淺析數(shù)字檔案保管模式

趙會敏

摘 要：隨著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)技術(shù)深入推進(jìn)，數(shù)字檔案的儲存和利用面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，未來發(fā)展具有較強(qiáng)的不確定性?？v觀全球，數(shù)字檔案的保存方式主要有集中保存和分布保存兩種。本文介紹了我國數(shù)字檔案保存的現(xiàn)狀和現(xiàn)存問題，提出了相應(yīng)的完善措施，強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)自上而下的制度構(gòu)建，加強(qiáng)集中管理，完善數(shù)字檔案保管人才培養(yǎng)等多種措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;保管

為了更好地實現(xiàn)對檔案的長期保存和利用，我國確立了以檔案主管部門的集中保管為主的檔案管理模式。在信息化的大背景下，檔案的保管模式發(fā)生了巨大的變化，數(shù)字檔案開始大量出現(xiàn)。數(shù)字檔案有著可分散、技術(shù)要求高等特點(diǎn)，這種新情況和新特點(diǎn)為我國檔案工作的開展提出了新的挑戰(zhàn)。應(yīng)該采取多主體保管還是統(tǒng)一主體保管？多個保管主體之間如何實現(xiàn)通力合作？這些問題都是我們必須予以回答的。因此，本文將介紹我國數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀和問題，并提出相應(yīng)的完善方案。

一、我國數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀和現(xiàn)存問題

從我國的檔案管理體制上看，我國采取的是自上而下的統(tǒng)一分層保管制度。依照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，中央和地方各級檔案館負(fù)責(zé)接收、整理和提供利用各自分管范圍中的檔案。從不同級別主管單位的關(guān)系上來看，國家檔案局和地方檔案部門之間存在著垂直形式的指導(dǎo)關(guān)系，同時各個部門在應(yīng)付具體工作的時候也有著較強(qiáng)的自主性。

從我國的數(shù)字檔案保管實踐來看，我國的檔案保管工作又具有較強(qiáng)的自主性。雖然管理體制上仍然是傳統(tǒng)的集中管理和垂直管理模式，但是面對檔案的數(shù)字化浪潮，檔案主管部門也結(jié)合不同地區(qū)和自身的特點(diǎn)，進(jìn)行了一系列積極的探索。例如，在垂直管理體制之下，一些單位對自身的核心檔案資源進(jìn)行了數(shù)據(jù)化掃描，搭建了電子檔案歸納平臺，探索了新的數(shù)字檔案管理模式。

當(dāng)然，目前我國的檔案數(shù)字化管理也面臨一些問題。隨著檔案規(guī)模的爆發(fā)式增長，檔案主管部門面臨的儲存壓力也與日俱增，與此同時，還要滿足檔案的安全性要求，這就造成了檔案保管部門的有限接受能力和日益增長的檔案數(shù)量之間的矛盾，阻礙了我國檔案工作的更好開展。雖然學(xué)術(shù)界一定對數(shù)字檔案的保管和利用進(jìn)行了一定的理論上的探索，但國家層面尚且缺乏統(tǒng)一的整體規(guī)劃和自上而下的政策搭建，這種統(tǒng)一制度的確實給數(shù)字檔案的保管造成了一定的困難。

二、我國數(shù)字檔案管理的完善策略

（一）建立完善的管理制度，加強(qiáng)集中引導(dǎo)

現(xiàn)階段，我國不同的單位，面對數(shù)字檔案的保管這一問題，采取了自主探索的特征，缺少在國家層面上的統(tǒng)一規(guī)劃，這體現(xiàn)出了我國對數(shù)字檔案保管有著較高的需求，但制度建設(shè)卻落后于實際需求的問題，這一問題不利于推動檔案管理的規(guī)范化和制度化，容易導(dǎo)致檔案管理工作的無序和混亂，因此，建立完善的管理制度，加強(qiáng)集中引導(dǎo)就變得很有必要。

（二）發(fā)揮多個檔案保管主體的重要作用

各個主管單位要實現(xiàn)通力合作，由信息掃描部分負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的制作，由數(shù)字檔案保管部門負(fù)責(zé)相應(yīng)的儲存，由檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)提供檔案的利用和檢索服務(wù)。確保通過多個主體的通力合作，完善高效專業(yè)的數(shù)字檔案管理體制。同時還需要監(jiān)督部門的大力配合，由監(jiān)督部門制定檔案管理的工作規(guī)范和流程。

三、結(jié)語

數(shù)字檔案的保管工作是一個較為復(fù)雜的問題，不僅需要完善相應(yīng)的工作流程，還需要加強(qiáng)資源配置，建設(shè)保存數(shù)字檔案所必須的技術(shù)環(huán)境。面對未來的技術(shù)挑戰(zhàn)，我國的數(shù)字檔案保管工作應(yīng)當(dāng)保持定力，進(jìn)一步探索和完善新的管理機(jī)制。

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