高校辦公室行政管理工作對(duì)策分析與研究

摘要：本文主要以高校辦公室行政管理工作對(duì)策分析與研究為重點(diǎn)進(jìn)行闡述，結(jié)合當(dāng)下高校辦公室行政管理工作現(xiàn)狀為主要依據(jù)，從堅(jiān)守以人為本的理念，加強(qiáng)辦公室人員綜合素養(yǎng)、構(gòu)建規(guī)章機(jī)制，在應(yīng)用中不斷優(yōu)化、增強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公、大力提倡使用各種新興媒體、一同建造學(xué)習(xí)型辦公室這幾方面進(jìn)行深入探索與研究，其目的在于提升高校辦公室行政管理工作效率。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；高校辦公室；管理工作

引言：對(duì)于高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)講，加強(qiáng)辦公室行政管理十分重要，其不但是保證辦公室行政管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)，還是提升高校內(nèi)部有關(guān)部門工作效率的關(guān)鍵。同時(shí)，還有助于加強(qiáng)高校核心競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)其在繁雜的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中占據(jù)有利位置具有積極作用。為此，相關(guān)主體需給予辦公室行政管理高度重視，通過(guò)多元化的手段，將其所含的效用與價(jià)值發(fā)揮出最大化，以期高校健康穩(wěn)定的發(fā)展。本文主要分析高校辦公室行政管理工作對(duì)策，具體如下。

1.新時(shí)代高校辦公室行政管理工作特點(diǎn)

1.1協(xié)調(diào)性。辦公室作為學(xué)校行政管理系統(tǒng)的核心部分，管理各種各樣的事務(wù)，上到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，下到全校師生，皆需要辦公室服務(wù)、協(xié)調(diào)及管理。當(dāng)各部門工作人員或是師生等遇到問(wèn)題或是矛盾時(shí)，皆需要辦公室人員進(jìn)行協(xié)調(diào)。另外辦公室人員還需對(duì)學(xué)生活動(dòng)、教學(xué)工作及科研工作等組織安排，為此辦公室管理工作是協(xié)調(diào)性較強(qiáng)管理工作[1]。

1.2政策性。高校辦公室不單單要落實(shí)上級(jí)部門會(huì)議精神、規(guī)章制度等，另外還需按照學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行工作，為此管理工作展現(xiàn)出了極強(qiáng)的政策性。辦公室人員需具備極強(qiáng)的綜合素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，才能全面落實(shí)各項(xiàng)學(xué)校政策與方針，如此才能不斷提升高校工作效率。

1.3服務(wù)性。從某個(gè)方面看管理即服務(wù)。辦公室管理者需在學(xué)校教學(xué)規(guī)律與管理職責(zé)的指導(dǎo)下，對(duì)學(xué)生生活、領(lǐng)導(dǎo)決策以及科研開(kāi)展等提供服務(wù)。在服務(wù)中，管理者需認(rèn)真傾聽(tīng)大家的心聲，保證較強(qiáng)的責(zé)任心，積極主動(dòng)的優(yōu)化各種問(wèn)題[2]。

1.4科學(xué)性。當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展讓高校辦公與教學(xué)進(jìn)入到了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，這讓辦公管理工作更加高校與準(zhǔn)確，另外對(duì)相關(guān)工作人員也提出了新要求。他們需要大力學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，跟緊時(shí)代發(fā)展的腳步，盡快適應(yīng)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)辦公的模式，同時(shí)代發(fā)展相同步。此外，高校中開(kāi)展的科研項(xiàng)目漸漸變多，校企合作模式得到了廣泛應(yīng)用，另外教學(xué)手段的不斷創(chuàng)新，在該背景下，工作人員不但要具備基本的協(xié)調(diào)能力，還需積極主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)，如此才能滿足現(xiàn)代工作需求，給師生提供有效服務(wù)[3]。

2.高校辦公室行政管理工作現(xiàn)狀

新階段，高校辦公室行政管理工作存在些許問(wèn)題，其中比較典型的有缺少高效且可行的管理手段、對(duì)辦公室行政管理工作缺少認(rèn)識(shí)、工作人員綜合素養(yǎng)偏低，缺少主動(dòng)性、辦公室制度規(guī)范性亟待加強(qiáng)、未注重辦公室行政管理工作價(jià)值，具體如下：

2.1缺少高效且可行的管理手段。高效辦公室管理工作較多，操作較繁瑣，例如學(xué)籍管理、學(xué)生檔案管理及教學(xué)管理等，需要辦公室工作人員認(rèn)真的去完成，但是因?yàn)樵诔Ｒ?guī)工作中，辦公室工作人員重視對(duì)系統(tǒng)的管理，職責(zé)不清，分不清主與次，讓辦公室工作無(wú)據(jù)可依，進(jìn)而導(dǎo)致行政工作不滿足新時(shí)期發(fā)展需求；辦公室工作人員忽略人本管理，無(wú)法樹(shù)立全面意識(shí)，掌握現(xiàn)階段學(xué)校發(fā)展方向；不能從整體分析，明確辦公室行政管理工作，欠缺行之有效的管理手段，致使高效辦公室形成管理工作效率亟待提升[4]。

