紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化處理中的安全管理措施探析

范晶晶

摘 要：在建設(shè)氣象數(shù)字化檔案館的過程中，紙質(zhì)氣象數(shù)字化是其必須經(jīng)歷的一個階段。氣象檔案數(shù)字化處理隨著檔案的信息化發(fā)展，發(fā)揮著極其重要的作用，是氣象業(yè)務(wù)走向現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵所在。本文簡要介紹了檔案數(shù)字化的含義，提出氣象檔案數(shù)字化處理中所存在的問題，并從數(shù)字化處理的范圍、存儲格式、提高檔案管理人員的責(zé)任意識和安全保密意識、做好檔案數(shù)字化處理后的安全保障工作等方面給出了相應(yīng)的管理措施，希望能為紙質(zhì)氣象檔案的數(shù)字化處理工作提供有利的建議。

關(guān)鍵詞：氣象檔案；數(shù)字化；安全管理方法

隨著檔案的信息化發(fā)展，氣象檔案需要進行更多的數(shù)字化處理。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和快速普及，為檔案的數(shù)字化發(fā)展奠定了豐厚的技術(shù)基礎(chǔ)，通過相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，檔案利用人員可以利用網(wǎng)絡(luò)來準確快速地得到數(shù)字檔案的有關(guān)信息。但是由于在氣象檔案數(shù)字化處理中出現(xiàn)的差錯，會導(dǎo)致紙質(zhì)氣象檔案的原始資料存在丟失、破損和破壞，出現(xiàn)數(shù)字化氣象檔案信息被遺漏、修改等現(xiàn)象。所以，如何確保紙質(zhì)氣象檔案和數(shù)字化氣象檔案的安全，是氣象檔案數(shù)字化處理過程中的主要內(nèi)容。

1 何為檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化的定義為通過圖像掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和數(shù)據(jù)存儲技術(shù)等信息技術(shù)手段，對紙質(zhì)資料進行掃描等一系列的處理，將紙質(zhì)檔案變成計算機能夠分辨出來的數(shù)字和圖像，形成原文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等檔案資源，達到檔案館內(nèi)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化目的。在氣象紙質(zhì)檔案數(shù)字化的建設(shè)中，則是根據(jù)氣象檔案的特點和其需要，使用掃描和光學(xué)字符識別技術(shù)，通過計算機進行管理和檢索的信息轉(zhuǎn)換來實現(xiàn)。對紙質(zhì)氣象檔案的數(shù)字化，不單單是指將其變成簡單的文檔加以存儲，還指通過相關(guān)技術(shù)實現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的信息提取，以此來達到檔案信息的管理和利用，并提高其效率，讓檔案信息資源在更大的程度上發(fā)揮自身的信息作用。

2 在數(shù)字化處理中所存在的問題

將紙質(zhì)氣象檔案轉(zhuǎn)化為計算機能夠識別出來的內(nèi)容，形成相對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，是一項工作量較大的任務(wù)。因為在其數(shù)字化處理的過程中，包含了多個環(huán)節(jié)，也會面臨各種各樣的問題，這些都需要工作人員認真仔細地去進行解決。問題的類型表現(xiàn)為以下幾種：1.由于個別檔案年代較為久遠，所使用的紙張會在不同程度上出現(xiàn)變脆、發(fā)黃、蟲蛀和鼠咬等狀況，這些不可避免的情況在很大程度上增加了數(shù)字化處理過程中的難度。2.現(xiàn)存的紙質(zhì)氣象檔案種類繁多、各自的保管期限不盡相同、使用的規(guī)格沒有得到統(tǒng)一，以上情況為檔案的數(shù)字化處理增添了一定的工作量。3.一些紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化處理人員缺乏氣象檔案管理的基本常識和經(jīng)驗，這樣一來在數(shù)字化處理過程中會導(dǎo)致紙質(zhì)氣象檔案的安全性有所下降，同時也拖慢了數(shù)字化處理的效率。

