數(shù)字時(shí)代下大型工程項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)研究

摘要：檔案管理工作是大型工程項(xiàng)目建設(shè)過程中的重要內(nèi)容?，F(xiàn)階段，我國正處于數(shù)字化時(shí)代，檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，因此需要與時(shí)俱進(jìn)，采取規(guī)范措施加強(qiáng)工程項(xiàng)目的檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理和檔案管理的同步開展，提高檔案信息化管理的科學(xué)性和實(shí)效性。文章闡述了大型工程項(xiàng)目檔案的特征和信息化建設(shè)的重要性，分析了檔案管理的突出問題，并探討了檔案管理信息化建設(shè)的具體策略，以期為相關(guān)研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代;大型工程項(xiàng)目;檔案管理;信息化建設(shè)

中圖法分類號(hào)：G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

On information construction of archives management oflarge engineering projects in digital age

PAN Yanfeng

（Xinzhou City Project Promotion Center，Xinzhou，Shanxi 034000，China）

Abstract： Archives management is an important content in the construction of large engineeringprojects. At the present stage， Our country is in the digital era， so the archives management work isfacing new challenges and opportunities， we need to advance with the times， take normativemeasures to strengthen the information construction of the archives management of engineeringprojects，realize the synchronization of project management and archives management， improve thescientific nature and effectiveness of archives information management. This paper expounds thecharacteristics of large engineering project archives and the importance of information construction，analyzes the outstanding problems of archives management， and discusses the specific strategies ofinformation construction of archives management， hoping to provide reference for related research.

Key words： digital age， large engineering projects，archives management， information construction

檔案管理工作在工程項(xiàng)目開展過程中具有重要作用，大型工程項(xiàng)目的檔案主要指工程項(xiàng)目建設(shè)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式、各種載體的歷史記錄。在數(shù)字時(shí)代，我國信息技術(shù)水平不斷提高，項(xiàng)目檔案管理模式需要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。本文重點(diǎn)闡述了大型工程項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的重要性，分析了檔案管理中存在的問題，并詳細(xì)總結(jié)了有效的信息化建設(shè)的具體策略。

1特征

工程項(xiàng)目檔案屬于工程建設(shè)期間的重要信息資源，同時(shí)能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目的建設(shè)工作提供技術(shù)、管理等方面的經(jīng)驗(yàn)。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的整理、管理和使用，能夠?yàn)楣こ探ㄔO(shè)的順利開展提供有效保障，也能夠在工程項(xiàng)目竣工后的維修、管理過程中發(fā)揮重要作用?，F(xiàn)階段，絕大多數(shù)工程項(xiàng)目具有宏大的規(guī)模，建設(shè)周期較長，產(chǎn)生較大的社會(huì)效益。全面真實(shí)的項(xiàng)目檔案能夠幫助管理人員直觀清晰地掌握工程項(xiàng)目的進(jìn)程，也能夠及時(shí)了解工程的質(zhì)量信息，為項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位了解工程情況和問題提供重要依據(jù)，也能夠?yàn)樾鹿こ添?xiàng)目的開發(fā)工作提供重要參考[1]。

2重要性

工程項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)主要指借助信息技術(shù)對(duì)工程檔案進(jìn)行整理歸檔、儲(chǔ)存開發(fā)等工作，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的主要目的是實(shí)現(xiàn)工程管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)有效對(duì)接。

2.1實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的完整性和統(tǒng)一性

大型工程項(xiàng)目建設(shè)過程中通常有眾多建設(shè)單位參與并較為分散，具有較長的建設(shè)周期，這會(huì)提高檔案管理工作難度，難以實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一性和完整性。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的信息化建設(shè)后，能夠突破傳統(tǒng)檔案管理模式中的局限，提高檔案信息資源配置的科學(xué)性和合理性，使項(xiàng)目檔案更加完整統(tǒng)一。

