山坡光伏項目開工前檔案技術交底探討

摘要：山地光伏項目檔案，應真實記錄整個光伏項目從無到有的全過程，如何收集齊全、完整、系統(tǒng)的光伏建設項目檔案并為后續(xù)生產經營管理提供有效的服務和利用，是我們重點思考和探討的過程。

關鍵詞：項目檔案 ?真實 ?收集 ?齊全 ?完整

1.前言

國家高度重視清潔能源的發(fā)展，并采取了一系列重大政策措施，實現了跨越式發(fā)展，近年來國家能源產業(yè)取得了舉世矚目的成就，能源生產量和消費量均居全球之首。

國家能源局在光伏項目檔案管理上下了不少的功夫，發(fā)布了與光伏相對應的標準和規(guī)范，為實現光伏項目檔案管理過程要更加規(guī)范化、精益化、標準化，如何有效將項目文件的有序推進，在開工前檔案管理人員就應與各參建方進行檔案技術交底，包括項目參建各方職責、檔案依據的標準、建設工程文件歸檔規(guī)范、工程質量監(jiān)督檢查大綱、建設項目檔案收集的工序、流程、對照工程標段如何劃分、紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等各門類檔案要求移交的數量、質量、收集過程的方式方法及要求等。為后續(xù)項目檔案管理夯實基礎深入探討。

2.明確光伏項目各參建方檔案職責

2.1參加各方職責劃分

2.1.1對勘測設計職責劃分要求： 對項目勘測、設計活動和設計服務工作中形成的各類載體的文件，進行收集、整理，向建設單位移交。

2.1.2對監(jiān)理單位職責劃分要求：應設計、施工、調試、設備廠家等單位形成的各類文件及案卷質量納入工程質量管控范圍。應對參建單位整理和移交的項目文件質量情況進行審查，并簽署審查意見。應對在監(jiān)理活動中形成的各類載體文件進行收集、整理，向建設單位移交。

2.1.3對施工、調試單位的職責劃分要求：應收集、整理職責范圍內形成的各類載體的施工、調試文件，經自查合格后，提交監(jiān)理單位審核，審核合格后向建設單位移交。應負責收集、整理施工、調試中已實施的設計變更及閉環(huán)文件、各階段質量驗收不符合項及整改閉環(huán)文件等，并提交監(jiān)理單位審查，審查合格后向建設單位移交。

2.1.4對總承包單位的職責劃分要求：應按照合同約定的總承包范圍，依據國家、行業(yè)有關檔案管理規(guī)定對項目檔案實施管理，并對檔案質量負責。應建立檔案管理網絡，負責制定檔案管理制度，對各分包單位的檔案實行監(jiān)管、檢查與指導。應與工程建設同步實行檔案管理，審核、驗收各分包單位移交的竣工檔案，對項目檔案的齊全、完整、準確系統(tǒng)負責。對運行單位的責任劃分要求：接收、保管建設單位及相關單位移交的檔案。對生產技術管理、生產運行等各類文件進行收集、整理及歸檔，參照建設單位管理職責進行。

3.明確光伏項目檔案具體做法

3.1歸檔職責：與項目建設活動有關的各職能部門;參與項目建設的設計、監(jiān)理、總承包、施工、調試、設備廠家等單位;參與項目試運行及生產考核期的生產管理單位或生產管理部門。

3.2歸檔原則：過程文件的歸檔“誰形成、誰歸檔”原則。

3.3歸檔范圍：涉及項目科研、項目建設、項目試運行及生產考核期的有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。

3.4歸檔時間：電力生產文件，應在工作事項完成后，由文件形成部門及時收集、整理、歸檔;科研開發(fā)文件，應在項目鑒定、評審結果公示期結束一個月內，由成果研發(fā)負責人或科技主管部門及時收集、歸檔;技術改造、設備檢修類文件：應在工程完工后一個月內，由項目承包單位收集整理完畢，經項目負責人審查合格后移交歸檔;項目建設過程中形成的文件：應在合同工程完工驗收后三個月內，由施工單位自檢、監(jiān)理單位審查、建設單位驗收合格后移交歸檔;設備儀器文件：應在設備開箱檢驗后，及時收集、整理、移交歸檔;照片：應在工作結束后由形成單位或部門及時收集、整理、移交歸檔;有相應的紙質文件時，應隨紙質文件一起移交。電子文件：應實時進行邏輯歸檔，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間保持一致。

