大數(shù)據(jù)時(shí)代中職學(xué)校檔案管理工作研究

吳盛佩

摘要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，中職學(xué)校要改變檔案管理的理念與模式，利用大數(shù)據(jù)來(lái)優(yōu)化管理流程，提升管理工作的效率。但是中職學(xué)生應(yīng)用大數(shù)據(jù)開(kāi)展檔案管理工作，還存在著些許的不足。對(duì)此，本文將對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代中職學(xué)校檔案管理工作展開(kāi)研究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);中職學(xué)校;檔案管理

現(xiàn)階段，檔案管理是衡量中職學(xué)校管理水平以及辦學(xué)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，也是中職院校開(kāi)展教育改革的重要部分，創(chuàng)新檔案管理模式對(duì)中職學(xué)校的發(fā)展有著較為重要的價(jià)值，此外，隨著信息化技術(shù)不斷地發(fā)展，中職學(xué)校就要積極地將大數(shù)據(jù)引入檔案管理中，以此來(lái)提升檔案管理的整體質(zhì)量。

一、構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)

構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)是創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理模式的基礎(chǔ)，只有打好基石，才能為后續(xù)的工作做好準(zhǔn)備。隨著中職學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)信息也呈現(xiàn)日益遞增的趨勢(shì)。目前中職學(xué)校的檔案管理模式相對(duì)滯后，無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求。所以中職院校就能改變傳統(tǒng)的管理模式，建立檔案數(shù)據(jù)信息化平臺(tái)。雖然有一定的難度，但是還是有實(shí)現(xiàn)的可能性和必要性的。例如，我國(guó)一些發(fā)展地區(qū)北京、上海等城市已經(jīng)構(gòu)建了檔案信息平臺(tái)、電子文件檔案管理系統(tǒng)等，這些都是由大數(shù)據(jù)平臺(tái)搭建而成的。中職學(xué)校也可以借鑒這種模式，以國(guó)家示范校、省示范性現(xiàn)代校建設(shè)為契機(jī)，爭(zhēng)取各方面支持，建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)作為上傳下達(dá)、資源共享的渠道，這樣就可以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化，大大提升工作效率。搭建的檔案信息平臺(tái)能夠劃分檔案類別，可以隨時(shí)查看以往文件和歸檔檔案，每年學(xué)校部門的檔案文件也可以在系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行歸納整合，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)版和電子版相統(tǒng)一。

二、創(chuàng)新檔案管理理念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，中職學(xué)校管理的檔案并不僅僅面向?qū)W校自身，更多的還是面向社會(huì)、面向公眾。在尊重個(gè)人隱私和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的前提下，學(xué)校的檔案信息應(yīng)盡可能向更深、更廣的方向發(fā)展。只有這樣，才能提升檔案的信度和效度。同時(shí)，在管理和服務(wù)過(guò)程中，檔案并不能簡(jiǎn)單理解為“學(xué)校提供—學(xué)生需要”的關(guān)系，這樣會(huì)將檔案管理局限于一個(gè)小小的空間，完全限制了它的發(fā)展格局。它應(yīng)該是全程服務(wù)的，應(yīng)以師生以及社會(huì)的需求為基準(zhǔn)，利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)完善檔案管理的服務(wù)流程，以最優(yōu)的服務(wù)來(lái)體現(xiàn)大數(shù)據(jù)所帶來(lái)的便利。

（一）建設(shè)信息化檔案管理

首先，中職學(xué)校就能以大數(shù)據(jù)為平臺(tái)建設(shè)信息化檔案管理，要想確保信息化能廣泛地應(yīng)用到檔案管理中，就要將信息化管理的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出。引導(dǎo)中職學(xué)校管理層明白信息化管理的價(jià)值，應(yīng)用信息化能夠提升檔案管理的工作效率，進(jìn)而加強(qiáng)建設(shè)信息化檔案的管理力度，增加建設(shè)資金的投入比。此外，中職學(xué)校還要明確建設(shè)信息化的時(shí)間以及造價(jià)，避免因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)而浪費(fèi)建設(shè)資金。其次，還要將信息化檔案管理中的大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用以及價(jià)值體現(xiàn)出，否則信息化檔案管理的效果不是很理想，進(jìn)而制約了中職院校檔案管理的整體效率。

（二）強(qiáng)化管理人員素養(yǎng)

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代，中職學(xué)校的檔案管理工作的專業(yè)性就會(huì)變得愈發(fā)高，這就要求管理人員必須具備較高的專業(yè)素養(yǎng)，這樣檔案管理工作就能變得更加高效、更具針對(duì)性。對(duì)此，中職學(xué)校就能積極開(kāi)展各類培訓(xùn)活動(dòng)，向管理人員講解相關(guān)知識(shí)，以此來(lái)提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為大數(shù)據(jù)有效應(yīng)用在檔案管理中做好鋪墊。其次，中職院?？梢赃x聘檔案管理方面的專業(yè)性人才，因?yàn)檫@些管理人才接受過(guò)較為系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理流程較為熟悉，進(jìn)而提升中職學(xué)校檔案管理的工作效率，進(jìn)而推動(dòng)中職學(xué)校檔案管理不斷地發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，中職學(xué)校應(yīng)用大數(shù)據(jù)能夠創(chuàng)新檔案管理工作，提升檔案管理工作的整體效率。但是，大數(shù)據(jù)下的檔案管理還停留在“淺層化”階段。對(duì)此，便可從構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，創(chuàng)新檔案管理理念，建設(shè)信息化檔案管理以及強(qiáng)化管理人員素養(yǎng)等著手。這樣不僅能優(yōu)化中職學(xué)校檔案管理的工作流程，檔案管理的整體質(zhì)量也能得以提升，進(jìn)而提升中職學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量以及教育水平。

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