“五位一體”機(jī)制在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的應(yīng)用

張麗

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，是工程建設(shè)管理過(guò)程的真實(shí)記錄，也是公司重要的國(guó)有資產(chǎn)。國(guó)家電網(wǎng)公司推進(jìn)職責(zé)、流程、制度、標(biāo)準(zhǔn)、考核“五位一體”協(xié)同機(jī)制建設(shè)，促使電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案在規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中做到齊全、完整、準(zhǔn)確，使檔案管理與電網(wǎng)建設(shè)管理相互的配合協(xié)調(diào)加強(qiáng)，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理流程得以固化，提升檔案管理工作效率和管理水平，為電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目提供有利的檔案依據(jù)，并創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

一、實(shí)行“五位一體”應(yīng)用前檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔過(guò)程監(jiān)管缺位

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作要與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交要與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。受傳統(tǒng)機(jī)制、慣性思維及工作習(xí)慣等因素影響，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍不明確，各施工單位和設(shè)計(jì)、監(jiān)理等部門(mén)在施工生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的交叉檔案，由于職責(zé)分工不規(guī)范，無(wú)人收集和整理，項(xiàng)目檔案歸檔過(guò)程中監(jiān)督部門(mén)不檢查檔案的完整和準(zhǔn)確，造成監(jiān)管缺位，出現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案丟失，歸檔的質(zhì)量不規(guī)范，檔案不齊全、不完整。

2.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔前指導(dǎo)監(jiān)督不到位

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案在勘察設(shè)計(jì)、施工過(guò)程及竣工驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程產(chǎn)生的文件、施工記錄、竣工文件在歸檔前，檔案管理員對(duì)建設(shè)項(xiàng)目施工程度和進(jìn)度不了解，檔案歸檔前的指導(dǎo)工作做不到位，造成檔案收集材料不及時(shí)，工作積級(jí)性不高，檔案丟失和損壞檔案，這些問(wèn)題直接影響和制約了電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔。

3.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔文件材料不規(guī)范

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔文件材料環(huán)節(jié)做的不規(guī)范，沒(méi)有做到非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔，外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢語(yǔ)譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出題名和目錄后歸檔。歸檔文件材料一般一式一份，重要的利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)，具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件，沒(méi)有完全做到制作紙質(zhì)文件或縮微膠卷同時(shí)歸檔。

二、推動(dòng)“五位一體”檔案管理的主要做法

1.進(jìn)一步完善電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系

（1）電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、層層負(fù)責(zé)的原則，建立自上而下的分級(jí)管理體系，遵循“誰(shuí)形成，誰(shuí)負(fù)責(zé)”，“誰(shuí)生成，誰(shuí)整理”的原則，完成各自職責(zé)范圍項(xiàng)目檔案的整理、歸檔。

（2）建立健全項(xiàng)目檔案管理組織機(jī)構(gòu)，明確管理職責(zé)，統(tǒng)一要求，將項(xiàng)目檔案工作納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)及工作人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制中，采取有效措施，抓好組織落實(shí)，按照項(xiàng)目文件形成的先后順序和項(xiàng)目建設(shè)階段性完成情況，做好項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。

2.深化電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔過(guò)程管控

進(jìn)行職責(zé)范圍內(nèi)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管控。電網(wǎng)建設(shè)前期材料由前期人員進(jìn)行收集、整理；電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件及概預(yù)算由設(shè)計(jì)單位進(jìn)行收集、整理；電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目施工文件由施工單位進(jìn)行收集整理組卷；電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收過(guò)程中形成的文件材料由建設(shè)管理部門(mén)組織、協(xié)調(diào)收集整理組卷工作，并負(fù)責(zé)檔案的移交歸檔工作；檔案管理員負(fù)責(zé)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作，負(fù)責(zé)組織、協(xié)助組織或參加重大建設(shè)項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收和達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、工程創(chuàng)優(yōu)檔案管理的檢查考核工作。深化電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔過(guò)程管控，使電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案形成的各個(gè)環(huán)節(jié)管理，監(jiān)督、指導(dǎo)到位，保證項(xiàng)目檔案在歸檔達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求（見(jiàn)圖一）。