3 需要采取的安全管理措施

3.1 明確數(shù)字化管理的范圍和內(nèi)容

在進行紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化處理的工作時，需要綜合考慮氣象檔案的多方面的因素，如氣象檔案的保管期限、檔案所處的時代和檔案的利用情況等，結(jié)合以上內(nèi)容和特點明白哪些氣象檔案需要實施數(shù)字化處理，而哪些則沒有這種必要。一些年代久遠、保管時間較長、存在較大價值和有著較高利用率的紙質(zhì)氣象檔案資料，會存在著字跡無法辨認、紙張容易出現(xiàn)損壞的情況，針對此類情況，需要優(yōu)先將它們進行處理。而對于出現(xiàn)時間較晚、有著較長保存時間、無較高使用價值的檔案，可以延遲其數(shù)字化處理的時間。工作人員在處理的過程中需要認真仔細地確定好紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化的先后順序，這樣可以降低對紙質(zhì)氣象檔案的使用次數(shù)，有利于其磨損程度的降低，間接地提高了它們的安全性。

3.2 在數(shù)字化過程中確定文件的存儲格式

各類紙質(zhì)氣象檔案在經(jīng)過數(shù)字化處理后，會形成不同的格式，而在進行存儲的時候，選取的存儲格式則決定著存儲的空間和檢索的精準和快慢。國家檔案局推薦的格式有TIFF、JPG、PDF等。其中，TIFF這種圖像文件格式支持多頁存儲，也支持多種類的壓縮算法，但是它本身不是一種壓縮算法。它的主要特點便是支持多頁存儲和多種類的壓縮，同時具有較強的拓展性。因此，在應(yīng)用氣象檔案掃描文檔的存儲模式中，通過OCR來識別的檔案類型多為多頁的TIFF文件類型。

隨著氣象檔案信息化的要求不斷地提高，相關(guān)部門開始注重數(shù)字化檔案的存儲格式的選擇情況，對其的存檔格式的選取，需要根據(jù)檔案保存的長久性、安全性和容量方面考慮，又要合乎國家氣象檔案管理系統(tǒng)所給出的標準格式，選擇JPG、TIFF和PDF等存儲格式，可以實現(xiàn)長時間存儲，也能在對數(shù)字化檔案檢索的時候在更大程度上感受到檔案的紙質(zhì)版的閱覽效果。

3.3 加強檔案的安全保障工作

隨著各個館區(qū)的館藏數(shù)量不斷上升，加上社會信息化程度的日益加快而使數(shù)字化業(yè)務(wù)的需求增加，紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化處理過程中需要一定數(shù)量的檔案管理人員和數(shù)字化處理人員，但是由于檔案館原有的人手數(shù)量上的限制，使得這些檔案的數(shù)字化處理工作需要依靠外界的技術(shù)和人員的幫助，需要通過外包解決一些問題。

將氣象檔案數(shù)字化的工作外包，可以讓工作人員將工作重點放在核心業(yè)務(wù)的完成和更高的任務(wù)目標的設(shè)定上。

在進行紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化處理的過程中，需要仔細選擇適合的合作對象—具有數(shù)字化經(jīng)驗和資格的外包公司，而該類公司需要對進行數(shù)字化處理的人員進行安全保密工作的訓(xùn)練，不得在進行紙質(zhì)資料數(shù)據(jù)化的過程中使原始資料有丟失和破損的情況，不能因為自身的原因?qū)е沦Y料受到污染和破碎等，不能擅自將該類資料帶離工作場所等，讓他們懂得保護客戶資料的必要性和重要性。在進行數(shù)字化的開端和全部過程中，去建立并且完善合理的業(yè)務(wù)規(guī)范和科學(xué)的流程，例如制定出檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)流程、檔案數(shù)字化服務(wù)保密要求等，讓檔案數(shù)字化服務(wù)更加有條理、有依據(jù)。同時，為了進一步做好檔案的安全保障工作，可以讓外包公司在檔案館的相關(guān)區(qū)域進行檔案的數(shù)字化加工及其它工作，在這些地方安裝好一定數(shù)量的攝像頭，完整地錄制數(shù)字化加工現(xiàn)場的實際情況，使外包公司的工作情況得到必要的監(jiān)督，做好監(jiān)管工作，以保證氣象資料不向外泄露。

3.4 做好紙質(zhì)氣象檔案的實體保護工作

在進行檔案數(shù)字化的過程中，應(yīng)該將保護檔案的安全性放在第一位，做好紙質(zhì)氣象檔案的實體保護工作比提高檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量更加重要。檔案信息化建設(shè)的其中一項目的就是為了保護檔案原件，對一些瀕臨消失、損壞的檔案進行必要的搶救工作。所以，在對檔案進行數(shù)字化的過程中，倘若發(fā)現(xiàn)有的紙質(zhì)氣象檔案已經(jīng)被損壞，則需要及時地對其進行搶救，做好這類工作后再進行掃描和加工。值得注意的是，在進行掃描的時候需要嚴格控制好掃描的次數(shù)，最好不超過兩次，這樣可以降低紙質(zhì)氣象檔案在掃描過程中的損毀情況。針對有些多次進行掃描的文件資料，需要做好及時的檢查和修復(fù)工作。完成檔案數(shù)字化的任務(wù)后，需對檔案原件進行殺菌消毒，在此之后再讓它們?nèi)霂?，該流程可以避免檔案在掃描過程中形成的二次污染，更好地保護檔案的安全性。

