PDCA理論在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用

尹佳

摘要：醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理的時候傳統(tǒng)的檔案管理方法比較陳舊，這樣就會對整體人事檔案管理的效率產(chǎn)生影響，所以在這種背景之下，對醫(yī)院人事檔案管理的方法進(jìn)行改革是十分必要的一項工作。PDCA管理方法是美國的質(zhì)量管理學(xué)家沃特·阿曼德·休哈特首次提出并經(jīng)過博士戴明采納宣傳普及的一種管理方式，也將其稱之為戴明環(huán)。本文主要研究將這種理論應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理當(dāng)中所發(fā)揮的管理作用，期待所得的內(nèi)容能夠為有關(guān)的管理工作提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：PDCA;醫(yī)院;人事檔案;管理

0.引言

在醫(yī)院中人事檔案是十分重要的檔案，這是對醫(yī)院職工基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗、思想水平、道德水平、業(yè)績能力和工作能力等多種信息進(jìn)行綜合整理歸檔的一種檔案，可以說醫(yī)院的人事檔案能夠綜合性的對醫(yī)院的員工整體水平加以反映。但從目前的情況來看，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理效率還普遍不高，而且其工作質(zhì)量存在不佳的表現(xiàn)，這樣就導(dǎo)致其很難適應(yīng)目前的時代發(fā)展。在這種背景之下，對醫(yī)院的人事檔案管理工作進(jìn)行改善并充分的通過PDCA理論來進(jìn)行處理，這對醫(yī)院人事檔案管理的流程進(jìn)行優(yōu)化具有重要意義。

1.PDCA理論的簡述

從大多數(shù)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說，基本上都不存在在人事檔案管理當(dāng)中投入太多的資源的情況，所以很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人事檔案管理效率都不高，所以急需對當(dāng)前人事檔案管理的情況進(jìn)行改革。PDCA理論是美國的學(xué)者戴明博士發(fā)展和推廣起來的一種重要的管理學(xué)模型，主要包括 P-D-C-A4個角度，也就是計劃-執(zhí)行-檢查-處理，從這4個階段實施管理能夠從中找出管理所存在的問題，并根據(jù)管理的需求采取相對應(yīng)的措施進(jìn)行積極的整改，這能夠促使管理效率得到極大的提高。PDCA理論具備循環(huán)性和發(fā)展性的特點，所以對提高效率管理質(zhì)量具有重要的價值，能夠被應(yīng)用在多個領(lǐng)域的管理工作當(dāng)中并取得了顯著的成果。

將PDCA理論主要劃分為計劃-執(zhí)行-檢查-處理4個階段，將這4個階段的工作應(yīng)用，在各個領(lǐng)域的管理當(dāng)中具有較好的作用，這能夠?qū)芾淼哪康暮退悸愤M(jìn)行進(jìn)一步的理順，同時通過這種理論來使得相關(guān)計劃變得更加周密，然后再進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞑渴?，就能使得相關(guān)工作取得良好的進(jìn)展，這可以對有關(guān)的工作進(jìn)行進(jìn)一步的確認(rèn)，使得相關(guān)問題得到根本性的解決。對醫(yī)院人事檔案管理當(dāng)中所存在的問題作出進(jìn)一步的整改，這能有效的完成計劃修訂的環(huán)節(jié)，使得管理效率得到根本提高。將其應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案的管理當(dāng)中，需要對人事檔案管理的目標(biāo)進(jìn)行確定，然后根據(jù)目標(biāo)來對具體的管理計劃予以確定，這樣就能夠制定高校的人事檔案管理執(zhí)行制度，這能使得醫(yī)院的人事檔案管理的效率得到根本性的提高。

2.PDCA在醫(yī)院人事檔案管理中具體應(yīng)用

2.1計劃階段

PDCA的計劃環(huán)節(jié)是比較重要的在具體上需要制定一個完善的醫(yī)院人事檔案計劃，計劃的制定就應(yīng)該遵循5WH原則，主要是在具體的工作當(dāng)中明確為什么要制定這項計劃，而且制定這項計劃應(yīng)該達(dá)成哪種目標(biāo)，具體要在哪里執(zhí)行等等。計劃階段需要對人事檔案的具體情況了如指掌，在進(jìn)行管理的過程中需要對計劃進(jìn)行完善，明確具體管理的主要因素，想要達(dá)成的目的，開展管理的具體地點和負(fù)責(zé)人，還要標(biāo)注必要的時間和所需應(yīng)用的方法等等，就能夠體現(xiàn)出所制定的人事管理計劃的價值性和可實施性。在進(jìn)行計劃制定的時候，首先應(yīng)該對當(dāng)前醫(yī)院的人事檔案管理所存在的問題進(jìn)行深刻的剖析，并針對所存在的問題進(jìn)行進(jìn)一步的分析，以便于提出整改措施。比如在現(xiàn)階段醫(yī)院的人事檔案管理當(dāng)中，普遍存在領(lǐng)導(dǎo)不重視的情況，所以針對這種情況可以建立檔案管理小組并面對這種問題進(jìn)行處置，最終采取最有效的因素來進(jìn)行劃分和問題的解決，能夠充分的使得醫(yī)院的管理工作得到質(zhì)的提升。

