協(xié)同視角下公益類科研院所科研管理新模式研究

朱 奕，章 立

（江蘇省高新技術(shù)創(chuàng)業(yè)服務(wù)中心，江蘇 南京 210008）

0 引言

公益類科研院所是我國科技創(chuàng)新體系中不可或缺的組成部分，承擔(dān)著為全社會提供關(guān)系國家經(jīng)濟和社會可持續(xù)發(fā)展的公共科技服務(wù)和成果的重要任務(wù)［1］，是實施國家創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的重要力量。隨著我國深化科技體制改革工作的持續(xù)推進(jìn)［2］，公益類科研院所紛紛在改革浪潮中探尋新的適合自身發(fā)展的業(yè)務(wù)目標(biāo)和運行機制。在改革和轉(zhuǎn)型的過程中，許多公益類科研院所在如何保持持續(xù)的科研創(chuàng)新能力、如何形成高效的科研管理模式等問題上充滿迷茫。本研究團隊在前期研究中已經(jīng)對公益類科研院所的科研創(chuàng)新模式進(jìn)行了初步探索，認(rèn)為院所應(yīng)充分借助企業(yè)、高校和政府等外部組織機構(gòu)的力量，基于協(xié)同視角建設(shè)創(chuàng)新團隊、發(fā)掘創(chuàng)新思想、推進(jìn)創(chuàng)新合作。眾所周知，科研創(chuàng)新的模式要想得以充分貫徹執(zhí)行，必須要依賴與之相匹配的、合理且高效的科研管理模式。因此，在協(xié)同視角下繼續(xù)探究公益類科研院所的科研管理新模式，有助于形成更加完善、系統(tǒng)的實踐方案，是公益類科研院所的科技創(chuàng)新目標(biāo)得以真正實現(xiàn)的重要基礎(chǔ)。

1 協(xié)同視角下科研管理面臨的挑戰(zhàn)

科學(xué)研究是一類過程復(fù)雜、方法多元，而結(jié)果又充滿不確定性的創(chuàng)新活動。在傳統(tǒng)情境下，公益類科研院所往往獨立地完成各自的科研任務(wù)，可以基本實現(xiàn)科技創(chuàng)新的目標(biāo)。隨著社會的發(fā)展，科學(xué)問題的復(fù)雜性不斷增加，各種跨學(xué)科的科研需求不斷出現(xiàn)，跨機構(gòu)的科研合作變得越來越普遍。于是，依賴多學(xué)科、多機構(gòu)間協(xié)同合作的科學(xué)研究逐漸受到重視。協(xié)同的概念由美國戰(zhàn)略管理學(xué)家安索夫于1965年首次提出，是指通過不同業(yè)務(wù)單元的相互協(xié)作，使得整體獲得的價值大于各獨立單元獲得價值的簡單加總。協(xié)同視角下的科學(xué)研究要求公益類科研院所、企業(yè)、高校等各類創(chuàng)新主體，通過共同協(xié)作充分整合各自的知識、人才、技術(shù)、資本、信息等多種資源，設(shè)立并完成特定的科研目標(biāo)［3］。這樣的科學(xué)研究是一個相互協(xié)作的過程，也是一個多種要素相互作用的非線性過程，會給科研管理帶來許多新的挑戰(zhàn)。

1.1 科研團隊的協(xié)同管理挑戰(zhàn)

科研團隊是科研活動的執(zhí)行主體，也是實現(xiàn)科技創(chuàng)新最重要的因素。團隊中每一個成員都有其獨特性，擁有不同的學(xué)科背景，來自不同的研究領(lǐng)域，往往也可能持有不同的科學(xué)理念。因此，在協(xié)同視角下科研團隊管理的主要挑戰(zhàn)在于弄清楚應(yīng)該以什么樣的組織結(jié)構(gòu)形式將科研團隊成員高效地組織起來，如何清晰地界定每個團隊成員的責(zé)權(quán)利，如何充分地激發(fā)每個團隊成員的創(chuàng)造力。

1.2 科研項目的協(xié)同管理挑戰(zhàn)

科研項目是科研活動的主要載體，也是開展科研活動的有效組織形式。然而，科研活動旨在解決一系列具有不確定性的科學(xué)問題，使得科研項目面臨著目標(biāo)需求變化快、研究方法適用性不清晰等問題。在協(xié)同視角下，科研項目的管理還面臨著跨機構(gòu)協(xié)同帶來的諸多挑戰(zhàn)，包括識別協(xié)同合作因素對科研管理全過程的影響，確定科研項目管理各階段中協(xié)同合作的具體機制等。

