大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化發(fā)展的困境與出路

[ 作者簡(jiǎn)介 ]

金學(xué)柱，男，吉林龍井人，龍井市業(yè)余體育學(xué)校，助理館員，大專，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國(guó)社會(huì)已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，多元化的信息手段切實(shí)推動(dòng)著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的創(chuàng)新發(fā)展，同時(shí)也成為全球范圍內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)的綜合實(shí)力體現(xiàn)?；诖?，文章首先闡述大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息化管理提出的全新要求，其后分析現(xiàn)階段檔案信息化面臨的主要困境及問題，在此基礎(chǔ)上提出一系列大數(shù)據(jù)背景下推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的主要策略及措施。

[ 關(guān)鍵詞 ]

大數(shù)據(jù);檔案管理;信息化發(fā)展;困境;對(duì)策

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.09.007

我國(guó)的檔案管理工作經(jīng)歷了長(zhǎng)期的發(fā)展演變，從最初的簡(jiǎn)牘到云端檔案都有著獨(dú)特的時(shí)代特征。信息化是當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案管理工作提出的高要求、高標(biāo)準(zhǔn)，其在一定程度上積極迎合了國(guó)家信息化建設(shè)的戰(zhàn)略思路及戰(zhàn)略目標(biāo)任務(wù)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化治理的必然趨勢(shì)和主要途徑。調(diào)查顯示，我國(guó)的檔案信息化發(fā)展在現(xiàn)階段仍受到多方因素的影響，例如管理機(jī)制不健全、信息處理能力匱乏、缺乏資源整合優(yōu)化能力等等，這些都在一定程度上阻礙了檔案信息化的創(chuàng)新發(fā)展?；诖耍瑱n案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，采用切實(shí)可行的手段方式解決現(xiàn)實(shí)問題，滿足檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息化管理提出的全新要求

1.1 數(shù)據(jù)管理高效化

所謂大數(shù)據(jù)深度關(guān)聯(lián)，可以將其理解為現(xiàn)代社會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要前提和基礎(chǔ)。根據(jù)相關(guān)的實(shí)踐調(diào)查研究可以看出，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)只是簡(jiǎn)單地為使用者提供零散的、分散的相關(guān)信息，使用者必須對(duì)得到的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入分析，探究彼此之間的內(nèi)在聯(lián)系、因果關(guān)系。但不同使用者的能力水平大不相同，根本無(wú)法更深層次地挖掘潛在信息及其內(nèi)在的關(guān)系，整體服務(wù)力度偏低。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，信息化發(fā)展也對(duì)信息服務(wù)提出了更高的要求，必須將更多的注意力集中在豐富檔案數(shù)據(jù)資源，滿足多元化的用戶需求上。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)定時(shí)定期在特定的平臺(tái)上搜集相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，按照一定的方式手段使之聯(lián)系起來(lái)，成為相互影響的信息關(guān)聯(lián)機(jī)制，只有這樣才能充分發(fā)揮檔案信息的作用價(jià)值，為使用者提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。由此可見，數(shù)據(jù)深度關(guān)聯(lián)應(yīng)當(dāng)是檔案信息化管理的關(guān)鍵所在。

信息數(shù)據(jù)的高度整合是推動(dòng)檔案信息化的核心力量。在大數(shù)據(jù)背景下，信息之間的傳遞更為高效便捷，信息流動(dòng)更為頻繁，在一定程度上為檔案信息資源的管理提供了可靠的支持，有利于實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨界的資源共享，從真正意義上打破不同行業(yè)、不同領(lǐng)域、部門之間的數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)快速融合，推動(dòng)檔案信息化的縱向發(fā)展。過去人們通常采用紙質(zhì)檔案管理的方式手段，雖然掌握了大量的數(shù)據(jù)信息，但數(shù)據(jù)十分分散，具有明顯的異構(gòu)性特征，不管是結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)都無(wú)法發(fā)揮自身的價(jià)值作用。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效引入，實(shí)現(xiàn)了不同大數(shù)據(jù)之間的高效整合，將大量的數(shù)據(jù)匯集起來(lái)，有效豐富信息內(nèi)容，便于得出更為科學(xué)合理的結(jié)論，以此打破信息孤島的尷尬局面，使管理人員能夠在復(fù)雜、龐大、混亂的信息數(shù)據(jù)中快速挖掘出有價(jià)值的信息，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.2 信息服務(wù)精準(zhǔn)化

