企業(yè)歸檔文件整理實踐與思考

張曉娜

摘要：近些年，檔案文件整理工作飽受檔案局重視，持續(xù)改進相關(guān)細則，在一定程度上提升了企業(yè)歸檔文件整理效率。然而，在具體操作中，仍存在諸多問題急需解決。本文重點闡述企業(yè)歸檔文件整理問題，希望能進一步改進歸檔文件整理時的不足。

關(guān)鍵詞：企業(yè);歸檔文件;實踐;思考

引言：參照《歸檔文件整理規(guī)則》，企業(yè)在具體整理歸檔文件時，工作效率顯著提升。但不可否認，依舊存在一些急需解決的文件整理問題。下面，主要針對企業(yè)歸檔文件整理實踐展開了一番探討，希望能推動各大企業(yè)迅速落實歸檔文件整理工作。

一、歸檔文件合并問題

一些企業(yè)在針對文件進行合并、歸檔之際，通常將請示、批復，問函、復函等歸為一類。關(guān)于諸如此類的文件整理工作，通過上述合并方法進行合并處理，實則極其不科學如果。如果把“一類文書”擬定為“一件”，在填錄文件目錄或者是填寫檔案系統(tǒng)內(nèi)容時，無法有效錄入報告信息，在應用系統(tǒng)檢測過程中，并且還會為檢索工作帶來負擔，甚至無法檢索相關(guān)報告內(nèi)容。為此，在針對眾多檔案文件合并處理過程中，可以適當采用“兩件”處理標準與方式。與此同時，一些企業(yè)通常會把被轉(zhuǎn)發(fā)的文件和轉(zhuǎn)發(fā)的文件歸集在一起。在這種狀況下，轉(zhuǎn)發(fā)文件的過程中，由于轉(zhuǎn)發(fā)文件時僅僅顯示文件的部分標題，并不利于相關(guān)人員清晰明了的了解轉(zhuǎn)發(fā)信息。如果在錄入被轉(zhuǎn)發(fā)文件時，未曾仔細檢查被轉(zhuǎn)發(fā)的文件內(nèi)容，加上后期應用的計算機設(shè)備老化，缺少全文檢測功能，在查找被轉(zhuǎn)發(fā)文件時則會困難重重。然而，如果能把這兩種文件分類處理，將其看成是“兩件”文件，則可進一步提高整體檔案管理效率，并且保障質(zhì)量。

二、歸檔章增加頁數(shù)

企業(yè)歸檔文件管理工作比較復雜，通常都會參照《歸檔文件整理規(guī)劃》的具體要求，進一步掌握歸檔文件宗號、期限、年度。然而，并未針對“增加頁數(shù)”做出嚴格要求，導致個別企業(yè)在處理文件過程中，并未設(shè)置增加頁數(shù)的項目。然而，若在歸檔文件目錄里設(shè)置頁數(shù)，工作人員需要在每一頁文件的末尾出對應標注頁數(shù)，打印目錄，并將其錄入檔案管理軟件系統(tǒng)，而且要錄入對應頁數(shù)。在這種情況下，看似解決了不少問題，但會增加工作時間成本，在將相關(guān)內(nèi)容錄入系統(tǒng)過程中，需要工作人員反復地翻開。所以，在針對歸檔章添加頁數(shù)項目之際，便可直接把頁數(shù)錄入至歸檔章，這樣才能為后期整理歸檔文件和查找歸檔文件提供便利 [1]。

三、填寫歸檔章時應用鉛筆

一些企業(yè)針對填寫歸檔章的“用筆”做出了嚴格要求，禁止相關(guān)人員使用鉛筆以及圓珠筆等可擦類“筆”，盡量使用耐久性超強或者是碳素墨水的“筆”，希望能長期的保護文件中的數(shù)據(jù)和內(nèi)容。然而，在具體處理文件過程中，尤其是在填寫歸檔章時，其實需針對筆的應用做出細致規(guī)定。在工作人員完成填寫任務時，難以避免地會出現(xiàn)一些小錯誤。比如，填錯內(nèi)容、分錯類別以及弄錯件號。在這種情況下，如若工作人員使用了耐久性頗強的筆，出現(xiàn)錯誤后，則難以有效更改。眾所周知，歸檔章的添制，要在歸檔管理工作進行時完成，并不屬于檔案構(gòu)成內(nèi)容。成功填寫歸檔章，可提高查找效率，標記檔案信息，僅僅針對有關(guān)文件歸檔后的內(nèi)容展開檔案管理，屬于后期加工。因此，在填寫歸檔章過程中，只要使用清晰字跡及正確書寫方法進行填寫即可，在編碼時允許出現(xiàn)錯誤，但應盡早發(fā)現(xiàn)錯誤，并迅速修改錯誤。在日后企業(yè)處理歸檔文件，尤其是填寫歸檔章時，應優(yōu)先選擇鉛筆。

