醫(yī)院文書(shū)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)施困境與建議

[ 作者簡(jiǎn)介 ]

劉佰茹，女，遼寧昌圖人，四平市婦嬰醫(yī)院，副研究館員，大專，研究方向：醫(yī)院文書(shū)檔案。

[ 摘要 ]

數(shù)字化建設(shè)是信息技術(shù)發(fā)展下各行各業(yè)改革轉(zhuǎn)型的大方向，在檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中，信息化技術(shù)的應(yīng)用是一個(gè)必然的要求和趨勢(shì)，對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理信息化的不足，應(yīng)當(dāng)引起關(guān)注和重視，積極地探索改進(jìn)、完善策略，快速提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理信息化水平。其意義在于能夠使醫(yī)院文書(shū)檔案管理快速跟上時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)和國(guó)家的檔案管理事業(yè)要求，革新醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作局面，將文書(shū)檔案管理真正帶入全新的紀(jì)元。為此本文就醫(yī)院文書(shū)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的主要難點(diǎn)進(jìn)行分析，并提出相關(guān)建議，以推進(jìn)醫(yī)院的文書(shū)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作進(jìn)度。

[ 關(guān)鍵詞 ]

文書(shū)檔案;數(shù)字化建設(shè);實(shí)施困境;相關(guān)建議

中圖分類(lèi)號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.09.005

從醫(yī)院文書(shū)檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)講，其檔案內(nèi)容記錄了醫(yī)院文書(shū)工作的各項(xiàng)信息，如黨員信息、文書(shū)工作計(jì)劃、檔案任務(wù)分配、文書(shū)活動(dòng)開(kāi)展、文書(shū)績(jī)效考核、文書(shū)群眾反饋等等，但凡所有與文書(shū)工作相關(guān)的信息內(nèi)容，都匯聚在其中。這些檔案信息，可以說(shuō)是醫(yī)院文書(shū)工作的歷程記錄和成果體現(xiàn)，具有黨史和黨性文化方面的價(jià)值。這些文書(shū)信息的檔案記錄，還可以為今后文書(shū)工作的開(kāi)展提供依據(jù)、參考和指導(dǎo)。

1 文書(shū)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義

從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，由于醫(yī)院黨支部組織結(jié)構(gòu)體系規(guī)模不斷擴(kuò)大，黨員人數(shù)及文書(shū)活動(dòng)增多，文書(shū)檔案的數(shù)量也與日俱增，傳統(tǒng)的人工和紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法應(yīng)對(duì)如此多的檔案信息，這給醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了很大的難度與挑戰(zhàn)。如隨著文書(shū)檔案信息數(shù)量的增多，文書(shū)檔案管理的工作量必然也就會(huì)增加，給檔案管理工作人員帶來(lái)巨大的壓力，而且檔案內(nèi)容的復(fù)雜化還會(huì)進(jìn)一步使得文書(shū)檔案管理的效率、質(zhì)量下降，出現(xiàn)各種疏漏，降低文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。傳統(tǒng)的人工和紙質(zhì)檔案管理模式在存儲(chǔ)方式上存在很大的弊端，所占的物理空間大，管理體系隱患多，水、火、潮、蟲(chóng)等都可能對(duì)檔案造成損壞。對(duì)檔案的查詢、檢索、共享、利用等更是困難重重。

推進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際價(jià)值在于：一是能夠由計(jì)算機(jī)代為處理文書(shū)檔案管理事務(wù)，很多以往人工處理中煩瑣的、重復(fù)的、程式化的檔案管理工作，基本上都可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)化執(zhí)行，對(duì)于工作人員來(lái)講，只需要再進(jìn)行一些少量的操作、控制即可，降低了工作人員的工作量和工作壓力。二是依靠信息化技術(shù)自身的運(yùn)算能力，其可以更加高效率地處理好文書(shū)檔案信息數(shù)據(jù)，還能對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行自檢，如幫助檢查檔案的完整性、正確性等等，避免檔案信息內(nèi)容出現(xiàn)明顯的疏漏和錯(cuò)誤，提高文書(shū)檔案的質(zhì)量。三是在信息技術(shù)下，文書(shū)檔案資料的存儲(chǔ)方式可以得到全面的優(yōu)化，傳統(tǒng)的所有紙質(zhì)檔案信息都可以通過(guò)掃描轉(zhuǎn)換為電子檔案，還有音頻、錄像、圖片等形式更加豐富的檔案信息，全部都能夠被存儲(chǔ)在硬盤(pán)、光盤(pán)等信息存儲(chǔ)介質(zhì)上，其所用的空間相當(dāng)小，可規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案面臨的各種管理體系風(fēng)險(xiǎn)，即使是電子檔案受到了破壞，也可以通過(guò)數(shù)據(jù)備份技術(shù)進(jìn)行恢復(fù)。四是信息化技術(shù)可以幫助工作人員更加高效和深入地共享、查詢、挖掘和利用文書(shū)檔案資源，使文書(shū)檔案可以發(fā)揮出更大的作用價(jià)值。

