從院史館建設淺談醫(yī)院檔案的規(guī)范管理

文/桂 莉

醫(yī)院院史館是利用醫(yī)院檔案展示各個時期醫(yī)療、科研和文化建設成果的一種方式。本文以安康市中醫(yī)醫(yī)院院史館為例，對院史館建立的意義以及醫(yī)院檔案的規(guī)范管理進行思考

院史館是醫(yī)院回顧其創(chuàng)建歷史、展示其發(fā)展成果的重要平臺，通過文字、圖片、視聽、實物等形式的陳列展覽，集中展示了醫(yī)院從建立到發(fā)展壯大的歷史進程。

一、醫(yī)院建設院史館的意義

1.院史館是醫(yī)院歷史積淀的載體

院史館記載了醫(yī)院創(chuàng)立、變遷、發(fā)展、壯大的全過程，是一部指引醫(yī)院前進的羅盤，以醫(yī)院幾十年風雨奮斗歷程為脈絡，再現(xiàn)醫(yī)院從小到大、由弱到強、躋身國家百強重點中醫(yī)院行列奮斗場景，通過歷史文件、圖片、實物、證書獎牌以及聲像技術，展示了醫(yī)院管理者和員工用智慧和汗水凝練出的發(fā)展理念、戰(zhàn)略思想和文化內涵?？梢哉f，醫(yī)院院史館是醫(yī)院精神傳承和輝煌成就的文化歷史積淀，見證了醫(yī)院的歷史變遷與演進。

2.院史館是醫(yī)院開放交流的窗口

對外交流是醫(yī)院一項重要的事務性工作，院史館現(xiàn)已成為醫(yī)院宣傳的窗口，既是上級領導和來訪學者來院考察、參觀的場所，又是業(yè)內同行開展學術交流、研討的載體。我院每年接待近600余人次參觀，通過院史館，展示了醫(yī)院發(fā)展全貌，讓社會大眾了解醫(yī)院歷史的同時，感受到醫(yī)院的優(yōu)秀文化和醫(yī)務人員的精神文化風貌，提升醫(yī)院的品牌影響力。

3.院史館承擔文化教育的功能

院史館是弘揚醫(yī)院傳統(tǒng)文化的陣地，是開展紀念活動和職工教育的基地。我院院史館對外開放，是全市中小學中醫(yī)文化學習基地，也是對醫(yī)院新員工進行年度崗前培訓的第一站，通過院史館的學習參觀，了解醫(yī)院的歷史沿革、杏林人物、醫(yī)院文化、醫(yī)學發(fā)展、醫(yī)德醫(yī)風、榮譽獎勵，增強對醫(yī)院文化的認同和對職業(yè)的使命感，提升職業(yè)自豪感，實現(xiàn)醫(yī)院文化的傳承。

二、建設院史館是對檔案資料的全面梳理、編研、利用的過程

1.院史館具有保存實物檔案的功能

醫(yī)院院史館是醫(yī)院檔案保存的重要平臺，實物檔案是其中的重要組成部分。我院院史館設有中央展柜，分批分類展示自己醫(yī)院在各類競賽活動中的獎牌獎杯、榮譽證書，各級領導題詞、賀信，各種重要標志印章、照片書籍、儀器設備等實物管理檔案，這些實物檔案真實地記錄了各級組織領導的關心與支持、醫(yī)院七十年發(fā)展的歷程、一代代中醫(yī)人心血與汗水的智慧結晶。院史館的建立很好地解決了實物檔案存儲無序、利用率低等問題。

2.院史館的建立是對醫(yī)院檔案工作的一次全面梳理

院史材料涉及人物、建筑、文書、科技、設備、醫(yī)學、教學、科研成果檔案等多種檔案，這些檔案在收集、整理、分類的過程中，是一次全面梳理和整理的過程。如：歷史發(fā)展沿革的材料從檔案管理文件和報刊資料中收集，內設機構和名稱除了需要查閱歷史檔案，還能夠通過走訪當事人、知情者獲取，工作人員懷著強烈的責任感和使命感，對收集的資料和檔案都進行了細心考證，做到不遺漏任何方面的歷史數(shù)據(jù)資料，全面收集各類檔案。

