“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下檔案管理模式研究

張平平

[摘 要]政務(wù)服務(wù)中心，屬于人民政府行政機構(gòu)，簡稱為“政務(wù)中心”。該機構(gòu)設(shè)置的主要作用包括：其一，促進政務(wù)服務(wù)水平的提升；其二，促進行政效能的提升；其三，為廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)便捷高效的服務(wù)。值得注意的是，檔案管理是政務(wù)服務(wù)中心非常重要的一項工作，尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下，政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作方式方法發(fā)生了巨大的變革。因此，文章以“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的概念及對檔案管理工作的指導(dǎo)意義為切入點，進一步分析“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下檔案管理工作需關(guān)注的問題，并對“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下檔案管理模式方法進行重點分析研究，希望以此全面提高政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作的質(zhì)量水平。

[關(guān)鍵詞]“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”；概念；指導(dǎo)意義；問題；方法

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）05-0085-03

政務(wù)服務(wù)中心檔案管理，是政務(wù)服務(wù)中心整體工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)，做好其檔案管理工作，有助于對政務(wù)服務(wù)中心之前開展的相關(guān)工作進行溯源，并對后續(xù)工作提供客觀、科學(xué)的參考憑據(jù)。與此同時，在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下，政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作有待明確問題，及時革新[1]。比如，從現(xiàn)狀來看，政務(wù)檔案管理工作開展期間存在建設(shè)資金投入不足、檔案管理信息化水平不高等問題，這些問題均需采取及時有效的解決策略?？傮w而言，為了全面提高政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作的質(zhì)量水平，文章圍繞“‘互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)’背景下檔案管理模式”展開分析，研究價值意義顯著。

（一）“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的概念

在2016年政務(wù)工作報告中，提到了“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”詞匯，報告原文為“（2016年）大力推進‘互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)’，實現(xiàn)部門間數(shù)據(jù)共享，讓居民和企業(yè)少跑腿、好辦事、不添堵。簡除煩苛，禁察非法，使人民群眾有更平等的機會和更大的創(chuàng)造空間?！辈⑶?，在2016年9月25日、2017年1月12日，國務(wù)院先后印發(fā)了《關(guān)于加快推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”工作的指導(dǎo)意見》《國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”技術(shù)體系建設(shè)指南的通知》[2]。

在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下，政府服務(wù)中心的服務(wù)內(nèi)容、方式方法均在逐步發(fā)生轉(zhuǎn)變，比如通過對信息采集、信息監(jiān)控等技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用，可以提升信息傳遞的效率、質(zhì)量及安全性，有助于節(jié)省信息傳遞經(jīng)濟成本。又比如在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下，簡政放權(quán)的放管結(jié)合理念能夠有效體現(xiàn)出來，進一步促進政府服務(wù)功能的提升。

總之，“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”是政務(wù)服務(wù)工作的一種創(chuàng)新模式，對推動各級政務(wù)服務(wù)中心事業(yè)發(fā)展有顯著的價值作用。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”對檔案管理工作的指導(dǎo)意義

從縣政務(wù)服務(wù)中心角度來看，在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下開展檔案管理工作，指的是相關(guān)檔案信息資源，基于相應(yīng)生命周期內(nèi)，使跨機構(gòu)管理、跨機構(gòu)資源整合的目標(biāo)得到有效實現(xiàn)，進一步使跨部門、跨單位、跨地區(qū)操作得到有效實現(xiàn)[3]。從宏觀層面來看，國家對頂層設(shè)計工作進行優(yōu)化，然后針對檔案工作實施統(tǒng)一管理及規(guī)劃，采取相關(guān)政策，能夠為檔案工作給予一定指導(dǎo)，使檔案管理工作質(zhì)量成效得到有效保障。從中觀層面來看，各單位檔案管理部門之間溝通交流，同時加強和其他單位檔案管理部門之間的信息交流，有助于完善檔案管理體系的構(gòu)建，在全面提高檔案管理工作質(zhì)量水平的基礎(chǔ)上，為政務(wù)相關(guān)服務(wù)工作提供參考依據(jù)，進一步提升政務(wù)服務(wù)綜合質(zhì)量水平。