1.3 科研服務(wù)的協(xié)同管理挑戰(zhàn)

科研服務(wù)的本質(zhì)是科研項目管理落實到地的具體執(zhí)行步驟，涉及科研項目管理全過程中的諸多細(xì)節(jié)性的和事務(wù)性的工作。協(xié)同視角下的科學(xué)研究具有清晰的跨學(xué)科、跨領(lǐng)域和跨機構(gòu)等特點，需要專門的科研服務(wù)人員來協(xié)調(diào)支持具體科研活動的執(zhí)行，對科研服務(wù)人員管理理念、專業(yè)水準(zhǔn)和工作積極性都有較高的要求。與此同時，用于支撐科研活動的科研服務(wù)信息系統(tǒng)也應(yīng)能夠滿足跨機構(gòu)協(xié)同帶來的新需求。

2 協(xié)同視角下科研管理的新模式

公益類科研院所要想更好地應(yīng)對上述挑戰(zhàn)，必須依靠遵從協(xié)同原則的科研管理模式，才可促進(jìn)院所與企業(yè)、高校和政府等外部組織機構(gòu)之間實現(xiàn)更加充分的科研合作。本研究立足于協(xié)同視角，從科研團隊管理、科研項目管理和科研服務(wù)管理3個方面提出公益類科研院所科研管理的新模式。

2.1 科研團隊的協(xié)同管理

2.1.1 科研組織結(jié)構(gòu)設(shè)計

組織結(jié)構(gòu)是一個組織中制度、流程、文化的基礎(chǔ)，它定義了組織內(nèi)部正式的工作關(guān)系，也明確界定出組織活動的邊界。面向科學(xué)研究的組織結(jié)構(gòu)是科研團隊管理的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)高效率科研管理的關(guān)鍵所在。在跨機構(gòu)科研合作的背景下，公益類科研院所慣用的職能型組織結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能實現(xiàn)其傳統(tǒng)的效率優(yōu)勢［4］。因此，公益類科研院所應(yīng)以協(xié)同視角來構(gòu)建能高效服務(wù)于科技創(chuàng)新的全新組織結(jié)構(gòu)，使之具有充分的靈活性和快速的適應(yīng)性。在組織行為學(xué)中，矩陣式組織結(jié)構(gòu)一向被認(rèn)為具有更高的執(zhí)行效率，可以讓組織中的人員兼顧職能型組織和項目型組織中的職責(zé)。考慮到協(xié)同視角下的科學(xué)研究往往以科研項目的形式展開，并且項目團隊成員來自不同的組織機構(gòu)，因此，可以圍繞科研項目團隊設(shè)計跨機構(gòu)的矩陣式科研組織結(jié)構(gòu)（見圖1）。

圖1 跨機構(gòu)的矩陣式科研組織結(jié)構(gòu)

圖1中科研組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計充分考慮了公益類科研院所主導(dǎo)的跨組織機構(gòu)協(xié)同的科研情境，以科研任務(wù)和目標(biāo)為導(dǎo)向，注重集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合，并遵從研究與管理分工協(xié)作的基本要求。其中，“科研協(xié)同管理辦公室”（或其他命名）是該組織結(jié)構(gòu)中的核心管理單元，通常由公益類科研院所的領(lǐng)導(dǎo)直接參與并負(fù)責(zé)?！翱蒲袇f(xié)同管理辦公室”旨在從頂層支持跨組織機構(gòu)的科研合作，為科研目標(biāo)的順利達(dá)成提供保障。該辦公室的具體職能目標(biāo)在于統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機構(gòu)間和項目團隊間的資源分配，收集分發(fā)相關(guān)的科研信息，支持各項目團隊的正常運轉(zhuǎn)。科研項目團隊的負(fù)責(zé)人往往由專業(yè)技術(shù)出身，缺乏系統(tǒng)的項目管理知識和方法，且精力有限，為使團隊負(fù)責(zé)人專注于科研活動本身，“科研協(xié)同管理辦公室”中的科研管理人員依據(jù)統(tǒng)一的協(xié)作流程和制度服務(wù)各個科研項目團隊。這種科研組織結(jié)構(gòu)具有一定的臨時性和虛擬性，有利于將時空上分布廣且能力、資源互補的科研人員高效地組織起來，形成一個沒有界限的科研項目執(zhí)行主體，從而達(dá)到增強科研能力、提升科研效率的目的。

