大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理研究

[ 作者簡(jiǎn)介 ]

吳瓊，女，北京人，中國(guó)長(zhǎng)城工業(yè)集團(tuán)有限公司下屬北京大觀園酒店有限責(zé)任公司，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

5G信息化時(shí)代悄然而至，大數(shù)據(jù)技術(shù)在不斷更新迭代，新型技術(shù)不斷應(yīng)用在生活的各個(gè)方面，企業(yè)檔案管理正是海量數(shù)據(jù)的集中地，因此將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)檔案管理中是企業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，也是時(shí)代發(fā)展使然。通過(guò)將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)管理中可以大幅度提高工作效率，同時(shí)利用大數(shù)據(jù)分析工具也可以在海量信息中快速檢索信息，降低企業(yè)檔案管理員的工作成本，降低企業(yè)檔案管理人員的工作量，提高企業(yè)發(fā)展效率。因此，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然之路。本文在對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的意義進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，最后提出企業(yè)檔案信息化管理的對(duì)策和措施。

[ 關(guān)鍵詞 ]

企業(yè)檔案;信息化;檔案管理;大數(shù)據(jù)

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.09.016

從信息化建設(shè)的規(guī)律來(lái)看，時(shí)代的發(fā)展使企業(yè)在檔案管理中不得不使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，信息化、數(shù)據(jù)化已經(jīng)成為當(dāng)今企業(yè)檔案管理的必由之路，隨著我國(guó)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷研發(fā)，大數(shù)據(jù)技術(shù)日趨完善，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)管理的各個(gè)方面是時(shí)代的要求。大數(shù)據(jù)技術(shù)相比傳統(tǒng)檔案管理具有信息存儲(chǔ)空間巨大、企業(yè)人員管理方便、數(shù)據(jù)調(diào)取簡(jiǎn)單、資料收集便捷、數(shù)據(jù)整合快速、數(shù)據(jù)分析權(quán)威合理等等優(yōu)點(diǎn)，因此利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理是企業(yè)快速發(fā)展的前提，也是時(shí)代對(duì)現(xiàn)在企業(yè)信息化發(fā)展的要求。

1 相關(guān)概念及理論基礎(chǔ)

1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代概述

數(shù)據(jù)是當(dāng)今時(shí)代重要的生產(chǎn)發(fā)展要素，已經(jīng)滲透到社會(huì)生活的各行各業(yè)，滲透在我們生活的各個(gè)角落，如何將數(shù)據(jù)這個(gè)生產(chǎn)要素充分挖掘、分析、整合是大數(shù)據(jù)時(shí)代永不過(guò)時(shí)的話題。隨著我國(guó)科技強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的不斷發(fā)展，我國(guó)對(duì)于科學(xué)技術(shù)的研發(fā)始終保持著長(zhǎng)盛不衰的動(dòng)力，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)正是我們科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，如今大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅僅應(yīng)用到高端產(chǎn)業(yè)，比如軍工、物理、生態(tài)、環(huán)境科學(xué)等等，更是應(yīng)用到百姓生活的方方面面，比如通訊、智能家居、企業(yè)管理等等。同時(shí)，隨著全民科學(xué)知識(shí)的普及，大數(shù)據(jù)也被百姓所關(guān)注、接受。

1.2 檔案管理概述

檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要基石，企業(yè)的檔案如同企業(yè)的身份信息，企業(yè)的檔案管理看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上不僅僅要對(duì)檔案進(jìn)行收集和保存，更要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分析，并為企業(yè)發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)信息。

檔案管理主要包括企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，一連串的檔案管理流程看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際過(guò)程中卻存在很多細(xì)節(jié)問(wèn)題，其中環(huán)環(huán)相扣，信息的錄入、信息的發(fā)出、信息的檢索、信息的編撰等等，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都存在海量的信息，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都需要大量的人工進(jìn)行管理。另外，隨著現(xiàn)在企業(yè)的高速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理不僅僅要完成收集、保管、統(tǒng)計(jì)，更要在此基礎(chǔ)上通過(guò)收集檔案資料進(jìn)行分析調(diào)研，最終實(shí)現(xiàn)為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，也就是說(shuō)在企業(yè)檔案管理過(guò)程中還需要專業(yè)人才對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合以及分析，才能達(dá)到企業(yè)進(jìn)行檔案管理的最終目的。

