以提質(zhì)增效為目標(biāo)的實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)制

鄭小青，李永進(jìn)

（福建江夏學(xué)院 工程學(xué)院，福建 福州 350108）

近年來(lái)，我國(guó)高校在實(shí)驗(yàn)室建設(shè)頂層設(shè)計(jì)、師資隊(duì)伍建設(shè)、設(shè)備開(kāi)放管理等方面取得了長(zhǎng)足的發(fā)展[1-3]，但與發(fā)達(dá)國(guó)家相比還有較大差距，特別體現(xiàn)在實(shí)驗(yàn)室管理質(zhì)量和效率方面[4]。國(guó)內(nèi)大部分高校實(shí)驗(yàn)室在管理上存在“崗位責(zé)任不清、分工不明確”“作業(yè)流程復(fù)雜多變、實(shí)驗(yàn)員業(yè)務(wù)能力參差不齊”“物品管理混亂”“缺乏監(jiān)督機(jī)制、工作進(jìn)度緩慢”等問(wèn)題，使得實(shí)驗(yàn)室工作整體呈現(xiàn)效率低下的狀態(tài)[5-6]。

為更好地完成實(shí)驗(yàn)室在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)等工作中的重要使命，福建江夏學(xué)院工程學(xué)院不斷加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和管理改革創(chuàng)新，充分借鑒和吸收國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，利用學(xué)院現(xiàn)有資源，積極探索以提質(zhì)增效為目標(biāo)的管理機(jī)制。在實(shí)驗(yàn)員崗位分工、標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程、工作業(yè)務(wù)進(jìn)程管理、物品高效索引和溯源管理等方面提出創(chuàng)新性建設(shè)方案并促進(jìn)落地實(shí)施，通過(guò)進(jìn)一步制定崗位績(jī)效考評(píng)制度，保障管理機(jī)制持續(xù)落實(shí)，形成一套以提質(zhì)增效為目標(biāo)的實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)制和具體建設(shè)路徑。

1 細(xì)化崗位分工、明確工作職責(zé)

在明確實(shí)驗(yàn)員的權(quán)利與義務(wù)的基礎(chǔ)上，制定合理的崗位分工制度，是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有效途徑。首先，對(duì)整個(gè)實(shí)驗(yàn)室的工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的梳理和統(tǒng)計(jì)，明確實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作的類(lèi)型、工作量、難易程度以及完成周期，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行詳細(xì)的責(zé)任劃分，并跟隨學(xué)院發(fā)展、人員變動(dòng)等客觀因素進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。以福建江夏學(xué)院工程學(xué)院現(xiàn)有實(shí)驗(yàn)員編制5人為依據(jù)，在實(shí)驗(yàn)室日常管理、大型儀器設(shè)備管理和公共事務(wù)三個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)劃分，設(shè)置了崗位A-E五種不同分工職責(zé)（如圖1所示）。

圖1 崗位職責(zé)分工Fig.1 Division of post and responsibilities

1.1 工作職責(zé)I：實(shí)驗(yàn)室管理

充分考慮實(shí)驗(yàn)室類(lèi)型、場(chǎng)所分布、專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)等，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行歸類(lèi)劃分，為每間實(shí)驗(yàn)室設(shè)立一個(gè)負(fù)責(zé)人。目前學(xué)院實(shí)驗(yàn)室共35間，包含32間專(zhuān)業(yè)實(shí)驗(yàn)室和3間功能實(shí)驗(yàn)室（如監(jiān)控室、設(shè)備儲(chǔ)藏室等），服務(wù)于土木工程、工程管理、工程造價(jià)和工業(yè)工程四個(gè)專(zhuān)業(yè)，其中專(zhuān)業(yè)實(shí)驗(yàn)室主要涉及材料檢測(cè)類(lèi)、化學(xué)類(lèi)、機(jī)械類(lèi)、結(jié)構(gòu)類(lèi)、耐久性、力學(xué)類(lèi)、虛擬仿真類(lèi)等，根據(jù)實(shí)驗(yàn)員的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)進(jìn)行分工。