3.5歸檔份數要求：紙質歸檔一式二份，一份原件，其中：復印件要蓋組卷單位紅章，同時在復印件上蓋齊縫章，原始記錄歸一份，圖樣文件歸兩份;對于利用頻繁的文件，在簽定合同時并約定明確增加的份數。

4.列出光伏項目檔案標準清單

光伏區(qū)安裝應執(zhí)行GB50794-2012《光伏發(fā)電站施工規(guī)范》，土建工程應執(zhí)行DL/T5210.1-2012《電力建設施工質量驗收及評定規(guī)程（第一部分：土建工程）》，電氣安裝應執(zhí)行DL/T5161.1～17-2018《電氣裝置安裝工程質量檢驗及評定規(guī)程，線路工程應執(zhí)行GB 50173-2014《電氣裝置安裝工程66KV及以下架空電力線路施工及驗收規(guī)范》。L/T5168-2016《110KV-750Kv架空輸電線路施工質量檢驗及評定規(guī)程》，檢驗項目劃分依據GB/T 5079-2012《光伏發(fā)電項目驗收規(guī)范》規(guī)范。規(guī)范要求中指出光伏發(fā)電工程應按土建工程、安裝工程、綠化工程、安全防范工程、消防工程五個大類進行劃分，土建工程的驗收應包括光伏組件支架基礎，場地及地下設施和建（構）筑物等分部工程的驗收，安裝工程驗收應包括對支架安裝、光伏組件安裝、匯流箱安裝、逆變器安裝、電氣設備安裝、防雷與接地安裝、線路及電纜安裝等分部工程的驗收。

5.交底光伏項目檔案工作技巧

5.1對山地光伏項目土建工程、安裝工程單位工程下增加子單位工程。將光伏區(qū)的土建工程納入光伏區(qū)土建子單位工程;場區(qū)及地下設施和建構筑物土建工程納入升壓站（開關站）建筑子單位工程，再進行各子單位工程中分部、分項工程的劃分。光伏區(qū)分部工程劃分為方陣或地塊為依據，可獨立實現并網發(fā)電功能。

5.2由施工單位按照光伏項目執(zhí)行的規(guī)范并結合項目情況進行編制，并報監(jiān)理、建設單位批準后執(zhí)行。山坡光伏檢驗項目劃分編制建議：安裝工程中增加光伏區(qū)安裝子單位工程、升壓站（開關站）安裝子單位工程、場區(qū)線路子單位工程、送出線路子單位工程;將支架安裝、光伏組件安裝、匯流箱安裝、逆變器安裝、場區(qū)的防雷與接地安裝納入光伏區(qū)安裝子單位工程;電氣設備安裝、站內的防雷與接地安裝納入升壓站（開關站）安裝子單位工程;場內線路及電纜納入線路子單位工程，送出線路基礎及安裝納入子單位工程;再進行各子單位工程中分部、分項工程的劃分。

5.3接入網點類型的分布式光伏項目特點，依據GB/T50796-2012要求劃分單位工程外，還需依據匯流箱的混凝土屋頂預制支墩分布多個屋頂，檢驗批的劃分以匯流箱為基礎，同批接入同一個匯流箱的多個屋頂為一個驗收單元，分批次進行驗收，且在光伏支架、組架、電纜、逆變器驗收記錄中對驗收批次以部位加流水號進行標識，項目具體實施時應在示例劃分表中關注標“★”部分的驗收應分批次編制驗收記錄。

5.4各類用表、報審用表、由項目監(jiān)理公司依據執(zhí)行的光伏項目監(jiān)理規(guī)范編制，參照的標準為NB/T 32042-2018，火電建標[2013]1號《電力建設土建工程施工、試驗及驗收標準表》施工綜合類用表（電土施表1），場內35KV桿塔線路選用：GB 50173-2014，110KV及以上送出線路選用：DL/T5168-2016，直埋電纜線路選用：DL5161.5-2018第5部分電纜線路施工質量檢驗。強條記錄建議依據輸變電《工程建設標準強制性條文》中的相關記錄進行選取使用。

5.5總承包管理單位的項目應依據總承包合同約定及職責分工，在相關的文件記錄中增加簽字欄，這樣能體現其管理職責。

5.光伏項目檔案收集要點

5.1 ?重點明確8類項目建設文件收集要點

5.1.1 ?81類設計文件：設計單位為改進或完善已出具的施工藍圖提出的設計變更，經需建設簽字同意接收后實施;已出具施工圖后設計另行提出的變更;