2.1.2 科研團隊成員管理

科研項目團隊是科研活動的執(zhí)行主體，是協(xié)同視角下科研組織結(jié)構(gòu)中的核心業(yè)務(wù)單元。公益類科研院所可以以具體的科研項目公關(guān)為依托，邀請高校、企業(yè)或政府的科研人員或業(yè)務(wù)人員，與院所內(nèi)部的科研人員組成臨時性的科研攻堅團隊，共同參與科研任務(wù)的規(guī)劃和執(zhí)行。在科研項目執(zhí)行期間，團隊成員同時擁有橫向項目團隊和縱向?qū)W科職能部門的權(quán)限和責(zé)任，可根據(jù)各自擅長的領(lǐng)域貢獻(xiàn)他們的學(xué)科知識和研究能力。來自不同機構(gòu)的團隊成員通過深度的科研合作，不僅可以提升團隊整體的研究能力，也可以快速培養(yǎng)出院所的核心研究力量?？蒲许椖拷Y(jié)束之后，團隊成員可重新組建或選擇加入新的項目團隊。如此循環(huán)可保持科研人員之間的相對流動性，從而增強各個協(xié)同參與機構(gòu)人員對前沿科技項目的快速反應(yīng)能力。

對于科研團隊成員的激勵也是團隊成員管理的重要方面，應(yīng)尤其關(guān)注協(xié)同視角下不同機構(gòu)科研人員的激勵機制，特別注意公平公正的基本原則。由于科研團隊成員來自不同的機構(gòu)，基本的薪酬由成員所屬的機構(gòu)來提供，因此，可以重點考慮通過科研項目執(zhí)行績效的方式激勵科研團隊成員。例如設(shè)置專門面向科研績效的獎勵基金，以項目參與情況、完成度及貢獻(xiàn)度等多維度來為團隊成員提供績效獎勵，還可以通過設(shè)立機構(gòu)共同認(rèn)可的榮譽稱號進(jìn)行榜樣宣傳，對團隊成員提供精神層面的激勵。

2.2 科研項目的協(xié)同管理

2.2.1 科研協(xié)同管理全過程

科研項目管理是保障科研活動達(dá)成既定創(chuàng)新目標(biāo)的必要手段，可避免發(fā)生“重視科研項目申請，忽略科研項目執(zhí)行”的常見問題［5］。協(xié)同視角下的科研項目管理首先必須是科學(xué)規(guī)范的，應(yīng)遵從一般性科研項目管理的基本流程和原則。在科研協(xié)同管理全過程中必須格外關(guān)注跨機構(gòu)協(xié)同帶來的挑戰(zhàn)（見圖2），需要重點解決項目執(zhí)行過程中科研資源無法充分共享、科研任務(wù)分配不合理、溝通交流不暢等問題，充分利用跨機構(gòu)的科研資源實現(xiàn)更高的科研效率。在項目成果的整合轉(zhuǎn)化方面，應(yīng)該竭力防止因跨機構(gòu)協(xié)同而導(dǎo)致的成果匹配不當(dāng)和銜接不及時的問題發(fā)生。無論是項目階段性科研成果的獲得，還是項目最終科研成果的整合輸出，都須保證成果的接續(xù)性和完整性，從而實現(xiàn)科研成果價值的最大化。在項目風(fēng)險的管控方面，須留意跨機構(gòu)協(xié)同可能帶來的人員風(fēng)險、時間風(fēng)險和協(xié)作風(fēng)險。在項目目標(biāo)合理分解的基礎(chǔ)上制定項目計劃，并在計劃中提前考慮各種可能的風(fēng)險，做好風(fēng)險防范和應(yīng)對預(yù)案。

圖2 科研協(xié)同管理全過程

2.2.2 科研協(xié)同合作機制

可行性分析階段主要關(guān)注科研需求收集、立項建議和可行性論證，其中的許多決策會對項目后續(xù)的過程產(chǎn)生重大影響。在協(xié)同視角下，可行性分析階段應(yīng)尤其關(guān)注跨機構(gòu)合作的可行性及相應(yīng)的準(zhǔn)備事宜。其中，最重要的是要確定潛在的協(xié)同參與者及其角色定位。通常情況下，來自企業(yè)的參與者可以提供科研需求及實踐性要求，來自高校的參與者可以提供科學(xué)理論及研究能力層面的支撐。在確定合適的參與者時，不僅要考慮參與者能夠給科研項目帶來的價值，也不能忽視科研項目可以給參與者提供的益處，可通過當(dāng)面或電話會議充分溝通協(xié)同合作的基礎(chǔ)。合適的參與者應(yīng)與公益類科研院所有著良好的合作環(huán)境和關(guān)系，以便于達(dá)成合作共識，以盡量減少后續(xù)合作中可能產(chǎn)生的摩擦。

