國(guó)際航運(yùn)企業(yè)SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用中的問題及優(yōu)化方案

尚慧靚

【摘 要】 為使國(guó)際航運(yùn)企業(yè)能更好地使用SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)，分析SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中面臨的困難和挑戰(zhàn)，并提出優(yōu)化方案及建議，有助于更好地發(fā)揮SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的作用，提高國(guó)際航運(yùn)企業(yè)的財(cái)務(wù)核算質(zhì)量和管理能力。

【關(guān)鍵詞】 航運(yùn)企業(yè);SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng);信息化建設(shè);優(yōu)化

0 引 言

作為先進(jìn)的企業(yè)資源管理軟件系統(tǒng)，SAP系統(tǒng)可以提供企業(yè)層面全面集成的數(shù)據(jù)信息，其主要功能模塊包括銷售與分銷、質(zhì)量管理、人力資源管理和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等，模塊覆蓋面廣、功能多樣，并有很強(qiáng)的擴(kuò)展性。SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件用戶分布廣泛，全球500強(qiáng)公司中大部分公司都是SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件的用戶，SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)在國(guó)際航運(yùn)企業(yè)中也得到了廣泛應(yīng)用和認(rèn)可。

對(duì)于國(guó)際航運(yùn)企業(yè)而言，財(cái)務(wù)核算須滿足不同國(guó)家和地區(qū)的要求。為了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、提高效率，建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)核算平臺(tái)就顯得尤為重要。尤其是集團(tuán)公司內(nèi)部交易的抵銷處理，更需要一個(gè)全面覆蓋的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)及核算規(guī)則。

1 國(guó)際航運(yùn)企業(yè)使用SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)遇到的問題

1.1 與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同效應(yīng)有待加強(qiáng)

目前，國(guó)外一些航運(yùn)企業(yè)（如馬士基航運(yùn)公司）的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用的均是SAP軟件，這樣既可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)間的無縫銜接和從業(yè)務(wù)開始到業(yè)務(wù)結(jié)束的全流程追蹤，也可以更充分地發(fā)揮SAP軟件的企業(yè)資源計(jì)劃功能。大部分國(guó)內(nèi)航運(yùn)企業(yè)只是將SAP軟件作為財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要通過SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的接口導(dǎo)入。雖然這種做法也能在一定程度上滿足管理需求，但會(huì)影響從業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳輸?shù)絊AP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量。如果業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)有誤或計(jì)算口徑、精度等與SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)不一致，就會(huì)降低數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可比性，甚至無法進(jìn)行后續(xù)操作。

通常情況下，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)（BMS）中未實(shí)際完成航次的結(jié)束標(biāo)識(shí)帶有預(yù)估標(biāo)記，只有待航次完成并取消預(yù)估標(biāo)記后，航次才算實(shí)際結(jié)束。如果一個(gè)航次實(shí)際上已經(jīng)完成，但業(yè)務(wù)人員沒有將預(yù)估標(biāo)記取消，該航次就無法從業(yè)務(wù)系統(tǒng)上傳至SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的已完成航次信息統(tǒng)計(jì)表中，最終將造成少計(jì)已完成航次收入及其成本。如果因業(yè)務(wù)人員的疏忽使得系統(tǒng)中船舶的載質(zhì)量等基礎(chǔ)信息記錄有誤，那么在業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有設(shè)置校驗(yàn)程序的情況下，可能會(huì)導(dǎo)致航次信息無法上傳至SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)接口，從而影響該公司月結(jié)工作的順利完成。

1.2 財(cái)務(wù)軟件不一致

航運(yùn)集團(tuán)公司旗下的不同子公司存在使用不同財(cái)務(wù)軟件的情況，使得子公司間財(cái)務(wù)核算口徑和核算規(guī)則不盡相同;另外這些子公司的信息化程度也可能參差不齊，不僅給出具合并報(bào)表、處理內(nèi)部交易抵銷帶來很大麻煩，也嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量。

