企業(yè)檔案管理制度存在的問題及對策

袁海靜 湯麗麗

摘要：隨著時代的飛速進步和快速發(fā)展，企業(yè)為了更好的發(fā)展，不斷創(chuàng)新優(yōu)化了自身的管理制度。在這個過程中，許多的企業(yè)對本企業(yè)的檔案管理制度方面管理不是很嚴謹，于是這就導致了后續(xù)的工作無法展開和進行。本文剖析其存在問題并給出科學合理的建議和解決措施。

關鍵詞：企業(yè)檔案;企業(yè)檔案管理;檔案管理制度;問題與對策

近年來，企業(yè)為了自身發(fā)展，不斷完善管理制度。在這個過程中，大部分企業(yè)對自身的檔案管理制度卻有所忽視，這就是企業(yè)后續(xù)管理工作無法順利展開的部分原因。企業(yè)檔案管理層面上也有一些不足，這些不足主要體現(xiàn)在檔案管理內容沒有針對性，檔案管理保密制度有待細化，企業(yè)的檔案管理歸檔制度有待完善，電子檔案管理系統(tǒng)相關制度方面也缺乏相應的經(jīng)驗。以上這些不足就阻礙了企業(yè)管理層面的發(fā)展，當然也就間接的影響了企業(yè)的業(yè)績。

1企業(yè)檔案管理制度存在問題

1.1缺乏綜合性的檔案管理制度

企業(yè)缺乏綜合性的檔案管理制度，人事檔案和文書歸屬于不同的部門進行保管，這樣的檔案管理是分裂的。沒有完整性就沒有辦法形成統(tǒng)一的信息檔案。企業(yè)的檔案管理沒有規(guī)定明確統(tǒng)一的管理制度，個人覺得企業(yè)檔案管理的隨意性是非常大的，不容易查找和追回。管理方面缺乏綜合性的管理制度，現(xiàn)有制度對檔案的使用問題沒有針對性的管理，導致檔案資料流失、破壞等問題普遍存在。同樣，面對緊急突發(fā)情況，也沒有應對措施。

1.2檔案管理保密制度有待細化

現(xiàn)階段，我國大多數(shù)公司仍缺乏檔案管理保密方面相關制度，這對公司的發(fā)展，社會和經(jīng)濟都有非常負面的影響。企業(yè)領導們沒有認識到信息時代檔案的實用價值，認為檔案管理工作僅限于收集過時的文獻資料，用處不大，所以不重視檔案管理的保密工作。另一方面，檔案保密制度工作相對薄弱，而且也沒有專門負責檔案管理保密制度的工作人員。

1.3檔案管理歸檔制度有待完善

業(yè)務部門缺乏文件意識。檔案服務收到的大多數(shù)文件來自各個運營部門的日常管理活動，這些活動對部門的管理具有一定的參考和參考價值，并構成了員工的“數(shù)據(jù)庫”。從部門。這些文件存儲在我們的部門中，以供搜索和利用。因此，許多業(yè)務部門不愿意將其文檔存檔并轉移到備有存檔的文件室。其次，在公司文件中，在使用文件的過程中，將它們刪除繁瑣的過程（針對各個級別），盡管它們是使用過程中在業(yè)務部門中使用的文件，但也將從過程中刪除它們，因此，對于目前，不愿將文件和文件傳輸扇區(qū)歸檔。

1.4缺少電子檔案系統(tǒng)相關制度

企業(yè)雖然有自己的電子檔案系統(tǒng)，但是在電子檔案管理系統(tǒng)方面缺乏相應的管理制度，平時的檔案都是在檔案室以原件的形式保存的，而且沒有明文規(guī)定的制度條例。由于企業(yè)沒有電子檔案系統(tǒng)相關制度，所以電子檔案利用效率不高，還是手工為主的檔案管理，只有手工檔案不便于管理和查詢，紙張材料容易發(fā)生儲存丟失遺落問題。

