計算機技術在辦公自動化中的應用

張鳳霞

關鍵詞：計算機技術；辦公自動化；應用

1引言

隨著計算機技術在辦公方面的有效應用，大大提高了工作效率，自動化技術將傳統(tǒng)的工作方式與計算機技術緊密結合，可以節(jié)省更多的人力和日常工作時間。在這個過程中，企業(yè)管理人員和工作人員對自動化的認識不夠，計算機操作系統(tǒng)維修人員也沒有辦法及時更新資料和相關知識儲備，提高整體技術水平，導致很難展示計算機技術本身的優(yōu)越性和進步性。因此，需要進一步提高對計算機技術的探索和認識，提高工作人員的計算機技術操作水平，以現(xiàn)代科學的具體方法，更合理、更有效地在辦公自動化中全面普及計算機技術。

2概述

2.1辦公自動化的定義

辦公自動化也被稱為OA系統(tǒng)，通過在實際辦公工作中使用計算機技術，簡化極其復雜的工作流程，實現(xiàn)公司員工的信息共享和集體相互協(xié)作，并為企業(yè)決策提供科學依據(jù)，實現(xiàn)辦公效率的提高。目前，辦公自動化還沒有統(tǒng)一的通用形態(tài)，但其優(yōu)勢在現(xiàn)代辦公領域逐步凸顯，為現(xiàn)代辦公創(chuàng)造了一種新的辦公形態(tài)。

2.2辦公自動化的特點

辦公自動化的核心是計算機技術的有效應用，以滿足企業(yè)智能化辦公的需求。辦公自動化通過計算機操作系統(tǒng)將公司員工聯(lián)系起來，作為數(shù)據(jù)交互的新橋梁，通過對具體工作內容的快速處理，實現(xiàn)有效溝通和降低成本的目標。辦公自動化的特征可以歸結為以下幾點。一是辦公自動化的信息化、智能化。能夠實現(xiàn)文本工具、數(shù)字圖像處理、決策過程、檢驗、工程項目管理等，也是企業(yè)大力發(fā)展辦公自動化最直接的目的。二是集成性。將軟硬件技術、計算機網絡技術、移動通信技術、企業(yè)內部管理等有效融合，使企業(yè)內部管理和辦公系統(tǒng)與社會信息有效聯(lián)系起來。三是多媒體性。提取互聯(lián)網上的數(shù)字圖像、音頻／視頻文件、表格數(shù)據(jù)等多媒體信息并快速處理，大大提高工作效率和工作質量。

3應用優(yōu)勢

3.1提升辦公效率和質量

辦公主要用于編寫和組織數(shù)據(jù)文件，傳統(tǒng)形式的辦公主要以人工筆記為主，需要耗費大量的時間、精力，導致書寫錯誤的問題經常發(fā)生。將計算機技術引入辦公工作，使用自動化辦公軟件，可以達到事半功倍的效果。隨著我國計算機信息技術的快速發(fā)展，對數(shù)據(jù)的處理速度有了很大的提高，甚至對于海量的數(shù)據(jù)庫，在大數(shù)據(jù)和人工智能的引導下，也可以以最短的時間完成處理，并且滿足數(shù)據(jù)處理的精度要求。

3.2降低了企業(yè)成本，提高工作效率

在辦公自動化實現(xiàn)之前，企業(yè)各個部門的工作方式非常繁瑣，相關的數(shù)據(jù)和信息處理能力都是人工完成的，經常出現(xiàn)信息丟失，數(shù)據(jù)不準確的現(xiàn)象，導致辦公時間相對緊張，工作量大，相關費用相對較高。計算機操作系統(tǒng)在自動化辦公中的普遍使用，使相關認證材料的使用可以在計算機操作系統(tǒng)上進行，不僅減少了相關辦公的流程，而且還大大減少了相關材料的使用，大大降低了辦公設備產品的成本。

3.3改善內部協(xié)作

由于工作紀律，職員之間、部門之間的互動極為缺乏。但是，如果實現(xiàn)了自動化辦公，就能突破空間和時間的限制，使員工能夠在不影響業(yè)務的情況下進行學習和業(yè)務交流。當所有業(yè)務工作非常緊密地聯(lián)系在一起時，員工只要按一下按鈕，就可以執(zhí)行信息分析和信息收集等具體任務，從而更方便領導者做出決策和控制。此外，還可以通過互聯(lián)網與全世界溝通，挖掘更多資源，聯(lián)系合作伙伴，尋找潛在客戶。