1.3 對(duì)信息安全重視不足

雖然SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)設(shè)有定期更換密碼機(jī)制，但仍存在管理人員崗位變動(dòng)時(shí)未能及時(shí)變更其相關(guān)權(quán)限配置或未及時(shí)注銷其賬戶的情況，有些航運(yùn)企業(yè)因SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)關(guān)鍵操作員（以下簡(jiǎn)稱“關(guān)鍵操作員”）崗位變動(dòng)而甚至存在代為使用賬號(hào)的情況。這不僅導(dǎo)致權(quán)限分配混亂，影響財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，而且還可能泄露企業(yè)涉密信息，造成法律糾紛、信譽(yù)丟失或其他更大的損失。

1.4 關(guān)鍵操作員培訓(xùn)力度不足

關(guān)鍵操作員在SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理中有著非常重要的作用。關(guān)鍵操作員不僅要非常熟悉本公司的業(yè)務(wù)，以便向集團(tuán)提出功能開發(fā)和優(yōu)化的需求，還要熟悉了解SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的各個(gè)模塊和功能，向終端操作員傳授技能、答疑解惑。關(guān)鍵操作員的成長(zhǎng)需要時(shí)間和經(jīng)驗(yàn)的積累，但其多為兼職，崗位變動(dòng)比較頻繁，且一般每年最多參加一次現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，培訓(xùn)力度不足，形式比較單一。

1.5 系統(tǒng)設(shè)置不夠合理

SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)中有些設(shè)置不夠合理。以月度結(jié)賬工作中的外匯評(píng)估為例，事務(wù)碼“F-05”和“FBB1”都可用作外匯評(píng)估，二者功能一致。這種多對(duì)一的映射關(guān)系容易造成混亂，對(duì)于重復(fù)的事務(wù)碼，只保留一個(gè)即可滿足使用需求。另外，一些使用外幣核算的賬戶由于操作失誤對(duì)外幣科目勾選過“僅限以本位幣記錄余額”選項(xiàng)的，則無法運(yùn)用評(píng)估程序?qū)催x過該選項(xiàng)的外幣記賬進(jìn)行正常的外幣評(píng)估，只能使用當(dāng)月評(píng)估匯率進(jìn)行手動(dòng)外幣評(píng)估。

另外，SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的記賬規(guī)則比較復(fù)雜。以往來類科目為例，客戶供應(yīng)商編碼需搭配特別標(biāo)識(shí)碼及記賬代碼（見表1）使用。

表1 往來科目記賬代碼及特別標(biāo)識(shí)碼

對(duì)于一些不常發(fā)生的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)操作新手更需要查閱大量資料才能正確掌握這些業(yè)務(wù)的往來科目的記賬規(guī)則。

1.6 依賴主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)科目、銀行代碼、客戶、供應(yīng)商等主數(shù)據(jù)需先在主數(shù)據(jù)管理（MDM）系統(tǒng)中進(jìn)行一般層面的維護(hù)，再在SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行公司層面的維護(hù)。但如果MDM系統(tǒng)未能及時(shí)凍結(jié)一些不再使用的主數(shù)據(jù)，或解凍后未及時(shí)對(duì)這些主數(shù)據(jù)再行凍結(jié)，可能會(huì)造成同一家客戶供應(yīng)商或銀行存在多個(gè)編碼的情況，進(jìn)而影響會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和可比性。

2 問題解決辦法及優(yōu)化方案

2.1 爭(zhēng)取高層支持

企業(yè)任何一個(gè)系統(tǒng)的成功實(shí)施和優(yōu)化都離不開高層管理者的支持。只有從高層重視財(cái)務(wù)信息化建設(shè)、強(qiáng)化財(cái)務(wù)信息化建設(shè)理念，才能將這一理念自上而下地貫徹和落實(shí)，形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，從而提高工作效率和財(cái)務(wù)管理水平。

