會展管理面面觀

當(dāng)前，隨著社會經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，處于疫情防控常態(tài)化階段會展業(yè)，在面對市場帶來的新挑戰(zhàn)與新機(jī)遇時(shí)需要把握管理質(zhì)量，提高管理能力，加強(qiáng)管理意識。這其中，展館設(shè)計(jì)管理、項(xiàng)目合同管理與展會防疫管理已成為當(dāng)前業(yè)界關(guān)注的焦點(diǎn)。本文就圍繞會展管理，針對這三個方面的會展管理問題進(jìn)行深入講解，引導(dǎo)行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。展館設(shè)計(jì)不宜追求地標(biāo)性建筑

自2000年以來，中罔會展場館的建設(shè)熱潮持續(xù)不衰。原因有三：一是會展場館已成為城市基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成，城市發(fā)展不能缺少;二是城市政府重視會展業(yè)，作為硬件的會展場館需要適配;三是房地產(chǎn)業(yè)擴(kuò)張需要抓手，會展場館項(xiàng)目不可多得。

地標(biāo)性展館不好用。在會展場館建設(shè)中，建筑的實(shí)用性和美觀性一直存在矛盾。近十年來，國內(nèi)有數(shù)十座新場館落成，但實(shí)用性不佳的問題普遍存在。其表現(xiàn)為：多層展廳設(shè)計(jì)，但上樓布展與參觀難以為客商接受，利用率偏低;物流通道及展廳物流入口設(shè)計(jì)不當(dāng)，致使展品物流不暢;室內(nèi)展廳大玻璃窗采光，影響展臺布置效果;展廳布局與參觀者流向不合，導(dǎo)致觀眾在展館中往復(fù)走路。體驗(yàn)不佳;會議、酒店設(shè)施不配套，不能滿足會展主辦方展期辦會的需求。以上五個問題中，前四個往往與展館建筑追求美觀性造型有關(guān)。

造型奇特、美觀有損于展館實(shí)用性。追求標(biāo)志性建筑設(shè)計(jì)，是導(dǎo)致會展場館實(shí)用性不佳的重要原因。城市管理者在審查展館設(shè)計(jì)時(shí)，希望新建會展場館如同博物館、圖書館、影劇院一樣，成為城市地標(biāo)性建筑，但少有提出實(shí)用性要求。而應(yīng)邀參與討論設(shè)計(jì)方案的業(yè)界專家，其意見往往不被重視。

現(xiàn)實(shí)情況是，凡過度追求建筑的標(biāo)志性，尤其是追求會展場館建筑外在造型奇特、美觀，必然影響實(shí)用性。國內(nèi)這種好看不好用的場館建筑比比皆是，長期被會展主辦方和參展客商吐槽，展館利用率低下更是不爭事實(shí)。

綠色、智能建筑應(yīng)為新追求。新場館的建筑設(shè)計(jì)，應(yīng)以實(shí)用性為主，美觀性為輔。建設(shè)工程的決策者及設(shè)計(jì)者不應(yīng)為追求標(biāo)志性建筑而犧牲實(shí)用性。畢竟會展場館建筑不是用于觀賞，而是用來辦展辦會的。不過度追求建筑的美觀性，尤其是不搞地標(biāo)性建筑，展館建設(shè)項(xiàng)目在投資上會節(jié)省許多。

實(shí)用性好的會展場館，就是方便布展、方便參觀和方便展期相關(guān)服務(wù)。上海新國際博覽中心是網(wǎng)內(nèi)公認(rèn)好用的大型展館，其并非標(biāo)志性建筑。新場館建筑的決策者及設(shè)計(jì)者應(yīng)前去考察體驗(yàn)一番。

當(dāng)下，新場館設(shè)計(jì)應(yīng)追求綠色建筑和智能建筑。這才是城市地標(biāo)性建筑的新時(shí)尚。

大型展館設(shè)計(jì)的要與不要：不要上樓;進(jìn)入展館大門不要多級臺階;多個展廳（如12個1萬平方米的展廳）不要軸對稱一字?jǐn)[開;室內(nèi)展廳圍墻不要用玻璃幕墻，不要用大玻璃窗采光;室內(nèi)展廳不要有柱子;室內(nèi)展廳的物流門高不要低于8米，寬不要少于5米。要考慮物流通道及運(yùn)輸車輛的停放;要考慮會議設(shè)施的配套;要考慮多功能廳的應(yīng)用;要考慮會展中心周邊酒店、地鐵、商貿(mào)中心的配套。

會展項(xiàng)目的合同管理

展覽項(xiàng)目合同管理的對象，是主辦方與展覽項(xiàng)目利益相關(guān)方簽訂的合同。

合同的分類。會展項(xiàng)目與財(cái)務(wù)管理相關(guān)的合同，按營業(yè)收入和營業(yè)支出分類如下：

與營業(yè)收入相關(guān)的合同

1.展位銷售合同——與參展商簽訂;