企業(yè)檔案管理工作屬于管理范圍，具有服務(wù)性質(zhì)，在企業(yè)中成立檔案管理部門，該部門和企業(yè)各個(gè)部分密不可分，環(huán)環(huán)相扣，收集企業(yè)資料的同時(shí)也為企業(yè)的各個(gè)部分進(jìn)行服務(wù)反饋。通過(guò)查看我國(guó)企業(yè)發(fā)展的歷程，不難發(fā)現(xiàn)我國(guó)企業(yè)具有一定的階級(jí)性，尤其是一些國(guó)有企業(yè)，階級(jí)性更加明顯，因此在檔案管理過(guò)程中也體現(xiàn)了其階級(jí)性和階級(jí)利益，檔案內(nèi)容存在很多階級(jí)利益和經(jīng)濟(jì)利益沖突，在檔案管理過(guò)程中還需要工作人員時(shí)刻注意不同檔案的管理方法以及保密和階級(jí)要求，這在一定程度上對(duì)檔案管理人員提出了很高的政治素養(yǎng)要求和專業(yè)要求。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化管理的意義

2.1 提升企業(yè)檔案管理工作的效率

提高企業(yè)信息化時(shí)代的發(fā)展效率要解決的根源問(wèn)題就是企業(yè)在檔案管理過(guò)程中的信息化手段的使用，一般情況下，企業(yè)進(jìn)行信息化檔案管理主要是通過(guò)數(shù)據(jù)化原理、計(jì)算機(jī)技術(shù)等手段將企業(yè)的海量信息進(jìn)行處理、存儲(chǔ)，對(duì)檔案信息的資源進(jìn)行整合，對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行合理配置。企業(yè)檔案信息管理不僅僅是企業(yè)發(fā)展的要求，也是海量信息管理的必然要求，隨著企業(yè)發(fā)展的進(jìn)步，企業(yè)檔案資料如同海浪潮水般涌來(lái)，企業(yè)檔案信息化管理不僅解決了企業(yè)浪費(fèi)大量人工資本解決檔案管理的問(wèn)題，還更加方便快捷地解決了后期資料的調(diào)取、分析工作。將大量的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成電子信息，不僅極大地減少了浪費(fèi)，更對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了永久的保存，數(shù)據(jù)的及時(shí)更新同步極大地提高了企業(yè)檔案管理工作的效率。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享

企業(yè)檔案信息化管理核心使企業(yè)能夠隨時(shí)實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息技術(shù)的資源共享，企業(yè)檔案管理的目標(biāo)是服務(wù)于公司的發(fā)展，因此企業(yè)檔案信息的及時(shí)共享是企業(yè)檔案信息化的重要標(biāo)志。企業(yè)檔案管理信息化將使企業(yè)部門能夠及時(shí)從企業(yè)檔案庫(kù)調(diào)取所需要的信息，提升企業(yè)信息檔案的利用率，促進(jìn)企業(yè)檔案使用范圍的拓展，更加方便企業(yè)科研人員的開(kāi)發(fā)和利用，提升企業(yè)檔案信息的資源利用空間。

2.3 推動(dòng)管理模式的改革

企業(yè)管理是企業(yè)發(fā)展的核心，企業(yè)的管理要順應(yīng)時(shí)代的要求，結(jié)合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。在企業(yè)檔案管理上進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)可以說(shuō)是企業(yè)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代的初步探索，通過(guò)將企業(yè)最基礎(chǔ)的部門工作進(jìn)行數(shù)據(jù)化建設(shè)，從而帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)的整體進(jìn)入信息化時(shí)代建設(shè)。 企業(yè)要想長(zhǎng)久發(fā)展就需要有壯士斷腕的魄力和敢于突破創(chuàng)新的勇氣，企業(yè)需要改頭換面，勇于改革，只有敢于突破，敢于對(duì)企業(yè)管理進(jìn)行改革，才能逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)的時(shí)代跨步。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 檔案管理制度體系不完善

