精細(xì)化管理為機關(guān)工作賦能

李淑君 張賀

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會的飛速發(fā)展，各大企事業(yè)單位的工作模式和工作方式也在不斷發(fā)生著變化，尤其是機關(guān)工作，逐步推行精細(xì)化管理，通過組織調(diào)整、任務(wù)細(xì)化、流程優(yōu)化、評價量化、信息化辦公等方式進(jìn)一步規(guī)范管理，提升工作效率。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，完善制度建設(shè)，以人為本，持續(xù)增強機關(guān)管理人員素質(zhì)，構(gòu)建機關(guān)精細(xì)化管理氛圍，為企事業(yè)單位機關(guān)管理工作賦能，助力可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機關(guān);精細(xì)化;管理;賦能

引言：企事業(yè)單位機關(guān)部門眾多、涉及面相對較廣，管理難度大，在新的發(fā)展環(huán)境下，很多機關(guān)管理工作明顯地表現(xiàn)出滯后性，在企事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展過程中發(fā)揮的作用捉襟見肘。這時，就需要結(jié)合當(dāng)前階段全新的環(huán)境，結(jié)合具體工作需要，提高思想認(rèn)識水平，明確精細(xì)化管理工作思路，落實具體管控措施，推動機關(guān)管理從粗狂時代進(jìn)入精細(xì)化管理時代。

1 精細(xì)化管理的內(nèi)涵及意義

1.1 精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)管理的源頭可追溯到 20 世紀(jì)中旬，是興起于西方發(fā)達(dá)國家的一種新型管理方法，是基于日常企業(yè)管理，引導(dǎo)企業(yè)管理向更科學(xué)合理、更高質(zhì)高效的層次發(fā)展的管理概念。精細(xì)化管理能夠在很大程度上減少企業(yè)管理占用的資源，大幅降低管理成本，引導(dǎo)企業(yè)管理以規(guī)范化為根基向個性化發(fā)展。在現(xiàn)代管理學(xué)中，將管理的科學(xué)化分為三個層次[1]，第一層次為規(guī)范化，第二層次為精細(xì)化，第三層次為個性化，作為管理科學(xué)第二層次的核心內(nèi)容，其價值可被概括為“由常規(guī)管理出發(fā)，確保管理體系得到深化和提升”。精細(xì)化管理的“精”，主要強調(diào)的是追求完美、精益求精的態(tài)度，而“細(xì)”的內(nèi)涵，更傾向于注重細(xì)節(jié)，使所開展工作更具品質(zhì)，精細(xì)化管理的本質(zhì)是規(guī)范、細(xì)化并落實目標(biāo)的過程。精細(xì)化管理被提出的初衷，不僅僅是為了降低管理成本，還包括提高管理質(zhì)效。從管理人員的視角來看，要想做到管理精細(xì)化，一方面要做到全員參與，另一方面還要做到覆蓋各項工作，只有這樣才能促使管理層級更加清晰、管理系統(tǒng)走向完善。對肩負(fù)綜合管理職責(zé)的企事業(yè)單位機關(guān)部門而言，無論是發(fā)展目標(biāo)產(chǎn)生變化，還是經(jīng)營規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，均要求其將精細(xì)化管理工作的落實提上日程。

1.2 精細(xì)化管理的意義

精細(xì)化管理是對企事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)和實施方式的細(xì)化和分解落實，通過將戰(zhàn)略規(guī)劃分解形成具體到每個工作環(huán)節(jié)、每個部門甚至每個人的方案，在日常經(jīng)營活動中的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管落實，推動方案落實落地，進(jìn)而實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。首先，通過精細(xì)化管理能夠利用盡可能少的資源發(fā)揮最大的管理作用，在有限的成本范圍內(nèi)，進(jìn)一步壓縮成本支出，緩解企業(yè)的壓力，追求管理效益最大化，保證企業(yè)能夠穩(wěn)定發(fā)展，增加經(jīng)濟(jì)效益;其次，精細(xì)化管理還可以有效提升企業(yè)細(xì)微問題處理的及時性，有效提升管理業(yè)務(wù)水平;再之，精細(xì)化管理可以更好的管理企業(yè)人員，通過管理制度可以有效提升職工對自身的要求，使其更好的發(fā)揮自身專業(yè)知識技能，為企業(yè)發(fā)展提供不竭動力。

2 精細(xì)化管理的必要性

精細(xì)化管理已經(jīng)在很多企事業(yè)單位中予以應(yīng)用，隨著社會的發(fā)展和企業(yè)的成長不斷優(yōu)化、不斷完善，在不同領(lǐng)域表現(xiàn)出顯著的應(yīng)用效果。