2.2有利于為工程項(xiàng)目及時(shí)做出決策

檔案管理信息化建設(shè)具有獨(dú)特優(yōu)勢，在這一管理模式下，管理人員能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目的工作人員提供數(shù)字化信息服務(wù)，在真實(shí)完整的信息資料的幫助下，能夠有效提高信息服務(wù)的真實(shí)性和全面性，進(jìn)而提高管理人員的綜合分析能力。

2.3實(shí)現(xiàn)管理職能向服務(wù)職能轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)工程項(xiàng)目檔案管理方式已經(jīng)難以滿足數(shù)字時(shí)代的發(fā)展需求，無法充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，大型工程項(xiàng)目的信息量也在逐步增加，信息化建設(shè)能夠提高檔案管理的開放性，從信息收集和管理職能轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)職能。

3存在的主要問題

從整體上看，我國大型工程項(xiàng)目檔案管理的信息化水平較低。部分大型企業(yè)缺乏工程檔案數(shù)據(jù)庫，部分檔案管理人員對(duì)于信息技術(shù)的使用也缺乏深入了解，難以高效使用信息技術(shù)開展檔案管理工作。

3.1檔案管理的手段比較落后

部分大型企業(yè)依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，以文本資料的形式對(duì)檔案進(jìn)行管理。檔案管理人員通常只是收集和整理檔案，但是大型工程項(xiàng)目信息龐大，在工程項(xiàng)目建設(shè)期間容易在傳統(tǒng)管理模式上投入較多的物力和財(cái)力，難以確保管理的時(shí)效性，無法實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)管理與檔案管理的無縫銜接。

3.2檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后

多數(shù)大型工程項(xiàng)目單位在檔案管理工作中使用信息技術(shù)，但是主要在制表、查詢資料等初級(jí)階段進(jìn)行使用，并未實(shí)現(xiàn)全面系統(tǒng)的檔案信息化管理。在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面，信息缺乏一定的完整性和及時(shí)性，容易導(dǎo)致檔案信息失真，無法為工程項(xiàng)目的建設(shè)工作提供有效的參考依據(jù)，難以充分發(fā)揮信息化管理模式的作用[2]。

3.3檔案管理規(guī)范程度低

我國工程項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)期間，缺乏完善的章程和制度，這就會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范程度較為低下。在實(shí)際的檔案管理過程中，由于大型工程項(xiàng)目涉及眾多施工單位，如果檔案信息化管理缺乏程序化和規(guī)范化，就會(huì)提高檔案信息化管理的復(fù)雜性，導(dǎo)致信息資料丟失、損壞。

3.4檔案信息化存在安全性問題

檔案信息化管理相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式具有顯著優(yōu)勢，即容易儲(chǔ)存、查找、審核，降低失誤率。但是，在信息化建設(shè)過程中，在項(xiàng)目檔案安全性方面也存在一定問題。檔案管理信息化建設(shè)能夠?yàn)樾畔?shù)據(jù)的篡改提供便利，目前項(xiàng)目檔案信息化相關(guān)的法律法規(guī)尚不完善，因此如何保護(hù)項(xiàng)目檔案的安全成為項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要挑戰(zhàn)。

3.5檔案管理信息化建設(shè)缺乏專業(yè)型人才

在數(shù)字時(shí)代環(huán)境下，檔案管理信息化建設(shè)需要專業(yè)化人才，并對(duì)管理人員的管理技術(shù)水平和信息技術(shù)水平提出了更高的要求。但是，多數(shù)檔案管理人員的文化水平并不高，對(duì)于檔案的信息化管理也缺乏一定的重視，同時(shí)工程項(xiàng)目單位缺乏檔案信息化管理相關(guān)的培訓(xùn)工作。

4主要內(nèi)容

針對(duì)檔案管理存在的以上問題應(yīng)采取有效的改善方案，強(qiáng)化信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

4.1工程項(xiàng)目檔案信息數(shù)字化

現(xiàn)階段，通常采取先進(jìn)的多媒體手段，在數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等先進(jìn)技術(shù)的作用下，將紙質(zhì)項(xiàng)目檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案進(jìn)行有效儲(chǔ)存。這可以結(jié)合工程項(xiàng)目單位的項(xiàng)目檔案的個(gè)性化特點(diǎn)，打造具有全面性和系統(tǒng)性特征的檔案數(shù)據(jù)庫。工程項(xiàng)目的檔案分類具有復(fù)雜性，因此在項(xiàng)目開展過程中，需要不斷發(fā)展管理技術(shù)，提高數(shù)據(jù)庫的靈活性[3]。

