航天固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收實(shí)施路徑研究

李卓妮 李洪 吉建功

摘要：航天固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作是項(xiàng)目建設(shè)和竣工的必備條件，而在信息技術(shù)發(fā)展的背景下，該項(xiàng)目工作進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型已是必然趨勢(shì)。本文從開(kāi)展項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收的必要性出發(fā)，對(duì)管理基礎(chǔ)、技術(shù)基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)三個(gè)方面進(jìn)行可行性分析，進(jìn)而提出航天項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收實(shí)施路徑。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案 數(shù)字化轉(zhuǎn)型 項(xiàng)目管理

近年來(lái)，隨著中國(guó)航天事業(yè)的發(fā)展壯大，航天固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目急劇增長(zhǎng)，航天固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱“項(xiàng)目檔案”）工作也逐步規(guī)范化、專業(yè)化，形成了較為成熟、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案管理和驗(yàn)收機(jī)制。信息技術(shù)飛速發(fā)展為建設(shè)項(xiàng)目轉(zhuǎn)型提供了先決條件，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作作為項(xiàng)目建設(shè)和竣工的必備條件，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代變化，創(chuàng)新驗(yàn)收方式，積極實(shí)踐信息化驗(yàn)收模式，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

一、開(kāi)展項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收的必要性

（一）適應(yīng)國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然趨勢(shì)

信息技術(shù)在建設(shè)項(xiàng)目中的應(yīng)用，使項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的電子文件歸檔問(wèn)題成為國(guó)家和行業(yè)層面重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象。早在2016年，國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》。2018年，國(guó)家檔案局啟動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作，到2022年已有3批共計(jì)69個(gè)試點(diǎn)項(xiàng)目立項(xiàng)，首個(gè)試點(diǎn)已于2022年4月28日通過(guò)竣工驗(yàn)收。2022年4月，國(guó)家發(fā)改委啟動(dòng)投資建設(shè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型項(xiàng)目推薦工作，指出“加快投資建設(shè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推動(dòng)投資決策、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、建設(shè)實(shí)施、資產(chǎn)交付、運(yùn)營(yíng)維護(hù)等全過(guò)程、全要素、全參與方的數(shù)字化、在線化、智能化”。對(duì)于檔案行業(yè)來(lái)說(shuō)，這意味著，建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)字化轉(zhuǎn)型將直接帶來(lái)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)象和驗(yàn)收方式的轉(zhuǎn)變，驗(yàn)收對(duì)象從紙質(zhì)檔案為主向電子檔案為主轉(zhuǎn)變，驗(yàn)收方式也應(yīng)從線下驗(yàn)收向在線驗(yàn)收轉(zhuǎn)變。

（二）創(chuàng)新項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)方式

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要“創(chuàng)新建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)方式，對(duì)國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收實(shí)行事前指導(dǎo)及事中、事后監(jiān)管”。開(kāi)展項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收，就是充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”新手段，將對(duì)項(xiàng)目檔案的前端質(zhì)量控制、過(guò)程管控、驗(yàn)收管理、整改落實(shí)全流程的監(jiān)督指導(dǎo)融入項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)線上運(yùn)行，提升項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作信息化、規(guī)范化、精細(xì)化水平。

（三）推動(dòng)項(xiàng)目管理各參與方實(shí)現(xiàn)降本增效

開(kāi)展項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收，對(duì)于建設(shè)單位來(lái)說(shuō)，可直接歸檔電子文件，無(wú)須再輸出紙質(zhì)文件，直接減少多次驗(yàn)收、整改帶來(lái)的整理組卷、打印、裝盒等重復(fù)性勞動(dòng)，降低辦公成本；對(duì)于檔案主管部門來(lái)說(shuō)，對(duì)建設(shè)單位項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)不再受時(shí)間、地點(diǎn)限制，可根據(jù)項(xiàng)目的重要性和復(fù)雜程度，增加項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的指導(dǎo)頻次，協(xié)助提高項(xiàng)目檔案質(zhì)量；對(duì)于驗(yàn)收組織單位來(lái)說(shuō)，在線驗(yàn)收可進(jìn)一步提高檔案驗(yàn)收組織效率，同時(shí)降低組織現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收所需的經(jīng)濟(jì)成本、時(shí)間成本和人工成本。