3.嚴(yán)格審核電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理員嚴(yán)格按照項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量要求，審核歸檔文件材料的字跡清晰，圖標(biāo)整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；書(shū)寫(xiě)字跡應(yīng)符合耐久性要求，不能用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)、繪制；歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件、正本；各種原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)保書(shū)、出廠試驗(yàn)報(bào)告、復(fù)測(cè)報(bào)告齊全完整；項(xiàng)目檔案在檔案信息管理系統(tǒng)上進(jìn)行檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接，設(shè)計(jì)院移交的電子版竣工圖應(yīng)為PDF或GWF格式；電子文件整理時(shí)應(yīng)寫(xiě)明電子文件的載體類(lèi)型，載體上標(biāo)簽應(yīng)注明載體序號(hào)、檔號(hào)、保管期限、密級(jí)、存入日期等，在移交紙質(zhì)文件的同時(shí)應(yīng)移交同步形成的電子、音像材料。歸檔的電子文件應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)等。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)“五位一體”常態(tài)運(yùn)轉(zhuǎn)

（1）開(kāi)展電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，全面掌握檔案的相關(guān)理論知識(shí)，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)參建單位專(zhuān)兼職檔案員進(jìn)行收集、分類(lèi)、組卷、編目、裝盒、貼脊背等工作，召集各縣公司及參建單位專(zhuān)兼職檔案員集中培訓(xùn)檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提升項(xiàng)目檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接和操作能力，加快項(xiàng)目檔案的歸檔時(shí)間，促進(jìn)項(xiàng)目檔案歸檔的常態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（2）將《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》《電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理流程手冊(cè)》裝訂成小冊(cè)子，分發(fā)給公司兼職檔案員及項(xiàng)目參建單位，做為隨身查閱工具，方便查詢(xún)職責(zé)內(nèi)容、歸檔范圍、保管期限、收集整理規(guī)則及檔案管理流程，方便收集和整理工程項(xiàng)目檔案材料過(guò)程中達(dá)到收集齊全、分類(lèi)準(zhǔn)確、編目正確、排序合理等要求。

三、應(yīng)用“五位一體”檔案管理實(shí)例分析

實(shí)例一：電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔齊全完整，為公司新建、改擴(kuò)建工程提供有效利用。

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔作用是為企業(yè)的發(fā)展及時(shí)提供信息，為公司安全生產(chǎn)建設(shè)提供有效依據(jù)。邯鄲地區(qū)的邯鋼企業(yè)升級(jí)建設(shè)了一個(gè)邯鋼新區(qū)，邯鋼新區(qū)的負(fù)荷將達(dá)400-450兆瓦，以前的220kV夏莊變電站已不能滿(mǎn)足邯鋼新區(qū)用電需求，直接影響用戶(hù)的安全用電，國(guó)網(wǎng)邯鄲供電公司決定對(duì)220kV夏莊站進(jìn)行整站改造重建。改造重建需要依據(jù)原設(shè)備的相關(guān)數(shù)據(jù)，由于原設(shè)備處在運(yùn)行狀態(tài)，很多勘察設(shè)計(jì)工作無(wú)法在帶電情況下進(jìn)行，而將設(shè)備實(shí)施停電將影響鋼鐵企業(yè)供電可靠性。為保證項(xiàng)目前期設(shè)計(jì)勘察的安全性、可研報(bào)告的準(zhǔn)確性，各部門(mén)技術(shù)人員到公司檔案室對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和依據(jù)進(jìn)行借查閱，由于檔案實(shí)施“五位一體”的深化應(yīng)用，保證了220kV夏莊站的一期工程、后期擴(kuò)建工程的全部檔案齊全，完整，先后提供了76卷3385張竣工圖、施工記錄1012份。大大縮短了勘察設(shè)計(jì)周期，節(jié)約了工程費(fèi)用，保證了安全供電，提高了工作效率，為公司新建、改擴(kuò)建工程提供有效利用。

實(shí)例二：印制小冊(cè)子發(fā)揮學(xué)習(xí)作用，提高檔案管理水平。

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、收集整理歸檔過(guò)程繁雜多變，在理論知識(shí)常規(guī)培訓(xùn)和實(shí)際操作基礎(chǔ)上，為便于專(zhuān)業(yè)管理人員加強(qiáng)職責(zé)和流程的認(rèn)識(shí)，將《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理流程手冊(cè)》裝訂成小冊(cè)子做為培訓(xùn)教材，發(fā)放給公司兼職檔案員和項(xiàng)目參建單位，做為隨身工具，有利于專(zhuān)業(yè)管理人員的快速記憶，提高培訓(xùn)效率。也可用于自學(xué)和培訓(xùn)后的定期復(fù)習(xí)，便于對(duì)專(zhuān)業(yè)工作內(nèi)容的系統(tǒng)了解和對(duì)具體的工作業(yè)務(wù)的全面掌握，解決了實(shí)際工作中遇到遺忘和記憶不清的情況，專(zhuān)業(yè)管理人員翻閱小冊(cè)子，即可迅速查閱相關(guān)管理工作的職責(zé)、整理、歸檔及流程等內(nèi)容要求，確保項(xiàng)目檔案順利、高效的規(guī)范性歸檔。特別是對(duì)新上崗人員能夠很快進(jìn)入工作角色，順利完成檔案材料整理歸檔工作，起到很大的幫助和指導(dǎo)作用。