4.2工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

為了使工程項(xiàng)目的相關(guān)建設(shè)單位能夠多層面地對(duì)檔案進(jìn)行管理，滿足決策人員的信息需要，可以建設(shè)一個(gè)具有系統(tǒng)性和規(guī)范性的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，能夠?yàn)楣芾砣藛T提供數(shù)字化信息服務(wù)，也能夠使工程檔案質(zhì)量網(wǎng)絡(luò)化管理、進(jìn)度監(jiān)督管理與機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化管理融為一體。對(duì)于工程項(xiàng)目檔案信息社會(huì)化而言，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源共享，提高項(xiàng)目檔案的利用率，強(qiáng)化信息服務(wù)功能。

5有效策略

在明確檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容的基礎(chǔ)上應(yīng)進(jìn)行有效改善，需要從多方面入手，首先從管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化工作人員的信息化管理意識(shí)，使其能夠在檔案管理的工作中投入更多的精力。同時(shí)，加強(qiáng)技術(shù)支撐，為檔案信息化管理注入高新科技，提高信息化管理水平。組織信息化檔案管理人才隊(duì)伍，健全檔案管理制度，保證項(xiàng)目檔案的安全性等。

5.1轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在大型工程項(xiàng)目檔案管理過程中，為了提升檔案管理的信息化水平，需要轉(zhuǎn)變管理人員的檔案管理理念。管理人員需要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式中的突出問題以及數(shù)字時(shí)代對(duì)于檔案管理的需要產(chǎn)生正確認(rèn)識(shí)，并全面了解檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢，這能夠使管理人員在檔案信息化管理上投入更多的精力，確保檔案信息化管理有序進(jìn)行。

5.2加強(qiáng)技術(shù)支撐

檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)就是高水平的技術(shù)應(yīng)用。大型工程項(xiàng)目檔案管理在技術(shù)的有利支撐下，能夠正常維護(hù)數(shù)據(jù)，同時(shí)能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控檔案數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。針對(duì)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況和特點(diǎn)開發(fā)完整系統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)具有一定的必要性，同時(shí)需要開發(fā)軟件監(jiān)控系統(tǒng)。除此之外，工程檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化融為一體后，能夠?qū)崿F(xiàn)工程項(xiàng)目信息共享，這就會(huì)使檔案的安全性受到一定威脅，需要及時(shí)采取相應(yīng)措施加以防范。為了解決當(dāng)前的信息技術(shù)問題，可以組織大型工程建設(shè)與相關(guān)科研單位共同研發(fā)檔案信息化建設(shè)過程中需要的關(guān)鍵技術(shù)，進(jìn)而為檔案管理方式注入高科技，提升信息化建設(shè)水平[4]。

5.3組織信息化檔案管理人才隊(duì)伍

檔案管理信息化建設(shè)需要先進(jìn)的技術(shù)和管理模式，同時(shí)需要一批既懂工程管理、又懂檔案管理、也懂現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才。在數(shù)字時(shí)代環(huán)境下，為了加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，主要針對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)頁制作管理等方面的人才具有較大需求。為了使項(xiàng)目管理與檔案管理無縫對(duì)接，項(xiàng)目決策人員需要及時(shí)并全面了解工程項(xiàng)目的實(shí)際建設(shè)情況，檔案管理人員需要憑借自身能力搜集網(wǎng)絡(luò)中的工程項(xiàng)目信息資源，為工程項(xiàng)目的建設(shè)人員提供需要的信息，加強(qiáng)項(xiàng)目評(píng)估工作。信息化檔案管理人才的培養(yǎng)工作主要從兩方面進(jìn)行，一是建設(shè)單位需要加強(qiáng)檔案管理信息化技能的專業(yè)培訓(xùn)，提升管理人員的信息技術(shù)水平;而是建設(shè)單位的檔案管理部門要有明確的發(fā)展規(guī)劃，制定工程檔案高素質(zhì)人才培養(yǎng)方案，進(jìn)而在日常工作中得以落實(shí)。

