運用Excel數(shù)據(jù)處理功能提升高職院校學籍管理效率的探究

胡鳳新 孫藝鳴 高曉杰 沈超然

摘要：文章闡述了Excel數(shù)據(jù)處理功能在高職院校學籍管理中應用的重要性，介紹了在學籍管理中應用Excel進行數(shù)據(jù)處理及分析的一些技巧，有效地解決在學籍管理中必然會遇到的各類學生名單制作及數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的難題，為提高高職院校學籍管理效率提供寶貴的經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：Excel 數(shù)據(jù)處理；學籍管理；應用

中圖分類號：G642? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2022）30-0103-04

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

高職院校學籍管理是指高職院校依據(jù)國家教育行政部門頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合學校的自身發(fā)展需求而制定的規(guī)章制度和實施辦法，對學生從入學到畢業(yè)的整個學習階段中所產(chǎn)生的動態(tài)數(shù)據(jù)進行管理和考評[1]。目前，高職院校學籍管理工作主要包括以下幾方面內(nèi)容：新生注冊及信息核對、學籍異動辦理、畢業(yè)生圖像信息采集、畢業(yè)資格審查和畢業(yè)證書發(fā)放、各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與報表、為學校其他部門提供各種不同分類的學生信息數(shù)據(jù)等。完成上述每項工作都要進行大量的數(shù)據(jù)處理與統(tǒng)計，因此學籍管理人員掌握一套得心應手的數(shù)據(jù)處理方法對學籍管理的順利進行非常重要。

1 學籍管理中應用Excel處理數(shù)據(jù)的重要性

目前，高職院校的學生數(shù)量逐年增加，生源類型也出現(xiàn)了多樣化的發(fā)展趨勢，如通過普通高考招生的三年制學生、中職高職對接的五年一貫制學生還有擴招的（包括下崗工人、農(nóng)民工、退役軍人）三年制學生。隨著學生人數(shù)和招生類型的增加，學籍管理的難度越來越大，學籍管理的任務越來越重。學籍管理責任大，工作中必須做到零失誤，因此學籍管理員的心理壓力非常大。而學籍管理人員數(shù)量少，且流動性非常大，隊伍不穩(wěn)定[2]，如何在管理人員少，任務量大的情況下保質(zhì)保量地完成學籍管理任務是亟待解決的問題。Microsoft Excel是辦公自動化中重要的軟件，Excel具備數(shù)據(jù)計算和自動處理的功能[3] 。它可以進行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析和輔助決策操作，廣泛地應用于管理、統(tǒng)計、財經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域[4]。因此，對于大多數(shù)非計算機專業(yè)畢業(yè)的學籍管理人員來說，掌握關(guān)鍵的Excel數(shù)據(jù)處理及統(tǒng)計分析技術(shù)，對提高學籍管理的工作效率和減輕工作壓力極其重要。在學籍管理中常用的Excel工具包括引用函數(shù)vlookup、高級篩選、數(shù)據(jù)透視表、分類匯總、Excel的查找與替換等。Excel的這些數(shù)據(jù)處理與分析功能，易學易用，簡便靈活，非常適于學籍管理中各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析、各類統(tǒng)計報表及存檔材料的排版制作。本文對Excel表格的分類匯總、數(shù)據(jù)透視表、查找替換等功能在學籍管理中的技巧性應用予以具體、詳細的闡述，以期能夠?qū)W籍管理工作者有所幫助。

2? 學籍管理中常用的Excel數(shù)據(jù)處理方法

2.1 Excel分類匯總功能在學籍管理中的應用

學籍管理員每學期都會制作各種學生名單，這些名單主要用于學生信息的核對、存檔及日常管理等。學生名單通常要求有每個班級中每個學生具體的個人信息，包括學生所在班級、姓名、性別、身份證號、學號、政治面貌、民族、專業(yè)名稱等。應用Excel表格的分類匯總功能，可根據(jù)管理需要將所有學生進行快速的分類及計數(shù)，方便學籍管理人員完成各類名單制作。Excel表格分類匯總方法常用于新生核對名單、在校生管理名單、畢業(yè)生圖像信息采集核對名單、預計畢業(yè)生核對名單及畢業(yè)生存檔名單的制作，通過分類匯總方法，能夠快速完成各類學生名單的按班級分頁、計數(shù)，以便為各二級學院或教學系、檔案室等按班級打印、分發(fā)名單。為方便文章的闡述，筆者做了一份虛擬的2020級學生名單（圖1），以下提及的2020級學生名單均為圖1所示名單。