2 文化檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主要困境

2.1 檔案管理制度有待完善

綜合目前醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)的情況來(lái)看，由于有一系列問(wèn)題與不足的存在，導(dǎo)致其管理作用的發(fā)揮受限，阻礙了檔案管理水平的提升，具體包括：一是設(shè)置的檔案管理機(jī)構(gòu)欠缺合理性，以致檔案管理工作開(kāi)展受影響;二是既有管理機(jī)構(gòu)存在工作環(huán)境不夠良好、基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善等問(wèn)題，在一定程度上阻礙了醫(yī)院檔案管理體系的落實(shí)與完善，進(jìn)而對(duì)整個(gè)工作的開(kāi)展構(gòu)成了影響。分析其原因在于，醫(yī)院的檔案信息資料涉及領(lǐng)域非常廣泛，基于檔案信息資料的不同而形成了多種管理類(lèi)型，并交由多個(gè)部門(mén)分別開(kāi)展檔案管理工作。這種管理模式成為醫(yī)院一貫應(yīng)用的管理模式。首先，該模式比較落后，已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前動(dòng)態(tài)化發(fā)展的檔案需求;其次，該模式的管理體系管理機(jī)制不夠完善，檔案信息之間互通性不足，雖然由各個(gè)部門(mén)有針對(duì)性地開(kāi)展工作，但是部門(mén)之間存在著各自為政的局面，沒(méi)有順暢的溝通渠道，這也就意味著檔案管理工作將難以有序開(kāi)展。此外，在這樣的檔案管理制度下，檔案管理人員的工作量以及工作壓力加大，而管理成本也明顯提升，甚至?xí)驗(yàn)楣芾眢w系管理投入成本不足，而埋下檔案管理體系管理的隱患，進(jìn)而對(duì)醫(yī)院的社會(huì)經(jīng)濟(jì)調(diào)控職能產(chǎn)生不良影響。

2.2 管理人員綜合素質(zhì)有待提升

醫(yī)院檔案管理體系的建設(shè)與完善不僅系統(tǒng)且十分復(fù)雜，對(duì)參與的管理人員及企業(yè)提出了較高的能力和綜合素質(zhì)要求。綜合目前醫(yī)院檔案管理人員整體情況來(lái)看，普遍存在綜合素質(zhì)不高的問(wèn)題，甚至有不具備勝任檔案管理工作能力的人員存在，難以與現(xiàn)有的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)很好的對(duì)接與匹配，尤其是專業(yè)能力不足，這樣的現(xiàn)象比較普遍。剖析其原因可以發(fā)現(xiàn)在聘用時(shí)所采用的聘用標(biāo)準(zhǔn)并不嚴(yán)格，甚至存在“托關(guān)系，走后門(mén)”的現(xiàn)象。在這樣的背景下，檔案管理人員在入職之后通常是接受老員工的帶教，而這種帶教模式與完善的系統(tǒng)培訓(xùn)的效果相差甚遠(yuǎn)，以至于很多檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平無(wú)法滿足檔案管理的實(shí)際需求。此外，部分檔案管理人員并沒(méi)有重視自我綜合素質(zhì)的提升，內(nèi)心認(rèn)為進(jìn)了醫(yī)院事業(yè)編制就意味著“鐵飯碗”，可以高枕無(wú)憂，所以自我提升的積極性普遍不足。出現(xiàn)這類(lèi)情況的原因是醫(yī)院缺乏合理的考核體系，無(wú)法發(fā)揮職能監(jiān)管作用，導(dǎo)致部分工作人員工作懶散、重視程度較低等問(wèn)題，這方面需要引起我們的高度重視。

