提升事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平的分析研究

王瑋佳

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來，事業(yè)單位檔案也逐漸向電子化、紙質(zhì)+電子雙軌制的趨勢(shì)發(fā)展。檔案管理具有私密性、安全性等特點(diǎn)，本文對(duì)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理加以分析研究，并有針對(duì)性地提出對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)檔位;電子檔案;安全管理

引言：隨著信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理信息化、電子化應(yīng)用也越來越普及，這給檔案的管理使用帶來了便利性。這也需要我們強(qiáng)化規(guī)范管理，充分發(fā)揮好檔案管理在單位發(fā)展中的作用。

一、推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)于單位發(fā)展具有促進(jìn)作用，在便捷檔案使用的同時(shí)也有利于加快促進(jìn)單位信息化建設(shè)的發(fā)展。其重要意義還突出體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.有利于提高檔案利用率。對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠方便人事、財(cái)務(wù)等部門強(qiáng)化對(duì)檔案的利用，科學(xué)直觀地展現(xiàn)出檔案的利用狀況，進(jìn)而強(qiáng)化對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的整合分析，達(dá)到合理高效使用的良好效果。

2.有利于節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)檔案管理方式采取紙質(zhì)打印、分類、存儲(chǔ)的方式，既消耗了大量耗材，也需要占用專門的大場(chǎng)地作為檔案館，這項(xiàng)工作是非常繁瑣且耗時(shí)長(zhǎng)久的。建設(shè)數(shù)字化管理平臺(tái)能夠?qū)ψ匀毁Y源的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整合，并且線上電子管理平臺(tái)容量已經(jīng)向1T、2T大容量邁進(jìn)，其高儲(chǔ)存性的特點(diǎn)，海量的數(shù)據(jù)都能夠?qū)崿F(xiàn)有效儲(chǔ)存，有效緩解檔案數(shù)據(jù)占據(jù)空間較大的問題。

3.有利于對(duì)檔案資料實(shí)現(xiàn)更好保護(hù)。傳統(tǒng)的檔案基本為紙質(zhì)記錄，其保存年限是有限制的。而數(shù)字化檔案建設(shè)利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化圖文記錄，這些信息具有永久性保存性和可遷移性，能夠?qū)崿F(xiàn)可預(yù)期較長(zhǎng)時(shí)限的保存。同時(shí)，電子化檔案不存在借閱中不慎損壞、丟失等問題，其安全性和私密性得到了更高的保障。

二、檔案電子化建設(shè)中存在的主要問題

當(dāng)前，檔案電子化建設(shè)問題主要體現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

1.管理理念上存在滯后性的問題。目前很多單位雖然已經(jīng)邁進(jìn)了信息化、數(shù)字化，但是很多人事檔案管理人員的管理理念和工作方式還停留在原始紙質(zhì)檔案的接收、存儲(chǔ)、保存層次。部分管理者甚至認(rèn)為人事檔案管理服務(wù)與現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)不相關(guān)，沒有將檔案建設(shè)納入年度規(guī)劃，只有在單位需核查人員檔案信息、人員任免時(shí)才開啟檔案管理服務(wù)，導(dǎo)致檔案管理工作得不到有效提高。

2.管理環(huán)節(jié)不完善。這是另外一個(gè)較為突出的問題，很多事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案安全管理方案，很多是憑借舊有經(jīng)驗(yàn)、參照其他管理部門管理辦法而制定的，而不是依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控實(shí)際情況來制訂的。由于單位情況不盡相同，因此管理方案上具有一定的盲目性、不適應(yīng)性，在檔案資料入檔、信息電子轉(zhuǎn)化、使用、權(quán)限規(guī)定等方面還存在漏洞和管理薄弱環(huán)節(jié)。

3.電子檔案的真實(shí)性保障方面。由于具有自身特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案的原始性和真實(shí)性容易得到識(shí)別和確認(rèn)，而電子檔案的修改不能在檔案中展現(xiàn)。由于電子檔案的載體和存儲(chǔ)介質(zhì)的可分離性，也使得電子檔案原始性和真實(shí)性有所欠缺。例如，可以對(duì)相關(guān)信息可以進(jìn)行修改、刪除等操作，具有較強(qiáng)的隱蔽性。?

4.電子檔案安全問題突出。部分安全管理人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄，信息安全知識(shí)不足。此外，受網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的影響，網(wǎng)絡(luò)很容易遭受到黑客的入侵。而行政事業(yè)單位的檔案更具有高攻擊價(jià)值，容易遭受到各類安全問題。電子檔案類信息的傳輸很容易受到泄密、篡改和偽造，加上電子檔案在硬件上存儲(chǔ)的特點(diǎn)，容易面臨病毒的入侵，網(wǎng)絡(luò)安全問題不容忽視。

三、結(jié)語

提高新時(shí)期電子檔案的管理水平，結(jié)合工作實(shí)踐，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面入手。

1.完善檔案信息化工作相關(guān)制度。必須增強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，不斷完善檔案信息化工作規(guī)章制度。一方面要積極提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，將檔案工作納入單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃中，使檔案管理工作有目標(biāo)、有方向發(fā)展。另一方面要落實(shí)好檔案工作責(zé)任制，進(jìn)一步明確檔案上報(bào)部門、管理部門等在檔案管理中的責(zé)任，建立健全管理網(wǎng)絡(luò)。要進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，健全檔案查閱、借閱等制度，保證科研檔案按規(guī)定借用，從而有效促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展，提升檔案利用價(jià)值，讓檔案為單位事業(yè)的發(fā)展助力。

2.創(chuàng)新檔案數(shù)字化技術(shù)。事業(yè)單位檔案的管理不僅僅要依靠資源數(shù)據(jù)的不斷更新，還需要對(duì)檔案管理數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新。要加大資金支持積極引進(jìn)新技術(shù)、新設(shè)備投入到檔案數(shù)字化管理中;要強(qiáng)化人力支持，鼓勵(lì)檔案工作人員進(jìn)行技術(shù)上的創(chuàng)新。經(jīng)常性開展綜合素養(yǎng)提升的培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員不斷提高現(xiàn)代化、信息化、電子化水平，從管理理念、管理方式等方面實(shí)現(xiàn)綜合提升，為檔案管理的電子化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全保護(hù)。硬件方面要加強(qiáng)對(duì)自然資源規(guī)劃?rùn)n案資料的保護(hù)，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，提升檔案在數(shù)字化過程中的安全性。要提升數(shù)字化在檔案管理中的適用性，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案的安全維護(hù)。軟件方面，數(shù)字化在檔案管理中具有較高的適用性，能快速、高效地提供信息資源服務(wù)，要使得檔案管理同數(shù)字化得到有效結(jié)合，檔案管理人員就需要不斷探索，積極創(chuàng)新拓寬資源與數(shù)字化結(jié)合進(jìn)程和模式。

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