四、二套檔案不適宜裝訂成冊

目前，大多企業(yè)在處理歸檔文件時，通常應用兩套制度。第一套主要是參照文件級別整理文件，第二套就是需要在充分參考文字發(fā)號基礎(chǔ)上，完成文件整理工作，并適當?shù)靥砑幽夸浺约胺馄ぃ丫碜兂闪思?。在整理工作持續(xù)進行時，不管是查找，亦或者是歸檔儲存過程中，“件”都要比“卷”更有優(yōu)勢，更符合當代企業(yè)對文件的管理要求、標準。在推動“卷”式文件管理時，一些企業(yè)常常會出現(xiàn)一些問題[2]。所以，就需要檔案局能結(jié)合時代發(fā)展趨勢，完善歸檔文件整理規(guī)范及細則，統(tǒng)一將文書檔案“立卷”變?yōu)椤傲⒓?。企業(yè)具體歸檔文件整理人員在工作過程中，關(guān)于第二套檔案處理方法的應用頻率，要超出第一套檔案應用頻率，這主要是因為使用人員在查看歸檔文件之際，可以直接提供具體文號、標題及年度信息，通過這些信息便可以迅速的在二套文件中落實查找工作。此外，由于二套文件不能提供上述信息，在相關(guān)人員搜索對應文號內(nèi)容時，要注重保護文件。在這一基礎(chǔ)上展現(xiàn)文件應用價值，為日常工作帶來幫助。除此之外，部分企業(yè)在應用檔案文件時，常常是結(jié)合單份檔案文件形式加以應用，并不需要查找所有文件。但是，若能將二套文件裝訂成冊，并不利于將“卷”變?yōu)椤凹敝贫鹊穆鋵嵉降?，也無法保障檔案文件的復印及使用效率。所以，在日后管理歸檔文件時，就需要企業(yè)將二套檔案文件及一套檔案文件通常應用“件”的形式進行管理[3]。

五、文件排列及裝盒問題

在企業(yè)整理歸檔文件過程中，將所有歸檔文件進行排列，在分類方案中，從最低一級項目入手，結(jié)合特定事情緣由與事件，重新排列文件順序，要將上級文件排在最前面，下級文件跟在上級文件后面。在裝盒處理各種文件時，要分別處理上級文件及下級文件。結(jié)合企業(yè)對文件的排列要求，有效落實具體操作活動。在這一過程中，如果是參照檔案文件事情原因、結(jié)果，結(jié)合具體實踐，再依據(jù)文件重要性做出適當?shù)呐帕?，則需要充分考慮檔案文件排列特點，分析是使用“問題—結(jié)果”方式排列，亦或者參照類別進行排列，這一過程中通常都要重點考慮上下級問題。在下級單位處理上級單位的部分請示文件、批復文件過程中，就要求下級單位充分結(jié)合請示報告，發(fā)揮本級單位作用，得到上級單位的批復。在這種形勢之下，難以有效凸顯上級以文件排列在本級文件前的處理效果。同時，若結(jié)合檔案文件來源展開排列處理，則會忽略檔案與檔案間事情緣由的關(guān)聯(lián)性。所以，為了切實便于使用者查找答案，企業(yè)就需要結(jié)合問題，將各種歸檔文件排列裝盒。

結(jié)束語：

綜上所述，企業(yè)在處理歸檔文件時，要遵守具體規(guī)則，全方位提升企業(yè)歸檔文件管理水平。針對企業(yè)歸檔文件進行高效整理與保護，以便切實發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展時的作用，為企業(yè)長足發(fā)展做出一份貢獻。

參考文獻：

[1]孫英華，陳華振.歸檔文件整理也需“流程再造”[J].山東檔案，2021（03）：44-45.

[2]潘景璐，原月，熊瑤.航天企業(yè)設(shè)備光盤文件歸檔的實踐與思考[J].辦公室業(yè)務，2019（04）：37-38.

[3]周麗莉.企業(yè)歸檔文件整理實踐與思考探討[J].中國管理信息化，2017，20（15）：147-148.