高職院校教學檔案管理存在的問題及對策

摘?要：簡述了高職院校教學檔案管理的重要性，從提高檔案管理意識、實現檔案信息化的規(guī)范管理、加強檔案管理隊伍建設等方面，分析了教學檔案建設和管理存在的問題，并提出了相應的對策。

關鍵詞：高職院校;教學檔案;問題;對策

Problems?and?Countermeasures

in?the?Management?of?Teaching?Archives?in?Higher?Vocational?Colleges

Li?Jiachuan

Yangling?Vocational?and?Technical?College?ShaanxiYangling?712100

Abstract：It?briefly?described?the?importance?of?teaching?archives?management?in?higher?vocational?colleges，and?analyzes?the?problems?in?the?construction?and?management?of?teaching?archives?in?colleges?and?universities?from?the?aspects?of?improving?the?awareness?of?teaching?archives?management，realizing?the?standardized?management?of?teaching?archives?information，and?doing?a?good?job?in?the?construction?of?teaching?archives?management?team，and?proposed?the?corresponding?countermeasures.

Keywords：higher?vocational?colleges;teaching?archive;problem;countermeasure

隨著教育部對于高校教育水平評估工作的開展，各大高教職業(yè)院校對于學校教學檔案的建設和管理也開始日益重視。高校教學檔案是指高校從事教學管理、教學實踐、教學安排、科研等活動中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[1]。早期檔案以文獻材料為主，存在著管理方式不規(guī)范，管理隊伍整體素質不高，管理手段落后等問題。隨著高等教育改革的深入和計算機、網絡技術的迅猛發(fā)展，對教學檔案管理工作提出了更高的要求，在網絡技術和信息化環(huán)境下如何充分發(fā)揮教學檔案信息資源為教學工作服務，主動適應高等教育改革發(fā)展的需要，已成為高職院校教學檔案管理工作面臨的重要任務。

1?高職院校教學檔案管理工作的重要性

1.1?教學檔案是高校教學水平評估的基礎和依據

教學檔案是在教學活動過程中逐步積累直接形成的一系列原始資料，它記錄下了學校進行各種教學管理、教學活動、科學研究的發(fā)展歷程，是衡量學校辦學能力、教學質量的重要依據，也是教育水平評估的重點內容[2]。教學評估可以促進高校的建設、改革和發(fā)展，是提高學校教育教學質量的有效手段。在教學評估過程中，教學檔案材料是教育部專家組了解高職院校辦學目標和定位、教育理念及水平、教學方法與管理、辦學質量評判等的重要支撐材料。高職院校是否擁有完整的教學檔案和規(guī)范化的管理，都將直接影響到教學評估的結果[3]。依托教學評估，可以及時發(fā)現學校教學檔案管理中存在的問題，通過以評估促建設，提高教學質量和管理水平，加快教學檔案信息化建設。教學評估工作不但為教學檔案管理提出了新的要求，也給高職院校今后的教學工作和檔案建設帶來了良好的發(fā)展機遇。

1.2?教學檔案的科學管理

教學檔案是教學活動的真實憑證，是進行教學改革、科研創(chuàng)新活動的參考依據。教學檔案反映了教學管理及教學活動的全過程，它包含了檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動，記載了教師和教學管理人員在教學過程中不斷探索形成的教學研究成果和經驗教訓。教學檔案是在教學管理活動中直接形成的歷史記錄，具有很大的真實性和確定性，它是今后學校教學改革、提高檔案信息化建設的重要參考資料，是學習教學歷史、制定學校教育發(fā)展規(guī)劃的好教材。建立健全完善的檔案管理制度，是加強教學檔案標準化、規(guī)范化管理的基礎。通過優(yōu)化教育資源、規(guī)范教學檔案管理，制定檔案工作人員崗位職責可以提高教學檔案管理水平。在實際工作中，學校應該嚴格執(zhí)行檔案管理的各項制度，充分發(fā)揮高校教學檔案的信息功能和服務功能，為教學檔案工作進入科學規(guī)范的管理創(chuàng)造有利條件。教學檔案進行規(guī)范化管理，對促進教育改革，提高高職院校的教學管理水平具有長遠的現實意義。87B2CEE9-95BE-49DA-8FD0-12F151D4A5F5

2?教學檔案管理中存在的問題

2.1?檔案管理意識不強，管理制度不健全

雖然教學檔案是衡量高校教學質量和管理水平的重要尺度，但是，從當前高職院校檔案管理情況來看，很多院校把教學質量、辦學特色等放在第一位，對教學檔案并沒有予以高度的重視，形成了“重教學，輕管理”的局面。有些院校的檔案存放處于雜亂無章的狀態(tài)，各個部門自我保管。一些檔案缺乏統(tǒng)一的標準，沒有制定歸檔文件整理辦法，導致收集、整理、歸檔不及時，甚至出現很多檔案材料不齊全的現象。按照現代化的教學管理要求，必須有健全的檔案管理制度，并采用科學規(guī)范的管理方法，嚴格遵循相應的檔案管理程序[4]。然而，我國各地高職院校的教學檔案工作水平參差不齊，檔案管理的標準體系也有差別，很多院校呈現的是檔案管理流于形式，沒有健全的檔案管理規(guī)章制度，更沒有形成檔案的標準化、規(guī)范化管理。