2.2對(duì)辦公室行政管理工作缺少認(rèn)識(shí)。高校辦公室行政管理工作的合理性與科學(xué)性同高校各項(xiàng)活動(dòng)順序開(kāi)展有莫大聯(lián)系，而個(gè)別工作人員對(duì)自身所負(fù)責(zé)的工作缺少認(rèn)識(shí)，認(rèn)為高校的目標(biāo)就是以培養(yǎng)社會(huì)人才為主，只有加強(qiáng)教學(xué)水平才是高校需要注重的問(wèn)題。一直以來(lái)，辦公室人員對(duì)行政管理工作缺少認(rèn)識(shí)，在管理中害怕協(xié)調(diào)各方關(guān)系，影響學(xué)校多方工作有序開(kāi)展，致使辦公室行政管理工作的實(shí)效性無(wú)法全面發(fā)揮出來(lái)[5]。

2.3工作人員綜合素養(yǎng)偏低，缺少主動(dòng)性。實(shí)際上，高校辦公室行政管理工作應(yīng)協(xié)調(diào)各方關(guān)系，牽涉的部門也比較多，具有較強(qiáng)的偶然性、靈活性以及隨機(jī)性。為此，還未形成固定模式，需要花費(fèi)的時(shí)間與精力比較多，外加諸多辦公室行政管理者否是其他部門的兼職人員，還以停留在傳統(tǒng)層面，業(yè)務(wù)能力與專業(yè)水平低下。在對(duì)辦公室工作進(jìn)行處理時(shí)會(huì)感覺(jué)無(wú)法勝任，長(zhǎng)此以往，工作人員就會(huì)慢慢失去工作的主動(dòng)性。通俗的講，高校辦公室行政管理者的綜合素養(yǎng)較低，無(wú)法有序的處理辦公室工作，這是導(dǎo)致高校行政辦公室管理工作一直不前的主要因素[6]。

2.4辦公室制度規(guī)范性亟待加強(qiáng)。其實(shí)，高校辦公室工作不僅要及時(shí)創(chuàng)新設(shè)備和購(gòu)入先進(jìn)設(shè)備提升工作效率，還需健全有關(guān)規(guī)章制度，自古以來(lái)無(wú)規(guī)矩不成方圓。在常規(guī)工作中，辦公室主要負(fù)責(zé)宣傳、接待、傳遞、通知以及會(huì)議等工作，因?yàn)槿藛T職責(zé)不明，互相交叉的現(xiàn)狀嚴(yán)重，如若發(fā)生問(wèn)題，他們就互相推諉，導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)將問(wèn)題優(yōu)化掉，影響高校辦公室行政管理工作效率。

2.5未注重辦公室行政管理工作價(jià)值。辦公室行政管理工作應(yīng)完成領(lǐng)導(dǎo)指示。領(lǐng)導(dǎo)在布設(shè)工作時(shí)，通常不能給辦公室行政管理工作做鋪墊，一般情況都是臨時(shí)指派，未考慮管理內(nèi)涵，即是否會(huì)加大辦公室管理工作的負(fù)擔(dān)等。此種現(xiàn)象在高校管理中十分常見(jiàn)，致使辦公室行政管理工作開(kāi)展中常常出現(xiàn)問(wèn)題，探其根本為領(lǐng)導(dǎo)未注重辦公室行政管理工作的價(jià)值，交辦任務(wù)的隨意性比較強(qiáng)，致使諸多辦公室行政管理工作無(wú)法得到全面落實(shí)。

3.高校辦公室行政管理工作對(duì)策分析

3.1堅(jiān)守以人為本的理念，加強(qiáng)辦公室人員綜合素養(yǎng)。新時(shí)代需加強(qiáng)高校辦公室行政管理工作效率，需大力培養(yǎng)現(xiàn)代管理人才，激發(fā)工作人員工作的主觀能動(dòng)性。在實(shí)行中，需堅(jiān)持以人為本的管理理念，致力于加強(qiáng)工作人員的綜合素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力以及專業(yè)水平。第一，需定期向辦公室人員進(jìn)行思政教育工作，加強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)與使命感，提升其不為名、不為利的精神。第二，需定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，安排工作人員參與，加強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)與文化素養(yǎng)，提升其交流能力、文字處理能力、協(xié)調(diào)能力等，使其能夠準(zhǔn)確把握上級(jí)指示，在具體工作中全面落實(shí)馬克思主義思想。第三，構(gòu)建行之有效的用人制度，選擇責(zé)任心且素質(zhì)較強(qiáng)的工作人員負(fù)責(zé)辦公室任務(wù)，營(yíng)造良好的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，促使工作人員積極學(xué)習(xí)。