調(diào)查顯示，過去紙質(zhì)檔案時(shí)期提供的信息服務(wù)大多為被動(dòng)模式，檔案信息使用者根據(jù)自己的需要對(duì)單一的目錄檢索方法進(jìn)行使用，獲取相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。隨著檔案信息化管理的不斷深入推進(jìn)，必須對(duì)原有的檔案服務(wù)模式、服務(wù)理念進(jìn)行革新優(yōu)化，基于使用者的實(shí)際需要提供個(gè)性化服務(wù)。眾所周知，當(dāng)前的檔案數(shù)據(jù)十分龐大，種類較多，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)信息之間的相互聯(lián)通，也為檔案管理部門提供可靠的支持和幫助，能夠?qū)崿F(xiàn)智能化、個(gè)性化、精準(zhǔn)化服務(wù)?；诜?wù)方式來(lái)講，可以直接利用現(xiàn)代化的存儲(chǔ)工具、分析設(shè)備深入挖掘多元化的信息資源，在系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵詞，使其自動(dòng)抓取主要數(shù)據(jù)，主動(dòng)搜集、高效處理，通過這樣的方式提高智能化服務(wù)水平;基于服務(wù)對(duì)象來(lái)講，必須有效貫徹落實(shí)以人為本的原則和宗旨，立足于使用者的需要，為其提供個(gè)性化的信息服務(wù)，可以深入分析使用者需要的文本檔案、視頻檔案，結(jié)合其日常社交生活的相關(guān)信息數(shù)據(jù)，凸顯信息服務(wù)的精準(zhǔn)化。

2 現(xiàn)階段檔案信息化面臨的主要困境及問題

2.1 管理體制過于滯后，缺乏可操作性

一方面，檔案管理體制過于滯后，呈現(xiàn)出分割狀態(tài)。條塊分割是過去檔案管理極其常見的一種模式手段，各個(gè)地區(qū)的檔案管理部門缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，也沒有業(yè)務(wù)統(tǒng)領(lǐng)人，導(dǎo)致整體組織不力。檔案管理工作長(zhǎng)期以來(lái)被認(rèn)為是服務(wù)行業(yè)，久而久之，不管是工作人員還是社會(huì)群眾都會(huì)忽略其信息價(jià)值，沒有意識(shí)到其在一定程度上能夠切實(shí)推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，這樣分離式的管理體系、管理機(jī)制根本無(wú)法適應(yīng)信息化的發(fā)展。另一方面，缺乏統(tǒng)一的管理制度。不同系統(tǒng)、不同專業(yè)的檔案在管理過程中分離開來(lái)，自成一體，與之相關(guān)的法規(guī)條款或多或少存在一定的矛盾沖突，無(wú)法實(shí)現(xiàn)協(xié)同發(fā)展，加之現(xiàn)階段我國(guó)頒布的關(guān)于檔案的法律法規(guī)通常站在宏觀角度上，沒有制定實(shí)施細(xì)則，導(dǎo)致可操作性較差。

2.2 缺乏高效的信息服務(wù)水平

一方面，缺乏高素質(zhì)、高水平的信息化優(yōu)秀人才。眾所周知，檔案信息化發(fā)展必須以強(qiáng)有力的人力資源作為可靠保障，人才團(tuán)隊(duì)的建設(shè)也是信息化建設(shè)的重要組成部分。調(diào)查顯示，信息化人才十分匱乏，目前大多數(shù)檔案管理工作人員并沒有考取相應(yīng)的資格證書，也沒有達(dá)到國(guó)家檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案工作團(tuán)隊(duì)缺乏一定的專業(yè)性。具體而言，大多數(shù)從業(yè)人員年齡較大，無(wú)法快速接受新鮮知識(shí)，在思想理念上也不能及時(shí)轉(zhuǎn)變。另一方面，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理部門過于注重對(duì)信息資料的珍藏，并沒有發(fā)揮其原本的價(jià)值作用，對(duì)設(shè)備設(shè)施的使用效率較差，為使用人員提供的服務(wù)被動(dòng)粗放。通常是采用人工服務(wù)，根本無(wú)法滿足使用者精細(xì)化查找及檢索的實(shí)際需要，久而久之，資源整合能力十分匱乏。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，越來(lái)越多的電子檔案產(chǎn)生，檔案資源也從最初的結(jié)構(gòu)化發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)榉墙Y(jié)構(gòu)化，并且信息數(shù)據(jù)規(guī)模十分龐大，因此傳統(tǒng)的粗放式檔案服務(wù)理念根本無(wú)法滿足社會(huì)對(duì)檔案信息發(fā)展的要求。