5.1.2 ?82類管理文件工程管理文件：檔案收集時應注意：投資計劃、貸款合同、進度款支付、基建工程投資年度計劃及批復等文件的收集;安委會機構設立文件、安委會紀要、安全生產責任書、安全文件施工協議、專項預案、應急預案等文件;安全、質量過程檢查記錄（報告）、整改閉環(huán)文件;項目一級進度計劃、里程碑進度計劃，調整進度計劃等;環(huán)水保相關管理制度、過程檢查記錄、整改閉環(huán)文件等;項目檔案工作方案、文件歸檔實施細則、檔案專題會紀要、交底、培訓記錄等;合同簽署人不是法人時，未注意收集簽署人的法人授權委托書、合同責任雙方單位名稱均應更入責任者;合同協議、合同變更文件未與主合同組在一卷冊;（應按主合同在前、協議、合同變更文件等文件在后排列，并逐項錄入卷內目錄。

5.1.3 ?83類施工文件：施工記錄、試驗報告卷：單位、子單位工程或單體工程開工報告、施工（試驗）記錄、試驗（檢驗）報告。記錄、報告的排列應符合現場施工工藝流程?；炷潦┕び涗洠汉炷翝仓暾垎?、混凝土施工記錄、混凝土養(yǎng)護記錄，排列時應先按施工先后部位排放相關文件;歸檔時應對文件逐份編制目錄，便于核查利用。自拌混凝土：應注意編制混凝土開盤鑒定（施工配合比）表、混凝土攪拌記錄、混凝土生產質量水平統(tǒng)計記錄表、混凝土生產強度統(tǒng)計評定記錄?；炷猎噳K報告：應注意按單位工程對試塊強度進行評定形成混凝土試塊強度統(tǒng)計、評定記錄表“，混凝土同條件試塊應注意在試塊留置開始編制”同條件600℃·d混凝土試塊養(yǎng)護測溫記錄，并在累加溫度達到600℃時委托試驗室進行檢測試驗。回填土試驗報告：應注意回填土樣委托時檢測試驗標準的選擇;按單位工程進行組卷、一卷放不下時，可按子單位、分部、子分部進行分開組卷。按單位工程質量驗收劃分表、單位工程、子單位工程、分部工程、子分部工程、分項工程、檢驗批、隱蔽記錄、強條執(zhí)行記錄的順序排列;單位工程、子單位工程、分部工程、子分部工程、分項工程、檢驗批的順序應與質量驗收劃分表保持一致。應注意光伏組件進場檢測、安裝后抽樣檢測（視情況）、240h運行后檢測、出質保前檢測報告的收集;涉網及電網公司要求的特殊試驗及性能報告;如電能質量測試、SVG性能測試等。

5.1.4 ?84類調試試驗與并網啟動試運行文件：首次監(jiān)督檢查、光伏發(fā)電單元組、獨立蓄能工程、升壓站工程、首次及地基處理監(jiān)督檢查、光伏電池板安裝前和升壓站設備安裝前監(jiān)督檢查、光伏發(fā)電單元啟動前和升壓站受電前監(jiān)督檢查。

5.1.5 ?85類監(jiān)理文件（工程監(jiān)理、設備監(jiān)理）：質量監(jiān)督文件：（注意收集質量監(jiān)督注冊申請及備案文件、各階段質量監(jiān)督檢查申請、回函、各單位質監(jiān)匯報材料、質監(jiān)報告（轉序通知或并網通知）、閉環(huán)整改（整改單及相關整改支撐性文件）。監(jiān)理規(guī)劃大綱審批需有建設單位基管主管領導簽字;（監(jiān)理規(guī)劃應加蓋監(jiān)理單位公章）監(jiān)理單位資質、監(jiān)理人員資質（含實施期間的增加人員）需報建設單位審批;監(jiān)理單位在工程報審表意見簽署時，應注意按監(jiān)理規(guī)范要求的規(guī)范術語簽署，簽字、印章齊全?！岸沤^隨意簽署請建設單位審批”、不簽等情況。監(jiān)理文件應按管理文件、監(jiān)理日志、監(jiān)理工程師通知及回復單、記錄、月報、會議文件、總結等順序排列，卷內文件按問題、時間排列;相關文件應逐份編制目錄。設備監(jiān)理：應注意收集設備監(jiān)理規(guī)劃（大綱）、設備監(jiān)造計劃、設備監(jiān)理見證記錄、日報、月報、設備監(jiān)理總結。

