國家科技重大專項檔案管理存在的問題及思考

高朝陽

摘要：國家科技重大專項檔案是國家重要的科技信息資源和知識生產(chǎn)要素，國家科技重大專項檔案管理是重大專項管理的重要環(huán)節(jié)。論文通過分析在國家科技重大專項檔案管理中遇到的有關(guān)問題，提出相應(yīng)的建議或?qū)Σ?，旨在為后續(xù)國家重大科研項目開展過程中提高檔案管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：科技重大專項 項目檔案 檔案管理

國家科技重大專項（以下簡稱“重大專項”）是經(jīng)《國家中長期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要（2006—2020年）》[1]提出實施的，即為了實現(xiàn)國家目標，通過核心技術(shù)突破和資源集成，在“十一五”至“十三五”期間立項并完成的重大戰(zhàn)略產(chǎn)品、關(guān)鍵共性技術(shù)和重大工程。重大專項檔案管理工作是重大專項管理的重要組成部分，也是貫穿于重大專項規(guī)劃、論證、組織實施、監(jiān)督評估、考核驗收等全過程的基礎(chǔ)工作。本文通過分析重大專項檔案的特點，梳理重大專項檔案管理存在的問題，提出重大專項檔案管理的對策，以期為后期國家重大科技項目的檔案管理提供借鑒。

一、重大專項檔案的特點

重大專項在規(guī)劃、論證、組織實施、監(jiān)督評估、考核驗收、實施推廣等全過程中產(chǎn)生了大量具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子、實物等各種形式的歷史記錄，經(jīng)鑒定和歸檔就形成了重大專項檔案。重大專項檔案與一般科技項目檔案相比，有以下特點。

（一）密切關(guān)系國家安全與民生

國家在2006年至2020年實施的16項重大專項涉及航天航空、核電、通信、油氣、環(huán)境治理、生物工程等方向，是我國科技發(fā)展的重中之重。這些重大專項形成的檔案不但是國家的重要科技資源和知識資產(chǎn)，也密切關(guān)系著國家空間、能源、環(huán)境、通信、民生等方方面面，是保障國家空間安全、國防安全、能源安全、民生等的基石。

（二）主體多元且檔案形成分散

國家科技重大專項涉及面廣，規(guī)模大，每個重大專項一般可以被分解成幾十個項目（示范工程），每個項目（示范工程）又可以被分解成若干個課題（任務(wù)），每個課題（任務(wù)）還可以被分解成若干個子課題（任務(wù)）。一個部門或者企業(yè)很難獨立完成，一般都是由主管部門、管理機構(gòu)、科研機構(gòu)、高校和企業(yè)共同承擔(dān)完成。比如國家油氣重大專項下設(shè)71個項目、258個課題、上千個子課題（任務(wù)），涉及500多家單位。檔案形成主體多元、分散，對檔案的完整性有較大影響。

（三）內(nèi)容多樣且知識產(chǎn)權(quán)密集

重大專項檔案內(nèi)容多種多樣，按階段可分為規(guī)劃、申報立項、過程管理、驗收等階段材料和其他需要歸檔的重要材料；按類別可分為管理文件（文書）、技術(shù)文件、合同文件、財務(wù)文件、知識產(chǎn)權(quán)文件等；按載體可分為紙質(zhì)文件、圖片圖形、錄音錄像、電子文件、實物模型、系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。此外，每個重大專項通過系統(tǒng)研究提出理論方法、研發(fā)的技術(shù)設(shè)備等，在很多方面都填補了國內(nèi)外空白，形成了大量專利、申請了大量著作權(quán)、發(fā)表了大量論文著作等，經(jīng)歸檔形成了密集的知識產(chǎn)權(quán)檔案。

（四）數(shù)量巨大且科學(xué)數(shù)據(jù)偏重

由于重大專項涉及項目、課題多，形成主體廣，形成材料多樣，而且時間跨度長，中間各種論證、匯報、總結(jié)、檢查多，因此會形成大量的管理類文件。此外，大多數(shù)項目、課題（任務(wù)）涉及前期勘探、物理（化學(xué)）實驗，特別是涉及模擬計算的項目、課題（任務(wù)），由于研究方向前沿，前期可借鑒內(nèi)容較少，需要大量的計算、推演、試驗、比對，因此會產(chǎn)生大量的科學(xué)數(shù)據(jù)。一般任務(wù)級項目所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)會以GB計，課題級項目甚至?xí)訲B計，在整體檔案中占比較大，給保管或存儲空間帶來較大挑戰(zhàn)。