企業(yè)檔案通過(guò)記錄企業(yè)發(fā)展的過(guò)程，對(duì)于企業(yè)、行業(yè)的發(fā)展都具有重要的保存價(jià)值和歷史意義，同時(shí)也成為企業(yè)未來(lái)發(fā)展規(guī)劃決策的重要依據(jù)，企業(yè)檔案管理的制度對(duì)于企業(yè)的發(fā)展是重要基石，企業(yè)必須高度重視企業(yè)檔案管理，高度重視企業(yè)檔案保管和利用，充分發(fā)揮好企業(yè)檔案這一企業(yè)的寶貴財(cái)富。

企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)十分重要，但是通過(guò)對(duì)目前企業(yè)檔案管理進(jìn)行調(diào)研分析發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在檔案管理過(guò)程中存在很多問(wèn)題，比如檔案管理人員以公司需求為導(dǎo)向，違規(guī)操作，為獲得某些數(shù)據(jù)違背公司管理制度，私自操作。另外，還存在一些公司檔案管理人員缺乏社會(huì)責(zé)任，為獲得某些資源篡改數(shù)據(jù)，盲目迎合企業(yè)不正當(dāng)?shù)睦嫘枨?。在這種情況下自然無(wú)法滿足社會(huì)需求，制定的管理制度也由于缺乏外部約束力而使其執(zhí)行力大打折扣，弱化了檔案制度管理的效力。

3.2 企業(yè)檔案信息化管理的資金投入不足

要想企業(yè)檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，檔案管理的軟件和硬件設(shè)備就要不斷更新，否則，沒(méi)有基礎(chǔ)，任何建設(shè)都是空談，沒(méi)有任何意義。根據(jù)目前企業(yè)檔案管理不難發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)對(duì)于檔案管理還停留在資料復(fù)印收集上，信息化時(shí)代的掃描儀、多功能復(fù)印機(jī)、可讀寫(xiě)設(shè)備，以及管理信息系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等等均無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)信息化檔案管理的要求，這些硬件以及軟件設(shè)備的添置均需要企業(yè)的大力支持，投入大量資金。但實(shí)際上，通過(guò)數(shù)據(jù)調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)基本上來(lái)源于企業(yè)的行政事業(yè)撥款，而這部分費(fèi)用在除企業(yè)自身行政管理支出外，剩下能進(jìn)行檔案管理的寥寥無(wú)幾，因此，企業(yè)需要重新規(guī)劃?rùn)n案信息化管理的經(jīng)費(fèi)來(lái)源，保證經(jīng)費(fèi)充足，才能更好地保障企業(yè)檔案管理信息化的進(jìn)程。

3.3 檔案信息化管理缺乏專業(yè)化人才

大數(shù)據(jù)時(shí)代需要大數(shù)據(jù)人才，檔案信息化管理也需要企業(yè)專門引進(jìn)高素質(zhì)、具備大數(shù)據(jù)信息化管理能力的專門人才，作為企業(yè)管理領(lǐng)導(dǎo)人員需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理不僅僅是簡(jiǎn)單的人力勞動(dòng)，而是需要根據(jù)工作實(shí)際引進(jìn)高素質(zhì)人才，只有在最基本的人力資本上進(jìn)行大量投入，才能為企業(yè)檔案信息化建設(shè)留住人才，只有用人才才能帶領(lǐng)企業(yè)對(duì)原來(lái)陳舊的檔案管理進(jìn)行整改，從而適應(yīng)時(shí)代的要求，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理的對(duì)策

4.1 建設(shè)完善的檔案管理制度體系

企業(yè)檔案管理部門在企業(yè)中屬于牽頭部門，將企業(yè)各個(gè)部門的檔案信息連接起來(lái)，為企業(yè)的運(yùn)行發(fā)展提供了信息交換的平臺(tái)。對(duì)于一個(gè)正規(guī)企業(yè)來(lái)說(shuō)，首先要做的就是健全數(shù)字化檔案信息資源平臺(tái)，從而促進(jìn)企業(yè)的信息化發(fā)展。