2.1 優(yōu)化機關(guān)職能的需要

當(dāng)前時代背景下，行業(yè)競爭異常激烈，社會對企事業(yè)單位的生產(chǎn)及服務(wù)需求不斷升級，需要進(jìn)一步深化內(nèi)涵發(fā)展。機關(guān)作為企事業(yè)單位統(tǒng)籌管理的重要部門，需要積極轉(zhuǎn)變職能，不斷優(yōu)化職能，發(fā)揮好指導(dǎo)、管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)、信息等職能，這些都離不開機關(guān)精細(xì)化管理。只有推進(jìn)精細(xì)化管理，才能更好地為機關(guān)工作賦能。

2.2 推進(jìn)規(guī)范化管理的需要

企事業(yè)單位機關(guān)涉及到的事務(wù)多、工作內(nèi)容復(fù)雜、管理難度較大，無論是事項的處理，還是人員管理、資源處置等，與基層部門相比都更加艱巨。這就對機關(guān)管理工作提出更高要求，需要進(jìn)一步提高精細(xì)化管理水平，推進(jìn)規(guī)范化管理，從而確保機關(guān)工作的高效性，合理配置資源，實現(xiàn)資源的最大價值[2]。

2.3 提高工作時效性的需要

企事業(yè)單位機關(guān)在日常工作中發(fā)揮著溝通協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)等作用，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，勢必影響到其他環(huán)節(jié)的工作進(jìn)展。這就對機關(guān)管理工作提出更高要求，需要機關(guān)能夠推進(jìn)精細(xì)化管理，對各項工作進(jìn)行細(xì)化分解，明確職能，從而在工作過程中能夠根據(jù)具體情況作出快速的反應(yīng)，提高機關(guān)工作時效性，避免機關(guān)工作滯后帶來的問題。

2.4 推動信息化辦公的需要

信息化是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)在經(jīng)營和管理中形成了大量的信息數(shù)據(jù)，機關(guān)作為管理的主要部門，這就需要機關(guān)管理從粗獷式管理向精細(xì)化管理推進(jìn)，建立集成統(tǒng)一的信息化管理系統(tǒng)，從而為經(jīng)營活動提供便利條件，加強機關(guān)管理過程中信息采集、分析與處理能力，提高管理效率。

3 精細(xì)化管理在應(yīng)用中存在的問題

3.1 思想理念落后

在當(dāng)前發(fā)展階段，我國多數(shù)企事業(yè)單位正在進(jìn)行管理模式的轉(zhuǎn)型，逐漸從傳統(tǒng)的管理模式向精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變，但部分領(lǐng)導(dǎo)人員的思想還停留在傳統(tǒng)的管理模式[3]。在精細(xì)化管理模式實踐中，思想理念陳舊保守仍是我國企業(yè)當(dāng)前精細(xì)化管理變格面臨的艱巨挑戰(zhàn)，管理人員的思想理念和管理模式缺乏一致性，在一定程度上阻礙了精細(xì)化管理的實施，導(dǎo)致企業(yè)的管理模式轉(zhuǎn)變進(jìn)程緩慢、效率低下、效果欠佳，在一定程度上減緩了發(fā)展速度。

3.2 沒有精準(zhǔn)明確的管理目標(biāo)

一般情況下，企事業(yè)單位管理工作中均涉及多個方面和多種環(huán)節(jié)，很大一部分工作通常難以通過量化指標(biāo)來進(jìn)行明確，機關(guān)部門沒有確立系統(tǒng)完善的管控目標(biāo)，部分有目標(biāo)的工作匹配性和可執(zhí)行性也不強，導(dǎo)致多項管理工作經(jīng)常是主管參考定論，難以取得十分理想的效果。與此同時，還缺乏對于員工執(zhí)行的量化指標(biāo)及考核標(biāo)準(zhǔn)，完善的管理制度體系建設(shè)有待規(guī)范提升，權(quán)責(zé)不夠統(tǒng)一情況較為普遍，很多管理目標(biāo)與實際的崗位要求匹配性較差，缺乏與之相對應(yīng)的獎懲機制，導(dǎo)致在機關(guān)管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)很多漏洞，這對于企業(yè)總體發(fā)展會造成很大的限制，使其競爭力和影響力受到較大影響。