3.院史館建設增強了職工的檔案意識

院史館陳列資料的收集是一個長期的過程，在建設階段，工作人員不僅要查閱大量史料，還要走訪健在的行業(yè)前賢，探訪名醫(yī)名家、醫(yī)院職工，提供各類歷史資料和信息，比如照片、記錄、報紙等老物件，也可借助口述史研究，如實記載醫(yī)院不同時期發(fā)展狀況，共同見證醫(yī)院及中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展的不同階段，從而讓更多職工參與到院史館的建設中來?？梢哉f，院史館活化了檔案信息，是對檔案工作的無形宣傳，增強了工作人員的檔案意識。

4.院史館是檔案開發(fā)利用的一種方式

當前，檔案開發(fā)利用的方式和手段越加多樣，院史館作為醫(yī)院檔案展示的一種形式，能夠不斷擴大宣傳和利用面。我院利用70年院慶之際，編制了關于院史館建設檔案的畫冊和圖書，集中展示了醫(yī)院70年崢嶸歲月中一些珍貴的史實及圖片資料，在了解醫(yī)院歷史和發(fā)展成就的同時普及檔案管理知識。

三、規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作的幾點建議

1.擴大綜合檔案的收集范圍。當前，各部門人員檔案收集意識淡薄，僅重視傳統(tǒng)文書檔案、部分榮譽證書和圖片資料的收集，一些重大事件、活動、人物信息及醫(yī)療技術類的錄音、錄像、PPT等反映醫(yī)院發(fā)展特色的檔案資料沒有收集，不能及時移交醫(yī)院檔案室，導致檔案資源利用率低。為此，應提高職工檔案意識，推行部門制度，把各類資料的整理歸檔列入各科室的目標任務中，增強人員責任意識，不斷擴大檔案的收集范圍，如各種證件檔案、特色人物檔案、醫(yī)療糾紛檔案、突發(fā)事件檔案、院務公開檔案等等，這些特色檔案對豐富醫(yī)院館藏具有重要價值。

2.加強對檔案的修復和保護。由于檔案的性質，大部分檔案都是長期永久保存的，年代較為久遠，加之借閱的磨損和自然災害等影響，檔案會受到不同程度損害，很多建院初期的文書檔案都開始出現(xiàn)變色、發(fā)黃、老化、變脆，聲像檔案出現(xiàn)褪色、失音等現(xiàn)象，加上借閱頻繁，有的紙張甚至出現(xiàn)破損，極大地減少了檔案的壽命，因此要盡早進行修復，否則將造成極大的損失。可以將受損的檔案資料進行掃描、拍照等數(shù)字化處理形成電子文件，同時，需要做到恒濕、恒溫、防磁等保管工作要求，定期做好除蟲、除塵、除霉等工作，以延長檔案的壽命。

3.重視檔案管理的信息化建設。雖然我國檔案信息工作還處于初級應用階段，但信息化時代的到來和醫(yī)學技術的發(fā)展進步，使檔案數(shù)字化管理成為必然趨勢，能夠大大減少檔案存放空間，節(jié)省人力和物力，有效提高檔案管理、查詢和利用的效率，推動檔案管理的深刻變革。在進行檔案信息化建設階段，應不斷加大對檔案管理基礎設施的投入，除日常工作所需的計算機、內存、掃描儀、打印機等硬件設施外，還應購買相關檔案管理信息系統(tǒng)軟件等，以確保檔案文件數(shù)據(jù)的采集、錄入、掃描、檢索、安全等工作能正常進行。及早完成建院以來各類檔案的數(shù)字化處理，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，確保所有數(shù)字檔案的真實性、完整性和有效性，還應加強檔案信息安全管理工作，嚴防失泄密，保證檔案安全。

4.加強檔案的編研、開發(fā)和利用。豐富的檔案室藏資源為檔案編研工作提供了良好的基礎，對歷史檔案的編制和研究能夠積極助推醫(yī)院的建設發(fā)展。院史館的建設是檔案編研和利用工作的最佳體現(xiàn)，通過編研工作，既展示了醫(yī)院發(fā)展成果，又進一步發(fā)揮了檔案的作用和價值，還能適度降低對檔案原件的重復利用。醫(yī)院還可以根據(jù)行業(yè)特點，編研醫(yī)院院志、學科教研病例、名醫(yī)病案、專家人物傳、院報院刊等作品，對擴大醫(yī)院宣傳也能夠發(fā)揮非常積極的作用。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作在院史館的建設中具有重要的作用，因此檔案室日常應做好院史等各類檔案的收集，并進行科學管理，合理開發(fā)利用檔案，以確保檔案工作發(fā)揮更大的價值和作用。