3.4形式獨立，易于管理

計算機技術在辦公自動化中的有效利用，在實際工作中發(fā)揮著重要作用。對于企業(yè)來說，辦公自動化平臺在本質上是相似的，但具有相對獨立而不分散的共性。在實際管理時，一臺客戶端即可進行遠程操作，這是業(yè)務決策者對辦公自動化管理感興趣的主要原因。例如，公司內部發(fā)出的命令，以前是通過發(fā)文傳遞的，但收信人往往忘記了文件的精神，未能及時傳遞，導致領導的指令沒有發(fā)揮作用。現(xiàn)在，只要通過自動化辦公平臺下達通知，部門或直屬管理層第一時間接到指令，立即形成下達指令，文件內容一鍵下達。

4應用策略

隨著現(xiàn)代計算機技術的發(fā)展，計算機技術已廣泛應用于諸多領域，對促進企業(yè)的發(fā)展非常重要。根據(jù)時代發(fā)展的新形勢，企業(yè)要跟上社會經濟發(fā)展的步伐，不斷進行深化改革，引進先進科技及成功的發(fā)展經驗，逐步加強辦公自動化的發(fā)展，促進計算機技術在辦公自動化中的合理、科學應用。如何進一步促進企業(yè)健康有序地發(fā)展，可以從以下相關內容展開。

4.1強化數(shù)據(jù)處理

在實際辦公中，可以為更高級別的數(shù)據(jù)設置不同的搜索關鍵字和查詢具體內容，通過計算機技術將不相關的數(shù)據(jù)相互轉換，進而得到更準確的核心內容。此外，數(shù)據(jù)處理結束后，顯示格式也發(fā)生了巨大的變化，包括數(shù)據(jù)圖表、PPT等，不再是傳統(tǒng)的方正表格、黑紙白字，有效地提升了辦公數(shù)據(jù)的處理水平。另外，在數(shù)據(jù)恢復中，可以利用計算機操作系統(tǒng)和計算機技術來提取和恢復數(shù)據(jù)，并允許操作者在發(fā)生錯誤后及時修改，從而大幅度提高辦公質量。最后，通過計算機操作系統(tǒng)，可以為生成的文件進行加密設置，不同級別和優(yōu)先級的文件設置不同的賬號和密碼，以滿足不同人的相關信息需求。

4.2實現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬟f

計算機技術將世界連接成一個無形的“巨網”，無論是外部局域網連接還是企業(yè)的內部局域網連接都包含在其中。計算機技術使企業(yè)不斷加速成長，并且由于普遍的內外部效應，不斷影響企業(yè)的發(fā)展。在計算機網絡技術的支持下，企業(yè)的信息流通和對外信息分發(fā)更加準確、快捷。通過線上辦公的方式促進了各職能部門員工之間的相互交流，進一步加強了企業(yè)內部的團結。企業(yè)可以通過貿易郵箱、新浪官方微博等多種互聯(lián)網渠道，與其他企業(yè)和商業(yè)伙伴進行溝通交流，從而提升自身的商業(yè)價值。在全球經濟一體化的背景下，企業(yè)的跨國合作是不可避免的，如果遇到緊急情況，如無法參加會議，可以通過連接網絡視頻會議或者語音聊天會議等形式很好地解決這些問題，實現(xiàn)無視距離和空間的信息傳遞和交換，消除阻礙企業(yè)發(fā)展壯大的障礙，進而實現(xiàn)相關信息的全面?zhèn)鬟f。

4.3實現(xiàn)文檔管控自動化

文件的審批和發(fā)送完全由計算機在互聯(lián)網上完成，所有操作人員、操作時間、修改跟蹤、審批跟蹤等信息都會被詳細記錄。歸檔文件可按保密級別進行檢索，檢索權限可由用戶直接指定。接收和傳輸文件的過程由計算機自動化控制，通過進一步提高自動化辦公的效率，各種信息、知識和文件可以按權限進行應用、共享和存儲。計算機技術的應用進一步推動了辦公自動化的發(fā)展，如公司招聘新員工時，管理員只需為其設置一個用戶身份和密碼，員工就可以自己登錄系統(tǒng)，查看符合條件的文件內容，包括相應的技術文件、法規(guī)、業(yè)務進展、公司歷史等。