2企業(yè)檔案管理制度存在問題的解決對策

2.1規(guī)范綜合的檔案管理制度

在管理層面上，企業(yè)需要提高員工對檔案進行管理的意識，完善企業(yè)的檔案保管制度。檔案范圍內的所有文檔數(shù)據(jù)均由企業(yè)檔案管理部門集中管理，并且其他部門未經(jīng)授權都無法保存。將保留企業(yè)在國內外簽署所有的經(jīng)濟合同的原件分為三份，一份保存在一般管理部門中，另一份保管在財務部門和合同執(zhí)行部門中。如果有特殊情況發(fā)生，在特殊條件下只有一份時，原件將由檔案管理部門保留。一步步細致規(guī)定檔案的管理程序，以便對企業(yè)的檔案實行數(shù)字化管理，這樣就會為企業(yè)的檔案管理制度注入新的理念和靈魂，并建立新的、規(guī)范的企業(yè)檔案管理制度。

2.2細化檔案管理保密制度

企業(yè)需要明確規(guī)定檔案管理保密制度中保密工作的范圍，創(chuàng)建公司檔案機密性的層次結構可以有效地節(jié)省公司的管理資源。保密檔案分類要求機密性級別必須根據(jù)國家有關法律法規(guī)以及實際公司和個人情況進行嚴格調整，并且保密檔案文件應分為三個級別，分別是最高機密，機密和秘密。系統(tǒng)需要闡明每個分類文件中必須包含的要求，例如內容，文件的保留方式以及公司接下來如何進行管理，以便可以更有效地開發(fā)文件機密性。明確定義保密任務的范圍，要求檔案管理員根據(jù)任務的不同分發(fā)模式進行定義和分配，并為每個檔案管理員分配文件分類，維護，分類和檢查任務。

2.3完善檔案管理歸檔制度

開發(fā)一套科學嚴謹?shù)膫浒赶到y(tǒng)并支持業(yè)務部門。公司不同業(yè)務部門的兼職歸檔員生成的文檔的范圍和提交時間不夠清晰，這也是導致歸檔文檔質量參差不齊以及表示缺乏主動性的一個因素在不同的業(yè)務部門中是相同的。檔案管理部門必須基于整個公司中檔案資源的生成和分配，開發(fā)特定的歸檔系統(tǒng)，以便定義有關歸檔副本數(shù)，歸檔時間表和質量要求的要求，以便不同的業(yè)務部門可以提交文件時，請遵循準則。部門文件除了具有較高的歸檔系統(tǒng)外，對于業(yè)務部門在必要的文件中對操作和技術支持進行指導，對要執(zhí)行的操作和要執(zhí)行的部門文件進行歸檔，也可以簡化業(yè)務部門歸檔的文件工作壓力，以及時，有效和高質量的方式呈現(xiàn)要完成的工作。

2.4制定電子檔案管理系統(tǒng)相關制度

創(chuàng)建一個電子歸檔系統(tǒng)可以降低公司的管理難度，并有助于規(guī)范檔案資源的使用。電子檔案系統(tǒng)相比人工模式管理更易于查詢，只需輸入代碼關鍵字和其他信息即可立即查詢想要查詢的內容，從而節(jié)省了許多不必要的浪費的時間，工作的效率也會有很大提升，但是若沒有對電子檔案管理系統(tǒng)制定相關制度并加以利用，那就是對資源的一種浪費了。由于計算機具有很大的存儲容量，可以有效地解決手寫文件，而無需擔心存儲遺漏和其他問題。此外，電子檔案管理系統(tǒng)易于查詢，因為只需輸入幾個代碼或者關鍵字和其他信息就可以立即查詢出想要查詢的內容，從而有效節(jié)省了時間和精力。

3結論

綜上所述，注重企業(yè)的檔案管理制度的制定與完善在所有企業(yè)的發(fā)展中擁有不可磨滅的作用，企業(yè)在檔案管理制度方面還有待改善與發(fā)展，企業(yè)在以后的生產活動與經(jīng)營中一定能夠克服困難，改善不足之處，并且發(fā)揮其優(yōu)勢，改善企業(yè)的檔案管理制度，為企業(yè)今后的發(fā)展打下基礎。

參考文獻：

[1]趙金玉.電力企業(yè)檔案管理保密制度建設問題及對策研究[J].辦公室業(yè)務，2019，000（002）：92-92.

[2]鄧園園.構建電力企業(yè)檔案管理保密制度的問題分析[J].卷宗，2019，009（002）：101.

作者簡介：袁海靜（1988-6-）女，民族：漢，籍貫：天津武清，當前職務：職員，當前職稱：館員，學歷：本科，研究方向：檔案管理。