院系教學(xué)秘書工作職責(zé)及創(chuàng)新工作方法的認(rèn)識(shí)

吳曉玉 羅軍敏 歐剛衛(wèi) 柴惠玲 彭金芝

摘要：中國(guó)的教育體系由普通教育、職業(yè)教育和成人教育組成。我國(guó)目前正加大對(duì)職業(yè)教育的投入。隨著國(guó)家教育部不斷加大對(duì)地方中等職業(yè)院校的投入和扶持，國(guó)發(fā)[2005]35號(hào)文件《國(guó)務(wù)院關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)教育的決定》的頒發(fā)，地方中等職業(yè)院校迎來(lái)了發(fā)展的春天。高校工作以教學(xué)為中心，教學(xué)秘書在教學(xué)管理中起著舉足輕重的作用，本文結(jié)合自己從事院系教學(xué)秘書的工作實(shí)踐和管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)院系秘書工作職責(zé)和創(chuàng)新工作方法進(jìn)行了初步認(rèn)識(shí)和探討。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書;工作職能;方法創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G647 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號(hào)：1674-9324（2016）42-0130-02

高校工作以教學(xué)為中心，而院系教學(xué)秘書是高校教學(xué)信息的掌握者、傳遞者和運(yùn)行者，是教學(xué)管理信息上傳下達(dá)的橋梁，是聯(lián)系學(xué)校、教務(wù)處及教研室的紐帶，是教學(xué)工作正常運(yùn)行的樞紐。教學(xué)秘書工作對(duì)院系教學(xué)至關(guān)重要，在高校教學(xué)管理中發(fā)揮著重要的作用，作為院系教學(xué)秘書除要認(rèn)真履行好自己的工作職責(zé)外，還應(yīng)該積極主動(dòng)創(chuàng)新工作方法，以促進(jìn)教學(xué)管理工作更加規(guī)范合理、教學(xué)質(zhì)量得到穩(wěn)步提升?，F(xiàn)就本人的工作經(jīng)歷和管理經(jīng)驗(yàn)對(duì)院系教學(xué)秘書的工作職責(zé)及創(chuàng)新工作談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)和看法。

一、工作職能方面

院系教學(xué)秘書的基本職能是貫徹執(zhí)行學(xué)校教學(xué)指導(dǎo)思想，協(xié)助主管院長(zhǎng)處理日常的教學(xué)、科研活動(dòng)，做好協(xié)調(diào)、服務(wù)、監(jiān)督和管理等工作，維持正常的教學(xué)秩序。教學(xué)秘書工作范圍寬闊，涉及事務(wù)非?，嵥椋ぷ髻|(zhì)量直接影響著教學(xué)質(zhì)量，因此，院系教學(xué)秘書在工作中必須理清自己的工作職責(zé)，只有職責(zé)明確，才能提高工作效率。

1.服務(wù)管理職能。教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)十分細(xì)致的綜合性服務(wù)工作，既有行政管理工作，又有教學(xué)業(yè)務(wù)管理任務(wù)，涉及面廣、事務(wù)繁雜，要把自覺(jué)服務(wù)、真心服務(wù)作為工作的出發(fā)點(diǎn)，堅(jiān)持始終以教師為本，以學(xué)生為本，加強(qiáng)與任課老師、學(xué)生間的交流溝通，主動(dòng)為他們著想，及時(shí)向主管院長(zhǎng)反饋有關(guān)信息，真正將服務(wù)落實(shí)于各項(xiàng)教學(xué)管理工作中，為日常教學(xué)活動(dòng)的正常運(yùn)作保駕護(hù)航。

2.溝通、協(xié)調(diào)職能。在教學(xué)管理工作中，許多教學(xué)活動(dòng)都呈現(xiàn)縱橫交錯(cuò)的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，教學(xué)任務(wù)的順利完成是由許多部門共同完成的，院系教學(xué)秘書是學(xué)校和學(xué)院之間、領(lǐng)導(dǎo)與教師之間、教師和學(xué)生之間教學(xué)活動(dòng)的紐帶和橋梁[1]，具有上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、互通情況、溝通信息、改善關(guān)系、合理統(tǒng)籌的作用，因此，院系教學(xué)秘書的有效協(xié)調(diào)與溝通是確保教學(xué)秩序正常運(yùn)轉(zhuǎn)和教學(xué)工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的基本手段。教學(xué)秘書不僅要從思想上意識(shí)到協(xié)同合作的重要性，也要在實(shí)際的工作中真正地實(shí)踐它。

