職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理策略研究

李萌欣

摘? 要：分析教學檔案管理規(guī)范化對于職業(yè)院?？沙掷m(xù)發(fā)展的重要影響，并針對當前職業(yè)院校教學檔案管理存在的問題提出了創(chuàng)新性解決策略，旨在進一步提高教學檔案管理水平，從而促進職業(yè)院?？沙掷m(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;教學檔案管理;規(guī)范化;策略

Abstract： This paper analyzes the important influence of the standardization of teaching Archives management on the sustainable development of vocational colleges， and puts forward innovative solutions to the existing problems of teaching Archives management in vocational colleges， aiming at further improving the level of teaching Archives management， so as to promote the sustainable development of vocational colleges.

Keywords： Vocational colleges; Teaching archives management; Standardization; Strategy

信息化技術(shù)的快速發(fā)展對職業(yè)院校教學檔案管理規(guī)范化管理具有重要的促進作用。本文以研究職業(yè)院校教學檔案管理規(guī)范化為主題，提出有效提高職業(yè)院校檔案管理工作規(guī)范化水平的建議和對策，從而進一步完善職業(yè)院校教學檔案管理規(guī)范化體系，更好地為學校管理工作服務。[1]

1 教學檔案規(guī)范化管理對職業(yè)院校發(fā)展的影響

1.1 教學檔案規(guī)范化管理有利于豐富校園文化建設(shè)。職業(yè)院校的教學檔案規(guī)范化管理是職業(yè)院校教育歷程的客觀體現(xiàn)，職業(yè)院校建校特色、人文培育和精神面貌的繼承和弘揚與教學檔案息息相關(guān)，教學檔案規(guī)范化管理是構(gòu)成校園文化的重要源頭之一，是踐行和傳播優(yōu)良校訓、校風和學風的有效載體。因此職業(yè)院校應充分挖掘和利用教學檔案管理功能，凸顯出學校代代教育者嘔心瀝血、無私奉獻的精神品質(zhì)，教學檔案中教育優(yōu)秀案例、事跡和方案的記錄豐富了校園文化內(nèi)容，在濃郁積極的校園文化氛圍下熏陶和感染著學生重新審視自我，激勵著學生不斷提升和完善自我。[2]

1.2 教學檔案規(guī)范化管理有利于完善教學評估體系。職業(yè)院校教學檔案與教學評估二者之間存在相輔相成、相互促進的緊密聯(lián)系，職業(yè)院校教學評估體系的構(gòu)建可客觀反映出職業(yè)教學水平和質(zhì)量，從中發(fā)現(xiàn)教學中存在短板，便于制定相應的改善和變革措施，對于職業(yè)院校教育教學水準的提升具有不可替代的作用。教學檔案管理規(guī)范化確保了教學改革、教學研究、教學實施和教學管理等方面客觀性，可為教學評估體系的構(gòu)建提供全面、系統(tǒng)和有效的信息、資源和指標，以保障教學評估體系的科學高效性，實現(xiàn)“以評促建，以評促改”的評估目的，促進職業(yè)院校教學質(zhì)量水平實現(xiàn)可持續(xù)提升。[3]

1.3 教學檔案規(guī)范化管理有利于提升教學質(zhì)量。隨著職業(yè)院校招生規(guī)模的擴大，涉及學科專業(yè)領(lǐng)域逐漸擴大，檔案門類逐漸細化，職業(yè)院校教學檔案內(nèi)容豐富、涉及范圍廣泛的數(shù)據(jù)，涵蓋了職業(yè)院校不同階段的教學特征和工作內(nèi)容，為教師科研活動的開展和相關(guān)部門管理制度的實施提供強有力的數(shù)據(jù)支持。檔案的管理工作復雜度逐漸加大，對教學檔案的規(guī)范化也提出新的高度。

此外，為了進一步提升職業(yè)院校師資力量，需要為教師提供充足的教育資源和科研基礎(chǔ)，而教學檔案的規(guī)范化管理記錄了涉及教學計劃、教學總結(jié)、課程材料、科研文獻和實踐活動等各方面的系統(tǒng)教學資源，分門別類、層次清晰的教學檔案管理規(guī)范化系統(tǒng)可供教師反復提取使用，在提高教學效率的同時為教師提供交流和溝通平臺，在教學相長的學習過程中不斷提升教師專業(yè)技能。