3.3 職工素質(zhì)有待提高

企事業(yè)單位管理模式轉(zhuǎn)變過程中，職工的素質(zhì)直接影響其接受新鮮事物的態(tài)度及能力，具有較高素質(zhì)的職工對新的管理模式具有較強的接受能力，對科學(xué)的管理方式也具有較強的認(rèn)知，能夠主動接受管理模式的變化。職工素質(zhì)偏低時，其接受新事物方面的能力較差，對新的管理模式的合理性及科學(xué)性認(rèn)識不足，對管理模式的轉(zhuǎn)變具有抵觸心理，導(dǎo)致管理模式向精細(xì)化轉(zhuǎn)變過程相對困難，對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生阻滯作用。因此，有良好的職工基礎(chǔ)，企業(yè)由傳統(tǒng)管理模式向精細(xì)化管理的轉(zhuǎn)變會更為順暢。

4 精細(xì)化管理的應(yīng)用要點與方法

精細(xì)化管理是開放管理和協(xié)同管理并行，從企業(yè)立場來看，基于精細(xì)化管理觀念對機關(guān)工作加以管理要想取得理想效果，需要從以下幾個方面入手：

4.1 更新工作理念

機關(guān)作為企事業(yè)單位管理的重要部門，給運營所帶來影響往往十分直觀，機關(guān)的工作內(nèi)容相對繁瑣，不僅需要對領(lǐng)導(dǎo)要求和命令進(jìn)行傳達(dá)和落實，還對日常監(jiān)督、統(tǒng)計分析等工作負(fù)責(zé)。要想使機關(guān)職能得到應(yīng)有發(fā)揮，關(guān)鍵是引入精細(xì)化管理理念，在梳理改善傳統(tǒng)管理問題的基礎(chǔ)上，降低管理工作成本投入，提高管理效率，提升管理效能。機關(guān)管理將以全盤把控及宏觀指引作為落腳點，在嚴(yán)格遵守基本原則的前提下，將部門黏合度提升到全新高度。在管理提升的同時，管理人員也要及時更新自身理念，由經(jīng)驗管理向科學(xué)管理、精準(zhǔn)管理和智能管理轉(zhuǎn)變。工作理念的更新主要有以下幾個方面[4]：

4.1.1 工作任務(wù)細(xì)化

企業(yè)精細(xì)化管理需要設(shè)立工作任務(wù)細(xì)化的理念，根據(jù)工作目標(biāo)和工作流程等要素，對各項工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)化，做到工作任務(wù)細(xì)、操作指導(dǎo)細(xì)、評價標(biāo)準(zhǔn)細(xì)等，從而明確責(zé)任，并促進(jìn)各個部門之間的高度銜接，做到統(tǒng)籌部署、全面安排。

4.1.2 工作流程具化

企業(yè)精細(xì)化管理工作落實的一個重點是工作流程的具體化，按照工作需要，根據(jù)具體工作流程之間的邏輯關(guān)系，通過分析不斷改進(jìn)工作流程，從而做到流程描述科學(xué)合理，實現(xiàn)流程優(yōu)化再造，避免機關(guān)管理工作中走彎路。

4.1.3 工作評價量化

企業(yè)精細(xì)化管理工作的提升離不開科學(xué)的評價，這就需要機關(guān)管理能夠改變傳統(tǒng)的評價方法，積極推動工作評價量化，對工作任務(wù)目標(biāo)、工作具體要求、工作完成度等制定明確的評價指標(biāo)，形成具體的標(biāo)準(zhǔn)和參考數(shù)值，發(fā)揮評價在促進(jìn)企業(yè)管理中的積極作用。

4.2 確定管理目標(biāo)

企事業(yè)單位制定的各項規(guī)章制度是確保企業(yè)規(guī)范經(jīng)營的基本條件，也是實現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)的必備條件之一，要想使規(guī)章制度發(fā)揮出其應(yīng)有作用，前提便是確保有效執(zhí)行。企業(yè)結(jié)合發(fā)展實際對現(xiàn)行規(guī)章制度進(jìn)行修訂與完善，將規(guī)章制度條款作為發(fā)揮指導(dǎo)作用的方向目標(biāo)，確保職工行為得到有效約束。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確懲處措施與條款，通?？墒箼C關(guān)管理等工作取得更為理想的實效。但同時也要明確一點，制度并不是一成不變的，相關(guān)人員應(yīng)從以人為本的視角出發(fā)，根據(jù)具體工作實施情況，通過實時溝通或定期反饋機制，最大程度避免因溝通不暢為工作執(zhí)行結(jié)果帶來負(fù)面影響。如果發(fā)現(xiàn)制度與執(zhí)行存在不一致性，相關(guān)人員也要考慮是否制度制定不合理或與實際工作不匹配，合理進(jìn)行制度調(diào)整或修訂。在監(jiān)督方面，通過跟蹤執(zhí)行的方式，保證執(zhí)行效果可以得到實時反饋，同時還要向被監(jiān)督職工傳達(dá)跟蹤管理并非懷疑其工作態(tài)度的觀念，確保潛在問題能夠被及時發(fā)現(xiàn)并處理從根本上阻斷認(rèn)知偏差的形成。