2.3 缺乏檔案資源整合優(yōu)化能力

第一，檔案信息的存儲(chǔ)問題是現(xiàn)階段面臨的主要問題。傳統(tǒng)檔案管理通常采用的是集中式存儲(chǔ)管理模式手段，在大數(shù)據(jù)時(shí)代根本無(wú)法滿足高效存儲(chǔ)的實(shí)際要求;第二，檔案部門尚未建立起健全完善的溝通管理機(jī)制，也缺乏良好的合作意識(shí)，不同檔案部門、機(jī)構(gòu)設(shè)置在管理理念、管理制度等方面都存在一定的差異，因此各自為政。在進(jìn)行信息資源的建設(shè)時(shí)，部分檔案管理部門缺乏大局意識(shí)，不愿意與其他部門通力協(xié)作，這在一定程度上導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)極其分散，對(duì)數(shù)據(jù)的處理可能存在重復(fù)的現(xiàn)象，造成了資源的浪費(fèi)，導(dǎo)致信息孤島的問題十分突出。

目前我國(guó)的檔案信息資源開發(fā)仍然處于初步發(fā)展階段，存在一定的問題和不足。一方面，缺乏統(tǒng)一的管理軟件系統(tǒng)。根據(jù)相關(guān)的實(shí)踐調(diào)查研究可以看出，各個(gè)部門、各個(gè)地區(qū)使用的管理軟件大不相同，各司其職，各為其政，大多數(shù)仍然采用單機(jī)版，而部分軟件開發(fā)部門沒有加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，不同軟件的模塊具有較大差異，管理系統(tǒng)與資源庫(kù)的結(jié)構(gòu)不匹配，久而久之，根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速傳播及有效共享。另一方面，傳統(tǒng)的檔案管理部門更注重對(duì)檔案信息資源的開發(fā)，卻忽略了對(duì)其的高效使用。尤其是對(duì)于一些圖書館來(lái)講，過于追求館藏資源的數(shù)量，沒有挖掘其數(shù)字化價(jià)值，導(dǎo)致資源整合能力不足。

3 大數(shù)據(jù)背景下推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的主要策略及措施

3.1 構(gòu)建健全完善的檔案資源管理機(jī)制

3.1.1 創(chuàng)設(shè)科學(xué)的檔案信息化管理體系

第一，檔案部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際需求，搭建起健全完善的管理體系及管理機(jī)制。具體而言，以領(lǐng)導(dǎo)層、技術(shù)層、數(shù)據(jù)加工分析層、資源利用層為主要?jiǎng)澐中问?，由黨委、政府部門直接領(lǐng)導(dǎo)，各部門負(fù)責(zé)人加強(qiáng)監(jiān)管，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的穩(wěn)定運(yùn)行，從真正意義上實(shí)現(xiàn)一體化發(fā)展。第二，有效梳理檔案信息化管理的職責(zé)與權(quán)利。具體而言，政府職能部門要將檔案信息化建設(shè)納入當(dāng)?shù)貐^(qū)域發(fā)展的規(guī)劃范圍內(nèi)，在條件允許的情況下，采用多元化的方式手段實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，與電子政務(wù)有效銜接，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人頭上，基于誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)負(fù)責(zé)的宗旨創(chuàng)設(shè)健全、完善、科學(xué)、合理的電子檔案歸檔制度，同時(shí)上傳電子檔案的單位應(yīng)當(dāng)對(duì)該檔案全權(quán)負(fù)責(zé)。第三，積極引入優(yōu)秀的專業(yè)人才，搭建高水平、綜合型人才團(tuán)隊(duì)，不僅能夠?qū)浖到y(tǒng)進(jìn)行開發(fā)完善，優(yōu)化硬件設(shè)備，靈活運(yùn)用集成系統(tǒng)，還能夠?qū)Σ杉玫臋n案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)合理的搜集整合分析，合理預(yù)測(cè)。

3.1.2 革新優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)

第一，站在全局的角度對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行高效的統(tǒng)籌，部門內(nèi)網(wǎng)應(yīng)當(dāng)與外部的政務(wù)服務(wù)中心網(wǎng)站、公眾網(wǎng)站緊密聯(lián)系。第二，不斷革新優(yōu)化電子檔案的管理模式、管理手段。具體而言，從最初的信息管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)管控，對(duì)于人才的儲(chǔ)備也應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合型、復(fù)合型優(yōu)質(zhì)人才。針對(duì)檔案的歸檔工作，應(yīng)當(dāng)從最初的雙套制轉(zhuǎn)變?yōu)閱翁字?，?shù)據(jù)的管理由最初的實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)管理。第三，根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求及當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際需要搭建起科學(xué)合理的信息化服務(wù)中心平臺(tái)，基于用戶需求設(shè)置相應(yīng)的服務(wù)模塊，加強(qiáng)對(duì)管理軟件的整合優(yōu)化，從最初的單機(jī)版逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)版，與時(shí)俱進(jìn)，利用當(dāng)前社會(huì)中先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的深入挖掘和有效開發(fā)，在這樣的基礎(chǔ)上搭建起社會(huì)所需的檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)。

