用活XML映射讓Word的批量替換更精準

愚人

1. 啟用開發(fā)工具

Word默認并不會顯示XML映射工具，需要點擊“文件→選項”，打開“Word選項”窗口，在左側(cè)的窗格中切換到“自定義功能區(qū)”，接著在右側(cè)的自定義功能區(qū)中勾選“開發(fā)工具”，點擊“確定”退出（圖1）。

返回Word窗口，切換到“開發(fā)工具”，就可以看到“XML映射窗格”選項，點擊后在文檔窗口的右側(cè)可以看到XML映射窗格，在這里就可以直接引用或者導入自定義的XML文件了（圖2）。

2. 制作自定義的XML映射文件

以某市場的承租合同為例，在承租方變更時需要更改的內(nèi)容主要有乙方（承租方）、承租起始日期、承租日水電表值這三項。我們可以先啟動記事本程序新建文檔，然后輸入下圖所示的代碼，每條需要更改信息的項目文本按“<項目1><！--項目1-->”的格式添加即可。然后將其保存為“1.xml”放置在桌面上備用（圖3）。

3. 導入XML文件

返回到Word窗口中，在圖2所示的界面中點擊XML映射窗格的下拉列表并選擇“添加新部件”，接著選擇上述新建的“1.xml”文件，導入新部件后在下拉窗格中就可以看到新增的“合同”部件了（圖4）。

4. 添加內(nèi)容控件

打開合同樣本文檔，先在合同文本的上方按照下圖的格式依次輸入新合同中需要更改的項目信息文本。接著在XML映射窗格的下拉列表中選擇導入的“合同”部件，此時可以看到“1.xml”設(shè)置的變量項目，每個項目可以自行設(shè)置需要的“內(nèi)容控件”。比如需要為“乙方”設(shè)置控件，將鼠標定位到“乙方：”，然后在XML映射窗格右擊“承租方”并依次選擇“插入內(nèi)容控件→ 格式文本”，此時在“乙方：”后就會出現(xiàn)一個灰色文字的內(nèi)容控件文本框（圖5）。

操作同上，繼續(xù)在“開始日期”和“結(jié)束日期”后添加“日期選取器”內(nèi)容控件、“房間狀況”后添加“格式文本”控件。同時為了方便識別，可以在控件中增加預(yù)設(shè)的文本，并將文字設(shè)置為加粗、文字突出顏色設(shè)置為黃色顯示等，最后完成內(nèi)容控件的設(shè)置。

5. 設(shè)置剪貼板

為了可以在承租人變化后快速更改合同文本中指定的上述信息，我們需要在合同相應(yīng)的位置添加對應(yīng)的控件。控件的引用可以通過復制、粘貼快速插入，為了方便進行選擇，依次點擊Word菜單欄的“開始→剪貼板”，在左側(cè)的窗格中激活剪貼板，先點擊“全部清空”，然后選中“ 房間狀況”后“ 水表電表”內(nèi)容控件中的全部文本，按下“Ctrl+C”快捷鍵將其傳輸?shù)阶髠?cè)的剪貼板中。操作同上，從下到上（這樣后續(xù)的粘貼可以順序選擇剪貼板控件內(nèi)容）依次將控件的內(nèi)容全部傳輸?shù)郊糍N板中（圖6）。

6. 應(yīng)用控件

將鼠標定位到合同正文中“承租單位（乙方）：”的后方（即需要輸入“乙方內(nèi)容控件的位置”），點擊左側(cè)剪貼板中對應(yīng)的控件內(nèi)容，這樣即可快速插入上述設(shè)置的控件。操作同上，按提示將所需的控件全部插入到合同文本中對應(yīng)的位置，然后將文件保存為合同模板備用。

這樣，以后需要變動合同信息時，我們只要在合同上方對內(nèi)容控件進行更改（不需要在正文中進行更改），如更改了公司名稱，那么合同中所有插入該控件的文本都會同步完成更改。其他控件的更改操作類似，完成內(nèi)容的更改后將合同另存為新的合同文本即可（圖7）。

為了在打印時不出現(xiàn)合同上方的控件內(nèi)容，可以先使用鼠標選中需要打印的合同正文內(nèi)容，按下“Ctrl+P”快捷鍵打開打印窗口，在“設(shè)置”中選擇“打印選定的區(qū)域 僅所選的內(nèi)容”，這樣打印出來的合同文本就可以直接使用了（圖8）。