1.2 工作職責(zé)II：大型儀器設(shè)備管理

此處的大型儀器設(shè)備指單臺(tái)套價(jià)格在30萬(wàn)元以上的儀器。該制度設(shè)立的目的是為了更科學(xué)地使用儀器設(shè)備，提高其利用率，專(zhuān)人專(zhuān)管能夠更好地發(fā)揮儀器的功能，有利于設(shè)備的維護(hù)和安全使用。截至2021年7月學(xué)院已啟用的大型儀器設(shè)備共計(jì)28臺(tái)套，資產(chǎn)總額達(dá)2 000余萬(wàn)元。根據(jù)實(shí)驗(yàn)員個(gè)人專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)及技能特長(zhǎng)進(jìn)行管理責(zé)任劃分，嚴(yán)格執(zhí)行專(zhuān)機(jī)專(zhuān)管制度。

1.3 工作職責(zé)III：公共事務(wù)

該制度主要圍繞實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、維護(hù)、運(yùn)行與安全等管理問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，其特點(diǎn)是根據(jù)工作內(nèi)容設(shè)置不同崗位，并保證崗位間工作內(nèi)容的有效對(duì)接。如崗位B負(fù)責(zé)金額較大的公開(kāi)招標(biāo)類(lèi)項(xiàng)目的采購(gòu)，而崗位C負(fù)責(zé)金額相對(duì)較小的、低值易耗品的采購(gòu)，二者均為采購(gòu)工作，但在審批流程、采購(gòu)實(shí)施方式、驗(yàn)收程序等方面均有較大差異；所有采購(gòu)的固定資產(chǎn)由崗位E進(jìn)行驗(yàn)收和入庫(kù)，所有采購(gòu)項(xiàng)目的報(bào)銷(xiāo)環(huán)節(jié)則由崗位D來(lái)完成。對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施、驗(yàn)收、報(bào)銷(xiāo)等環(huán)節(jié)實(shí)行職能分離，也有利于不同崗位間相互監(jiān)督、相互制約，有效避免了一些腐敗行為的發(fā)生。

綜上，本制度通過(guò)細(xì)化崗位分工，明確工作職責(zé)，極大提升責(zé)任意識(shí)和各個(gè)崗位的業(yè)務(wù)能力及辦事效率。自崗位分工制度實(shí)施以來(lái)，在實(shí)驗(yàn)室規(guī)模由25間增加至35間、設(shè)備總值由3 000萬(wàn)元增加至4 300萬(wàn)元，而實(shí)驗(yàn)員數(shù)量由7人減少為5人的情況下，管理和服務(wù)質(zhì)量不僅沒(méi)有降低反而有了大幅度的提升。

2 制定標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程、提升工作質(zhì)量

制定標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程指的是根據(jù)不同崗位不同工作職責(zé)，制定有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)化流程，并在實(shí)施中逐步修正和完善，做到宏觀上標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、微觀上精細(xì)多元，從而有利于實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化管理，提高實(shí)驗(yàn)室的整體管理水平[7-8]。

學(xué)院在上述實(shí)驗(yàn)員崗位分工的基礎(chǔ)上，針對(duì)各個(gè)崗位的工作內(nèi)容制定了詳細(xì)的操作流程。圖2為崗位B中的“公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目”的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程。作為周期最長(zhǎng)的工作事項(xiàng)，根據(jù)政府采購(gòu)管理辦法、學(xué)校文件等相關(guān)規(guī)定，制定從項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算、組織專(zhuān)家論證、提交會(huì)議研究、采購(gòu)申請(qǐng)審批到項(xiàng)目公開(kāi)招標(biāo)、合同評(píng)審、供貨安裝、驗(yàn)收入庫(kù)、支付合同款等全過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程。

同時(shí)，該標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程的每一個(gè)步驟，都附有相應(yīng)的“文件材料模板”以及“填寫(xiě)范本”（詳見(jiàn)圖2），進(jìn)一步細(xì)化流程，使工作有章可依，有據(jù)可循。其中，“填寫(xiě)范本”中除填寫(xiě)的示例內(nèi)容外，還對(duì)部分填寫(xiě)內(nèi)容，如簽字蓋章處、各環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)等進(jìn)行詳細(xì)批注。此外，還將“填寫(xiě)范本”中的填寫(xiě)內(nèi)容進(jìn)行分解，使之模塊化。對(duì)共性的填寫(xiě)內(nèi)容，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，可按需選擇填寫(xiě)，大大提高填寫(xiě)效率。