（四）統(tǒng)籌疫情防控與項(xiàng)目檔案驗(yàn)收進(jìn)度

受疫情影響，驗(yàn)收組織單位不得不考慮以下問(wèn)題：異地建設(shè)項(xiàng)目無(wú)法委派驗(yàn)收組前往；本地建設(shè)項(xiàng)目為避免人員聚集，難以召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收會(huì)；更有施工單位、監(jiān)理單位等不能及時(shí)移交歸檔文件、人員無(wú)法參會(huì)等多種情況。這些都導(dǎo)致了項(xiàng)目檔案驗(yàn)收計(jì)劃有所推遲，直接影響項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。采用在線驗(yàn)收方式，人員基本不受時(shí)空限制，能極大克服疫情影響，不耽誤驗(yàn)收進(jìn)度。2020年，國(guó)家電網(wǎng)某工程基于疫情防控的新形勢(shì)，采用“檔案檢查驗(yàn)收輔助系統(tǒng)+網(wǎng)上視頻會(huì)議”的方式，順利完成項(xiàng)目檔案“云”在線驗(yàn)收，取得較好效果。

二、開(kāi)展項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收的可行性

（一）管理基礎(chǔ)：較為完善的航天檔案工作管理體制和制度體系

1.“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的航天檔案工作管理體制。中國(guó)航天科技集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)公司”）始終堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案工作管理體制，實(shí)行集團(tuán)-院-所（廠）三級(jí)管理模式。集團(tuán)辦公室是集團(tuán)公司檔案工作主管部門。航天檔案館作為集團(tuán)公司檔案館，負(fù)責(zé)對(duì)各級(jí)檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。各院檔案部門履行檔案工作的雙重職能，對(duì)院檔案工作實(shí)行組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，科學(xué)管理各門類檔案并開(kāi)展利用服務(wù)。所（廠）等基層單位檔案部門負(fù)責(zé)管理本單位各類檔案。

這種統(tǒng)籌協(xié)調(diào)又各司其職的管理模式，既有利于抓好頂層設(shè)計(jì)，將全集團(tuán)作為一個(gè)整體統(tǒng)籌推進(jìn)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收方式轉(zhuǎn)型升級(jí)，又有利于明確各級(jí)檔案部門在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作中的職責(zé)，提高部署效率，打通流程，確保落實(shí)到位。

2.健全的項(xiàng)目檔案工作規(guī)章制度體系。集團(tuán)公司在多年的項(xiàng)目檔案管理和驗(yàn)收工作中，不斷建立和完善了項(xiàng)目檔案工作規(guī)章制度體系，以國(guó)家相關(guān)規(guī)定為政策依據(jù)，以集團(tuán)公司《固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》為總體要求，建立了不同類型項(xiàng)目檔案管理辦法和不同門類檔案管理規(guī)定，細(xì)化了《固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作指引》，用于指導(dǎo)全集團(tuán)項(xiàng)目檔案工作。

這種較為完善、層次明晰的項(xiàng)目檔案工作規(guī)章制度體系為實(shí)施項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收提供了前提條件，夯實(shí)了制度基礎(chǔ)。

（二）技術(shù)基礎(chǔ)：統(tǒng)一的航天數(shù)字檔案管理平臺(tái)

當(dāng)前，集團(tuán)公司正在大力推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，建立統(tǒng)一的航天數(shù)字檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)三級(jí)貫通。依托平臺(tái)及配套的管理規(guī)范、數(shù)據(jù)規(guī)范和接口規(guī)范，可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)所應(yīng)用的各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的集成，使開(kāi)展項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收有了技術(shù)基礎(chǔ)。

航天數(shù)字檔案管理平臺(tái)提供的統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口，支持與OA系統(tǒng)集成，可實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)中相關(guān)電子文件自動(dòng)歸入相應(yīng)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案資料的預(yù)立卷；與項(xiàng)目管理系統(tǒng)集成，可實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目管理系統(tǒng)中獲取通過(guò)審簽的有效業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，包括設(shè)計(jì)階段、組裝和調(diào)試階段、驗(yàn)收階段的各項(xiàng)報(bào)告、產(chǎn)品證明書、履歷書，以及評(píng)審證明書等；與會(huì)議系統(tǒng)集成，支持會(huì)議的在線申請(qǐng)審批，同時(shí)可以通過(guò)特定的專題，借閱所覆蓋的電子檔案文件，并在會(huì)議系統(tǒng)中便捷展示。