4.3 優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)

如何確保企事業(yè)單位機關(guān)部門根據(jù)信息變化迅速做出反應(yīng)并調(diào)整決策，已成為各單位面臨的主要問題。解決該問題的關(guān)鍵便是組織結(jié)構(gòu)更新，使其運轉(zhuǎn)更加靈活快速。從歷史經(jīng)驗可以看出，對組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的前提是摒棄原有注重管理層級權(quán)利控制的結(jié)構(gòu)，推進(jìn)扁平化、精簡化組織結(jié)構(gòu)構(gòu)建。扁平化組織結(jié)構(gòu)將“以人為本”提升到了全新高度，管理層級減少的直觀體現(xiàn)便是信息傳遞效率的提升。同時，精簡化使相關(guān)部門靈活性更為突出，帶來管理幅度的擴(kuò)大，此時信息的價值通?？梢缘玫礁鼮橹庇^地展現(xiàn)。可以看出，組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化通常賦予組織成員更多權(quán)利與空間，由執(zhí)行者自主決定具體工作開展方式，其積極性自然能夠得到激發(fā)。但要注意的是，從辯證的眼光看，扁平化組織結(jié)構(gòu)控制難度往往會隨著管理跨度的增大而增大，引入精細(xì)化管理顯得更為重要。

4.4 提高管理人員素質(zhì)

隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，機關(guān)管理工作環(huán)境發(fā)生了重要轉(zhuǎn)變，機關(guān)職能也顯得更為重要，這就對機關(guān)管理人員素質(zhì)提出了更高的要求，需要機關(guān)管理人員積極轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，能夠站在全局考慮，確立大局意識。同時增強服務(wù)意識，強化責(zé)任意識，從傳統(tǒng)命令引導(dǎo)或行政推動向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到精細(xì)化管理的重要意義。在精細(xì)化管理工作模式下，機關(guān)管理人員還要不斷優(yōu)化自身素質(zhì)，不斷提高自身理論素養(yǎng)，學(xué)習(xí)科學(xué)的、先進(jìn)的管理方法并運用到實際工作中。同時還要能夠根據(jù)精細(xì)化管理的需要，深化機關(guān)管理實踐，突破傳統(tǒng)工作思想的約束，運用先進(jìn)的管理理念、管理方法，提高機關(guān)管理工作的實效性，滿足新時期企業(yè)管理工作需要，提高職工滿意度。

4.5 重視管理過程[5]

企事業(yè)單位精細(xì)化管理所追求的目標(biāo)，并非傳統(tǒng)觀念所認(rèn)識的工作結(jié)果表象，而是經(jīng)由全過程把控的方式，將工作質(zhì)效提升到全新高度，這也表明精細(xì)化管理并非結(jié)果導(dǎo)向，其質(zhì)量與管理過程存在極為密切的聯(lián)系。實踐經(jīng)驗表明，清晰明了、科學(xué)合理的管理過程，對企業(yè)精細(xì)化管理而言，始終是很重要的基礎(chǔ)。眾所周知，企業(yè)管理所涵蓋的內(nèi)容很多，要想做到管理流程優(yōu)化，其關(guān)鍵是以科學(xué)管理為指引，在確保明確所有工作崗位工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，真正做到權(quán)責(zé)對等。只有這樣才能使企業(yè)管理體系更加完善，所開展的流程設(shè)計等工作也自然能夠做到流程清晰、目標(biāo)明確，在做到信息實時共享的基礎(chǔ)上，推動管理工作朝著信息化、規(guī)范化方向前進(jìn)，實現(xiàn)精簡管理流程，確保責(zé)任落實到人，權(quán)責(zé)相對。

4.6 完善考核標(biāo)準(zhǔn)

