感的檔案信息是非常嚴(yán)重的問題。因此，制定制度時(shí)應(yīng)多征求各有關(guān)部門意見，用最完善的制度發(fā)揮檔案的最大價(jià)值，保證利用檔案信息資源的便利性和安全性。

三是建立健全檔案信息資源保密制度，避免惡意泄露檔案信息的行為。檔案是機(jī)關(guān)單位信息和個(gè)人信息的重要載體[2 ]，傳統(tǒng)手工管理模式的信息化程度偏低，檔案信息資源傳播速度緩慢，傳播途徑也相對(duì)單一，信息安全性較高。在檔案信息化建設(shè)中，機(jī)關(guān)單位的檔案信息要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行整理、傳播，如果檔案信息保密制度不夠完善，容易出現(xiàn)意外泄露檔案信息的失誤，對(duì)單位及個(gè)人帶來損失，管理人員將受到一定程度的懲處，也會(huì)導(dǎo)致部分人對(duì)檔案信息化管理的抵觸情緒。因此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)完善保密制度，如查閱機(jī)關(guān)單位內(nèi)部資料或者涉密檔案時(shí)必須由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，如有必要，應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審核;沒有得到允許，任何人都不能將檔案信息隨意復(fù)制使用，杜絕隨意傳播保密性檔案信息;如果要復(fù)制或摘錄涉密檔案信息，應(yīng)經(jīng)過審批、登記，妥善保管，使用之后按規(guī)定退回;一旦發(fā)生泄密問題，相關(guān)人員必須承擔(dān)責(zé)任，嚴(yán)肅處理。

3.3 轉(zhuǎn)變方式，提高檔案利用率

檔案信息化的重要前提之一是將傳統(tǒng)檔案進(jìn)行檔案數(shù)字化處理，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用機(jī)算計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享[3 ]。要想實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，必須建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)信息檢索方式的科學(xué)性、合理性決定著機(jī)關(guān)單位檔案資料的利用效率，機(jī)關(guān)單位應(yīng)定期按照實(shí)際情況更新檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息檢索方式。為了便捷獲取準(zhǔn)確的檔案信息，機(jī)關(guān)單位應(yīng)進(jìn)一步完善目錄檢索，加快推進(jìn)全文檢索的實(shí)現(xiàn)，做到目錄檢索、全文檢索的全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息覆蓋，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

社會(huì)在不斷發(fā)展和進(jìn)步，各種各樣的新技術(shù)、新設(shè)備不斷涌現(xiàn)。檔案業(yè)務(wù)知識(shí)結(jié)構(gòu)隨之改變，要求機(jī)關(guān)單位的檔案工作人員擁有更高的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，以適應(yīng)持續(xù)發(fā)展和變化的信息化工作環(huán)境。一是應(yīng)要求檔案人員熟練掌握一些基本的技能，例如計(jì)算機(jī)軟硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)管理操作技能等，能夠熟悉檔案管理信息化建設(shè)的先進(jìn)設(shè)備操作;二是了解機(jī)關(guān)檔案管理的制度與方法，具備充足的檔案專業(yè)知識(shí);三是保持思想覺悟的先進(jìn)性，擁有強(qiáng)烈的責(zé)任感，職業(yè)道德良好，堅(jiān)決不做對(duì)集體和人民不利的事情[4 ]。為此，應(yīng)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。應(yīng)積極開拓思路，采用多元化的培養(yǎng)方式，重視檔案理論知識(shí)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)操作技能培訓(xùn)。定期舉辦檔案培訓(xùn)，明確培訓(xùn)內(nèi)容，為機(jī)關(guān)檔案人員提供理論學(xué)習(xí)、實(shí)踐鍛煉的平臺(tái)，促使機(jī)關(guān)單位檔案管理團(tuán)隊(duì)邁向正規(guī)化;組織檔案人員到檔案管理信息化建設(shè)先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)行實(shí)地考察，通過舉辦討論班、研討會(huì)等方式，引導(dǎo)檔案人員總結(jié)參觀學(xué)習(xí)的感想和體會(huì)，學(xué)習(xí)他人先進(jìn)的管理模式，繼而在具體崗位工作中落實(shí)[5 ]。

總之，在信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)單位以手工方式和紙質(zhì)載體為主的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足需求，加快檔案管理信息化建設(shè)是必然選擇。機(jī)關(guān)單位應(yīng)為檔案管理信息化建設(shè)提供必要的人財(cái)物支持，并制定合理的規(guī)章制度對(duì)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)管理，使檔案信息資源管理更規(guī)范，利用效率更高。檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力也應(yīng)進(jìn)一步提升，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)是較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，各單位必須積極創(chuàng)新，進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)步伐，持續(xù)提高檔案信息化管理工作質(zhì)量，為單位、個(gè)人和社會(huì)提供更高效、更準(zhǔn)確、更安全的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：楊會(huì)，自然資源部南海局館員，研究方向：檔案管理。