3.教學(xué)檔案管理職能。教學(xué)檔案是在長(zhǎng)期的教學(xué)、科研以及教學(xué)管理活動(dòng)中形成的具有考察和參考價(jià)值的多種載體的文件資料，是反映高校學(xué)術(shù)水平和教學(xué)質(zhì)量的重要材料。院系教學(xué)秘書承擔(dān)著院系各教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理資料的收集、整理、歸檔、保管任務(wù)和協(xié)助教學(xué)院長(zhǎng)做好教學(xué)管理的職責(zé)。對(duì)于重要文件，重大活動(dòng)、重要進(jìn)展、圖片資料等要及時(shí)匯總、收集、整理、編排和歸檔，不得缺失和遺漏，使教學(xué)檔案適應(yīng)教學(xué)管理的需要，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案為教學(xué)服務(wù)的使用價(jià)值。

4.監(jiān)督職能。教學(xué)秘書在教學(xué)管理中處于樞紐位置，獲取信息快捷而可靠，為保證教學(xué)質(zhì)量，要對(duì)教學(xué)過(guò)程、教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)控。教學(xué)秘書在工作中除了要積極協(xié)助主管院長(zhǎng)進(jìn)行各項(xiàng)教學(xué)質(zhì)量檢查，經(jīng)常了解、跟蹤教學(xué)情況，加強(qiáng)教學(xué)信息的反饋外，還要在學(xué)校教務(wù)處的統(tǒng)一指導(dǎo)下，結(jié)合院系具體情況，協(xié)助主管院長(zhǎng)對(duì)教師教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量定期開(kāi)展不同形式的評(píng)價(jià)工作，且目標(biāo)明確，重點(diǎn)突出。堅(jiān)持教學(xué)工作評(píng)價(jià)經(jīng)?；c制度化，實(shí)現(xiàn)教學(xué)工作與日常教學(xué)管理相結(jié)合。

二、工作方法的創(chuàng)新方面

當(dāng)今社會(huì)是激烈競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，教學(xué)秘書工作不再單一、機(jī)械和重復(fù)，教學(xué)秘書應(yīng)不斷更新教學(xué)管理知識(shí)和觀念，在自己的工作崗位上有所創(chuàng)新和突破，才能提高工作能力和管理水平，更加有效地為教學(xué)工作服務(wù)。

1.轉(zhuǎn)變思想觀念，樹(shù)立強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)。教學(xué)秘書是最基層的教學(xué)管理人員，大多數(shù)情況下都是在默默工作，無(wú)私奉獻(xiàn)，極少有“出頭”、“露面”、晉升的機(jī)會(huì)，所以很多教學(xué)秘書工作的服務(wù)意識(shí)淺薄，服務(wù)工作僅限于表面、簡(jiǎn)單或基本的服務(wù)。

做好教學(xué)秘書工作，必須轉(zhuǎn)變思想觀念，樹(shù)立強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)。在日常工作中教學(xué)秘書要把為院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生三者間的主動(dòng)服務(wù)、真誠(chéng)服務(wù)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為工作的出發(fā)點(diǎn)，堅(jiān)持以師生為本，廣泛深入了解院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生三者的需求，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行歸納整理，對(duì)整理出的問(wèn)題及時(shí)地處理，牢固樹(shù)立教務(wù)無(wú)小事的理念，虛心聽(tīng)取意見(jiàn)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、為教學(xué)科研、為師生排憂解難，做好各項(xiàng)行政服務(wù)工作[2]。