精細(xì)化管理流程建設(shè)離不開人力資源管理，企業(yè)應(yīng)考慮考核標(biāo)準(zhǔn)與工作匹配及落實的工作，通過設(shè)立科學(xué)合理的獎懲制度，確保機關(guān)管理工作能夠取得本質(zhì)提升。具體一點就是對照管理內(nèi)容對考核標(biāo)準(zhǔn)加以提煉，結(jié)合不同崗位職責(zé)，進(jìn)一步細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)管理中還涉及到大量非程序性工作，這類工作便于量化，重點應(yīng)該放在量化指標(biāo)的設(shè)計上，確保這類工作可以得到科學(xué)考核。對于非程序性工作，一般強調(diào)主觀因素，要以定性評價為主基調(diào)進(jìn)行指標(biāo)設(shè)計，將形成不必要問題的概率降至最低。與此同時，機關(guān)管理人員還應(yīng)考慮多方因素，制定切實可行的考核方法。經(jīng)驗表明，在科學(xué)合理的考核手段輔助下，多角度、全方位評價各部門人員的工作完成情況，可使管理質(zhì)效有效提升，也成為精細(xì)化管理成功實施的基礎(chǔ)。

4.7 信息技術(shù)加持

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，絕大多數(shù)企事業(yè)單位已加入自動化辦公的陣營，隨著自動化辦公系統(tǒng)的投用，不僅企業(yè)生產(chǎn)、辦公成本有所降低，信息進(jìn)行采集、處理與分析的速度也得到明顯提升。但同時也要注意到，不同企業(yè)信息化投入方面有差異，信息技術(shù)引進(jìn)也有不同，在生產(chǎn)流程、系統(tǒng)辦公、人力資源管理、財務(wù)管理等方面，信息化水平參差不齊。不同企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)信息化系統(tǒng)可能各有側(cè)重，但在自動辦公系統(tǒng)方面大同小異，自動辦公系統(tǒng)需要具備的基礎(chǔ)功能，主要有文件上傳下達(dá)、合同管理、會議管理等，在當(dāng)前發(fā)展階段電子簽章功能也逐漸普及，功能的豐富和與企業(yè)實際匹配程度也決定其質(zhì)效提高的程度。企業(yè)要充分結(jié)合自身結(jié)構(gòu)特點，通過信息化的方式，確保原有資源可得到科學(xué)配置和利用，獲得高效集成與優(yōu)化，這樣無論是管理與協(xié)調(diào)均會呈現(xiàn)出更為高效的狀態(tài)，機關(guān)工作的開展也一定會更為順暢，企業(yè)自然能夠獲得符合預(yù)期的良好效益。

4.8 與企業(yè)文化的有機融合

企業(yè)文化是一種柔性管理方式，良好企業(yè)文化的建設(shè)對于職工凝聚力和穩(wěn)定性的提升有著重要意義。企業(yè)文化不僅包含物質(zhì)文化與精神文化，還包含制度文化和行為文化，企業(yè)文化建設(shè)與精細(xì)化管理之間存在著很大的關(guān)聯(lián)性，在企業(yè)文化的影響下，能夠為精細(xì)化管理落實提供助力，促使精細(xì)化管理理念與企業(yè)文化的有機融合。在企業(yè)內(nèi)部加大對精細(xì)化管理效果的宣傳力度，讓職工對精細(xì)化管理有更加深刻的了解，將精細(xì)化管理理念融入企業(yè)文化之中，可以讓職工形成習(xí)慣，在潛移默化中提高對精細(xì)化管理工作的認(rèn)可度，促進(jìn)精細(xì)化管理水平進(jìn)一步提升。

5 結(jié)束語

通過上文的分析能夠看出，對企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營活動及管理中的各項工作進(jìn)行精細(xì)化管理，被視為將機關(guān)管理水平提升到全新高度的必經(jīng)之路。強調(diào)以人為本的精細(xì)化管理，現(xiàn)已成為指導(dǎo)企業(yè)開展管理及相關(guān)工作的核心原則，引入精細(xì)化管理模式，可使管理所面臨的諸多問題迎刃而解，在提高工作質(zhì)量、工作效率的前提下，推動企業(yè)向著理想目標(biāo)前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 李春燕.精細(xì)化管理在企業(yè)管理工作中的應(yīng)用[J].智能城市，2021.7（23）.

[2] 王坤.精細(xì)化管理在企業(yè)管理工作中的應(yīng)用.[J].商業(yè)文化，2021（18）.

[3] 施敏，樊鴻浩.企業(yè)精細(xì)化管理的發(fā)展方向與策略思考[J].商場現(xiàn)代化.2021，（19）.

[4] 李佳欣.J銀行精細(xì)化管理策略研究[D].黑龍江：黑龍江大學(xué)，2019.

[5] 王希曦.精細(xì)化管理+團(tuán)隊作戰(zhàn)?！叭摺盵N].中國航天報，2021-12-01（3）.

作者簡介：李淑君（1974-），女，遼寧鐵嶺人，漢族，大學(xué)本科，工程師，從事行政管理研究。