在項目立項階段要明確項目團隊負(fù)責(zé)人和與項目對接的科研管理人員（來自“科研協(xié)同管理辦公室”）?；谇捌谡撟C的科研需求，圍繞各團隊成員的能力、職責(zé)來制定具體的項目目標(biāo)。還需要清晰地劃分項目的執(zhí)行階段，并完成各階段的工作任務(wù)分解，進(jìn)一步細(xì)化各團隊成員在項目中的工作責(zé)任。立項時，協(xié)同各參與方應(yīng)以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆绞酵ㄟ^具有法律效力的書面合同的方式清晰地界定各方的責(zé)權(quán)利，尤其在涉及知識產(chǎn)權(quán)、項目成果擴散和轉(zhuǎn)化等方面，從而保護(hù)院所及其他參與方在科研項目中的合法權(quán)益。立項正式完成后，還應(yīng)將上述內(nèi)容整理成完整的項目計劃書，并歸檔備查。

在項目實施和過程檢查階段，應(yīng)嚴(yán)格按照項目計劃書中的具體要求執(zhí)行?？赏ㄟ^線下或線上的例會制度，保證對項目團隊成員科研執(zhí)行過程的跟蹤。如果發(fā)生計劃變更，應(yīng)及時提交變更報告供全體項目團隊成員討論。變更確定后，修改并完善項目計劃并歸檔。協(xié)同視角下，特別要清晰界定科研項目中所有的直接成果和間接成果，明確各參與方成果之間的匹配和銜接關(guān)系。應(yīng)妥善處置好知識產(chǎn)權(quán)的權(quán)屬問題，明確各方的所有權(quán)和使用權(quán)，并合理規(guī)劃成果的使用和擴散途徑。

結(jié)題驗收階段需要依據(jù)項目目標(biāo)和計劃書完成各項工作的收尾。應(yīng)面向各機構(gòu)的所有參與者收集和梳理項目的直接成果和間接成果，并撰寫詳細(xì)的項目結(jié)題報告。須通過具有法律效應(yīng)的文件支持知識產(chǎn)權(quán)的管理工作，根據(jù)項目規(guī)劃和項目執(zhí)行的實際貢獻(xiàn)情況界定好知識產(chǎn)權(quán)是重中之重。最后，以項目目標(biāo)、計劃書為依據(jù)，對項目關(guān)鍵節(jié)點、項目最終成果進(jìn)行評估。評估應(yīng)遵從客觀公正的原則，綜合前期評估、中期評估與后期評估的結(jié)果，也應(yīng)兼顧內(nèi)部評估與外部專家評估。

2.2.3 柔性管理體系

盡管由公益類科研院所來主導(dǎo)，但協(xié)同視角下的科研管理需要面對的是來自不同組織機構(gòu)的科研人員，他們的工作性質(zhì)不同，工作習(xí)慣也有差異。同時，面向科研項目團隊的跨機構(gòu)矩陣式科研組織結(jié)構(gòu)的組織形式和組織元素也具有較大的靈活性，要求具體的科研管理方式能有較大的柔性。因此，傳統(tǒng)的依靠行政命令和制度約束的剛性管理方式顯然不合時宜，需要依賴一套柔性管理體系。

首先是工作時間和過程的柔性管理。由于科學(xué)研究的過程復(fù)雜多樣，且充滿了不確定性，需要為科研團隊成員提供較大的自主創(chuàng)新空間。例如，可以設(shè)置一定的項目時間盈余、工作量盈余、工作質(zhì)量盈余、靈活的工作時間，以便于解決科研過程中遇到的難題?？蒲泄芾砉ぷ骺筛訉Ｗ⒂诳蒲谐晒?，對科研過程的控制可適當(dāng)靈活，支持科研計劃和流程的合理變更，適應(yīng)科研過程中可能會出現(xiàn)的諸多變化。其次是在不違反相關(guān)經(jīng)費使用規(guī)定的前提下，盡量采用更加柔性的科研經(jīng)費預(yù)算和使用辦法，尤其應(yīng)關(guān)注公益類科研院所外部科研人員的經(jīng)費使用問題。例如，可以精簡預(yù)算科目，只要求編列一級預(yù)算科目；給予科研項目負(fù)責(zé)人更大的科研經(jīng)費自主權(quán)，嘗試推行科研經(jīng)費包干制；簡化科研經(jīng)費的使用報銷流程，節(jié)省科研人員的時間和精力，促使科研人員將工作重心放在創(chuàng)新突破上。