實(shí)例三：電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案編制規(guī)范，為創(chuàng)“國(guó)網(wǎng)優(yōu)質(zhì)工程”打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

《國(guó)家電網(wǎng)公司輸變電工程優(yōu)質(zhì)工程評(píng)定管理辦法》是以工程項(xiàng)目為對(duì)象進(jìn)行的輸變電工程達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)進(jìn)行考核，考核標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容之一是檔案管理。近幾年國(guó)家電網(wǎng)公司進(jìn)行了輸變電優(yōu)質(zhì)工程評(píng)定，國(guó)網(wǎng)邯鄲供電公司在220kV雞澤、呂莊、館陶變電站擴(kuò)建工作中，推進(jìn)“五位一體”管理機(jī)制，對(duì)驗(yàn)收的項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類(lèi)、組卷、編目、裝盒、貼脊背、錄入、掛接，做到分類(lèi)準(zhǔn)確，組卷合理、案卷封面、案卷脊背，卷內(nèi)目錄、備考表等規(guī)范編制，按照國(guó)家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了自查和復(fù)查，公司的220kV雞澤站、呂莊站、館陶站擴(kuò)建三項(xiàng)工程均達(dá)到了國(guó)網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程標(biāo)準(zhǔn)，被命名為國(guó)網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程。項(xiàng)目檔案規(guī)范編制，為電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目工程創(chuàng)“國(guó)網(wǎng)優(yōu)質(zhì)工程”打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、應(yīng)用“五位一體”檔案管理工作成效

1.實(shí)施“五位一體”，項(xiàng)目檔案歸檔管理規(guī)范為公司創(chuàng)造更高效益

通過(guò)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目工程管理部門(mén)的密切配合，組織實(shí)施“五位一體”，保持“五位一體”與實(shí)際工作的聯(lián)系，做到電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收的規(guī)范化流程管理，工程項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段都有執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，保證了項(xiàng)目檔案的歸檔管理，維護(hù)了項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。檔案歸檔管理規(guī)范是檔案提供利用的先決條件，是檔案提供利用創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的保障。在近年農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)改造時(shí)，通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)為其提供了35kV主變壓器廠家資料，35kV線(xiàn)路工程的技術(shù)記錄和電氣及桿塔竣工圖，加快了農(nóng)網(wǎng)改造的進(jìn)度，為工程規(guī)劃設(shè)計(jì)提供齊全完整的文件，為新型農(nóng)村電網(wǎng)的安全供電提供了保障，為社會(huì)創(chuàng)造了不可估量的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2.完善了項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理，提高檔案信息化建設(shè)水平

按照《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》要求，通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接，公司檔案管理員及時(shí)掌握工程進(jìn)度，并通過(guò)工程進(jìn)度產(chǎn)生的項(xiàng)目檔案的錄入、掛接，實(shí)時(shí)審核檢查檔案分類(lèi)的準(zhǔn)確性，整理的規(guī)范性，電子檔案的全息化管理等問(wèn)題，及時(shí)通知參建單位限時(shí)進(jìn)行修改，把握了項(xiàng)目檔案完成時(shí)間和歸檔時(shí)間，使檔案歸檔管理更加規(guī)范。項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)的完善，提高了檔案信息化建設(shè)，加快了檔案數(shù)字化管理，改變了項(xiàng)目檔案的借閱方式，由原來(lái)人工檔案庫(kù)房翻閱查找，現(xiàn)變?yōu)閰f(xié)同辦公系統(tǒng)電子檔案的借、查、閱工作，大大縮短了檔案檢索時(shí)間，加大了檔案利用效果，提高了員工工作效率，從2013年的檔案借閱2246件，到2015年的5667件，項(xiàng)目檔案借閱率提高了56%。統(tǒng)計(jì)近三年的數(shù)據(jù)極大反映了國(guó)網(wǎng)邯鄲供電公司的檔案信息化建設(shè)水平的提高（見(jiàn)圖二）。

（作者單位：國(guó)網(wǎng)河北省電力公司邯鄲供電分公司 ）