低年資醫(yī)師人事檔案數(shù)據(jù)化管理探析

劉偉德

摘要：在信息爆漲的大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)現(xiàn)代化的應(yīng)用在各個行業(yè)都有體現(xiàn)。醫(yī)療行業(yè)的健康穩(wěn)定的發(fā)展，不能再依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)版人事檔案管理模式，醫(yī)院的未來發(fā)展的必然要求數(shù)據(jù)化管理醫(yī)師人事檔案。文章基于當(dāng)下醫(yī)院對低年資醫(yī)師人事檔案管理工作存在的問題，以及運用大數(shù)據(jù)信息化管理的必然性，對大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案發(fā)展趨勢進行了簡要分析，提出建議與應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：低年資醫(yī)師;人事檔案;數(shù)據(jù)化管理

提高醫(yī)院競爭力的主要因素是人力資源，加強對低年資醫(yī)師的選拔、培養(yǎng)和使用管理，就必須要借助各種人事檔案信息。低年資醫(yī)師是醫(yī)院臨床一線的生力軍，關(guān)注低年資醫(yī)師群體的學(xué)習(xí)和成長，因材施教，有利于培養(yǎng)專業(yè)后備人才，筑牢專業(yè)建設(shè)根基，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。加強醫(yī)院低年資醫(yī)師群體人事檔案的建設(shè)和管理，可以讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理者們能夠?qū)Φ湍曩Y醫(yī)師進行較全面的認識了解，是發(fā)掘、培養(yǎng)、儲備醫(yī)院青年人才的有效途徑。加強醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建，可以更加便捷的查閱低年資醫(yī)師日常工作和學(xué)習(xí)情況，為醫(yī)院選拔、培養(yǎng)和使用青年人才，提供更真實可靠的數(shù)據(jù)支撐和科學(xué)依據(jù)。但是，目前醫(yī)院對低年資醫(yī)師群體的檔案管理并未得到充分重視，其檔案主要為個人基本信息檔案，很難反映最新的成長和學(xué)習(xí)狀況，急需通過信息化、數(shù)據(jù)化管理來提升人事檔案管理水平和管理效能。

一、醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)化管理面臨的挑戰(zhàn)

1.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)化管理將要面臨理論方面的挑戰(zhàn)。信息時代、大數(shù)據(jù)時代對傳統(tǒng)的信息檔案方式是一個巨大的沖擊，在醫(yī)院日常運行系統(tǒng)中，人事檔案的管理不受重視，低年資醫(yī)師多為新人，資質(zhì)較低，再加上人員較多，對該群體人事檔案的管理更加捉襟見肘。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已遠遠落后于信息時代、大數(shù)據(jù)時代的需求，必將催生新一輪理論基礎(chǔ)的變革，這些理論包括產(chǎn)生新來源觀、宏觀鑒定理論、文件連續(xù)體理論等。[1]

2.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)化管理面臨信息資源管理的挑戰(zhàn)。從紙質(zhì)版信息檔案到數(shù)字化查閱，僅僅停留在在文件層級，并沒有延伸至人事檔案內(nèi)容層級。數(shù)據(jù)化信息是對數(shù)字化信息的深入與延展，醫(yī)院人事檔案的數(shù)據(jù)化管理將面臨人事信息資源呈現(xiàn)幾何倍的增長，海量檔案數(shù)據(jù)形成一個龐大的檔案數(shù)據(jù)庫。在泛濫的人事資源信息中快速掘取有價值的，是數(shù)據(jù)化管理中面臨的又一個挑戰(zhàn)。

3.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)化管理面臨業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的挑戰(zhàn)。在數(shù)字化時代，實現(xiàn)由文字信息的出現(xiàn)，再通過數(shù)字進行分類存儲;但是在數(shù)據(jù)化時代，是先出現(xiàn)了一系列的數(shù)據(jù)，再根據(jù)需求將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成文字;時代的轉(zhuǎn)變伴隨而來的是數(shù)據(jù)化的管理思維，這在一定程度上要求人們關(guān)注這些可轉(zhuǎn)變文字的數(shù)據(jù)，不再是文字的本身。數(shù)據(jù)根據(jù)需求可變換成所需要的檔案信息，檔案信息的實時性與自動更新，可以實現(xiàn)人事檔案信息創(chuàng)造價值目的。此外，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換而來的檔案信息安全性和脆弱性，成為值得大家思考的又一業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)，數(shù)據(jù)化人事檔案信息相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)版信息更容易受到外來因素的沖擊，這是對傳統(tǒng)信息管理模式提出的新的挑戰(zhàn)。