2.3 基礎(chǔ)硬件設(shè)施不足

醫(yī)院的檔案資料繁多，因?yàn)楝F(xiàn)實(shí)條件的限制，難以在同一個(gè)區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)一管理，這就造成檔案管理庫(kù)房布局分散的現(xiàn)象。由于庫(kù)房分散，那么檔案實(shí)施統(tǒng)一管理的難度將會(huì)變大，這也就意味著需要增加管理成本，比如說(shuō)各個(gè)檔案庫(kù)房需要配置對(duì)應(yīng)的基礎(chǔ)硬件設(shè)施，例如電腦、辦公桌等;同時(shí)，由于基礎(chǔ)硬件設(shè)施的不足，還可能會(huì)加劇重復(fù)管理以及重復(fù)建設(shè)等問(wèn)題的發(fā)生幾率，最終影響到檔案管理的成效。

2.4 管理模式過(guò)于傳統(tǒng)

在實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)的合理利用后，可進(jìn)一步提高醫(yī)院編制規(guī)模擴(kuò)大后檔案管理工作的質(zhì)量及效率，如搜集、查詢及梳理等環(huán)節(jié)。當(dāng)前，醫(yī)院基本實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是信息化應(yīng)用不足的問(wèn)題比較突出，例如檔案信息收集、檔案業(yè)務(wù)管理、檔案統(tǒng)計(jì)與編研、檔案利用與權(quán)限等方面的信息化應(yīng)用還無(wú)法滿足實(shí)際需求，相關(guān)功能不夠完善，導(dǎo)致利用效率比較低，甚至部分醫(yī)院還采用卷宗模式進(jìn)行管理，未能結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)管控檔案，或是沒(méi)有高度重視電腦系統(tǒng)養(yǎng)護(hù)工作，阻礙了信息化檔案管理工作的有序開(kāi)展。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及人口數(shù)量劇增，檔案資料日益增多，檔案管理工作量日益增大，如果管理模式過(guò)于傳統(tǒng)而且信息化利用率低，必然會(huì)影響檔案管理的效果，難以為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

3 解決轉(zhuǎn)型困境的相關(guān)建議

3.1 完善醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理制度

醫(yī)院文書(shū)檔案信息化建設(shè)所要求的不僅僅是設(shè)備和技術(shù)的升級(jí)，更強(qiáng)調(diào)的是思想、理念、制度和人才知識(shí)技能的同步提升。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理制度還不完善，很多直接沿用的是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度，與信息化的管理情況并不符合。為此，應(yīng)完善醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理制度，以科室檔案管理規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)為根據(jù)，做好歸檔和整理檔案工作。針對(duì)以往存檔資料目錄簡(jiǎn)單、檔案盒文件名稱不細(xì)致不明確等問(wèn)題，可采取自檢已編制完整目錄的方式對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，確保檔案內(nèi)容有一致的名稱，為后續(xù)查找提供便利。針對(duì)形成于臨床治療中的各類(lèi)報(bào)告，在完成臨床治療后方可定稿收錄。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在嚴(yán)格遵循檔案準(zhǔn)確性、完整性及系統(tǒng)性等原則的基礎(chǔ)上，以科室實(shí)際特點(diǎn)為根據(jù)，對(duì)工程檔案信息展開(kāi)整理及劃分，并結(jié)合檔案信息實(shí)際特點(diǎn)做好分類(lèi)及歸檔等管理作業(yè)，為信息提供相關(guān)性保障。此外，以國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行案卷封面的規(guī)范填寫(xiě)，確保工程中具備保存價(jià)值的各類(lèi)文件材料與檔案管理要求相符合。

3.2 加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理人才培訓(xùn)

建設(shè)與完善醫(yī)院檔案管理體系屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代下醫(yī)院編制規(guī)模呈現(xiàn)出質(zhì)的提升，管理體系中暴露一系列新問(wèn)題，在落實(shí)檔案管理體系優(yōu)化建設(shè)的過(guò)程中，面向檔案管理人員提出更高的要求。為了使醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員能夠適應(yīng)信息化的檔案管理工作轉(zhuǎn)變，應(yīng)當(dāng)開(kāi)展專門(mén)的人才培訓(xùn)工作。一方面，要從專業(yè)知識(shí)、技能層面出發(fā)，讓工作人員能夠熟練地掌握各項(xiàng)檔案管理的信息化功能、技巧，能夠基于檔案管理的基本原理、方法，在信息化技術(shù)條件下規(guī)范地做好文書(shū)檔案的管理，要注重檔案管理人員綜合能力的提升，夯實(shí)檔案管理體系建立健全的基礎(chǔ)。做好人才培養(yǎng)及引進(jìn)計(jì)劃的合理制定，面向檔案管理人員定期開(kāi)展教育培訓(xùn)工作，促進(jìn)人員綜合素質(zhì)的提高。另一方面，要提升檔案管理工作人員的信息安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，提高他們的職業(yè)道德修養(yǎng)，能夠嚴(yán)肅認(rèn)真、盡職盡責(zé)地對(duì)待自身工作，并且能夠在實(shí)踐當(dāng)中做好信息安全防護(hù)工作，同時(shí)要注重檔案管理人員積極性的調(diào)動(dòng)與提升，通過(guò)績(jī)效管理機(jī)制及獎(jiǎng)懲制度的優(yōu)化調(diào)整，對(duì)員工績(jī)效進(jìn)行定期考核，同時(shí)將考核結(jié)果與年終獎(jiǎng)關(guān)聯(lián)，使人員能更積極、主動(dòng)地參與工作。