可見，職業(yè)院校教學檔案的管理規(guī)范化對于教育決策、教學質(zhì)量、教學管理、教學改革水平的提升具有保障和促進作用。

綜上，職業(yè)院校教學檔案管理規(guī)范化可進一步豐富校園文化建設(shè)，有利于提高職業(yè)院校學生的認同感和榮譽感，有利于充分實現(xiàn)職業(yè)教育實施效果;教學檔案管理規(guī)范化有利于完善教學評估體系，促進“以評促建，以評促改”評估目標的實現(xiàn)，從而進一步改善和提升職業(yè)教學水平;教學檔案管理規(guī)范化有利于提升教學質(zhì)量，為教師提供充足的教學資源和參考依據(jù)，有助于建設(shè)高質(zhì)量師資隊伍。

2 職業(yè)院校教學檔案規(guī)范化管理存在的問題

2.1 可用檔案數(shù)據(jù)不完整。首先，歸檔范圍不明確。特別是隨著高等職業(yè)教育體系的不斷完善，管理日趨復雜精細化，承擔的社會服務職能越來越多，歸檔范圍沒有及時跟進和完善，導致教學資料難以做到及時歸檔。其次，歸檔意識不強。人事或教務部門對檔案重視不足，有的部門和個人缺乏全局和系統(tǒng)觀念，應存檔的教學資料分散在各個部門、個人手中，甚至造成丟失。再次，收集歸檔文件資料注重結(jié)果，輕視過程。文件管理部門通常每年一次性歸檔所有項目，但是缺乏系統(tǒng)、動態(tài)的管理，對檔案收集和歸檔的整個生命周期過程未進行監(jiān)管。最后，檔案結(jié)構(gòu)缺乏整體性。調(diào)查發(fā)現(xiàn)高職院校的教學、學籍和項目管理歸檔資料較為完整，后勤、督導等歸檔的資料往往不很完整、齊全。

2.2 檔案服務體系不健全。由于檔案信息數(shù)據(jù)體系不完善，無法為用戶提供全面的檔案信息。目前高職院校的檔案普遍存在檢索工具單一、功能不全、檢索范圍有限、效率低等現(xiàn)象，成為制約檔案信息資源有效開發(fā)利用的瓶頸。此外檔案編輯和研究意識不強，質(zhì)量不高，不能提供深度開發(fā)和利用，檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化程度不高，難以適應新形勢下高等職業(yè)教育資源整合和服務多元化的新要求。

2.3 信息化管理水平不高。隨著信息技術(shù)，例如物聯(lián)網(wǎng)和電子數(shù)據(jù)庫的不斷發(fā)展，檔案資源的“數(shù)字化”已經(jīng)成為大勢所趨。職業(yè)院校用戶更傾向于智能化、移動化服務，但與之矛盾的是，高職院校的檔案管理和資源開發(fā)利用、服務方式、檔案管理信息化水平不高，雖然很多學校的檔案都在進行數(shù)字化，但較多的高職院校僅僅做電子檔案目錄，檔案數(shù)字化程度還處于初級階段，還沒有形成網(wǎng)絡化、信息化、智慧化，未能有效利用信息技術(shù)開展業(yè)務，管理效率低，利用率不高。[4]