（一）檔案管理資金投入有待增加

在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下，要想提高政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作效率及質(zhì)量，則需投入充足的建設(shè)資金[4]。但是，政務(wù)服務(wù)中心服務(wù)工作內(nèi)容較多，部分中心可能存在檔案管理工作資金投入不足的情況。在此情況下，便難以及時引進現(xiàn)代化科學(xué)設(shè)施設(shè)備用于檔案管理工作，進而阻礙“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”工作的進步及發(fā)展。此外，在檔案管理資金投入不足的情況下，中心檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)將會呈現(xiàn)滯后的現(xiàn)象，不利于中心檔案管理工作質(zhì)量的提高。

（二）檔案管理信息技術(shù)水平有待提高

政務(wù)檔案管理工作內(nèi)容較多，復(fù)雜程度較高，在檔案管理工作開展期間，尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下，需持續(xù)提高檔案管理信息技術(shù)水平。但是，在缺少信息技術(shù)支持的情況下，檔案管理部門對于相關(guān)政務(wù)檔案信息資源的檢索、查閱、利用效率均難以得到有效提升，從而會影響政務(wù)檔案管理工作整體質(zhì)量水平的提高。

（三）檔案信息資源移交工作流程有待優(yōu)化

檔案信息資源移交，指的是相關(guān)檔案信息資源從某個部門移交至另外部門或個人的情況，傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案信息資源移交易出現(xiàn)缺損、遺失、歸檔不及時等問題。而在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”工作背景下，雖然能夠在一定程度上避免上述問題的發(fā)生，但同時檔案信息資源移交工作流程也有待優(yōu)化[5]。比如，在檔案信息資源移交工作期間，如果流程不夠優(yōu)化，可能出現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案需協(xié)同操作的情況，這使得檔案移交的工作量增加，會進一步影響檔案移交效率及經(jīng)濟成本，不利于檔案信息資源移交工作服務(wù)質(zhì)量水平的提高。

（四）檔案管理安全等級水平有待提升

在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下，政務(wù)檔案管理工作逐步從以往的紙質(zhì)檔案管理模式，轉(zhuǎn)化為電子檔案管理模式，雖然這一管理模式的轉(zhuǎn)變，使檔案信息資源的安全等級水平得到一定程度的提升。但是，在新形勢下電子檔案管理工作開展期間，也存在一些全新的安全隱患問題，比如病毒感染、黑客入侵等，若缺乏安全技術(shù)、安全管理保障體系的支持，電子檔案信息資源的安全性則難以得到有效保障[6]。因此，逐步提升政務(wù)檔案管理安全等級水平至關(guān)重要。

為解決“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下檔案管理工作面臨的一些問題，則需明確政務(wù)檔案管理模式方法。具體而言，主要模式方法如下：

（一）增加資金投入，加強統(tǒng)籌規(guī)劃管理

基于“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下，政務(wù)檔案管理工作的開展少不了充足的建設(shè)資金的支持。因此，需增加資金投入，購買符合政務(wù)檔案管理工作的相關(guān)軟硬件設(shè)施設(shè)備，為檔案管理工作提供有效的物質(zhì)基礎(chǔ)保障[7]。同時，將部分資金用于檔案管理團隊建設(shè)工作當(dāng)中，以優(yōu)化政務(wù)檔案服務(wù)流程，保證政務(wù)檔案管理服務(wù)的有序性及科學(xué)性。并且，還需加強統(tǒng)籌規(guī)劃管理，即在政務(wù)檔案管理工作開展期間，嚴格落實統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理方法，對各項管理、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范。以檔案政務(wù)服務(wù)為例，需以全國統(tǒng)籌原則為依據(jù)，優(yōu)化頂層設(shè)計，對各項政務(wù)服務(wù)資源進行優(yōu)化整合處理。對于政府部門來說，需在檔案管理工作中發(fā)揮主體責(zé)任作用，加強檔案管理工作的引導(dǎo)，做好政務(wù)檔案管理工作各環(huán)節(jié)的監(jiān)管，及時發(fā)現(xiàn)政務(wù)檔案管理工作開展期間存在的問題，并解決相關(guān)問題。此外，相關(guān)政府部門需加強與政務(wù)檔案管理部門之間的溝通交流，優(yōu)化政務(wù)服務(wù)檔案管理制度，對于一些不確定的檔案信息資源或者分散的檔案信息資源，需明確具體的收集、整理的方式方法，實現(xiàn)檔案信息共享目標(biāo)，從而進一步提高政府檔案信息資源的利用率及服務(wù)價值。