二、重大專項檔案管理存在的問題

鑒于重大專項檔案的上述特點，重大專項檔案管理的難度較大，在實際工作過程中，存在如下問題。

（一）重大專項檔案管理體制機制不明晰

重大專項管理前期，明顯存在“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的現(xiàn)象。[2]“十一五”“十二五”期間重大專項檔案管理基本上處于放任自流的狀態(tài)，國家有關(guān)部門沒有相關(guān)重大專項檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃計劃，合同約束、全程管控機制基本沒形成，即要不要將重大專項檔案納入重大專項管理、重大專項檔案管理哪些內(nèi)容、重大專項誰來管理、重大專項檔案怎么管理、重大專項檔案管理到什么程度、技術(shù)合同中有沒有檔案相關(guān)約束條件等都沒有明確的界定，導(dǎo)致后期檔案管理比較被動。比如，油氣重大專項文件材料在“十二五”初期才自發(fā)開始歸檔，歸檔內(nèi)容也僅限于各項目（課題）任務(wù)書、匯報材料、成果材料和驗收意見，缺少過程材料內(nèi)容；在歸檔的任務(wù)書中也極少見到對歸檔的約束條款等。

（二）重大專項檔案管理規(guī)章制度滯后

2006年開始至2020年，國家科技重大專項實施期間跨越了“十一五”“十二五”“十三五”三個時期，但有關(guān)重大專項的檔案管理制度，即《國家科技重大專項（民口）檔案管理規(guī)定》于2017年11月才印發(fā)，此時“十一五”“十二五”階段項目已結(jié)題，“十三五”項目大部分已過了立項階段，處于研發(fā)階段，因此相關(guān)檔案管理規(guī)定對重大專項檔案的指導(dǎo)力度和管控力度稍顯滯后。另外，《國家科技重大專項（民口）檔案管理規(guī)定》（國科發(fā)?！?017〕348號）印發(fā)后，并沒有形成或印發(fā)有關(guān)檔案管理細則，重大專項各項目承擔(dān)單位對此檔案管理規(guī)定的理解各有不同，導(dǎo)致各項目收集材料內(nèi)容、使用表單的格式、檔號編號的編制、文件材料的整理及保管等存在較大差異，進而導(dǎo)致各項目檔案管理標準不一。

（三）缺少專職檔案人員介入

《國家科技重大專項（民口）檔案管理規(guī)定》是原科技部印發(fā)的，未與國家檔案局聯(lián)合印發(fā)。其第十一條中要求重大專項項目（課題）承擔(dān)單位要按照法人管理責(zé)任制的要求，具體落實本項目（課題）檔案管理工作，為本項目（課題）檔案管理配備人員。實際中所謂項目（課題）檔案人員僅僅只是項目（課題）人員之一，屬于兼職人員且不穩(wěn)定。例如，對于油氣重大專項的檔案管理工作，中國石油檔案館人員在2020年6月才開始接觸和介入重大專項檔案管理工作，交流對象都是項目（課題）組兼職檔案人員，并且發(fā)現(xiàn)實際檔案管理情況與國家對檔案方面的要求有所脫節(jié)。

（四）重大專項檔案整理不規(guī)范

絕大多數(shù)重大專項項目（課題）的檔案整理與《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）尚有較大差距。[3-5]這里所指的差距主要包括以下四個方面：一是完整性問題，大多數(shù)重大專項未結(jié)合自身特點制定細化的歸檔范圍，對統(tǒng)一要求的歸檔范圍對照情況也參差不齊。二是系統(tǒng)性問題，部分重大專項沒有按照要求組卷整理，卷內(nèi)文件也未按階段排序。三是規(guī)范性問題，包括：必須提交的材料清單和具體要求不一；要求的檔案著錄項不一；題名著錄要素不一，并不能反映文件材料內(nèi)容；裝訂材料存在不合要求的燕尾夾、訂書訂等易銹蝕材料，甚至存在未裝訂的情況；電子文件的存儲結(jié)構(gòu)不一；對歸檔材料的保管、歸屬與流向要求不明。四是真實性問題，包括部分復(fù)印件未備注原件存放地；存在任務(wù)書、合同、相關(guān)承諾書，以及其他需要作為憑證保管的文件簽字蓋章手續(xù)不完備的情況。

（五）檔案分散且安全條件不足

一項重大專項的眾多項目、課題、任務(wù)、子任務(wù)大多數(shù)由不同的單位、企業(yè)、高校承擔(dān)，除合同（任務(wù)書）、研究成果等文件材料必須向項目（課題、任務(wù)）來源單位提交外，大部分過程材料前期分散在本單位科研人員手中。另外，由于大多數(shù)項目（課題）兼職檔案管理人員缺乏專職檔案人員的指導(dǎo)，對檔案的安全保管有關(guān)要求不熟悉，導(dǎo)致裝盒材料各式各樣；檔案存放地選取也較為隨意，檢查中發(fā)現(xiàn)有的放于辦公室文件柜中，有的存放場所防光、防盜等條件達不到檔案保存的“八防”要求，存在一定的安全隱患。

三、重大專項檔案管理應(yīng)對策略

基于以上對重大專項檔案管理存在問題的解析，接下來我們將從管理體制機制優(yōu)化、制度規(guī)范建設(shè)、協(xié)同管理、統(tǒng)一整理標準、集中統(tǒng)一管理等方面提出應(yīng)對策略，以期對重大專項檔案管理，乃至我國科技體系中其他重大科技項目檔案管理提供借鑒。