檔案管理制度是企業(yè)檔案管理的重要依據(jù)。無(wú)規(guī)矩不成方圓，制定企業(yè)檔案信息化管理制度是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的首要任務(wù)，因此企業(yè)在檔案管理信息化進(jìn)程中要完善檔案管理制度。第一，對(duì)于檔案的歸檔要編制規(guī)范模版，對(duì)于歸檔后的文件建立檢索目錄，編制檢索工具，甚至對(duì)于有條件的企業(yè)，要連同企業(yè)研發(fā)部門開(kāi)發(fā)本公司的檔案信息庫(kù)。第二，企業(yè)在接收文檔過(guò)程中，檔案管理人員也需要進(jìn)行信息化錄入，對(duì)于檔案信息要進(jìn)行全面審核，對(duì)于有問(wèn)題的信息錄入要及時(shí)退回，并提出反饋意見(jiàn)，只有在信息錄入前期保證信息的完整、規(guī)范，才能夠在后期檢索以及使用時(shí)更加便捷快速地提取使用。第三，對(duì)于企業(yè)目前的檔案信息管理設(shè)備要及時(shí)進(jìn)行更新，淘汰老舊設(shè)備，及時(shí)添置符合企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)備，提高企業(yè)檔案信息化管理的效率。第三，在企業(yè)完善制度的過(guò)程中要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，深入調(diào)研，同其他企業(yè)進(jìn)行溝通交流，借鑒經(jīng)驗(yàn)，從而更加方便快捷地建立符合企業(yè)自身特質(zhì)的信息資源管理平臺(tái)。

4.2 推進(jìn)企業(yè)檔案信息庫(kù)數(shù)字化建設(shè)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)是勢(shì)在必行并且需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的一項(xiàng)事業(yè)，企業(yè)要想做好檔案信息庫(kù)數(shù)字化建設(shè)，就要在信息化進(jìn)程中做好檔案的信息資源管理，要對(duì)已經(jīng)錄入的檔案信息資源進(jìn)行整合挖掘，發(fā)掘其中有價(jià)值的信息。

做好企業(yè)的檔案信息庫(kù)數(shù)字化建設(shè)。首先，對(duì)于檔案信息資源要進(jìn)行事無(wú)巨細(xì)的收集，要在收集好紙質(zhì)資料的同時(shí)嘗試采用其他信息化手段，比如電子數(shù)據(jù)、音像等方式進(jìn)行收集，逐漸改變收集方式，建立企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，在收集資料時(shí)要對(duì)收集的資料進(jìn)行分類收集，集中管控，分散存儲(chǔ)，統(tǒng)一管理，做到應(yīng)收盡收。最后，企業(yè)在檔案信息收集的過(guò)程中要綜合運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等大數(shù)據(jù)時(shí)代的現(xiàn)代信息技術(shù)，同時(shí)企業(yè)也要拓寬視野，兼容并進(jìn)，不斷汲取信息化時(shí)代的檔案管理最前沿的信息，通過(guò)和不同企業(yè)進(jìn)行溝通交流，借鑒經(jīng)驗(yàn)，從而針對(duì)企業(yè)自身的檔案信息管理技術(shù)提供強(qiáng)有利的知識(shí)更新。

4.3 加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)

做好大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息管理，需要專業(yè)的大數(shù)據(jù)人才，信息檔案管理是一個(gè)專業(yè)且系統(tǒng)的工作，對(duì)于從事該行業(yè)的工作人員來(lái)說(shuō)，不僅僅需要具備管理技能，還需要計(jì)算機(jī)專業(yè)背景。因此企業(yè)在招聘檔案管理人員的時(shí)候需要多方考核，保證檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)，培養(yǎng)出專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、理論知識(shí)較強(qiáng)的隊(duì)伍。在人才培養(yǎng)方面也要下功夫，要主動(dòng)培養(yǎng)檔案管理人才，主動(dòng)作為，加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量。

為培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，首先需要企業(yè)營(yíng)造尊重人才的氛圍。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重新認(rèn)識(shí)檔案信息化管理崗位職責(zé)，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，才能招得來(lái)人才，留得住人才，才能更好地促進(jìn)企業(yè)的檔案管理信息化的發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

目前全球正值信息化時(shí)代，企業(yè)要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，從企業(yè)的檔案信息建設(shè)入手，規(guī)范企業(yè)檔案管理流程，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)于信息化建設(shè)的重視程度，讓企業(yè)盡快享受大數(shù)據(jù)時(shí)代的紅利。企業(yè)要盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化，從而促進(jìn)我國(guó)企業(yè)的快速發(fā)展，提高企業(yè)的科技創(chuàng)新能力，也讓大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠更好地服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于社會(huì)。

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