5.1.6 ?87類竣工圖收集注意：竣工圖涉及的工程概況、編制單位、編制人員、編制時間、編制依據、編制方法、變更情況、竣工圖張數和套數等;每卷冊竣工圖中應附本冊圖紙的編制說明或修改清單，應詳細列出與本冊圖紙相關的設計變更、變更設計、工程聯系單等設計更改文件的編號、相關變動的內容等信息?？⒐D紙應統(tǒng)一折疊A4幅面大小，圖幅朝里，圖標欄外露。按GB/T10609.3要求竣工圖的編制深度、范圍應與施工圖保持一致;重新繪制的竣工圖應按原圖編號，設計階段代字“S”改為”Z”，加蓋”竣工圖章“，若卷冊中有新增圖紙時，編號在該卷冊原的編號后順延?？⒐D章由編制單位逐張加蓋;監(jiān)理單位依據審核的設計更改匯總表，復核竣工圖修改情況，對修改到位的竣工圖，在圖紙卷冊目錄上加蓋“竣工圖審核章”，并簽署，根據竣工圖的審核情況，編制竣工圖審核報告歸檔。

5.4 ?9類設備儀器文件收集要點

5.4.1設備開箱驗收時，現場資料管理人員應及時收集出廠文件，對收集的出廠文件進行登記、初步整理，原件歸檔、收集廠家技術說明書、檢驗試驗報告掃描或復印，電子版說明書、掃描件或復印件并分發(fā)給技術人員使用;

5.4.2歸檔的設備資料應為原件歸檔;歸檔時應注意收集與紙質技術說明書一致的電子版說明書;

5.4.3對廠家無法提供電子版的文件記錄進行掃描;設備廠家提供的出廠技術圖紙，應簽章完備，圖簽中編、審、批人員應簽字并加蓋技術專用章或設備廠家章;

5.4.4破損的文件應進行修補，非標準A4幅面規(guī)格的文件，宜進行粘貼、插卡或折疊;外文材料應保持原有的裝訂形式，將文件標題翻譯后用鉛筆在外文件材料封面進行標識;卷內目錄宜標注中文題名，并在備注中注明“外文文件”;

5.4.5設備文件整理時應先排主設備合格證、試驗檢驗報告、說明書、圖紙，再排配件的合格證、試驗檢驗報告、說明書、圖紙，配件文件的排放應先重要配件、一般配件順序排列。

6.光伏項目紙質檔案整編

6.1歸要文件排列、題名擬定

案卷題名應簡明、準確地揭示卷內科技文件材料的內容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結構、階段的名稱等。

6.2項目文件編制要求：施工技術表單填寫內容應清晰整潔、編號、簽字、蓋章手續(xù)完備。應采用耐久性強的印制、書寫材料，并符合GB/T 11822的規(guī)定;80g打印紙、機光打印機打印。圖紙折疊應符合GB/T 10609.3的規(guī)定。應按原材料種類、進場順序、使用部位等特征編制主要原材料使用跟蹤記錄。用于記錄的專業(yè)施工、驗收表格，應符合相關技術標準的要求，未填滿內容的空白格上應劃”/”或加蓋“以下空白”章。收集應完整、系統(tǒng)，其內容真實、準確，與工程實際相符。

6.3收集的所有項目文件應為原件或具有憑證作用的文件;DA/T28：因故用復制件歸檔時，應加蓋復制件提供單位的公章或檔案證明章，確保與原件一致。易裉色的文件應復印一份與原件一并保存;復印件與原件歸檔時算一份文件。已破損的文件應修裱后歸檔。項目文件的收集整理遵循“誰形成，誰歸檔”原則。應與項目建設同步收集，項目文件實行“預立卷制”，應做到“隨辦隨歸”，在文件辦理完畢或階段性工作完成后應及時收集整理、移交。

6.4分類組卷和編目要點：按照光伏項目建設特點、建設階段、專業(yè)性質及項目文件的來源進行分類;應遵循文件的形成規(guī)律、保持卷內文件的有機聯系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于保管和利用;根據歸檔文件的內容和數量組成一卷或多卷，卷內文件內容應相對獨立、完整;項目文件共用或附件，應在備考表中進行說明，詳細標注相關共用或附件的文件所在的檔號，以便于查閱、利用方便。獨立成冊、成套的文件，應保持其原貌，不宜拆散再重新組卷。由項目代號和分類號組成，項目代號與分類號之間用“—”分隔;