3.3 強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案信息化軟硬件基礎(chǔ)

在信息化的技術(shù)環(huán)境下，電子檔案同樣面臨著管理體系風(fēng)險(xiǎn)隱患，如病毒、木馬、黑客的入侵和攻擊等，都可能導(dǎo)致檔案信息被損壞、泄露。為此，在醫(yī)院文書(shū)檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)強(qiáng)化信息管理體系防護(hù)。如在服務(wù)器和終端機(jī)上安裝先進(jìn)的病毒查殺軟件，動(dòng)態(tài)更新病毒庫(kù)，防止病毒、木馬可能帶來(lái)的管理體系威脅。同時(shí)要安裝專門(mén)的防火墻設(shè)備，對(duì)所有的訪問(wèn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，杜絕非法訪問(wèn)。搭建VPN虛擬專用網(wǎng)絡(luò)，防止外部的訪問(wèn)入侵等等。醫(yī)院還應(yīng)健全醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理平臺(tái)，配置完善的硬件設(shè)備，如服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀，專門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備、專用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等等，定時(shí)進(jìn)行文書(shū)檔案數(shù)據(jù)備份，如果出現(xiàn)意外情況，可以進(jìn)行文書(shū)檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)。

3.4 健全醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理模式

調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前醫(yī)院文書(shū)檔案信息化建設(shè)存在的首要問(wèn)題是還沒(méi)有建立起一套功能完善的文書(shū)檔案信息化管理平臺(tái)。雖然在實(shí)踐中通過(guò)信息化的方式進(jìn)行部分文書(shū)檔案信息的存儲(chǔ)、管理，但是效率和質(zhì)量卻并沒(méi)有達(dá)到預(yù)期，檔案管理方面的實(shí)用性功能也受到限制。

為了解決這類(lèi)問(wèn)題，醫(yī)院首先要從文書(shū)檔案管理的實(shí)際需求出發(fā)，搭建專用的檔案信息化管理平臺(tái)，圍繞檔案收集、錄入、鑒定、整理、編撰、統(tǒng)計(jì)以及保管、研究和利用等一系列的檔案管理需求，開(kāi)發(fā)專門(mén)的文書(shū)檔案信息化管理平臺(tái)系統(tǒng)。并且要發(fā)揮出信息化技術(shù)的自動(dòng)化、智能化優(yōu)勢(shì)，以取代更多的人工工作，減少工作人員的勞動(dòng)壓力，如對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行智能化的檢查、看檔案內(nèi)容的完整性、規(guī)范性是否符合要求等等，保證檔案的存檔質(zhì)量。

然后應(yīng)當(dāng)基于信息化技術(shù)的信息傳輸能力實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案的大范圍共享。如可以與其他單位或上級(jí)黨支部建立起專門(mén)的文書(shū)檔案信息化傳輸共享通道，制定統(tǒng)一的電子文書(shū)檔案格式規(guī)范，使文書(shū)檔案能夠在更大范圍內(nèi)發(fā)揮作用。要加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用，從文書(shū)檔案中挖掘有價(jià)值的黨史信息、黨性文化信息，為今后的文書(shū)工作提供參考、指導(dǎo)，發(fā)揮出文書(shū)檔案的價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)加快了醫(yī)院的檔案資料保存、共享效率，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院的管理體系提出了一系列挑戰(zhàn)，管理制度不足、硬件設(shè)施不足、人才數(shù)字不足等問(wèn)題對(duì)醫(yī)院的轉(zhuǎn)型工作帶來(lái)了巨大阻礙，為了有效解決這些阻礙，醫(yī)院要合理應(yīng)對(duì)，通過(guò)完善醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理制度、加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理人才培訓(xùn)、強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案信息化軟硬件基礎(chǔ)和健全醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理模式，保證數(shù)字轉(zhuǎn)型工作的順利落實(shí)。

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