2.2 從戰(zhàn)略視角制訂動(dòng)態(tài)優(yōu)化方案

公司發(fā)展的不同階段、不同層次、不同用戶對(duì)SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的需求都不盡相同。在實(shí)際操作中，要著眼戰(zhàn)略視角，將組織、運(yùn)營(yíng)和個(gè)人這3個(gè)層面的需求充分整合，綜合考慮內(nèi)外部環(huán)境，制訂動(dòng)態(tài)合理的SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)優(yōu)化方案，使SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)化與公司戰(zhàn)略、組織運(yùn)營(yíng)、終端的需求保持高度一致。這樣不僅能滿足現(xiàn)階段經(jīng)營(yíng)需要，同時(shí)還能兼顧未來戰(zhàn)略發(fā)展的需要，并確保對(duì)SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的投入能最大程度地實(shí)現(xiàn)收益。

2.3 深化與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同效應(yīng)

開展跨崗位跨業(yè)務(wù)模塊的培訓(xùn)和交流，使SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的操作員充分了解彼此的需求，清除溝通障礙和破除信息壁壘，形成合作信任的協(xié)作鏈條，從而進(jìn)一步加強(qiáng)SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同效應(yīng)，也為SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接奠定基礎(chǔ)。

2.4 實(shí)施SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目

實(shí)施SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目，在集團(tuán)航運(yùn)企業(yè)中統(tǒng)一財(cái)務(wù)核算軟件及核算規(guī)則，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，統(tǒng)一SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的顆粒度，增強(qiáng)實(shí)用性，為財(cái)務(wù)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)多維度分析提供更詳盡的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐，從而推動(dòng)財(cái)務(wù)職能不斷由會(huì)計(jì)核算型向價(jià)值管理型轉(zhuǎn)變。

2.5 加強(qiáng)信息安全建設(shè)

與SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作員，尤其是關(guān)鍵操作員簽訂保密協(xié)議，以保證SAP賬號(hào)做到專人專用，明確違反規(guī)定和權(quán)限使用賬號(hào)的后果和責(zé)任，同時(shí)開發(fā)保存訪問記錄和登錄IP地址的功能，以做到訪問記錄有跡可循。

2.6 強(qiáng)化操作員培訓(xùn)

持續(xù)拓展多元化的培訓(xùn)形式。邀請(qǐng)SAP軟件講師進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)或現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，有針對(duì)性地為關(guān)鍵操作員和不同業(yè)務(wù)模塊的終端操作員設(shè)計(jì)培訓(xùn)課程;同時(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)儲(chǔ)備關(guān)鍵操作員的培養(yǎng)，確保在關(guān)鍵操作員發(fā)生崗位變動(dòng)時(shí)，SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行和維護(hù)。

2.7 優(yōu)化操作員溝通渠道

建立集中交流平臺(tái)，優(yōu)化溝通渠道。SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作員可以在平臺(tái)提出問題，由關(guān)鍵操作員或平臺(tái)管理專員反饋解決方案，并將解決方案整理形成答疑手冊(cè);同時(shí)，通過在平臺(tái)征集不同操作員的需求及對(duì)SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的改進(jìn)建議，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)優(yōu)化，使優(yōu)化需求從“推動(dòng)式”向“拉動(dòng)式”的轉(zhuǎn)變，更好地滿足SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作員的切實(shí)需求，進(jìn)一步提升管理水平。

2.8 加強(qiáng)MDM系統(tǒng)管理

加強(qiáng)MDM系統(tǒng)管理，嚴(yán)格數(shù)據(jù)審核流程，及時(shí)凍結(jié)不再使用的編碼，對(duì)由于清賬需要解凍的編碼在完成清賬操作后應(yīng)及時(shí)再行凍結(jié)，同時(shí)對(duì)重復(fù)的編碼做好定期梳理和凍結(jié)，從而提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量和財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。

3 結(jié) 語

雖然國(guó)際航運(yùn)企業(yè)的SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)已取得一定進(jìn)展，但還有很大的提升空間。航運(yùn)企業(yè)需要隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的動(dòng)態(tài)變化，不斷更新管理模式和相應(yīng)配置，以更好地發(fā)揮SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的企業(yè)資源計(jì)劃功能，使其在客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈管理和業(yè)務(wù)流程重組等方面發(fā)揮更大作用，從而進(jìn)一步加強(qiáng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的整合，更好地促進(jìn)管理水平的提升。