（一）優(yōu)化重大專項檔案管理體制機制

良好的體制機制是保障重大專項檔案管理有序進行的前提。檔案管理作為重大專項管理的內(nèi)容，貫穿全程，因此需要得到足夠重視。相關(guān)部門應(yīng)將檔案工作與科研工作同部署、同進行、同檢查、同驗收。優(yōu)化重大專項檔案管理體制機制，應(yīng)做到：界定科技管理部門、專業(yè)機構(gòu)、檔案管理部門、專項（項目、課題）承擔(dān)單位及項目組的相應(yīng)職責(zé)，確定相關(guān)機構(gòu)的檔案管理責(zé)任及檔案管理內(nèi)容，比如科技管理部門協(xié)同檔案管理部門制定檔案管理制度、科技管理部門在檢查科研進展時同時檢查文件材料積累情況，檔案管理部門負責(zé)在專項（項目）開始時進行檔案交底和培訓(xùn)，承擔(dān)單位負責(zé)收集、整理、移交檔案等。另外，在下達項目任務(wù)簽訂合同（任務(wù)書）時，加入歸檔范圍、歸檔時間、整理質(zhì)量、歸檔數(shù)量等條款，形成合同約束機制，確保重大專項檔案管理行之有效。

（二）完善重大專項檔案管理制度規(guī)范

完善的制度規(guī)范是重大專項檔案管理規(guī)范進行的保障。國家科技管理部門應(yīng)進行頂層設(shè)計，會同國家檔案管理部門，在部署科技計劃時就制定檔案管理的規(guī)章制度，特別是重大專項檔案管理的組織、分工、文件及檔案管理要求及考核條件等；各專項應(yīng)針對本專項的特點，制定本專項檔案管理工作實施細則，在檔案管理職責(zé)、歸檔范圍、整理要求及保管要求等方面進行細化；承擔(dān)單位應(yīng)明確科技文件材料積累、收集及整理流程，促使檔案管理工作有序推進。

（三）建立重大專項檔案協(xié)同管理模式

實踐證明，重大專項檔案管理離不開檔案部門。缺少檔案部門和專職人員的介入，很難保證重大專項檔案的齊全、完整、規(guī)范與安全。只有建立科技管理部門、項目（課題）實施單位和檔案部門的協(xié)同管理模式，通過檔案、項目（課題）同步管理聯(lián)合指導(dǎo)、同步要求、同步檢查，才能滿足重大專項檔案管理的需求。例如，對于油氣重大專項，在后期檔案管理過程中，重大專項辦公室會委托中國石油檔案館制定規(guī)范和檢查標準，配合其對中石油、中石化、中海洋及其他承擔(dān)單位進行聯(lián)合指導(dǎo)和現(xiàn)場檔案核查，在油氣重大專項范圍內(nèi)做到協(xié)同一致、標準一致。

（四）統(tǒng)一重大專項檔案整理標準

重大專項科技主管部門、專項辦公室及檔案主管部門應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)科技檔案整理要求，比如《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008），結(jié)合重大專項的特點及實際，統(tǒng)一重大專項檔案整理標準和要求，提供相關(guān)文件材料的標準模板、匯報PPT模板等，特別是統(tǒng)一紙質(zhì)文件、電子文件整理要求、編號規(guī)則、題名擬寫方式等，并做好說明及培訓(xùn)，避免各項目、課題（任務(wù)）各行其是、標準不一。

（五）實現(xiàn)重大專項檔案集中統(tǒng)一安全管理

新修訂的《中華人民共和國檔案法》第四條明確規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。”為確保重大專項檔案的完整和安全，應(yīng)明確項目、課題（任務(wù)）層面檔案的流向與保管，即專項主管部門（單位）或牽頭單位檔案館（室）應(yīng)集中統(tǒng)一管理和保管所在專項及所涵蓋項目、課題、任務(wù)的全部檔案，對應(yīng)檔案館（室）作為專項的檔案保管機構(gòu)，負責(zé)按項目（課題、任務(wù)）建立專項檔案數(shù)據(jù)庫，在條件具備的館庫中集中保管各類檔案，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，并按要求做好利用工作。

四、結(jié)語

國家科技重大專項是我國科技工作的重要內(nèi)容，重大專項檔案密切關(guān)系國家安全與民生、主體多元且檔案形成分散、內(nèi)容多樣且知識產(chǎn)權(quán)密集以及數(shù)量巨大且科學(xué)數(shù)據(jù)偏重，這些特點決定了其管理難度較大。通過建立協(xié)同機制，前期建立規(guī)范、實行合同約束、實施全程管控、后期進行驗收和評價，對做好重大專項檔案管理至關(guān)重要。每個五年，國家都將開展一批重要科技項目的研究和攻關(guān)，高水平的檔案管理將使這些科技項目的開展更加順暢、更加合規(guī)、更加高效，也將從檔案方面為國家科技創(chuàng)新戰(zhàn)略貢獻力量。

注釋及參考文獻：

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作者單位：中國石油檔案館