3.5 選取專用場所

對紙質(zhì)氣象檔案進行數(shù)字化處理時，由于紙質(zhì)氣象數(shù)據(jù)資料容易受到火災(zāi)、水泡的侵害，同時為了避免人為的泄露資料所形成的安全隱患，需要從根本上去杜絕以上現(xiàn)象的發(fā)生。在氣象檔案館安排的場所中進行數(shù)字化工作，可提供較大的安全保障。安排的場所內(nèi)需要設(shè)置對應(yīng)的消防設(shè)備、防盜設(shè)備和全方位的視頻監(jiān)控設(shè)備。除此之外，氣象檔案館還需再這類場所做出明確的規(guī)定和要求，不允許工作人員在該類地方使用和工作無關(guān)的電器通訊設(shè)備，嚴禁吸煙，不許在紙質(zhì)數(shù)據(jù)資料附近飲水和飲食；杜絕和數(shù)字化處理無關(guān)的人員進入該類場所，制定出進出工作場所的制度；制定在工作場所中出現(xiàn)各類突發(fā)情況的準備方案，做到全方位地保護好氣象檔案的安全工作。

3.6 制定完善工作責(zé)任制

在進行檔案管理和紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，需要制定出一系列針對數(shù)字化處理的安全保密工作制度，需要完善工作過程中各個工作崗位的責(zé)任制度，將安全保密工作的責(zé)任落實到每一個工作員工的身上，令每一位檔案管理人員明確自己的工作任務(wù)和指責(zé)，嚴格按照規(guī)章流程來進行數(shù)字化處理中的各個工作的交接過程，從紙質(zhì)氣象檔案離開檔案庫、前期準備、數(shù)字化處理，到其的數(shù)量核對、整理、重新入庫和數(shù)字化檔案文件的分類歸檔等，各個工序之間都需要由專人做好把關(guān)工作，在最大程度上保證紙質(zhì)氣象檔案和數(shù)字化檔案文件的安全性。

3.7 加強數(shù)字化后數(shù)據(jù)的安全保障

在完成紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化后，只有通過對數(shù)字化的數(shù)據(jù)進行備份，才能加強該類數(shù)據(jù)的安全性。需要將原件封存，一套供工作人員進行查閱工作，另一套則實行異地保存的舉措。異地保存是為了預(yù)防各種突發(fā)的自然災(zāi)害，它是保證檔案安全最為有效的手段。檔案的異地備份有以下兩種方式，一種是通過光盤或者磁盤將數(shù)據(jù)備份，將它們留在異地檔案庫里進行保存；另一種則為通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將氣象數(shù)據(jù)遠程備份到其他數(shù)據(jù)庫中，使用異地、異質(zhì)備份，讓專人進行這類操作，可以在最大程度上保證氣象數(shù)據(jù)的真實和可靠，實現(xiàn)長期閱讀，也做到了提高氣象答案容災(zāi)能力。

4 結(jié)語

對紙質(zhì)氣象檔案進行數(shù)字化處理是信息社會發(fā)展的要求，是發(fā)揮紙質(zhì)氣象檔案的最佳途徑，也是氣象工作、科學(xué)研究等工作的需要，數(shù)字化的氣象檔案能夠為多種類的氣象信息提供更好的服務(wù)。在進行紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化的工作中，需要加強對紙質(zhì)氣象檔案的安全保障，需要采取多方位、多種類的安全保障措施，使紙質(zhì)氣象檔案減少丟失、污染和破碎的情況，也要避免由于人為的原因而導(dǎo)致珍貴的氣象資料外泄，給國家和社會的發(fā)展帶來不必要的麻煩。從提高科學(xué)應(yīng)用技術(shù)、規(guī)范紙質(zhì)資料數(shù)字化流程和選取安全的工作場所等方面入手，可以更好地保障紙質(zhì)氣象檔案數(shù)字化處理工作的開展。

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