2.與時(shí)俱進(jìn)，合理利用信息平臺(tái)提高工作效率和管理水平。隨著高校的發(fā)展壯大，高校的專業(yè)設(shè)置、師生數(shù)量都發(fā)生了很大的變化，在這種情況之下，我們要與時(shí)俱進(jìn)，改變?cè)械霓k公模式，利用現(xiàn)有的信息平臺(tái)搭建學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)秘書、教師、學(xué)生之間的交流橋梁，讓溝通更順暢信息傳遞更快捷，初步達(dá)成無(wú)紙化的教學(xué)管理模式。教學(xué)秘書在這平臺(tái)的搭建中，起著關(guān)鍵的核心作用，建立QQ群、微信群、設(shè)立公共郵箱等，并在平臺(tái)中起到承上啟下、牽線搭橋、維護(hù)管理、信息收集等作用，合理利用信息平臺(tái)提高工作效率和管理水平。

3.按時(shí)完成工作和隨手記錄，當(dāng)好助手和參謀。院系教學(xué)秘書的一個(gè)重要作用就是當(dāng)好教學(xué)院長(zhǎng)的參謀和助手，要根據(jù)學(xué)校的教學(xué)要求，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂出具體的教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)工作安排。因教學(xué)秘書工作具有一定的時(shí)效性，而且涉及面廣、涉及人多，既有常規(guī)性的日常管理工作，又有突發(fā)性的教學(xué)情況，如果某些工作不能按時(shí)完成，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)工作不能順利進(jìn)行，從而破壞院系整個(gè)工作計(jì)劃的實(shí)施;教學(xué)秘書工作內(nèi)容還千頭萬(wàn)緒，極其煩瑣，環(huán)節(jié)眾多，對(duì)于一些當(dāng)時(shí)無(wú)法立即處理的事情不能單純依靠頭腦去記憶，應(yīng)隨手做好記錄，事后及時(shí)梳理解決，這樣才會(huì)保持頭腦清醒，確保工作無(wú)遺漏。所以按時(shí)完成工作和隨手記錄的好習(xí)慣是當(dāng)好助手和參謀，為教學(xué)院長(zhǎng)的決策提供準(zhǔn)確的信息、依據(jù)和建議[3]。

4.及時(shí)與教研室教學(xué)秘書有效溝通，保障教學(xué)順利實(shí)施。院系教學(xué)管理工作由院長(zhǎng)、主管教學(xué)副院長(zhǎng)、教學(xué)秘書、各科室主任、科室教學(xué)秘書（主管）等組成。院系教學(xué)秘書具體負(fù)責(zé)教學(xué)管理工作日常事務(wù)，在課程安排、教材選用、確定任課教師、考試安排、教研室活動(dòng)計(jì)劃、調(diào)課、教師教學(xué)工作的進(jìn)度、課堂教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等方面都需要及時(shí)與教研室教學(xué)秘書進(jìn)行及時(shí)、有效的溝通，才能保證教學(xué)活動(dòng)有理、有節(jié)、有序地實(shí)施。

隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教學(xué)管理工作將更加繁重和復(fù)雜，教學(xué)秘書將面臨更大的挑戰(zhàn)，在實(shí)際工作中只有理清工作職責(zé)，并不斷摸索，不斷尋求規(guī)律方法，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高自身的綜合素質(zhì)和管理水平，才能發(fā)揮教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的積極有效作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]別芳.淺談新時(shí)期高校教務(wù)秘書工作.長(zhǎng)春工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2013，（12）：40-41.

[2]王凌燕.淺析院系教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用及素養(yǎng)要求[J].泰州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，（1）：27-29.

[3]陳瑞，方長(zhǎng)青.新時(shí)期高校院級(jí)教學(xué)管理工作初探[J].科教導(dǎo)刊，2012，（12）：186-187.

College Teaching Secretary Job Responsibility and Innovation Method

WU Xiao-yu，LUO Jun-min，OU Gang-wei，CHAI Hui-ling，PENG Jin-zhi

（Zunyi medical college in，Zunyi，Guizhou 563000，China）

Abstract：China's education system is composed of general education，vocational education and adult education.Our country is increasing investment in vocational education.With the increasing of national ministry of education of input and support of local secondary vocational colleges，the country is sent [2005] no.35 file ”decision on vigorously develop vocational education under the state council” issued，the development of secondary vocational school in the spring. Work to teaching as the center，teaching secretary plays an important role in teaching management，based on his work in the college teaching secretary's practice and experience of management，the department secretary job responsibility and innovation method has carried on the preliminary understanding and discussion.

Key words：teaching secretary;Job functions;Methods innovation