2.3 科研服務(wù)的協(xié)同管理

2.3.1 科研服務(wù)人員

在國家和地方科研領(lǐng)域“放管服”改革的大潮下，公益類科研院所有必要設(shè)置專門負(fù)責(zé)跨機構(gòu)協(xié)同合作的科研管理崗位，將科研管理工作落實在服務(wù)于科研和服務(wù)于研究之中，讓科研管理人員真正轉(zhuǎn)型為科研服務(wù)人員，成為協(xié)同各方交流合作的黏合劑和潤滑劑。

科研服務(wù)人員首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，強化科研服務(wù)意識。應(yīng)特別注意與不同機構(gòu)科研人員之間的溝通和交流，保持對項目團隊科研進(jìn)展的跟蹤，及時掌握科研人員的需求，幫助科研人員解決科研過程中的服務(wù)性問題。在科研服務(wù)過程中，應(yīng)減少對科研項目執(zhí)行過程的直接干預(yù)，充分尊重科研人員的自主性。其次，要提升科研服務(wù)人員的專業(yè)化水平，對科研服務(wù)人員加強培養(yǎng)，幫助他們充分掌握科研項目生命周期中涉及的各類政策、流程、注意事項，熟悉相關(guān)事務(wù)性工作的細(xì)節(jié)。同時，強化職業(yè)道德的培育，加強科研服務(wù)人員的自律意識和保密意識。當(dāng)然，也需要加強對科研服務(wù)人員的激勵，增強他們的服務(wù)動力。應(yīng)在日常的績效評價中體現(xiàn)科研服務(wù)人員的貢獻(xiàn)，完善相應(yīng)的考核和晉升制度，對科研服務(wù)人員形成強有力的外部激勵。

2.3.2 科研服務(wù)信息系統(tǒng)

協(xié)同視角下的科研組織結(jié)構(gòu)會涉及除公益類科研院所之外的多個外部機構(gòu)，其形式在本質(zhì)上擁有一定虛擬組織的運行特點。因此，有必要針對科研中的協(xié)同合作需求，對支持科研服務(wù)的信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，形成集跨機構(gòu)共享、數(shù)據(jù)全面精確、信息管理流程簡單和科學(xué)決策支撐等功能于一體的協(xié)同式科研服務(wù)信息系統(tǒng)。為此，公益類科研院所搭建的科研服務(wù)信息系統(tǒng)要能夠提供院所外部科研人員的使用接口，并能合理地管理好外部科研人員的信息和訪問權(quán)限?？梢栽O(shè)置與政府等外部機構(gòu)科研管理信息化平臺的交互接口，通過標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)規(guī)范實現(xiàn)科研項目信息的共享。在科研項目相關(guān)信息填報時，盡量應(yīng)用已有的信息，確?！耙淮翁顖?，多頭調(diào)用”，減少重復(fù)填報和線下提交對科研人員的干擾。系統(tǒng)還應(yīng)提供便捷的信息查詢工具，方便來自不同機構(gòu)的科研人員、審查人員和管理人員對科研項目進(jìn)展、科研成果等信息進(jìn)行搜索查詢，從而為院所的科技決策提供有力支撐。

3 結(jié)語

新時代背景下，處于改革和轉(zhuǎn)型深水區(qū)的公益類科研院所急需尋找新的科研創(chuàng)新路徑，并探索與之相匹配的新的科研管理模式。本文在系統(tǒng)分析協(xié)同視角下公益類科研院所面臨的諸多挑戰(zhàn)之后，從科研團隊的協(xié)同管理、科研項目的協(xié)同管理和科研服務(wù)的協(xié)同管理3個方面提出可促進(jìn)公益類科研院所科研創(chuàng)新的科研管理新模式。新模式涵蓋科研組織結(jié)構(gòu)、科研團隊成員、科研協(xié)同合作過程和機制、科研服務(wù)人員和系統(tǒng)等實施細(xì)節(jié)，對公益類科研院所的科研管理決策具有一定的借鑒意義。