圖2 “公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目”標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程Fig.2 Standardized operation process of"public bidding procurement item"

該流程為實(shí)驗(yàn)室人員提供標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)依據(jù)，使人員業(yè)務(wù)熟練度、工作效率以及業(yè)務(wù)水平大幅提升，同時(shí)由于其易于上手，可有效避免因人員變動(dòng)而出現(xiàn)業(yè)務(wù)“中斷停滯”的現(xiàn)象。實(shí)施該標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程以來(lái)，“崗位B”一人就可同時(shí)跟進(jìn)整個(gè)實(shí)驗(yàn)室所有的公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目（9～10項(xiàng)/年），且各流程步驟的完成周期大幅縮短。以圖2中的環(huán)節(jié)“采購(gòu)前期相關(guān)事項(xiàng)”為例，以往完成該環(huán)節(jié)中第2～3步驟所需的平均時(shí)長(zhǎng)大約為75天，按標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程執(zhí)行后，工作周期縮短了40%。

3 制定進(jìn)程管理制度、優(yōu)化時(shí)間配置

為進(jìn)一步保障和提升工作效率，結(jié)合學(xué)院專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)，將建筑信息模型（building information modeling，BIM）理念引入實(shí)驗(yàn)室管理，結(jié)合Revit和Fuzor軟件，構(gòu)建實(shí)驗(yàn)室3D模型，并創(chuàng)建代表“事件”的進(jìn)程管理模塊，創(chuàng)新性地提出實(shí)驗(yàn)室4D（包含時(shí)間維度）的動(dòng)態(tài)管理模式。在模塊中設(shè)定計(jì)劃進(jìn)度，并根據(jù)具體實(shí)施情況實(shí)時(shí)更新實(shí)際進(jìn)度，通過(guò)對(duì)比直觀地判斷工作任務(wù)的完成情況，實(shí)現(xiàn)精確的進(jìn)程監(jiān)測(cè)。仍以崗位B中公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目為例，按照標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程設(shè)定計(jì)劃工作進(jìn)度，包括每個(gè)步驟的計(jì)劃開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間和持續(xù)時(shí)間，并實(shí)時(shí)更新實(shí)際開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間和持續(xù)時(shí)間，在同一局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)多人協(xié)同工作、相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)延誤進(jìn)展的事件，迅速做出調(diào)整，從而促進(jìn)整體事件的快速發(fā)展。

此外，制定長(zhǎng)短期工作計(jì)劃，對(duì)各項(xiàng)工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、完成時(shí)間做出詳細(xì)規(guī)定，最大程度地優(yōu)化時(shí)間配置。首先，以周工作日為單位制定短期工作計(jì)劃，如規(guī)定每周一為實(shí)驗(yàn)室開(kāi)放日，接收廣大師生的各類(lèi)業(yè)務(wù)辦理。以崗位A的?；饭芾頌槔?，辦理?；返娜霂?kù)和領(lǐng)用事項(xiàng)在每周一上午完成，此舉優(yōu)化雙方的時(shí)間配置。其次，以月工作日為單位制定長(zhǎng)期工作計(jì)劃，如崗位C中的耗材采購(gòu)工作，規(guī)定每月固定日提交并匯總采購(gòu)計(jì)劃，核對(duì)庫(kù)存余量，根據(jù)實(shí)際缺額實(shí)施采購(gòu)，避免了重復(fù)采購(gòu)的繁瑣以及積壓浪費(fèi)。又如崗位D的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作，規(guī)定每月固定日整理匯總當(dāng)月所有報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目的報(bào)銷(xiāo)材料，待逐級(jí)審批簽字后，于當(dāng)月底至財(cái)務(wù)處完成報(bào)銷(xiāo)工作，一月一報(bào)的模式，大大提高了財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的效率。