二、低年資醫(yī)師人事檔案數(shù)據(jù)化管理存在的問題

1.醫(yī)院對低年資醫(yī)師人事檔案數(shù)據(jù)化管理不重視

人事檔案的數(shù)據(jù)化管理在醫(yī)院人力資源配置中起著基礎(chǔ)性作用，為了讓醫(yī)院管理層可以更加有效的了解低年資醫(yī)師的能力水平，需要構(gòu)建全面且真實可靠的人事檔案數(shù)據(jù)。它是實現(xiàn)對低年資醫(yī)師的選拔和調(diào)用客觀公正的參考指標(biāo)，是醫(yī)院充分發(fā)揮人才資源優(yōu)勢的標(biāo)尺[5]。但是，醫(yī)院是一個以醫(yī)療衛(wèi)生為主體的單位，重視醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)、科研能力的培養(yǎng)與提升，但對于不能創(chuàng)收的人事檔案的管理往往缺乏足夠的重視，或者說是信息化觀念薄弱。對于專家等高職稱人員的人事檔案比較完善，而對于低年資醫(yī)師，該群體人員較多、人員流動快、人事檔案信息變化大，針對他們的數(shù)據(jù)化管理相對較少，檔案的實用價值與實際需求背離。

2.醫(yī)院對低年資醫(yī)師人事檔案管理的軟硬實力與環(huán)境不匹配

對低年資醫(yī)師檔案信息管理的軟實力是指管理人才的缺乏。醫(yī)院很多檔案管理人員多為“半路出家”的非專業(yè)人員，檔案數(shù)據(jù)化管理的相關(guān)理論知識欠缺，管理水平參差不齊，繼續(xù)沿用一向紙質(zhì)版信息存儲、翻閱、復(fù)印檔案實體的方式，在一定程度上降低了工作效率和信息利用率，是人事檔案發(fā)展途中的“攔路虎”。硬實力是指健全的人事檔案管理信息系統(tǒng)，大部分醫(yī)院管理者把重心放在日常技術(shù)診療設(shè)備上，不知道先進的計算機軟硬件設(shè)備才是人事檔案電子信息化管理的“加油站”，陳舊的設(shè)備系統(tǒng)以及紙質(zhì)版的信息管理模式并不利于人事檔案管理工作的價值體現(xiàn)[2]。

3.低年資醫(yī)師人事檔案數(shù)據(jù)成為“信息孤島”

隨著醫(yī)院規(guī)模拓展大量招聘新職工，國家住培工作的深入開展，以及分院和基層醫(yī)師的進修調(diào)動等，每年都會增加大量新的低年資醫(yī)師人事檔案，這些檔案信息資料分散在醫(yī)院人事部、醫(yī)務(wù)部、科教部、住培辦、質(zhì)控部、信息部等各個部門中。不同的檔案由不同的科室和部門保存，各個科室之間難以做到協(xié)調(diào)統(tǒng)一，因此導(dǎo)致低年資醫(yī)師檔案資源分散、數(shù)據(jù)分離，出現(xiàn)了“信息孤島”的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象在醫(yī)院低年資醫(yī)師檔案管理中尤為普遍[3]。

4.“信息孤島”所致的低年資醫(yī)師人事檔案數(shù)據(jù)時效性延遲

低年資醫(yī)師在輪轉(zhuǎn)各個科室部門時新生成的個人材料（如培訓(xùn)、進修、獲獎、科研項目、論文、繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育、專業(yè)資格考核通過）和信息（如婚育狀態(tài)、家庭成員狀況），未能在第一時間上報歸檔，檔案管理部門不能及時更新數(shù)據(jù)信息，這便會限制醫(yī)院人事檔案信息管理的時效性。