5.4建立健全規(guī)范的檔案管理制度

檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容就是創(chuàng)新檔案管理制度，即對(duì)原有的制度進(jìn)行完善和優(yōu)化，使檔案管理制度能夠滿足數(shù)字時(shí)代需要，提升信息化管理的規(guī)范性和有序性。大型工程建設(shè)單位建立健全規(guī)范的檔案管理制度能夠有效落實(shí)檔案信息化管理。在實(shí)踐的過程中，項(xiàng)目的參與單位需要按照檔案管理制度規(guī)范地將工程設(shè)計(jì)和建設(shè)期間的各類信息資料進(jìn)行整理歸檔，并借助計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案上傳至檔案管理部門的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，確保項(xiàng)目檔案的完整性?；诖?，建設(shè)單位能夠及時(shí)提供工程項(xiàng)目開展過程中的完整情況和信息，為項(xiàng)目建設(shè)人員和決策人員的實(shí)時(shí)監(jiān)控提供便利[5]。

5.5項(xiàng)目檔案安全性建設(shè)

大型工程項(xiàng)目檔案的安全性問題具有復(fù)雜性，檔案信息化建設(shè)主要考慮網(wǎng)絡(luò)、文件以及存儲(chǔ)環(huán)境的安全性。對(duì)于多數(shù)工程項(xiàng)目建設(shè)單位而言，防止網(wǎng)絡(luò)檔案信息泄露的最直接的方法就是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行加密處理，設(shè)置閱讀修改權(quán)限。此外，也可以借助法律對(duì)檔案安全進(jìn)行保護(hù)，生成法律文件。同時(shí)，需要制定緊急應(yīng)對(duì)措施，從而起到及時(shí)止損的作用[6]。

5.6提供知識(shí)化的檔案服務(wù)

需要提升檔案利用效率，轉(zhuǎn)變項(xiàng)目檔案服務(wù)模式。不僅提供檔案信息，還需要提供專業(yè)知識(shí)，這就要求改變傳統(tǒng)紙質(zhì)目錄檢索、閱覽等檔案使用方式，在工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)中對(duì)檢索功能進(jìn)行優(yōu)化，建立目錄、全文、專題等數(shù)據(jù)庫，使檔案借閱在線審批、檔案信息在線檢索、在線閱讀等功能得以落實(shí)[7]。此外，還需要建立資源共享平臺(tái)，能夠加強(qiáng)檔案使用的網(wǎng)絡(luò)化水平[8]，使用人員可以輸入用戶名和密碼登錄局域網(wǎng)查詢閱覽相關(guān)檔案資料，進(jìn)而提高檔案的使用效率。需要實(shí)現(xiàn)檔案庫到知識(shí)庫的轉(zhuǎn)變。在檔案信息化平臺(tái)中，可以借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、人工智能技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行分析和加工處理，產(chǎn)生具有綜合性的知識(shí)內(nèi)容并提供給需要的人員。這能夠挖掘知識(shí)，為項(xiàng)目技術(shù)人員提供專業(yè)知識(shí)和技巧，也可以分析數(shù)據(jù)，為項(xiàng)目決策人員提供依據(jù)和參考。

6結(jié)束語

在數(shù)字時(shí)代環(huán)境下，傳統(tǒng)大型工程項(xiàng)目檔案管理模式難以滿足實(shí)際需要，因此需要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)工作。同時(shí)，相關(guān)人員需要了解檔案管理工作中存在的問題，主要加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，采取科學(xué)合理的措施，圍繞技術(shù)、人才、制度、安全等方面加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高大型工程項(xiàng)目檔案管理水平。

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作者簡介：

潘艷峰（1983—），本科，檔案館員，研究方向：大型工程項(xiàng)目檔案管理信息化。