2.2執(zhí)行階段

執(zhí)行階段也就是對計劃的落實階段，這項階段關(guān)系到管理措施是否能夠取得必要的成果。從醫(yī)院的人事檔案管理工作而言，在開展計劃執(zhí)行時，應(yīng)該建立必要的專職人事檔案管理工作小組，同時對檔案管理的流程和管理制度進(jìn)行確定，使得醫(yī)院人事檔案的管理工作可以科學(xué)有序的落實下去。需要明確醫(yī)院人事檔案管理當(dāng)中存在的問題，針對問題對有關(guān)的培訓(xùn)制度予以完善，并且可以科學(xué)地開展培訓(xùn)工作，這能夠確保人事檔案的相關(guān)管理人員具備有高超的職業(yè)素養(yǎng)和技能，能更更好的按照規(guī)定的流程來對管理工作予以落實。還要建立科學(xué)完善的檔案歸檔管理制度，這能及時發(fā)現(xiàn)但管理中存在的問題，并及時追究責(zé)任等，確保人事檔案管理的完整性。

2.3檢查階段

醫(yī)院人事檔案的管理制度改革的效果和在改革過程中是否能夠嚴(yán)格的落實檢查這一環(huán)節(jié)存在必然的關(guān)聯(lián)。檢查是 PDCA管理當(dāng)中的一個重要的環(huán)節(jié)之一，為了在醫(yī)院人事檔案中落實切實可行的檢查計劃，應(yīng)該采取有效的措施，保持執(zhí)行的力度。在檢查階段，如果發(fā)現(xiàn)存在的信息和實際情況不相符，那么就應(yīng)該及時的進(jìn)行調(diào)出，做好有關(guān)的記錄工作，并對造成因素進(jìn)行深刻的探究，以便于制定措施進(jìn)行整改，避免今后發(fā)生同樣的事情。還要根據(jù)醫(yī)院檔案管理的實踐來對檔案管理中存在的各種問題的成因進(jìn)行，總結(jié)考核相關(guān)工作人員的態(tài)度，使得人事檔案管理工作落實到位，嚴(yán)格的避免填寫錯誤等多種問題出現(xiàn)。

2.4處理階段

PDCA的處理階段的目的就是對于緩解進(jìn)行檢查和鞏固，能夠針對具體的問題和具體的情況提出相對應(yīng)的整改手段。在完成某一個階段的人事檔案管理工作之后，可以針對這一階段完成的目標(biāo)和既定的目標(biāo)進(jìn)行對照分析，這樣就能確定最終執(zhí)行的結(jié)果是否達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)。如果確定既定目標(biāo)存在過高，那么可以說這一階段的PDCA管理工作取得了良好的效果。如果評估的最終結(jié)果和既定目標(biāo)之間存在很大的差異，則說明這一問題尚未解決，所以需要將這個問題繼續(xù)的落實，到下一個循環(huán)當(dāng)中來，不斷的完善并尋求最佳的解決措施。處理階段可以對各種問題進(jìn)行科學(xué)性的分析，并能夠探究原因，制定完善的改善對策，這就可以使得醫(yī)院的人事檔案管理工作的后續(xù)工作得到合理有序的推進(jìn)。在處理階段可以構(gòu)建起符合醫(yī)院實際情況的人事檔案管理制度和工作流程，并能夠落實有關(guān)的檔案管理人員分配工作，綜合性的促進(jìn)各個工作人員之間的相互配合，經(jīng)過幾個循環(huán)的干預(yù)之后，可使得相關(guān)問題得到妥善的解決。

3.結(jié)語

綜上所述，本文主要簡單分析PDCA理論應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理當(dāng)中的作用。通過本文的分析后可以看出，醫(yī)院的人事檔案管理工作還亟待于改善，將PDCA理論應(yīng)用在人事檔案的管理中，可以提高整體檔案管理的效率，也能促使人事檔案的具體工作順利的推進(jìn)，為醫(yī)院奠定了后勤基礎(chǔ)。

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