3.2構(gòu)建規(guī)章機(jī)制，在應(yīng)用中不斷優(yōu)化。在高校辦公室行政管理中，需構(gòu)建行之有效的規(guī)章機(jī)制與考核機(jī)制，對(duì)辦公室人員進(jìn)行合理化、規(guī)范化管理，加強(qiáng)辦公室內(nèi)部工作效率。在規(guī)章制度中明確各崗位職責(zé)，并把各項(xiàng)工作具化給個(gè)人，構(gòu)建對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，促使工作人員積極上進(jìn)。社會(huì)在發(fā)展，每項(xiàng)管理機(jī)制都不是一層不變的，在具體工作中需同實(shí)踐有機(jī)結(jié)合進(jìn)行優(yōu)化，讓規(guī)章制度的作用得到全面發(fā)揮[7]。

3.3增強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公?，F(xiàn)階段，高校辦公室多種現(xiàn)代化管理方法、管理理念的實(shí)行皆需要對(duì)應(yīng)的先進(jìn)設(shè)施做支撐，而不斷完善辦公設(shè)備能夠促進(jìn)工作方法演變，且可以切實(shí)提升工作質(zhì)量。盡管通過(guò)多年的發(fā)展，諸多高校辦公室都配備現(xiàn)代辦公設(shè)備，比如打印機(jī)與電腦等，但還有需要改動(dòng)的地方，具體體現(xiàn)在打造功能多樣、整體連接的計(jì)算機(jī)通訊系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，具體如下：第一，依托局域網(wǎng)鏈接，給普通終端的電腦與服務(wù)器提供連接，為實(shí)現(xiàn)信息化辦公奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，便于在資料處理、信息傳遞以及決策支持等方面發(fā)揮作用；第二，資料檢索與輸出設(shè)備。高校辦公室行政管理工作牽涉諸多文檔資料，在辦公室內(nèi)，需配備多項(xiàng)設(shè)備，比如投影機(jī)、掃描儀、光盤等，提升辦公水平。第三，遠(yuǎn)程傳輸系統(tǒng)，即通過(guò)視頻會(huì)議、圖片傳真等不同形式，突破時(shí)空限制，讓處在不同位置上的人能夠通過(guò)終端顯示器一同開(kāi)會(huì)，節(jié)約成本[8]。

3.4大力提倡使用各種新興媒體。新時(shí)期媒體得到了迅猛發(fā)展，以轉(zhuǎn)變了社會(huì)公眾的溝通方式、生活方式，甚至給社會(huì)公眾的思想帶來(lái)了一定影響。在高校內(nèi)，網(wǎng)盤、數(shù)字圖書館、網(wǎng)絡(luò)課程建設(shè)、即時(shí)通訊工具等也都促使著辦公室工作手段的轉(zhuǎn)變，辦公室工作人員需積極學(xué)習(xí)信息傳遞工具，掌握多種新媒體新能，從微博、論壇、微信中充分把握師生動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)信息，進(jìn)一步拓展信息收集渠道，便于給辦公室工作順利開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.5一同建造學(xué)習(xí)型辦公室。實(shí)際上，在高校辦公室內(nèi)，若想構(gòu)建學(xué)習(xí)型辦公室，需凝聚人心，調(diào)動(dòng)工作人員工作積極性。管理者在辦公室中大力宣傳活到老、學(xué)到老的思想，激勵(lì)每位員工都增強(qiáng)學(xué)習(xí)，并把理論知識(shí)同知識(shí)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，不斷優(yōu)化，追求自我超越，相互幫助，注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)合合力，一同構(gòu)建學(xué)習(xí)型辦公室，推動(dòng)全員一同發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

綜上分析，時(shí)代的快速發(fā)展，給高校辦公室行政管理工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，為了保證高校健康穩(wěn)定發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)高校辦公室行政管理工作對(duì)策研究勢(shì)在必行，其不但能夠提升高校內(nèi)部工作效率，還能保證高校核心競(jìng)爭(zhēng)力?；诖?，相關(guān)人員需加大高校辦公室行政管理力度，采用多元化手段，使其存在的實(shí)效性發(fā)揮出最大化，為我國(guó)高校持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展做鋪墊。

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作者簡(jiǎn)介：王俊紅（1963.5-），漢族，女，本科，六級(jí)職員，湖北宜昌人，高校辦公司管理方向。

（華中師范大學(xué) 湖北武漢 430079）