用Excel對2020級學生名單按班級進行分類匯總方法如下：

打開“2020級學生名單工作簿”，將2020級學生名單依次按班號、學號順序進行排序。排序后單擊數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的任一單元格，在菜單中點【數(shù)據(jù)】，在工具欄點【分類匯總】按鈕，打開分類匯總對話框。在“分類字段（A）”下拉字段列表中選擇“班號”，在“匯總方式（U）”下拉表框中選擇“計數(shù) ”，在“選定匯總項（D）”下拉字段列表中選擇“學號”，然后勾選對話框中的“替換當前分類匯總（C）”“每組數(shù)據(jù)分頁（P）”及“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方（S）”， 單擊“確定”按鈕則完成分類匯總（圖1）。分類匯總結(jié)果見圖2。

通過分類匯總的方法處理學生數(shù)據(jù)，可以輕松地將學生按班級分開、按班級分頁、統(tǒng)計每個班級學生人數(shù)，同理可以統(tǒng)計每個二級學院或教學系的學生人數(shù)。如圖2所示，用分類匯總的方法統(tǒng)計出20財務管理1班學生數(shù)為4人，20會計2班學生數(shù)為5人，2020級學生總數(shù)為15人。此時打印2020級學生名單，則會自動將一個年級的學生按班級分開打印，省去人工分頁、分班級打印的麻煩，對提高工作效率有很大作用。

2.2 Excel表格查找、替換功能在學籍管理中的應用

Excel表格的查找與替換是工作中經(jīng)常會用到的功能。通過查找功能，很容易從表格中查找到目標數(shù)據(jù)，通過查找、替換功能的結(jié)合使用，則會將表格中查找到的目標數(shù)據(jù)替換成另外的數(shù)據(jù)，極大地方便了使用者對數(shù)據(jù)的查找和快速替換。

Excel表格的查找與替換功能在學籍管理中也起到了非常重要的作用。除了查找和替換數(shù)據(jù)外，利用Excel表格的查找、替換功能可以輕松完成不同樣式學生名單的轉(zhuǎn)換制作。在學籍管理中根據(jù)不同部門的要求與需要，工作人員經(jīng)常會制作不同樣式的學生名單，有的名單制作起來比較麻煩。學籍管理員根據(jù)不同名單的樣式要求，采用復制、粘貼的方法完成不同格式名單的制作是比較常見的方法之一。即在原有名單的基礎(chǔ)上，按照新名單的格式要求，將原名單不同字段對應的數(shù)據(jù)粘貼到新名單要求的對應位置，從而完成不同格式新名單的制作。對于超萬人的學校來說，用上述辦法制作不同格式的在校學生名單、畢業(yè)生名單等工作量極大，會花費很多精力與時間，并且容易出錯。而利用 Excel表格查找、替換功能則會輕松完成任務。例如在學籍管理工作中，經(jīng)常會遇到將一列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成多列數(shù)據(jù)的學生名單的制作，其目的是減少篇幅、精簡頁數(shù)、方便領(lǐng)導簽字等。如以二級學院或教學系為單位領(lǐng)取畢業(yè)證書時會制作畢業(yè)證書領(lǐng)取簽字表、向檔案室交存檔名單時為方便檔案管理，會制作不同樣式的畢業(yè)生、在校生名單。應用Excel將一列數(shù)據(jù)變成多列數(shù)據(jù)的功能，快速完成新樣式名單的制作，在提高工作效率，減輕勞動強度方面起到重要作用。本文以2020級學生名單為例，對在Excel表格中應用查找、替換功能將一列變多列數(shù)據(jù)名單的制作進行闡述。

如預將圖3的2020級學生名單中“姓名”數(shù)據(jù)由一列變?yōu)槎嘈?列分布，可用下面方法實現(xiàn)。首先在表格的空白列處的任一行中分別在相鄰的4列中按順序依次鍵入C2、C3、C4、C5，在下一行的對應位置按順序依次鍵入C6、C7、C8、C9，然后選中C2、C3、C4、C5，C6、C7、C8、C9，將鼠標放在選中框的右下角，當光標變成“+”后按住鼠標左鍵下拖，直到C16出現(xiàn)為止。C2為第一個學生姓名所在的單元格，C3為第二個學生姓名所在的單元格，C5、C6、C7...C16以此類推，分別為不同學生姓名所在的單元格，C16為名單中最后一名學生姓名所在單元格（圖3）。在菜單欄中點【開始】按鈕，然后在工具欄中點【查找和選擇】圖標，在下拉菜單中選擇“替換”，出現(xiàn)圖3中“查找和替換”對話框，在對話框“查找內(nèi)容（N）”中填“C”，在“替換為（E）”對話框中填 “=C”。然后點“全部替換（A）”，則姓名列由1列轉(zhuǎn)換為4列（圖4）。