6.5*項目6、7、8、9大類的項目代號由建設順序號和工期號（或公共部分）組成（與*項目部溝通我們是一次性完工，所以就不存在工期號），這里的前三位數為項目建設順序號、第四位為工期號（或公共部分）。*項目代號“0”**電力股份有限公司，“0”*電力股份有限公司，第三位是“1”代表的是*分公司，第二、三位數為項目建設順序號、第四位為工期號或公共部分。某個項目檔案號由：項目代號—分類號—案卷號組成。

7.光伏項目聲像檔案整編

工程照片收集要求：應與工程建設進度同步收集。各參建單位應及時收集，在工程竣工后與紙質檔案一起向建設單位移交。

7.1照片應主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁。處理后的數碼照片不得歸檔;反映同一主題內容的若干張照片，應選擇具有代表性的照片進行收集;歸檔照片格式應為JPEG或TIFF，分辯率不應低于600dpi;具有永久保存價值的數碼照片，應輸出一套紙質照片同時歸檔，紙質照片應無污物、無破損、無劃痕、無花點、無黑邊， 裁剪應整齊。數碼照片輸出時，應采用專用像紙沖洗成紙質照片，以便于長期保存。工程照片收集范圍：應對項目建設過程中反映地形地貌、重大事件、隱蔽工程、重要部位、關鍵工序、缺陷處理、質量特色等工程照片進行收集。

7.2工程照片歸檔排列：建設單位形成的照片宜按事由、 專題及時間順序排列成冊;按單位工程及施工工序的順序排列裝冊;監(jiān)理單位形成的照片檔案宜按專題、專項及時間順序排列裝冊;編目照片應按整理、張編目，填寫文字說明，文字說明應按GB/T11821的規(guī)定，要求分段書寫，每張照片的說明均應包含題名、照片號、 光盤號、互見號、時間、攝影者、文件說明等要求;其中照片號、光盤號應由建設單位檔案統(tǒng)一提供;工程照片歸檔編目：照片應按整理、張編目，填寫文字說明， 文字說明應按GB/T11821的規(guī)定，要求分段書寫，每張照片的說明均應包含題名、照片號、 光盤號、互見號、時間、攝影者、文件說明等要求;其中照片號、小芯頁、光盤號和光盤盒由光照光伏分公司檔案室統(tǒng)一給出，光盤盒由北盤江公司收取費用;工程照片歸檔分類：按NB/T32037規(guī)范中附錄D的內容進行分類，照片檔案宜采用年度-問題分類法，可按問題或專題歸入每類檔案的一級類目;

7.3工程照片各要素編寫說明：題名：應簡明概括、準確反映照片的基本內容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全;

7.3.1照片號：固定和反映每張照片的分類和排列順序的數字代碼;

7.3.2光盤號：填寫照片電子版所在光盤的檔號;

7.3.3參見號：填寫與本張照片有密切聯系的其他載體檔案的檔號;

7.3.4時間：是指拍攝的具體時間，用8位阿拉伯數字標識;

7.3.5攝影者：一般填寫拍攝者個人，如照片內容重要時可加寫單位;

7.3.6文字說明：應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息，或僅對題名未及內容作出補充，與紙質照片一并移交。

8.光伏項目電子檔案收集與整編

電子文件分類應與紙質文件保持一致，存儲載體應進行標識、注明編號、保管期限、日期等信息。

8.1電子文件的整理：

8.1.1參建單位需制訂項目電子文件收集的具體實施措施，并收集需歸檔的電子文件;

8.1.2收集電子文件的同時需收集其形成的技術環(huán)境、相關軟件、版本、數據類型、格式、元數據、檢 測數據等相關信息;

8.1.3應按照B/T18894的規(guī)定的格式將電子文件脫機存儲到耐久性好的載體（光盤或硬盤）上;

8.1.4掃描的電子文件宜為JPEG、TIFF或PDF格式。

8.1.5編輯掛接的電子文件以文件檔案前綴加文件題名進行編寫掛接。

9.結算語

在工程開工前向參建各方對工程檔案的具體要求進行交底，有效提高各參建方對工程文件材料的收集意識，進一步確保檔案真實性、完整性、系統(tǒng)性和有效性。山地光伏項目檔案執(zhí)行的標準、規(guī)范提前告知各參建方，建立了工程與項目檔案的有效銜接，提高了各參建方收集工程項目檔案過程文件工作效率。確保項目檔案的收集與工程施工進度同部屬、同規(guī)劃、同推進、同管理。

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作者簡介：田井霞（1984）女，貴州遵義人，漢族，本科，館員，經濟師，研究方向：工程檔案管理。