3.2 切實(shí)提高檔案信息化服務(wù)水平

3.2.1 建立精準(zhǔn)高效的服務(wù)模式

為了切實(shí)滿足現(xiàn)代社會(huì)信息用戶的多元化需求，為其提供差異化的服務(wù)，檔案部門應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自身的服務(wù)模式和服務(wù)理念，從最初的供給導(dǎo)向轉(zhuǎn)變?yōu)樾枨髮?dǎo)向。第一，要明確以人為本的原則和宗旨，采用個(gè)性化的服務(wù)理念，創(chuàng)新檔案管理業(yè)態(tài)，只有想用戶所想才能明確其主體地位，深刻剖析其內(nèi)在的需求，在此基礎(chǔ)上凸顯服務(wù)的人性化。第二，檔案部門必須提高自身的思想覺悟，將提供人性化服務(wù)作為自身行為準(zhǔn)則嚴(yán)格要求自我，并且將這一理念融入服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟中，這樣才能提供精準(zhǔn)服務(wù)，提高用戶的滿意度。第三，轉(zhuǎn)變優(yōu)化服務(wù)形式，由最初的資源依賴、勞動(dòng)密集轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)主導(dǎo)。所有的檔案使用者可以根據(jù)自身的需求在信息化系統(tǒng)平臺(tái)中自主選擇閱讀何種信息，并平等取得相關(guān)數(shù)據(jù)，以此維護(hù)使用者的合法權(quán)益。

3.2.2 不斷提升智能服務(wù)水平

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，智能服務(wù)、智慧服務(wù)是檔案管理工作極其重要的特征，也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，從多個(gè)方面、多個(gè)角度不斷提升智能服務(wù)水平，切實(shí)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。具體而言，基于服務(wù)主體來(lái)講，檔案部門必須大力培養(yǎng)信息化技術(shù)人才，合理分析并高效處理信息數(shù)據(jù)，這樣才能為部門節(jié)省人力、物力資源，高效完成復(fù)雜性、綜合性的服務(wù)工作。值得注意的是，信息化技術(shù)人才能夠根據(jù)自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合用戶的實(shí)際需要，對(duì)數(shù)據(jù)信息等相關(guān)資源進(jìn)行合理分析，利用智能化技術(shù)在龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)中快速篩選處理對(duì)自身有價(jià)值、有意義的相關(guān)信息，通過這樣的方式節(jié)省部門的綜合成本，同時(shí)加大對(duì)檔案信息智能庫(kù)的建設(shè)力度，逐步實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的科學(xué)性。

3.3 打造和諧的檔案信息資源生態(tài)

3.3.1 加強(qiáng)檔案信息的整合優(yōu)化，樹立“大檔案觀”

大數(shù)據(jù)技術(shù)產(chǎn)生了海量的信息資源，檔案工作本身就是對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)合理的收集、整理、歸納、總結(jié)，因此相關(guān)的工作人員必須充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)價(jià)值，拓寬資源渠道，按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一的整理存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案資源管理的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化。一方面，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)采用多元化的方式手段，對(duì)多樣化的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣的數(shù)據(jù)可以是郵件、網(wǎng)頁(yè)，也可以是社交媒體產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。同時(shí)，利用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)手段對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效連接，深入挖掘其潛在的聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)設(shè)出科學(xué)合理的檔案數(shù)據(jù)模型，并組建資源庫(kù)。另一方面，工作人員還應(yīng)當(dāng)提高自身的數(shù)據(jù)分析能力，通過檔案系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行合理的開發(fā)利用，使其更為精準(zhǔn)地預(yù)測(cè)用戶行為、興趣愛好、個(gè)性特征，從而切實(shí)滿足其發(fā)展需要。

3.3.2 創(chuàng)設(shè)科學(xué)合理的檔案信息資源共享機(jī)制

一方面，檔案部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求創(chuàng)設(shè)信息資源共享系統(tǒng)，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的有效滲透融合，從而搭建起自動(dòng)化的管理體系，能夠自主收集數(shù)據(jù)并整合歸納，為用戶提供可靠的決策基礎(chǔ)。另一方面，推進(jìn)檔案遠(yuǎn)程查閱功能的進(jìn)一步發(fā)展，積極組織開展檔案館之間的合作交流，簽訂相關(guān)協(xié)議，開放權(quán)限，用戶即便在異地也能夠根據(jù)自身需求查閱相關(guān)信息數(shù)據(jù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，基于大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化發(fā)展應(yīng)當(dāng)構(gòu)建健全完善的檔案資源管理機(jī)制，切實(shí)提高檔案信息化服務(wù)水平，打造和諧的檔案信息資源生態(tài)。

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