三、大數(shù)據(jù)時代低年資醫(yī)師人事檔案數(shù)據(jù)化管理的策略

1.加強對低年資醫(yī)師人事檔案數(shù)據(jù)化管理重要性的認識

醫(yī)院檔案管理者要進一步樹立現(xiàn)代化管理理念，強化檔案管理專業(yè)隊伍素質(zhì)，提升其重視程度，特別是加強對醫(yī)院低年資醫(yī)師的人事檔案的數(shù)據(jù)化管理的認識。通過培訓(xùn)和教育，讓檔案管理者認識到自己工作對醫(yī)院發(fā)展的重要程度。同時，利用各種鼓勵方式來調(diào)動管理員的工作積極性，讓其更加認真地投入到人事檔案管理的工作中[4]。通過數(shù)據(jù)化管理，多維度、全方位收集檔案數(shù)據(jù)，將低年資醫(yī)師的醫(yī)德品行、技術(shù)水平、科研能力、綜合素質(zhì)等檔案信息，快捷、全面展現(xiàn)在醫(yī)院管理層面前，最大限度的發(fā)揮人事檔案的價值，從而有的放矢的遴選優(yōu)秀后備青年人才，促進醫(yī)院長遠的發(fā)展。

2.構(gòu)建適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的醫(yī)院低年資醫(yī)師人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

圍繞醫(yī)院信息化建設(shè)需求，提升醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)化管理的軟硬件配套。軟件方面，建設(shè)一支專業(yè)的高素質(zhì)的人才隊伍，配備具有電子信息技術(shù)綜合應(yīng)用能力的專業(yè)型人才，再者是對在崗人員進行信息軟件操作的科學(xué)培訓(xùn)，提升其對數(shù)據(jù)管理的業(yè)務(wù)能力。硬件方面，加大對人事檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的投入力度，在信息化時代，醫(yī)院想保證人檔案管理工作不落后于時代環(huán)境，就必須引進先進科學(xué)的信息管理系統(tǒng)和技術(shù)設(shè)施，構(gòu)建多元化的資源數(shù)據(jù)庫，利用先進的理念和技術(shù)，構(gòu)建規(guī)范便捷的人事檔案信息數(shù)據(jù)檢索路徑，對信息化設(shè)備進行充分的應(yīng)用。通過軟硬件的配套升級，才可以保證人事檔案更加精準(zhǔn)、真實、全面，才可以讓信息檔案的使用效率提高。當(dāng)然，軟硬件的配套升級都需要資金的支撐[5]。

3.建立健全低年資醫(yī)師人事檔案數(shù)據(jù)化管理機制

構(gòu)建大數(shù)據(jù)時代背景下的新型醫(yī)院人事檔案管理模式。優(yōu)化人事檔案管理制度，詳細劃分人事檔案管理員的責(zé)權(quán)，管理員可通過繼續(xù)教育對自身的數(shù)據(jù)分析和計算機應(yīng)用能力進行提升;每個管理員明確自己所負責(zé)的工作范圍，一旦檔案數(shù)據(jù)某些方面出現(xiàn)問題，能夠快速鎖定出問題的權(quán)責(zé)范圍，進而進行針對性的調(diào)查和糾錯，這有助于推動檔案數(shù)據(jù)管理體系的不斷完善與提升[6]。健全完善數(shù)據(jù)化管理模式下的人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范人事檔案資料收集、鑒定和歸檔、檔案數(shù)據(jù)整理與傳輸錄入、檔案數(shù)據(jù)保密和安全管理以及檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計和利用;細化工作流程，完善人事檔案數(shù)據(jù)更新機制，增加數(shù)據(jù)的“廣度和厚度”，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、時效性和廣泛性。

四、結(jié)語

總之，數(shù)據(jù)化管理低年資醫(yī)師人事檔案，可以明顯提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，讓低年資醫(yī)師人事檔案更好地服務(wù)于醫(yī)院青年人才選拔、培養(yǎng)和使用，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展儲備青年人才。人事檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型，是時代發(fā)展的要求和檔案管理工作內(nèi)在發(fā)展的需要，是大勢所趨，醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)化管理的實施，可以高效地解決傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的問題與弊端，盡管這個過程尚有許多挑戰(zhàn)存在，但也不乏應(yīng)對的策略，保證醫(yī)院人事檔案管理的合理性、實效性，是促進醫(yī)院發(fā)展的良性循環(huán)。

參考文獻

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[3] 黃新金.采用信息化手段實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細化管理與控制[J].科技資訊，2017，15（7）：125-126.

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[5] 馮峰.大數(shù)據(jù)時代下實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案電子信息化管理的思考[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2020，17（4）：78-80

[6] 邱川燕.大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)化管理與建設(shè)[J].福建電腦，2020（10）：66-68