2.會議銷售合同——與參會者簽訂;

3.廣告銷售合同——與廣告主簽訂;

4.贊助銷售合同——與贊助商簽訂;

5.經(jīng)營協(xié)作合同——與合作方簽訂;

6.其他合同——與相關(guān)方簽訂。

與營業(yè)支出相關(guān)的合同

1.展館租賃合同——與展館經(jīng)營方簽訂;

2.現(xiàn)場搭建，物流/安保合同——與服務(wù)提供商簽訂

3.廣告宣傳合同——與媒體經(jīng)營方簽訂;

4.信息服務(wù)合同——與服務(wù)提供商簽訂;

5.配套活動合同——與承辦方或服務(wù)提供方簽訂;

6.其他合同——與相關(guān)方簽訂。

關(guān)于合同的說明。上述合同，均為主辦方對外簽訂的與展覽項(xiàng)目經(jīng)營活動有關(guān)的合同。主辦方對內(nèi)的合同，如與員工簽訂的勞動合同、與項(xiàng)目經(jīng)理簽訂的經(jīng)營責(zé)任合同，不在此列。

在與營業(yè)收入相關(guān)的合同中，廣告銷售合同指客商利用展覽項(xiàng)目媒體發(fā)布廣告而與主辦方訂立的合同，如客商在展覽項(xiàng)目網(wǎng)站上發(fā)布廣告;贊助銷售合同指客商為展覽項(xiàng)目提供贊助而與主辦方訂立的合同，如客商贊助紀(jì)念品用于展會期間發(fā)贈觀眾;經(jīng)營協(xié)作合同指主辦方與相關(guān)方就展覽項(xiàng)目協(xié)作經(jīng)營事宜訂立的合同，如主辦方委托合作方代理展覽項(xiàng)目的展位銷售業(yè)務(wù);其他合同指主辦方與提供某項(xiàng)收入的相關(guān)方訂立的合同，如主辦方選擇某酒店作為接待參展客商的服務(wù)方，而收取酒店的傭金。

在與營業(yè)支出相關(guān)的合同中，廣告支出合同指主辦方利用社會媒體發(fā)布廣告而與媒體經(jīng)營方訂立的合同;信息服務(wù)合同指主辦方委托服務(wù)提供商為展覽項(xiàng)目提供信息服務(wù)而訂立的合同，如主辦方委托信息服務(wù)機(jī)構(gòu)提供展會現(xiàn)場的專業(yè)觀眾登記服務(wù);配套活動合同指主辦方與相關(guān)方就展覽項(xiàng)目的配套活動與承辦方或相關(guān)服務(wù)提供方訂立的合同，如主辦方委托合作方在展會期間組織會議;其他合同指主辦方需要相關(guān)方支付費(fèi)用而訂立的合同，如主辦方向同意冠名主辦展會的協(xié)會支付服務(wù)費(fèi)。

合同管理的注意事項(xiàng)。經(jīng)營展覽項(xiàng)目所涉及的對外合同，不但種類復(fù)雜，而且數(shù)量甚多。展覽面積為1萬平方米的展覽項(xiàng)目，參展商一般在200家左右。主辦方需要與客商逐一簽訂參展合同。國內(nèi)展覽面積達(dá)10萬平方米的超大型展會，參展商往往有上千家之多，故每屆展會主辦方須與客商簽訂上千份參展合同。

在展覽項(xiàng)目的各項(xiàng)管理中，對外合同因涉及項(xiàng)目的營業(yè)收支，因此與財(cái)務(wù)管理關(guān)系密切。

主辦方在合同管理中，要堅(jiān)持規(guī)范化原則，注意事項(xiàng)如下：

一是，規(guī)范撰寫。要根據(jù)《民法典》規(guī)定，結(jié)合展覽項(xiàng)目經(jīng)營需要規(guī)范地撰寫合同。展覽項(xiàng)目對外合同的撰寫方法，可參看《會展文案寫作》一書（張凡、楊蔭稚編著，華中科技大學(xué)出版社出版）。

二是，嚴(yán)格審查。主辦方要認(rèn)真審查展覽項(xiàng)目擬簽訂的對外合同。大型展覽公司一般設(shè)置法務(wù)部，負(fù)責(zé)統(tǒng)一審查合同文稿（包括草案和定稿）許多主辦方聘請律師作為顧問，承擔(dān)審查重要合同的職責(zé)。