3 職業(yè)院校教學檔案規(guī)范化管理發(fā)展策略

3.1 構(gòu)建教學檔案規(guī)范化管理體制。針對職業(yè)院校的建校特征應逐漸健全教學檔案規(guī)范化管理標準，職業(yè)院校應在嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校檔案管理辦法》《歸檔文件整理規(guī)則》等條例要求的基礎(chǔ)上，根據(jù)職業(yè)院校的教學管理實際需求，構(gòu)建科學有效的教學檔案規(guī)范化管理體制，制定明確的檔案管理標準，進一步規(guī)范教學檔案管理制度，使其逐漸形成制度化、信息化、標準化的規(guī)范管理流程。[5]將年度教學檔案工作始終納入年度教學任務和教學計劃中，明晰各級各部門教學檔案職權(quán)范圍和責任義務，實行崗位責任制，使教學檔案管理日趨科學化、統(tǒng)一化和標準化，確保教學檔案管理制度的高效率實施;堅持教學文件、資料定期及時納入檔案或集中保管，在學期或年度總結(jié)中按照教學文件的自然生成順序、規(guī)律等原則進行完整、規(guī)范的移交，確保教學材料的系統(tǒng)性，避免漏歸檔、不歸檔和重復歸檔的現(xiàn)象發(fā)生，便于后期教學工作的查閱和借鑒。[6]此外，不斷完善教學檔案管理規(guī)范化責任機制，專門建立量化教學檔案管理考核制度，以鼓勵和促進教學檔案管理工作的高效完成，責任考核制度應突出管理規(guī)范化標準要求和特點，實施具有權(quán)責明晰、獎懲分明、考核定量等特征的評價方法。在上述科學合理的教學檔案規(guī)范化管理體系的指導下，可有效促進教學檔案工作形成一種常態(tài)化長效機制，從而為職業(yè)院校教學檔案管理工作提供高質(zhì)量的發(fā)展模式，促進職業(yè)院?？沙掷m(xù)健康發(fā)展。

3.2 強化教學檔案規(guī)范化管理的工作意識。職業(yè)教育相關(guān)部門和學校應高度重視教學檔案規(guī)范化管理的重要價值，為促進職業(yè)院校教學質(zhì)量穩(wěn)步上升，應強化教學檔案管理工作人員的規(guī)范化意識。首先，職業(yè)院?？梢愿鶕?jù)學校教學管理需求加強相關(guān)教學檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓，認真貫徹和學習學校檔案管理辦法和整理規(guī)則等條例，從思想水平統(tǒng)一相關(guān)工作人員的教學檔案管理規(guī)范化意識，使全體師生認識到教學檔案規(guī)范化管理不僅是教學過程的歷史見證，更是具有法規(guī)保護的教學促進手段，逐漸將教學檔案管理理念深入人心。其次需要增強教學檔案規(guī)范化管理的審查和考核力度，對相關(guān)管理工作進行定期的抽查和評估，確保檔案管理的細致化、統(tǒng)一化和精準化，提高教學檔案管理工作人員的規(guī)范化意識。最后，教學檔案管理規(guī)范化需要借助全體師生的共同努力，在各部門的協(xié)調(diào)配合下實現(xiàn)檔案二級管理長效運行，使職業(yè)院校教學檔案實現(xiàn)自覺常態(tài)化管理模式。

3.3 提高教學檔案規(guī)范化管理人員專業(yè)素質(zhì)。首先，學校應積極開展相關(guān)檔案管理專題講座、研討會等活動，邀請檔案管理專家對規(guī)范化工作重難點進行講解和答疑，及時糾正教職工在檔案管理方面存在的偏差認識和行為，促進教學檔案管理人員的交流和學習，通過借鑒和總結(jié)先進工作經(jīng)驗，從中大大提升自我專業(yè)技能和實踐操作經(jīng)驗。其次，教學檔案管理規(guī)范化工作人員除了具備扎實的專業(yè)技能之外，還應具有較強的服務、熱情、耐心等綜合素質(zhì)能力，職業(yè)院校應努力提高相關(guān)人員的待遇，增強檔案管理人員的高度職業(yè)榮譽感，通過情感管理途徑給予教學檔案管理人員專業(yè)的肯定和認同，強化激勵機制，有效帶動相關(guān)人員的高度崗位職責意識和自信力，從而在教學檔案規(guī)范化管理中提升自我服務意識，始終保持高度的熱心、耐心和細心。

3.4 大力推進教學檔案信息化建設(shè)。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，職業(yè)院校教學檔案現(xiàn)代化辦公技術(shù)也成為實現(xiàn)規(guī)范化管理的必然趨勢，在保留必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)教學檔案管理方式的基礎(chǔ)上，應積極推進現(xiàn)代信息化教學檔案規(guī)范化管理建設(shè)，職業(yè)院校應積極加強檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時還應依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)積極引入現(xiàn)代信息化處理系統(tǒng)，為教學檔案建立永久、長期的保存數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)檔案電子化、網(wǎng)絡化和共享化管理，在信息化創(chuàng)新管理模式下提高檔案高校利用率，促進職業(yè)院校教學實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

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（作者單位：河南開放大學 來稿日期：2022-04-13）