2.2?教學檔案管理手段落后，信息化程度不高

教學檔案是由教學管理及教學活動直接形成的，具有一定保存價值。雖然當前計算機、網絡信息技術已經滲透到了社會發(fā)展的各個方面，但是在高職院校的教學管理過程中，教學檔案信息化管理技術的使用程度依然不高。隨著高職院校辦學規(guī)模的快速擴大，傳統(tǒng)的教學紙質檔案不斷增加，給檔案的存放和查詢帶來很多困難。有些高職院校手工操作仍然是日常教學檔案管理工作的主要模式，還有一些最原始的檔案記錄是復印件，查閱起來費時、費力，工作效率低下。這些傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅增加了教學文件存檔工作量，而且存在著查詢煩瑣、檔案資源利用率低、信息共享程度低等問題，從根本上制約了檔案管理工作的發(fā)展。在今天現代化網絡技術發(fā)展的環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經不能適應新時期學校發(fā)展對檔案管理工作的要求，教學檔案信息化已成為高職院校檔案管理工作的重要建設內容。建立檔案管理系統(tǒng)和網絡平臺，利用現代化信息技術可以促進高職院校教學檔案收集工作的標準化、規(guī)范化管理，對提升檔案管理工作效率是非常必要的。同時，為了和高校及當今社會推行的自動化、無紙化辦公相銜接，也要求教學檔案進行信息化管理[5]。

2.3?檔案管理隊伍人才匱乏

高職院校的教學檔案產生于教師的教學活動、學生的學習活動和教學管理的全過程，收集整理檔案涉及的內容也比較復雜，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。建立一支高素質的教學檔案管理隊伍，是搞好高校教學質量、提高檔案管理水平，培養(yǎng)檔案管理創(chuàng)新人才的保障。教學檔案工作要求熟悉教學活動、具有檔案管理知識的人員來擔任[6]。但是，很多地方高校沒有專業(yè)檔案員，大多數是由教學文秘來擔任或是由新入聘的教師兼職等，由于檔案工作人才匱乏，人員變動大，很容易造成檔案管理和收集缺乏連續(xù)性，導致檔案管理質量不高。近些年來，隨著招生改革的發(fā)展，招生形式多樣化，很多地方高校不斷擴招，形成的教學檔案數量也急劇增加，大量的材料急需工作人員收集、整理和歸檔。但是，這些承擔教學檔案工作的人員，普遍存在服務意識差、對檔案管理工作沒有興趣，缺少檔案信息收集的主動性，在應用計算機、網絡信息技術方面能力低下等問題。還有一些人，因為沒有經過檔案管理相關業(yè)務的學習和培訓，所掌握的檔案知識不夠，收集整理檔案材料不及時，造成檔案管理的歸檔不規(guī)范，歸檔質量差，甚至導致一些教學檔案資料錯漏和缺失等問題。

3?加強教學檔案管理的措施與對策

3.1?提高認識和工作主動性，建立健全激勵獎懲制度

由于教學檔案材料是學校教學、科研活動的真實記錄，具有特殊的查考和研究價值，能反映出高校的教學管理水平。因此，高職院校領導要高度重視和支持教學檔案建設和管理工作，把教學檔案工作應納入學院教學工作計劃中，增加教學檔案建設和管理的財力、物力投入，如計算機軟件系統(tǒng)、網絡設備等，把教學檔案管理工作和其他教學實踐活動結合起來，鼓勵所有教職員工積極參加，提升大家對教學檔案工作重要性的認識。學校要加強制度建設，規(guī)范檔案管理，應建立“學校統(tǒng)一管理，學院分級負責”運行機制，出臺相應的教學檔案管理制度，制定積極有效的檔案管理“分配”和“獎懲”辦法，如“檔案管理員職責”“檔案登記、整理制度”“檔案管理目標任務獎罰辦法”等，將檔案管理目標列入相關人員的崗位考核和職責中，充分發(fā)揮和調動檔案管理工作人員的積極性。在教學管理中建立“督導組檢查”制度，定期或不定期地對教務人員的業(yè)務檔案和教師的教學檔案進行督促和檢查，促使各類人員重視教學檔案材料的積累和歸類。通過不斷的收集和整理、督促和總結，最終形成具有系統(tǒng)性、真實性的教學檔案材料，為高職院校教學檔案的標準化、規(guī)范化管理打好基礎。