三是，監(jiān)管執(zhí)行。對于已經(jīng)簽訂的對外合同，主辦方的財(cái)務(wù)部門負(fù)有監(jiān)管之責(zé)。其依據(jù)合同，負(fù)責(zé)監(jiān)控展覽項(xiàng)目營業(yè)收入的到賬和營業(yè)成本的支付。某跨國展覽公司的財(cái)務(wù)部門在展會舉辦期間要派員到現(xiàn)場，依據(jù)參展合同核查客商的展覽面積，以防現(xiàn)場實(shí)際與合同約定不符。

四是，采用格式合同。南主辦方統(tǒng)一提供的格式合同，對于規(guī)范合同管理、提高管理效能的積極作用。對于數(shù)量較多的參展合同，采用格式合同尤其重要。展位銷售格式合同的應(yīng)用方法，可以參看《展覽項(xiàng)目管理》（張凡張嵐編著）一書第七章。

五是，強(qiáng)化項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任。項(xiàng)目經(jīng)理既是展覽項(xiàng)目對外合同的重要談判者，也是合同撰寫和審查的參與者，還是合同的執(zhí)行者和監(jiān)管者。因此，明確項(xiàng)目經(jīng)理在合同管理中的責(zé)任，加強(qiáng)主辦方財(cái)務(wù)部門與項(xiàng)目經(jīng)理在管理工作中的配合，是合同管理在項(xiàng)目管理中發(fā)揮作用的重要措施。

戰(zhàn)疫就要力爭開展

3月11日，因一新冠確診病患曾到廣州美博會參觀，琶洲展館緊急封館，所有人員禁止出入。廣州市政府急調(diào)700余人及物資前往展館，為4.9萬人做核酸檢測。隨后，美博會宣布停辦。當(dāng)日，廣州市商務(wù)局宣布近期廣州所有的展會停辦。

這是網(wǎng)內(nèi)首次以緊急封館方式應(yīng)對展會現(xiàn)場可能發(fā)生的疫情風(fēng)險(xiǎn)。所幸至今并無美博會人員染疫的信息傳出。如若發(fā)生聚集性傳染事件，后果不堪設(shè)想。

確保營收，以克時(shí)艱。由于近期國內(nèi)疫情多地散發(fā)，個別地方病例激增導(dǎo)致封城，加之廣州美博會封館事件，大城市線下展會基本停辦，春來的展會旺季已為倒春寒所籠罩。

疫情之下，舉辦線下展會之艱難不言而喻。但若不辦，主辦方與利益相關(guān)方將因沒有收入或收入銳減而將陷入困境。聞得2021年有少數(shù)主辦方營收超過2019年，經(jīng)了解，所有展會線下全開是增長之道。因此，爭取線下舉辦是上上之策。換言之，凡能舉辦，且疫情防控到位，就是功德圓滿。這種網(wǎng)滿，確有運(yùn)氣成分，或應(yīng)稱之為機(jī)遇。

力爭開展，須有作為。為應(yīng)對疫情給線下展會帶來的不確定性，以爭取舉辦為目標(biāo)，主辦方可以嘗試以下措施：

一是，在安全期無論是否實(shí)現(xiàn)銷售計(jì)劃，均要如期舉辦展會。

二是，如被迫停辦，須預(yù)定所用展館的下一個檔期（甚至預(yù)定當(dāng)年可供選擇的兩個檔期）。由于一個城市動態(tài)清零的時(shí)間基本為15-30天，預(yù)定新檔期須不失時(shí)機(jī)。

三是，大型展會在一線城市停辦后，沒有合適檔期的，可以選擇到二線城市舉辦;也可以拆分主題縮小規(guī)模，以便異地舉辦。降低租金對于參展商應(yīng)有吸引力。

四是，堅(jiān)持客商維護(hù)和線上營銷，保持溝通暢達(dá)和信息觸達(dá)，以爭取客商理解，與客商共度時(shí)艱，盡可能減少退展損失。

五是，與政府相關(guān)部門保持密切聯(lián)系，努力爭取理解和支持。

展館協(xié)力，休戚與共。展覽場館和展會主辦方是命運(yùn)共同體.應(yīng)主動攜手主辦方戰(zhàn)疫前行。建議有三：

一是，主動為停辦展會協(xié)調(diào)新的檔期，并在預(yù)定金方面給予寬松待遇;

二是，適當(dāng)降低租金標(biāo)準(zhǔn)，為恢復(fù)辦展的主辦方排憂解難;同時(shí)，以此吸引外地展會。

三是，積極為主辦方獲得行政許可提供幫助，并為展會的現(xiàn)場防疫提供更多助力。

機(jī)遇垂青有準(zhǔn)備的人。2022年會展業(yè)的倒春寒已是現(xiàn)實(shí)，不必怨天尤人，更不能一籌莫展。在此形勢下，抓住機(jī)遇仍有可為。機(jī)遇總是垂青有準(zhǔn)備的人，這句話頗有道理，會展人不但要相信，而且要踐行。