通過(guò)上述進(jìn)程管理制度的制定與運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同崗位不同責(zé)任分工精確的進(jìn)程管理，切實(shí)提高實(shí)驗(yàn)員的工作效率，也使整個(gè)實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行更加有序。以化學(xué)藥品的采購(gòu)為例，以往從申請(qǐng)、采購(gòu)、報(bào)備、驗(yàn)收、入庫(kù)到最終完成報(bào)銷(xiāo)至少2個(gè)月以上，實(shí)施進(jìn)程管理、精確分工以后，整個(gè)過(guò)程在1個(gè)月內(nèi)即可完成，效率提高了1倍。又如低值易耗品的采購(gòu)，從年均完成500單到每個(gè)月完成100單，工作完成度提升超過(guò)100%。

4 規(guī)范低值易耗品管理、實(shí)現(xiàn)高效索引

采用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)對(duì)實(shí)驗(yàn)室物品進(jìn)行科學(xué)管理，可提高實(shí)驗(yàn)室的使用效率和實(shí)驗(yàn)室整體管理水平。具體地，將實(shí)驗(yàn)室物品劃分為普通低值易耗品、儀器配件和化學(xué)藥品，分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總、分類(lèi)存放、規(guī)范管理。

4.1 普通低值易耗品

如實(shí)驗(yàn)耗材、工具等，這類(lèi)物品存在使用量大、使用頻率高、擺放混亂、查找困難等特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)物品的精準(zhǔn)定位和高效索引是提高工作效率的有效手段。采用如圖3所示的“彩虹盒”，對(duì)標(biāo)簽紙、馬克筆、鑷子、螺絲刀等常用耗材和小型工具進(jìn)行分類(lèi)收納，并配以相應(yīng)的圖表索引。使用者通過(guò)圖表索引實(shí)現(xiàn)取用和返還雙向索引，方便快捷。

圖3 普通低值易耗品索引流程Fig.3 Index of low-value consumables

4.2 儀器配件

如夾具、支座、取樣管等，這類(lèi)物品并非一次性消耗品，使用后若不固定地點(diǎn)存放，容易混淆、丟失，影響儀器正常使用。將儀器配件分類(lèi)存放于專(zhuān)門(mén)的工具架上，采用二維碼技術(shù)與數(shù)據(jù)庫(kù)相結(jié)合，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，可有效解決上述問(wèn)題。如圖4所示，利用二維碼生成器為每層工具架創(chuàng)建相應(yīng)的二維碼，并將該層架上的物品信息寫(xiě)入二維碼中，包括物品清單、數(shù)量、照片等，二維碼作為連接實(shí)物和數(shù)據(jù)庫(kù)的媒介，粘貼于相應(yīng)層架上，使用者通過(guò)掃描二維碼進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，查看該層工具架擺放的所有物品，從而進(jìn)行取用和歸還，物品的使用效率大大提升。

圖4 儀器配件索引流程Fig.4 Index of instrument fittings

4.3 化學(xué)藥品

分為普通化學(xué)藥品和管制類(lèi)的危險(xiǎn)化學(xué)品，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求分級(jí)別、規(guī)范存放。針對(duì)藥品柜的化學(xué)品臺(tái)賬，如藥品清單、規(guī)格、數(shù)量等信息，同樣可采用二維碼技術(shù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。此外，為實(shí)現(xiàn)化學(xué)品從采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用、危廢處理的全生命周期的可溯源管理，學(xué)院實(shí)驗(yàn)室引用先進(jìn)的射頻識(shí)別技術(shù)（radio frequency identification,RFID），在每一瓶化學(xué)藥品上粘貼RFID電子標(biāo)簽，并對(duì)相應(yīng)標(biāo)簽進(jìn)行編輯管理，實(shí)現(xiàn)一物一碼，如圖5所示，管理者通過(guò)RFID感應(yīng)終端掃描電子標(biāo)簽，即可查詢(xún)化學(xué)品相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)化學(xué)品的追蹤。自啟用化學(xué)品的RFID溯源管理機(jī)制以來(lái)，對(duì)化學(xué)品的來(lái)源、去向有了充分的跟蹤管理，極大保障實(shí)驗(yàn)室的安全。