此外，通過(guò)與集團(tuán)公司統(tǒng)一門戶系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)金融系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等的集成，可實(shí)現(xiàn)待驗(yàn)收項(xiàng)目相關(guān)單位和人員信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)、合同數(shù)據(jù)等的匯集和訪問(wèn)，實(shí)現(xiàn)驗(yàn)收管理、計(jì)劃管理、專家管理等模塊在線運(yùn)行，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收的系統(tǒng)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)統(tǒng)一、管理統(tǒng)一。

（三）數(shù)據(jù)基礎(chǔ)：顯著提升的航天數(shù)字檔案資源建設(shè)能力

集團(tuán)公司著力開(kāi)展航天數(shù)字檔案資源建設(shè)，正逐步建立起以數(shù)字檔案為主導(dǎo)的檔案資源體系。一方面，建立健全檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，發(fā)布《航天傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化指南》，對(duì)集團(tuán)公司各級(jí)各類單位開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作的組織管理、數(shù)字化流程、安全保密等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范；另一方面，各研究院逐步建成檔案數(shù)字化加工中心，建立成熟的技術(shù)模式和運(yùn)行機(jī)制，組建穩(wěn)定的加工隊(duì)伍，集中開(kāi)展檔案數(shù)字化工作。

基于以上兩方面，集團(tuán)公司整體的檔案數(shù)字化水平不斷提升，各項(xiàng)目建設(shè)單位具有對(duì)項(xiàng)目各階段形成的檔案進(jìn)行快速數(shù)字化的能力。擁有了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收才具有實(shí)質(zhì)內(nèi)容，方可進(jìn)入實(shí)施階段。

三、項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收的實(shí)施路徑

（一）堅(jiān)持流程與標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一

基于統(tǒng)一的航天數(shù)字檔案管理平臺(tái)，項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收工作應(yīng)統(tǒng)一組織、部署和實(shí)施，制定統(tǒng)一的管理規(guī)范，避免多頭管理，全面提升標(biāo)準(zhǔn)化程度，保障在線驗(yàn)收工作有序運(yùn)行。

1.統(tǒng)一管理流程。項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收的實(shí)施以航天項(xiàng)目檔案管理工作長(zhǎng)期積累的豐富經(jīng)驗(yàn)和較為完善的管理制度為基礎(chǔ)，但并不是線下工作的簡(jiǎn)單復(fù)制，而是從線下“一事一辦”的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上多個(gè)建設(shè)單位、多個(gè)項(xiàng)目并行管理，這就需要在統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理平臺(tái)上重新梳理固化流程。

2.統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收打破了空間上的限制，可實(shí)現(xiàn)不同地區(qū)的評(píng)審員同時(shí)在線，也可實(shí)現(xiàn)某一時(shí)間段內(nèi)同時(shí)開(kāi)展幾個(gè)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，這就需要統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，評(píng)審員的驗(yàn)收尺度要保持一致，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作才會(huì)更加客觀、規(guī)范、專業(yè)。

（二）明確不同用戶的職責(zé)和權(quán)限

項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收的全流程工作需要各方相互配合共同完成，并根據(jù)不同的職責(zé)，嚴(yán)格劃分各級(jí)各類用戶權(quán)限。這里重點(diǎn)介紹以下三方。

1.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位。航天檔案館負(fù)責(zé)管理、組織、實(shí)施集團(tuán)公司審批、國(guó)家主管部門授權(quán)以及受委托的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，包括下達(dá)年度驗(yàn)收計(jì)劃、制定驗(yàn)收工作流程、組建驗(yàn)收組、開(kāi)展驗(yàn)收工作、下發(fā)驗(yàn)收結(jié)論、歸檔驗(yàn)收文件、組織驗(yàn)收復(fù)查等。若是由二級(jí)單位審批的項(xiàng)目，則由二級(jí)單位檔案部門負(fù)責(zé)組織、實(shí)施檔案驗(yàn)收工作。