4.4完善企業(yè)的綜合管理事項

完善公司的自動化辦公系統(tǒng)，需要不斷引入各種辦公數(shù)據(jù)信息擴展應用技術，如目前的Visual Studio技術、SQL數(shù)據(jù)庫、P標簽等，進一步擴展這一綜合管理問題，必須不斷優(yōu)化以下幾個方面。一是加入OA人力資源管理系統(tǒng)，優(yōu)化公司的人力資源管理。通過聯(lián)合構建OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)．可以實時集中員工信息、考勤、績效、薪酬等信息，提高公司人力資源管理辦公室的效率和準確性。二是使用金蝶和用友等財務管理軟件，可以高效、共同管理公司的財務信息和經濟業(yè)務。在公司經營發(fā)展過程中，會出現(xiàn)大量經濟工作信息，傳統(tǒng)財務工作方式會出現(xiàn)效率低下、經濟管理成本增加等問題。借助財務軟件應用程序，可以實現(xiàn)高效和自動化的處理。例如，報告和憑證可以在預定義的過程中自動生成，會計人員可以通過簡單的操作在短時間內處理大量財務信息，真正感受到辦公自動化帶來的便利。利用計算機信息技術還可以建立內部溝通、日常用品、辦公用品、車輛、用餐等管理平臺。

4.5有效應用網絡身份安全驗證技術

不斷發(fā)展的互聯(lián)網在人們的日常生活中已經成為常態(tài)。此外，互聯(lián)網的穩(wěn)定性和安全性得到了有效的優(yōu)化和提升，但仍然存在一定的安全風險。許多辦公人員忽略了網絡信息安全的必要性，一些辦公人員使用計算機網絡技術時并沒有向服務器申請認證，因此，服務器無法獲取更多關于辦公人員的信息，也無法有效掌握服務器與辦公人員的安全信息，導致信息安全問題出現(xiàn)的概率有所增加。

4.6檢驗電子印章的真實性

印章是企業(yè)重要的信息資料，一旦泄露或被復制，會對企業(yè)的生存和發(fā)展產生致命的影響。在具體辦公過程中，紙質版文件的開頭和結尾一般會有簽名或蓋章，以保證文件的權威性和數(shù)據(jù)的準確性。簽名或印章比較容易被偽造或惡意篡改，導致紙質文件的穩(wěn)定性、可靠性和準確性存在問題。但是，在數(shù)字化辦公管理具體流程中，電子印章具有一定的虛擬性，不容易辨別真假。因此，需要遵循《電子簽名法》，為行政管理提供行為標準。另外，企業(yè)的印章管理人員要加強電子印章知識的學習，更有效地鑒別印章的真?zhèn)?。提高電子印章的識別潛力，一方面，可以更有效、快速、準確驗證數(shù)據(jù)的權威性和真實性。另一方面，可以為企業(yè)規(guī)避風險，防止企業(yè)因電子印章引發(fā)經濟糾紛。

5發(fā)展趨勢

計算機技術正經歷著智能化、信息化、系統(tǒng)化、高速化、多功能化等一系列重大新體制改革。計算機技術將從數(shù)據(jù)庫和信息處理能力轉變?yōu)橹R處理，知識庫將取代存儲文件庫。手寫字體、顯示圖像、不同模式、計算機語言等人機交互技術對話將成為一種特定的輸入輸出方式，而且人機交互技術可以達到較高的水平。此外，計算機操作系統(tǒng)將有大量的人工智能和機器人，也有巨大不可識別的潛力，人機交互變得更加方便、快捷、迅速，辦公自動化也將變得更加集成化、網絡化、高性能。

6結束語

當前，人們對計算機技術的依賴越來越強，而計算機技術也為人們的工作和生活提供了便利。計算機技術在辦公自動化中的應用，可以方便企業(yè)對相關信息和人事檔案的管理，進一步優(yōu)化組織形式，促進工作流程的快速運轉，完善相應辦公設備系統(tǒng)的建設。此外，計算機技術為公司員工的發(fā)展提供了廣闊的平臺，依靠計算機技術可以實現(xiàn)不斷學習，全面提升員工的工作能力，使其更好地投人工作，共同推動企業(yè)的快速發(fā)展。