信息化時(shí)代職稱檔案管理

文·時(shí)濟(jì)南

一、職稱檔案管理信息化的重要性

（一）近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各類人才需求增多，專業(yè)技術(shù)人員隊(duì)伍不斷擴(kuò)大，因而職稱檔案信息化管理工作就變得越來越受到重視。只有不斷加強(qiáng)職稱檔案信息化的管理，開發(fā)它的使用價(jià)值，才能為人事管理、規(guī)劃、預(yù)測通提供科學(xué)依據(jù)。

（二）更加頻繁的人才流動(dòng)對職稱檔案的管理、使用提出了更高的要求。山東省人力資源和社會(huì)保障廳近期出臺(tái)的《關(guān)于支持和鼓勵(lì)事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的實(shí)施意見》，進(jìn)一步破除了專業(yè)技術(shù)人員管理的體制障礙，鼓勵(lì)更多擁有專業(yè)技術(shù)資格的人才，充分發(fā)揮自身的專業(yè)特長，走出去創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)社會(huì)價(jià)值，使人才的流動(dòng)性更加頻繁。因而詳細(xì)掌握各類專業(yè)技術(shù)人才的基本情況，是如何利用好人才的一個(gè)重要基本前提，而職稱檔案信息化恰好具備這項(xiàng)功能。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)職稱檔案，信息化的職稱檔案管理更加便于信息的檢索、利用、保管，利用價(jià)值更高。

（三）職稱申報(bào)評審信息化趨勢的要求。面對職稱申報(bào)評審信息化的新的評審管理模式，傳統(tǒng)的職稱檔案管理模式也應(yīng)改變以往模式，隨之發(fā)生變化。傳統(tǒng)職稱檔案大都是紙質(zhì)的材料，經(jīng)過日積月累，大量材料堆積，無法滿足快捷、準(zhǔn)確查詢的要求，更難以形成可利用的綜合性材料。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)改進(jìn)職稱評審工作，不僅提高了職稱評審過程的質(zhì)量和效率，還推動(dòng)了職稱檔案管理工作下一步向信息化、規(guī)范化方向發(fā)展。

（四）政府信息公開、電子政務(wù)不斷推行的有利契機(jī)。隨著社會(huì)的進(jìn)步，社會(huì)民主監(jiān)督意識(shí)的不斷增強(qiáng)，人民群眾了解政務(wù)信息的需求不斷擴(kuò)大，政府信息公開內(nèi)容中，絕大部分都是現(xiàn)行文件，檔案作為政府完成信息公開的基本行政工具，社會(huì)對檔案信息的內(nèi)容和服務(wù)的要求越來越多，這就需要職稱管理部門加快職稱檔案管理信息化的腳步，以適應(yīng)日益完善的電子政務(wù)。

（五）計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷擴(kuò)大和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，為職稱檔案管理工作盡快步入正軌提供了良好契機(jī)。首先計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備的普及和信息化技術(shù)的進(jìn)步為職稱檔案建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)有力的物質(zhì)保障；其次，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的進(jìn)步解決了多人同步電子檔案檢索、上傳、下載等問題，加密技術(shù)解決了電子檔案的安全問題。

二、職稱檔案管理中存在問題

（一）職稱檔案管理人員專業(yè)化水平低。目前在我國很多部門中，檔案管理人員沒有接受過相應(yīng)專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有些工作人員更是一問三不知，通常習(xí)慣性地認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的資料收集、整理及保管。職稱檔案信息化管理工作更是需要懂檔案管理又懂計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的復(fù)合型管理人才，而現(xiàn)有的職稱檔案管理人員普遍只會(huì)簡單操作，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)的復(fù)合型人才更是鳳毛麟角，這很大程度上限制了職稱檔案信息化建設(shè)的步伐，影響了職稱檔案信息化管理的質(zhì)量。

（二）職稱檔案管理工作沒有明確的規(guī)范制度。目前職稱檔案管理仍沿用傳統(tǒng)模式，檔案管理工作在事業(yè)單位中沒有具體的規(guī)范制度。在實(shí)際管理工作中通常都是管理人員隨意整理，這也就導(dǎo)致檔案管理雜亂無章，效果不佳，在應(yīng)用檔案資料的時(shí)候，尋找起來非常麻煩，影響工作效率。近幾年來，隨著計(jì)算機(jī)的不斷普及，部分職稱檔案已建立電子檔案，但多年來積累的檔案材料過于龐雜零散，數(shù)據(jù)不完整不規(guī)范，達(dá)不到現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的要求，而且職稱檔案管理部門通常都是根據(jù)自己的條件和習(xí)慣選擇不同的硬件設(shè)備及管理軟件系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只是起到簡單地輔助管理作用，不能發(fā)揮其他更大價(jià)值。檔案檢索的效率受到嚴(yán)重制約，檔案的應(yīng)用價(jià)值也沒有太大提高。