2.檔案主管部門。各院檔案部門負(fù)責(zé)管理、組織全院項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，通常包括上報(bào)驗(yàn)收計(jì)劃、事前及事中業(yè)務(wù)指導(dǎo)、組織預(yù)驗(yàn)收、協(xié)調(diào)驗(yàn)收時(shí)間、督促整改并復(fù)核、申請(qǐng)下發(fā)驗(yàn)收結(jié)論等。

3.建設(shè)單位檔案部門。建設(shè)單位檔案部門應(yīng)盡早開(kāi)展項(xiàng)目檔案數(shù)字化及項(xiàng)目建設(shè)電子文件歸檔工作，完成項(xiàng)目檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，這是開(kāi)展項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收的前提條件。在此基礎(chǔ)上，建設(shè)單位檔案部門還負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案自檢、提交驗(yàn)收申請(qǐng)、預(yù)驗(yàn)收及整改、驗(yàn)收及整改等工作。

（三）基本架構(gòu)設(shè)計(jì)

基于統(tǒng)一的航天數(shù)字檔案管理平臺(tái)，項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收系統(tǒng)的基本架構(gòu)主要分為平臺(tái)層、應(yīng)用層和用戶層（見(jiàn)圖1）。

1.平臺(tái)層。該層是起始層，基于航天數(shù)字檔案管理平臺(tái)，為項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收的開(kāi)發(fā)、運(yùn)行和安全管理提供支撐環(huán)境，包括應(yīng)用開(kāi)發(fā)、應(yīng)用集成、系統(tǒng)管理、共性服務(wù)、安全管理等技術(shù)支持，確保項(xiàng)目檔案信息安全。

2.應(yīng)用層。該層是面向項(xiàng)目檔案在線驗(yàn)收業(yè)務(wù)用戶的功能模塊的集合，主要包括計(jì)劃管理、專家管理、項(xiàng)目檔案管理、預(yù)驗(yàn)收管理、驗(yàn)收管理、復(fù)查管理、統(tǒng)計(jì)分析等模塊。

3.用戶層。該層是最頂層，針對(duì)不同用戶設(shè)置功能入口，包括項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位、檔案主管部門、建設(shè)單位檔案部門，以及驗(yàn)收組專家。

（四）組建項(xiàng)目檔案驗(yàn)收專家?guī)?/p>

項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范最終由驗(yàn)收組進(jìn)行把關(guān)，因此，組建專業(yè)、成熟、穩(wěn)定的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收專家?guī)熘陵P(guān)重要。系統(tǒng)也可以對(duì)專家進(jìn)行動(dòng)態(tài)、分類管理。

一是驗(yàn)收組組長(zhǎng)要對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要求、工作進(jìn)度、質(zhì)量進(jìn)行全面把控，應(yīng)具有豐富的驗(yàn)收經(jīng)驗(yàn)、較高的專業(yè)水平和組織協(xié)調(diào)能力，對(duì)各建設(shè)單位情況和評(píng)審員特長(zhǎng)較為了解，因此擔(dān)任組長(zhǎng)需要一定的工作經(jīng)驗(yàn)，并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定；二是持續(xù)加強(qiáng)對(duì)評(píng)審員隊(duì)伍的培訓(xùn)，促進(jìn)隊(duì)伍的專業(yè)水平趨于一致，熟練掌握項(xiàng)目管理和項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的制度、要求、程序，能夠給建設(shè)單位項(xiàng)目檔案管理提出專業(yè)性建議；三是在日常業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案驗(yàn)收過(guò)程中，注重發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)年輕的檔案專業(yè)人才，適時(shí)補(bǔ)充到專家?guī)熘校鰪?qiáng)新生力量。

總之，以航天檔案工作管理體制和較為完善的項(xiàng)目檔案工作規(guī)章制度體系為保障、航天數(shù)字檔案管理平臺(tái)為技術(shù)支撐、航天數(shù)字檔案資源建設(shè)為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，航天固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作應(yīng)探索新的模式，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為提升集團(tuán)公司科研生產(chǎn)能力、增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力和綜合實(shí)力提供有力支撐。

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作者單位：航天檔案館