經(jīng)過替換，C1、C2、C3...C16均被替換成對應單元格中的學生姓名。由于C17所在單元格中沒有學生，所以C17被替換后替換結(jié)果為“0”，將“0”刪除即可。通過應用Excel表格的查找和替換功能，快速將圖3中的學生姓名由1列轉(zhuǎn)換成了4列（圖4）。學生姓名所在列由一列轉(zhuǎn)化成多列操作完成后，根據(jù)需要，將轉(zhuǎn)換后的名單復制粘貼到另一新的Excel表格中，則會完成多行多列名單的制作。通過上述操作過程避免了傳統(tǒng)的每四個學生姓名復制粘貼各一次的反復操作，節(jié)省大量的勞動和時間。

如果需要將更多的字段數(shù)據(jù)內(nèi)容由1列變成多列排列，如欲將圖5中2020級學生名單中的班號、學號、姓名于一頁紙張中各排成3列，可按如下操作進行：

首先在表格的空白處的一行中依次鍵入A2、B2、C2、A3、B3、C3、A4、B4、C4，在下一行的對應位置按順序依次鍵入A5、B5、C5、A6、B6、C6、A7、B7、C7，然后選中A2、B2、C2、A3、B3、C3、A4、B4、C4、A5、B5、C5、A6、B6、C6、A7、B7、C7，將鼠標放在選中框的右下角，當光標變成“+”后按住鼠標左鍵下拖，直到A16、B16、C16出現(xiàn)為止。A2為第一個學生所屬班級所在單元格、B2為第一個學生學號所在單元格、C2為第一個學生姓名所在單元格，A3、B3、C3...A16、B16、C16以此類推，分別為不同學生所屬班級、學號及姓名所在的單元格（圖5）。

然后在工具欄中點【查找和選擇】圖標，在下拉菜單中選擇“替換”，出現(xiàn)圖5中“查找和替換”對話框，在對話框“查找內(nèi)容（N）”中填“A”，在“替換為（E）”對話框中填 “=A”。然后點“全部替換（A）”，則班級列由1列轉(zhuǎn)換為3列（圖6）。

同理，按上述步驟重復操作，在對話框“查找內(nèi)容（N）”中填“B”，在“替換為（E）”中填 “=B”，然后點“全部替換（A）”，完成學號列由1列變3列的轉(zhuǎn)換。在對話框“查找內(nèi)容（N）”中填“C”，在“替換為（E）”中填 “=C”，然后點“全部替換（A）”，完成學生姓名由1列到3列的轉(zhuǎn)換（圖7）。

將圖7中轉(zhuǎn)換后的名單復制粘貼到新建的Excel表格中，則會完成新名單的制作。通過上述操作可見，應用Excel查找和替換功能可以快速完成學籍名單不同格式的轉(zhuǎn)換，滿足不同部門的管理需要，對提高學籍管理效率，起到重要的作用。

2.3數(shù)據(jù)透視表在學籍管理中的應用

Excel中的數(shù)據(jù)透視表是一種可以快速匯總大量數(shù)據(jù)的交互式報表。數(shù)據(jù)透視表具有最快、最靈活的數(shù)據(jù)匯總功能[5]，是Excel中重要的分析性報告工具。應用數(shù)據(jù)透視表可以快速合并和比較分析大量的數(shù)據(jù)。在學籍管理中，數(shù)據(jù)透視表主要用于按不同分類要求快速統(tǒng)計學生數(shù)量。掌握數(shù)據(jù)透視表的應用技巧，在高等學?；鶎訄蟊?、分類統(tǒng)計在校生、畢業(yè)生人數(shù)等工作中將會發(fā)揮重要的作用。以2020級新生數(shù)據(jù)為例，應用數(shù)據(jù)透視表對這份數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)分析的具體方法如下：