（二）構(gòu)建完善的檔案信息資源管理體系

在政務(wù)檔案管理工作開展期間，構(gòu)建完善的檔案信息資源管理體系，才能有效提升檔案管理及服務(wù)工作的規(guī)范化程度[8]。一方面，在構(gòu)建完善的檔案信息資源管理體系的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，并對信息資源共享平臺進行構(gòu)建，使政務(wù)檔案信息資源的利用及獲取服務(wù)質(zhì)量水平得到協(xié)同提升。另一方面，在構(gòu)建完善的檔案信息資源管理體系的基礎(chǔ)上，有必要發(fā)揮政務(wù)檔案管理制度的作用，通過應(yīng)急預(yù)案制度的制定，針對政務(wù)檔案信息資源管理過程出現(xiàn)的問題，能夠采取應(yīng)急預(yù)案及時處理，并將責(zé)任落實到個人，從而端正檔案管理人員的態(tài)度，增強檔案管理人員的責(zé)任意識，進一步保證政務(wù)檔案信息資源管理及服務(wù)水平的全面提高。

（三）優(yōu)化檔案信息資源移交工作流程

檔案信息資源移交是政務(wù)檔案管理工作中非常重要的一環(huán)，為了避免移交期間出現(xiàn)檔案信息資源丟失問題，有必要持續(xù)優(yōu)化政務(wù)檔案信息資源移交工作流程。從現(xiàn)狀來看，政務(wù)電子檔案歸檔主要采取兩種方法：一是在線歸檔方法；二是離線歸檔方法。其中，在線歸檔方法較為常用，但對于一些特殊的加密文件，則主要采取離線歸檔方法。為了規(guī)范檔案信息資源移交流程，在政務(wù)檔案信息資源移交期間，需對潛在的問題制定合理科學(xué)的解決方案[9]。與此同時，需對紙質(zhì)檔案、電子檔案的移交方式進行合理區(qū)分，以兩類檔案的各自特點為依據(jù)，從而避免移交期間檔案類型搞混淆等問題的發(fā)生。此外，在檔案信息資源移交期間，需對檔案信息資源的原始版本進行移交，以避免檔案信息資源失聯(lián)問題的發(fā)生，使檔案信息資源移交工作的規(guī)范性及安全性得到雙重保障。

（四）加強多元控制，提升檔案管理安全等級水平

在政務(wù)檔案管理工作開展期間，要想提升管理質(zhì)量及檔案服務(wù)質(zhì)量，需加強多元控制。一方面，加強場地建設(shè)，需認識到電子政務(wù)系統(tǒng)對電子設(shè)備的依賴性很強，為了提升電子設(shè)備運行的可靠性及安全性，需加強場地建設(shè)，比如電子檔案室的墻壁有必要增設(shè)防水層，并將堅固場地設(shè)置好，同時配置數(shù)量達標(biāo)的滅火裝置，做好火災(zāi)事故的預(yù)防控制。另一方面，政務(wù)服務(wù)中心方面需重視政務(wù)檔案管理工作，指導(dǎo)政務(wù)中心檔案管理部門加強檔案信息化安全管理工作，通過政務(wù)檔案存儲安全建設(shè)、訪問安全建設(shè)，使檔案信息資源得到有效保護。并且，為了提升檔案管理安全等級水平，中心需及時引進政務(wù)檔案信息資源安全管理技術(shù)，比如防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)等，將這些技術(shù)合理應(yīng)用到政務(wù)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)當(dāng)中，提高政務(wù)檔案信息化系統(tǒng)的安全等級水平，使病毒感染、黑客入侵等安全事件的發(fā)生得到有效預(yù)防控制[10]。此外，還需發(fā)揮政務(wù)檔案管理工作人員的作用，通過加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，提升檔案管理人員檔案管理實踐能力水平，在實際管理工作中，規(guī)范政務(wù)檔案信息資源收集、分析、整理、存儲管理、利用等工作環(huán)節(jié)，進一步提升政務(wù)檔案管理及服務(wù)質(zhì)量水平。

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景為政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作發(fā)展提供了契機，但同時管理工作也面臨了一些問題。因此，需在檔案管理工作環(huán)節(jié)增加資金投入，并加強對檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃管理。同時，構(gòu)建完善的檔案信息資源管理體系，優(yōu)化檔案信息資源移交工作流程。此外，還有必要加強多元控制，提升檔案管理安全等級水平?？傊?，需優(yōu)化檔案管理模式方法及服務(wù)流程，全面提高政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作質(zhì)量水平，為政務(wù)服務(wù)中心事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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