3.2?教學檔案的信息化建設

教學檔案信息化就是將教學活動中形成的檔案信息，利用計算機進行收集、篩選和不同層次的加工，以便進行文件的接收、查找和借閱，更好地實現教學檔案資源共享[7]。高職院校教學檔案真實地記錄下了教學、科研工作的過程和結果，把教學管理類文件檔案進行網絡信息化整理，通過系統(tǒng)歸類并數字化。電子檔案標準化、規(guī)范化是教學檔案信息化的基礎，教師應該熟練掌握計算機和網絡應用技術，積極做好檔案信息資源的開發(fā)和利用，把教學類的文件檔案如教案課件、教學大綱、教學方法等內容數字化，讓教師和學生通過網絡共享教學資源。所以應改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，加強對教學檔案信息化工作的重視，加大對教學檔案信息化建設的資金投入，利用飛速發(fā)展的網絡技術開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的現代化水平。檔案管理信息系統(tǒng)在教學檔案中的應用，不但可以提高檔案材料的收集、整理、保管、統(tǒng)計等工作效率，還能保障檔案的長久保存和快速查詢，有利于發(fā)現教學檔案中有價值的信息，為教學改革的正確決策提供有力數據支撐。

檔案管理信息化的主要目的就是改變傳統(tǒng)的教學檔案管理模式，開發(fā)檔案管理的新途徑，有效發(fā)揮檔案的信息功能和服務功能。近些年來，隨著科學技術的快速發(fā)展，社會信息化程度越來越高。各大高校都建立起了校園網，通過網絡實現教學檔案的收集、整理、檢索、傳遞已經成為現實，異地用戶也可以利用網絡查詢、遠程服務等功能實現檔案資源的共享。實現檔案管理的信息化、網絡化，不僅是提高教學檔案管理工作現代化水平的手段，更是社會發(fā)展的必然趨勢和現代檔案管理工作的發(fā)展方向[8]。87B2CEE9-95BE-49DA-8FD0-12F151D4A5F5

3.3?注重“繼續(xù)教育”，加強專業(yè)人才培養(yǎng)

教學檔案管理工作具有其特殊的復雜性，具有來源多、涉及面廣等特征。高職院校應該重視檔案工作人才培養(yǎng)，因為檔案管理隊伍的素質是檔案管理水平高低的決定性因素。檔案信息化需要一支高素質的專業(yè)人才隊伍做支撐，可以通過引進專業(yè)人才、招聘檔案管理專業(yè)畢業(yè)生、選送骨干到高等院校或先進檔案館進修學習、鼓勵自學成才、增加檔案管理人員工資待遇等方法，吸引大量年輕有活力、熟悉計算機網絡技術的人才進入檔案管理隊伍，提高檔案管理隊伍業(yè)務素質水平[9]。

培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，還要重視加強檔案管理者的“繼續(xù)教育”工作，因為專業(yè)培訓和學習是提升檔案管理人員素質的直接途徑。通過提供培訓、進修、觀摩學習的機會，幫助教學檔案管理員提高運用信息技術的方法和技能[10]。學校應將管理隊伍的“繼續(xù)教育”納入學校教學發(fā)展的規(guī)劃中，每年有計劃地舉辦檔案培訓學習班，對教學檔案管理人員進行系統(tǒng)的、定期的學習培訓，使他們能熟練掌握專業(yè)的檔案管理技術和信息檢索技術，做好教學檔案的存儲、編輯和研究工作。學校也可以選擇“送出去、請進來”的學習、交流模式，邀請專家、教授來學校舉辦專題指導或檔案專業(yè)知識和技能講座，提高檔案員的業(yè)務素質和工作能力。采取有力的激勵措施，定期或不定期舉行教學檔案信息工作方面的知識競賽和技術大比武等，鼓勵教學檔案管理人員，積極學習檔案管理知識，提高業(yè)務水平和綜合素質，努力掌握計算機軟件和網絡技術，使各種先進的現代化網絡傳播技術手段和方法能夠為用戶服務，并在高職院校教學檔案的信息化管理和利用過程中發(fā)揮更大的作用。

結語

隨著高職院校教育事業(yè)的不斷深入發(fā)展，教學檔案管理水平和利用水平成為衡量教學質量的重要指標，高職院校必須與時俱進，優(yōu)化管理方法，采取相應措施，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上，合理利用計算機網絡資源，促進教學檔案管理的自動化、實時化、網絡化。教學檔案管理信息化，可以提高檔案管理的工作質量和利用效率，減少檔案在收集和整理過程中的損壞和丟失，更好地發(fā)揮檔案信息的保存和服務功能。檔案工作的最終目的是為利用者服務，檔案的價值在利用中才能得以實現[11]。檔案管理工作者，必須提高自身的綜合素質水平，加強繼續(xù)教育，更好地適應新時期高校教學檔案管理工作的新需求。盡管新技術的發(fā)展給教學檔案工作帶來了便利與難度并存，但是教學檔案信息網絡化是知識經濟時代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

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作者簡介：李佳川（1990—?），女，漢族，山東青島人，碩士，助理館員，研究方向：檔案教學管理。87B2CEE9-95BE-49DA-8FD0-12F151D4A5F5