首先打開“2020級新生名單"工作簿，單擊數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的任一單元格，點擊菜單中的“插入”按鈕，然后點擊工具欄的數(shù)據(jù)透視表圖標，在“來自表格或區(qū)域的數(shù)據(jù)透視表”菜單中選“新建工作表（N）”（圖8），然后點“確定”，出現(xiàn)圖9的對話框。

按照分類統(tǒng)計的需要，分別將“數(shù)據(jù)透視表字段”列表中的字段拖動到“在以下區(qū)域間拖動字段”的“篩選”“行”“列”“值”下面的空白區(qū)域、即可完成分類統(tǒng)計。如要統(tǒng)計2020級每個班級的男生數(shù)、女生數(shù)、班級總?cè)藬?shù)以及上述類別所對應的不同學制的人數(shù)，則將字段“班級”拖動到“行”下面的空白區(qū)域，將字段“性別”拖動到“列”下面的空白區(qū)域，將“姓名”字段拖動到“值”下面的空白區(qū)域，將“學制”字段拖動到“篩選”下面的空白區(qū)域（圖10）。拖動之后，即可以統(tǒng)計出每個班級的男生數(shù)、女生數(shù)、總?cè)藬?shù)及不同學制的人數(shù)，還可以同時統(tǒng)計出年級學生總數(shù)。如圖11所示，通過應用數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計得出20財務管理1班男生數(shù)為2人，女生數(shù)為2人，全班總計人數(shù)為4人。2020級學生男生總?cè)藬?shù)為8人，女生總?cè)藬?shù)為7人，總計人數(shù)為15人（圖11）。

如需按學制對各班級學生進行分類，則可點擊圖10 中“學制（全部）”字段后的下拉箭頭選擇學制（圖12）， 圖12中“3”和“5” 兩個數(shù)字分別代表3年制和5年制，如預分類統(tǒng)計3年制學生人數(shù)，點擊圖12中的數(shù)字“3”，然后點“確定”按鈕，則會分類統(tǒng)計出3年制的學生數(shù)。經(jīng)過統(tǒng)計得出20財務管理1班3年制學生男生數(shù)為2人、3年制學生女生數(shù)為2人，全班總計3年制學生數(shù)為4人。2020級3年制學生男生數(shù)為3人，3年制學生女生數(shù)為5人，總計3年制學生數(shù)為8人（圖13）。同理，可以統(tǒng)計出2020級各班5年制學生的男生數(shù)量和女生數(shù)量。

通過應用Excel數(shù)據(jù)透視表進行數(shù)據(jù)分析，將一份信息復雜的2020級學生數(shù)據(jù)快速進行了分類統(tǒng)計，非常快捷方便。靈活應用數(shù)據(jù)透視表進行數(shù)據(jù)分析可以提高工作效率，減少工作強度，對學籍管理員的幫助很大。數(shù)據(jù)透視表在各班級人數(shù)、班級中男生數(shù)、女生數(shù)、不同學制的學生數(shù)、班級中各民族的學生數(shù)以及學籍異動中休學、復學、保留學籍學生數(shù)等分類統(tǒng)計中均有應用，并發(fā)揮重要作用。在高基報表等各類統(tǒng)計報表中應用數(shù)據(jù)透視表分類統(tǒng)計學生數(shù)可起到事半功倍的效果，極大地減輕統(tǒng)計人員的勞動強度，因此建議每位學籍管理人員都應掌握這一統(tǒng)計方法。

3 結(jié)束語

Excel的數(shù)據(jù)處理功能非常強大，并且操作簡便、易學。除上述幾種常用的功能外，還有高級篩選、VLOOKUP函數(shù)、MID函數(shù)等也是學籍管理中經(jīng)常要用到的功能，掌握并靈活使用這些功能，是提高工作效率的重要手段。學籍管理人員應在管理實踐中不斷學習、挖掘、應用Excel軟件的數(shù)據(jù)處理方法，解決煩瑣的學生數(shù)據(jù)處理和分析的問題，不斷提高管理質(zhì)量和工作效率。

參考文獻：

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[4] 張勇.Excel函數(shù)在開放教育學籍管理中的應用——以南京廣播電視大學為例[J].南京廣播電視大學學報，2014（3）：26-29.

[5] 丁紅利.Excel數(shù)據(jù)透視表在高校數(shù)據(jù)處理中的應用[J].電腦知識與技術(shù)，2017，13（3）：67-68.

【通聯(lián)編輯：王力】