圖5 化學(xué)品溯源管理流程Fig.5 Process of Chemical traceability management

5 量化崗位績(jī)效考評(píng)制度、保障機(jī)制落實(shí)

制定的管理機(jī)制是否具有可操作性、能否真正落地實(shí)施，有賴(lài)于崗位績(jī)效量化考評(píng)制度。實(shí)驗(yàn)員的教學(xué)與科研工作可以通過(guò)課時(shí)、學(xué)生評(píng)學(xué)、科研成果等進(jìn)行量化考核，而管理工作主要涉及一般事務(wù)性工作，項(xiàng)目繁多、內(nèi)容瑣碎、量化困難，因此，大部分高校缺乏針對(duì)實(shí)驗(yàn)員管理工作的量化考評(píng)機(jī)制。

學(xué)院根據(jù)專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)及工作實(shí)際，制定較為全面的實(shí)驗(yàn)技術(shù)系列崗位考核辦法，并印發(fā)施行，包括師德師風(fēng)、教學(xué)工作、科研能力以及管理工作績(jī)效等方面的考核，如圖6所示。其中，教學(xué)和科研工作量以達(dá)到學(xué)校崗位考核辦法規(guī)定的基本工作量和考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)視為考核合格，并根據(jù)教學(xué)質(zhì)量和科研成果等級(jí)進(jìn)行具體評(píng)分。而針對(duì)管理工作績(jī)效，制定十分詳細(xì)的量化指標(biāo)，具體包括：根據(jù)上述崗位分工，從實(shí)驗(yàn)室日常管理、大型儀器設(shè)備管理、公共事務(wù)三部分進(jìn)行考核。實(shí)驗(yàn)室日常管理包含實(shí)驗(yàn)室安全、檔案建設(shè)、衛(wèi)生管理等方面；大型儀器設(shè)備管理包含設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)、檔案建設(shè)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等方面，以上兩部分的考核結(jié)果根據(jù)是否維護(hù)得當(dāng)、運(yùn)行有序以及管理工作的深度和廣度分為三個(gè)分?jǐn)?shù)等級(jí)；而公共事務(wù)根據(jù)實(shí)際完成率分為三個(gè)分?jǐn)?shù)等級(jí)。最終考核結(jié)果為各項(xiàng)考核指標(biāo)分值乘以相應(yīng)權(quán)重系數(shù)ki的加和，再根據(jù)總分排序，確定考核等次，并作為獎(jiǎng)懲依據(jù)。

圖6 實(shí)驗(yàn)員崗位績(jī)效量化考評(píng)機(jī)制Fig.6 The quantitative evaluation mechanism of laboratory staff post performance

通過(guò)量化崗位績(jī)效考評(píng)制度，最大限度地實(shí)現(xiàn)崗位考核的客觀公正、民主公開(kāi)，形成實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍良性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，并能有效激發(fā)實(shí)驗(yàn)員工作積極性和創(chuàng)造性。

6 結(jié)語(yǔ)

福建江夏學(xué)院工程學(xué)院根據(jù)自身特點(diǎn)和現(xiàn)有資源，在實(shí)驗(yàn)室管理方面進(jìn)行大量探索實(shí)踐，提出以提質(zhì)增效為目標(biāo)的創(chuàng)新性管理機(jī)制。首先，通過(guò)細(xì)化崗位分工、制定標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)崗專(zhuān)人、一崗多責(zé)、流程規(guī)范化，以提高工作質(zhì)量；其次，通過(guò)加強(qiáng)工作進(jìn)程動(dòng)態(tài)管理、建立物品的高效索引和溯源機(jī)制，實(shí)現(xiàn)過(guò)程監(jiān)督和管理精細(xì)化，以提升工作效率；最后，通過(guò)量化崗位績(jī)效考評(píng)制度來(lái)保障新型管理機(jī)制的落深落細(xì)落實(shí)。新型管理機(jī)制的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室提質(zhì)增效的管理目標(biāo)，總體成效良好，該科學(xué)管理方法與成功經(jīng)驗(yàn)對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室管理具有一定的借鑒作用。