三、職稱檔案信息化管理的幾點(diǎn)建議

（一）明確職稱檔案整理的內(nèi)容，確保檔案材料齊全完整。專業(yè)技術(shù)人員職稱檔案歸檔材料主要包括職稱評審中形成的材料。職稱評審工作，情況復(fù)雜，涉及面廣，時(shí)間長；再加上機(jī)構(gòu)改革變化，管理人員調(diào)動(dòng)，管理無章可循等原因，使職稱檔案材料缺損嚴(yán)重。因此，首先整理出既全面又能突出重點(diǎn)的歸檔材料，是職稱檔案信息化的前提和基礎(chǔ)。收集重點(diǎn)應(yīng)包括專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)歷水平、專業(yè)特長、工作單位、學(xué)識(shí)水平、工作業(yè)績、繼續(xù)教育情況、創(chuàng)造發(fā)明、成果論著及年度考核等。其次根據(jù)檔案的性質(zhì)特點(diǎn)，把收集好的職稱檔案材料按不同系列、不同專業(yè)分類整理，可按以下步驟操作：一是按不同系列、不同專業(yè)挑選材料，分類存放。二是在分類基礎(chǔ)上篩選，逐人逐項(xiàng)裝訂成冊。三是按專業(yè)分類、以姓氏筆畫，編號(hào)排序，整齊存放。對于外地調(diào)入的專業(yè)技術(shù)人員職稱檔案，應(yīng)填寫外地人員調(diào)入確認(rèn)表，完善檔案內(nèi)容。

（二）編制實(shí)用、科學(xué)的檔案檢索工具，提高檔案管理的效率。編制科學(xué)實(shí)用的檢索目錄，是做好檔案使用工作的前提和基礎(chǔ)。為此，首先編制出職稱檔案的總目錄、分目錄?？偰夸浺磳I(yè)排列、以系列為序；分目錄以姓氏筆畫為序、按專業(yè)分類。專業(yè)技術(shù)人員較多的專業(yè)可按初中高三個(gè)不同級別，編制專題目錄。

（三）緊隨職稱信息化改革的步伐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙張檔案觀念，進(jìn)一步提高職稱檔案信息化的意識(shí)。目前正處于信息化時(shí)代，職稱檔案信息的利用不斷加大，在企事業(yè)單位發(fā)展過程中，需對單位的專業(yè)技術(shù)人員信息進(jìn)行全面的了解，這就需要一個(gè)便捷高效的職稱檔案信息化的系統(tǒng)來查詢提供參考。因此，職稱檔案工作的重點(diǎn)應(yīng)該轉(zhuǎn)向于服務(wù)廣大群眾、服務(wù)社會(huì)大眾。然而，信息化建設(shè)過程中面臨著諸多的現(xiàn)實(shí)問題，如前期需投入巨大的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備在使用過程中需定期維護(hù)以及不斷更新的復(fù)雜的信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)需不斷學(xué)習(xí)等等，再加上人們對于新事物的接受需要一個(gè)過程，致使職稱檔案的信息化建設(shè)落后于職稱信息化改革的腳步，因而，職稱檔案的后續(xù)管理更是不被重視。因此，只有不斷改變傳統(tǒng)的職稱檔案管理觀念，不斷開拓創(chuàng)新，把“要我建”變成“我要建”。首先，加大對職稱檔案管理的硬件設(shè)備投入，保障職稱檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備以促進(jìn)檔案管理的多樣性；其次，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)職稱檔案的自動(dòng)化檢索水平建立專業(yè)的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。

（四）加強(qiáng)對職稱檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，不斷提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。職稱信息化評審以后，首先，職稱管理部門工作人員工作量明顯大幅度增加，既需要指導(dǎo)申報(bào)人制作信息化的電子檔案材料，又要整理、匯總、保管信息材料；其次，信息化以后工作難度也大幅度增加，要求不僅懂電子設(shè)備的使用和維護(hù)方法，而且且需要學(xué)習(xí)并且掌握網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等計(jì)算機(jī)軟件的各種技能。因此，只有職稱管理部門工作人員不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能為職稱檔案信息化的建設(shè)提供必要的智力和技術(shù)支持?？梢詮囊韵聝煞N方法著手：一加強(qiáng)崗位技能的培訓(xùn)。采取自學(xué)和集中學(xué)習(xí)相結(jié)合的方式，對職稱管理部門工作人員特別是信息化技術(shù)缺乏的工作人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，制定科學(xué)合理的培訓(xùn)內(nèi)容，使檔案管理人員不僅學(xué)到理論，還能靈活地把學(xué)到的理論應(yīng)用到實(shí)際工作中去，促進(jìn)快速順利地完成工作。二參加信息化技術(shù)方面的繼續(xù)教育培訓(xùn)。掌握現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)地應(yīng)用，靈活使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，以適應(yīng)辦公自動(dòng)化的大環(huán)境來服務(wù)職稱檔案信息化管理工作。

四、結(jié)語

職稱檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，同時(shí)也能夠?yàn)閮?yōu)化企事業(yè)單位人才結(jié)構(gòu)提供便捷高效的查詢依據(jù)。但在我國大部分職稱檔案管理部門還存在一些問題，普遍重視度不高，這也就導(dǎo)致職稱檔案管理質(zhì)量偏低，利用率不高。因此，這就要求我們每一位職稱檔案管理部門工作人員努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，掌握新情況，總結(jié)在職稱檔案管理推廣工作中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，制訂切實(shí)可行的方案，把職稱檔案管理工作提高到一個(gè)全新的水平。